La celebración de asambleas de personas morales es el Órgano Supremo por excelencia de cualquier sociedad o asociación. Todas las personas morales tienen la obligación de celebrar por lo menos una asamblea ordinaria cada año, lo que permite tener buenas prácticas corporativas, alcanzar los objetivos y las metas trazadas para un ejercicio fiscal acorde con la ley y más importante aún con la misión y visión de una sociedad corporativa.
¿Qué es la Asamblea Ordinaria y cuándo celebrarla?
La Asamblea Ordinaria es una reunión que deben hacer los accionistas por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social. De acuerdo con el artículo 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, esta debe celebrarse en el período comprendido de enero a abril. Si tienes una Sociedad Anónima (S.A.), Sociedad Anónima Promotora de Inversión (S.A.P.I) o Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.), de acuerdo con el artículo 182 de la Ley General de Sociedades Mercantiles vigente, estás obligado a celebrar una Asamblea Ordinaria por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que siguen al término del ejercicio fiscal.
Asuntos a tratar en las Asambleas Ordinarias
En las Asambleas Ordinarias, los asuntos principales que deben tratarse incluyen:
- Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas.
- Revisión y en su caso aprobación de los estados financieros.
- Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos.
Tratándose de la discusión de informes, estos deben contener balance general, estado de resultados, flujo de efectivo y variaciones en el capital contable. Además, se tratan los asuntos que se incluyan en la Orden del Día, excepto lo que está reservado para las Asambleas extraordinarias.
Importancia del Acta de Asamblea y requisitos legales
Las actas de asamblea son documentos oficiales que registran los acuerdos, decisiones y resultados de las reuniones de socios o accionistas de una empresa. Su elaboración y aprobación deben cumplir con los requisitos establecidos por la ley para garantizar su validez. El acta de asamblea deberá contar con las firmas del Presidente de Debates y del titular de la Secretaría de Actas y Acuerdos o por quien lo sustituya.
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Para que las personas morales celebren asambleas, ya sea con carácter ordinario o extraordinario, la ley establece varios requisitos, reproducidos de forma igual o similar en los estatutos de cada persona moral, que pueden ir desde definir qué personas están legitimadas para emitir una convocatoria, lista de asistencia, hasta el quórum de instalación o porcentajes de votación.
Tabla: Comparativa de Asambleas
| Tipo de Asamblea | Frecuencia | Temas principales |
|---|---|---|
| Ordinaria | Al menos una vez al año (Enero-Abril) | Informes anuales, estados financieros, emolumentos. |
| Extraordinaria | En cualquier momento | Modificaciones estatutarias, asuntos reservados por ley. |
Consecuencias de no celebrar asambleas
Existen razones fundamentales para cumplir con esta obligación corporativa:
- Buenas prácticas: Permite mantener mucho más sólido el velo corporativo para los miembros de la sociedad.
- Responsabilidad solidaria: El artículo 26 del Código Fiscal de la Federación menciona quiénes resultan ser responsables solidarios con los contribuyentes, siendo estas las personas que tengan conferida la dirección general, la gerencia general, o la administración única de las personas morales.
- Obligaciones fiscales: Los artículos 34 y 36 mencionan la obligación que tienen las personas morales de llevar el o los libros de actas en los cuales se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio.
Adicionalmente, en caso de modificación o incorporación de socios, asociados y demás personas que formen parte de la estructura orgánica, las personas morales deben emitir en el portal del SAT el aviso de modificación dentro de los treinta días hábiles siguientes a aquel en que se realice el supuesto.
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