Tener una Pyme o negocio puede abrirte las puertas a distintas experiencias y expandirse a otros mercados; pero también es importante siempre considerar las obligaciones fiscales de una empresa. Las obligaciones tributarias de una empresa son variables y dependen de distintos factores, según el país donde estés ubicado. En este artículo conocerás qué hay que tener presente al momento de la constitución de tu pequeña o mediana empresa. Además, verás a fondo cuáles son las obligaciones tributarias de los contribuyentes. Guiar una pyme hacia el éxito no solo depende de estrategias comerciales o de contar con un buen producto. También es esencial cumplir con las obligaciones tributarias de una empresa, las que garantizarán un desarrollo sostenible en el marco legal.
¿Qué son las Obligaciones Tributarias?
Las Obligaciones Fiscales, son todos aquellos compromisos en materia tributaria que una empresa debe de cumplir, con el fisco nacional. Las obligaciones tributarias de los contribuyentes son responsabilidades fiscales que tanto personas naturales como jurídicas deben cumplir para poder operar legalmente. La obligacin tributaria es una relación jurídica entre un ente público como el Estado y un sujeto pasivo. En este caso, el sujeto activo o acreedor es quien tiene derecho a exigir el valor del tributo, el cual debe ingresar a la estructura estatal. Por otro lado, se encuentra el sujeto pasivo o contribuyente, quien debe pagar a la otra parte el importe designado para la obligación tributaria.
La obligación tributaria surge en el momento en que se efectúa el hecho jurídico previsto por la ley. Se puede traducir en la emisión de una factura o en la declaración de impuestos. Cada país en Latinoamérica cuenta con una entidad estatal que se encarga de la recolección de impuestos, los cuales son cobrados tanto a empresas (persona jurídica) como a ciudadanos comunes. Solo mediante la ley es posible determinar cuál es la contribución a un gasto público específico. Aunque las obligaciones tributarias varían de país en país, existen ciertas responsabilidades que podemos nombrar, las cuales generan obligaciones tributarias. Por tal motivo, es de vital importancia conocer las diversas Obligaciones Fiscales, para evitar sanciones. Y, así asegurar la estabilidad del negocio.
Características de la Obligación Tributaria
Uno de los aspectos más importantes de la obligación tributaria es que está limitada al derecho fiscal, el cual regula no solamente la obligación del contribuyente sobre los tributos monetarios hacia el Estado, sino que además contempla otro tipo de obligaciones. Por ejemplo, la presentación de información y transparencia de datos, la permisividad de inspecciones o visitas personales y domiciliarias que realicen las autoridades fiscales, entre otros.
Según expertos en esta materia, la obligación tributaria tiene ciertas características que la distinguen de otras:
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- Es de derecho público, o sea que contempla las normas y leyes aplicadas a una comunidad determinada.
- Tiene una sola fuente de ley, caso contrario al derecho privado que puede derivar de un contrato entre particulares.
- Puede fincar responsabilidades al tercero que interviene en la realización del hecho, sea como representante o mandatario del sujeto pasivo directo.
Resalta la relevancia que tiene el tributo en esta materia, debido a que toda ley tributaria debe señalar cuál es el objeto del gravamen, o, en otras palabras, lo que grava, que depende de la realidad económica sujeta a imposición. Ejemplo de ello es la circulación de la riqueza, los indicadores del consumo de bienes o servicios, etc.
Tipos de Entidades y sus Responsabilidades Fiscales
De igual manera, hablar de empresas se está refiriendo a personas jurídicas, formalizadas y constituidas como una sociedad limitada. Igualmente, sociedad anónima, sociedad limitada unipersonal entre otros tipos de sociedades mercantiles sometidas al ámbito legal. Las personas jurídicas o empresas podrían presentar obligaciones sobre los siguientes factores:
- Arrendamiento
- Cuentas de ahorros y corrientes
- Sueldos y salarios e ingresos asimilados a salarios
- Actividades empresariales y profesionales
- Enajenación de bienes
- Actividades empresariales con ingresos a través de plataformas tecnológicas
- Obtención de premios
- Dividendos
- Demás ingresos
- Compra y venta de bienes raíces
Es importante saber que una persona jurídica es el conjunto de personas físicas, que se unen para la realización de un fin colectivo:
- Son entes creados por el derecho.
- No tienen una realidad material o corporal (no se pueden tocar como tal como en el caso de una persona física).
- La ley les otorga capacidad jurídica para tener derechos y obligaciones.
Del mismo modo, las Obligaciones Fiscales, varían de acuerdo al modelo de sociedad mercantil al que pertenezcamos. Además, a qué sector está dedicado nuestro negocio.
Regímenes Tributarios de una Persona Jurídica
Es necesario conocer el régimen tributario en el proceso de la constitución de una empresa, para que se pueda ser responsable con las obligaciones tributarias. En casi todos los casos, una persona jurídica se puede ubicar en el régimen común o sin fines de lucro, es decir, fundaciones o empresas que apoyan causas sociales.
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Cuando una empresa o persona jurídica busca obtener una ganancia, sus obligaciones tributarias son:
- Inscripción en la entidad de comercio oficial del país, teniendo en cuenta las leyes y normativa vigente.
- Emisión de facturas electrónicas.
- Contar con un sistema de contabilidad electrónica, de acuerdo a como lo establezca el reglamento del Código Tributario del país.
- Presentación de pagos provisionales o pagos definitivos de ciertos impuestos.
- Presentación de la declaración anual.
- Presentación de los certificados tributarios de pagos de impuestos.
- Actualización constante de información ante la autoridad tributaria (y presentarla cuando se requiera) respecto al desempeño de actividades, así como estado financiero.
- Inventarios de existencias.
- Contar con libros fiscales o un contador que tenga organizada toda la actividad económica y comercial.
- Notificar todos los préstamos y movimientos de capital de la empresa.
En cuanto al régimen de personas jurídicas sin ánimo de lucro, éstas tienen una operación diferente, ya que no buscan ganancias económicas por los servicios que proporcionan, por ejemplo, sindicatos, cámaras de comercio e industria, colegios profesionales, instituciones de asistencia o beneficencia, fundaciones, asociaciones civiles sin fines de lucro, entre otras.
Las obligaciones tributarias para este régimen son las siguientes:
- Inscripción en la entidad tributaria y comercial del país correspondiente.
- Expedición de comprobantes tributarios que acrediten los servicios que se prestan.
- Registrar su contabilidad por medios electrónicos.
- Enviar balanzas de comprobación y el catálogo de cuentas.
- En casos en los que se realicen actividades adicionales se deberán pagar los impuestos establecidos por ley.
- Presentar las declaraciones de impuestos indicadas por la entidad tributaria correspondiente.
Principales Impuestos y Declaraciones
Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
El Impuesto al Valor Agregado (IVA), equivalente al 19% sobre bienes y servicios, es parte integral de las obligaciones tributarias de una empresa. El IVA es un impuesto que grava la venta de bienes o servicios. Es un impuesto indirecto que se le adiciona a los bienes y servicios. Así mismo, el IVA soportado es el tributo que paga la empresa por comprar un bien o servicio. Por otro lado, el IVA repercutido, es el impuesto que cobra la empresa al vender sus productos y servicios. Los gastos de la empresa sujetos a IVA pueden desgravarse en la declaración deduciendo el IVA soportado del repercutido, aunque no todos; de ahí la importancia de contar con un asesoramiento.
La declaración del IVA y el ISR debe hacerse mensualmente antes del día 17 de cada mes. En la mayor parte de las empresas se presenta a través de una declaración trimestral en los meses de abril, julio, octubre y enero, por medio del modelo 303 de la Agencia Tributaria (AEAT), aunque las grandes empresas deben presentarla de manera mensual. Además, se debe realizar una declaración anual antes del 31 de enero del ejercicio siguiente, a través del modelo 390. Las empresas que facturen más de 6.010.121,04 € al año, las que estén inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA y aquellas que estén registradas en grupos de IVA, deben emplear el Suministro Inmediato de Información (SII), un sistema de registro de las operaciones de IVA a través de la web de la AEAT. Quienes forman parte del SII no tendrán que presentar los resúmenes anuales de IVA, ni la declaración informativa de operaciones incluida en los libros de registro, así como tampoco la declaración de operaciones con terceras personas.
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Impuesto sobre Sociedades (IS) / Impuesto Sobre la Renta (ISR)
Es un tributo que grava a las empresas y otros tipos de personas jurídicas. Esto es, un impuesto que se aplica a los beneficios que obtienen las sociedades mercantiles constituidas. Ahora bien, el (IS) de tipo impositivo, se calcula sobre la base imponible de los resultados contables de la empresa. Se calcula sobre la base imponible a partir del resultado contable de la empresa, ajustándolo en consideración de los gastos no deducibles. Para una gestión fiscal óptima es importante conocer si existe alguna deducción aplicable o si se pueden aprovechar algunos regímenes especiales. Las empresas tienen que ingresar un adelanto del impuesto, denominado pago fraccionado, en abril, octubre y diciembre, y una declaración anual en los primeros 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre del ejercicio correspondiente. Para las empresas que tienen ejercicio económico coincidente con el año natural, corresponde con las primeras semanas del mes de julio. Cada año las empresas deben realizar la declaración de renta, ¡es una obligación ineludible! La base para calcular el reparto de utilidades es la utilidad fiscal declarada por la empresa ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
El IRPF es un impuesto que deben pagar todos los ciudadanos residentes en España. Grava la renta que han obtenido las personas físicas durante el año natural, tomando en consideración sus circunstancias personales y familiares. Las empresas que cuentan con trabajadores a su cargo o contratan los servicios de profesionales independientes deben de declarar las retenciones del IRPF a través del modelo 111, el cual se presenta de forma trimestral, y hacer un resumen anual a través del modelo 190. Es el modelo de autoliquidación del pago fraccionado del IRPF que han de presentar todas las personas físicas que desarrollan actividades económicas. Dado que toda empresa cuenta con personal de trabajo formalizado, debe aplicar la retención del ISR al momento de emitir los pagos.
Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)
Este impuesto grava el desarrollo de actividades económicas dentro del territorio español dentro de las siguientes categorías:
- Empresariales
- Profesionales
- Artísticas
En el IAE se deben declarar todas las actividades que se desarrollan en el territorio español, aunque se hagan ocasionalmente. Están exentas las actividades agrícolas, ganaderas dependientes, forestales y pesqueras, y las sociedades mercantiles con una cifra de negocio anual inferior a un millón de euros y, con independencia de su cifra de negocios, en sus dos primeros ejercicios de actividad. Se presenta al iniciar una nueva actividad (declaración de alta), si cambian datos, elementos tributarios o se abren nuevos locales comerciales (declaración de variación), al cesar una actividad (declaración de baja) y cuando se tenga derecho a una exención o se deje de tenerlo.
Otras Obligaciones Fiscales Relevantes
Declaración de Operaciones con Terceras Personas
Cuando el total de las operaciones realizadas con clientes y/o proveedores supere los 3.005,06 euros anuales (IVA incluido), se debe presentar el modelo 347 de la AEAT. De esta forma, la Agencia Tributaria puede cruzar datos y comprobar la relación existente entre las operaciones declaradas. Se trata de una declaración informativa, para el caso de las sociedades limitadas, que hayan tenido ingresos o gastos superiores a 3005.06 euros de un cliente o proveedor en el mismo año natural. Es una simple declaración informativa, pero es una obligación fiscal que las sociedades deben de cumplir.
Declaración Recapitulativa de Operaciones Intracomunitarias
Entre las obligaciones de las empresas está la de presentar el modelo 349 cuando se realice cualquier tipo de entrega o adquisición intracomunitaria de bienes o servicios con otros integrantes de la Unión Europea (UE).
Declaración Censal y Cambios de Domicilio Fiscal
La Declaración censal es un documento mediante el cual las personas u organizaciones que desarrollen o vayan a desarrollar actividades empresariales o profesionales comunican a la Agencia Tributaria el inicio, la modificación o el cese de sus actividades. Es importante informar de los cambios de domicilio fiscal y social. El departamento fiscal de una empresa tiene que comunicar los cambios de domicilio fiscal de una empresa a la AEAT a través del modelo 036. Si se cambia el domicilio social, hay que formalizarlo en la Escritura Pública e inscribirla en el Registro Mercantil. Se trata de notificar a hacienda el cambio de domicilio fiscal.
Registros Contables y Estados Financieros
Es fundamental que se mantenga el registro contable de una empresa, ya que, no solo es esencial a la hora de determinar cuáles son las obligaciones fiscales que deben cumplir las empresas, sino que también es exigida su llevanza por las normas fiscales. Llevar una contabilidad constante y sana, implica presentar la declaración mensual, anual e informativa, según sea el caso. Con estos informes se refleja la situación financiera de tu empresa en un período de tiempo. Son los estados financieros o estados contables de 1 año de ejercicio económico, que permiten a los inversores ver la solvencia de la empresa. Aunque no siempre se menciona, llevar registros contables actualizados es fundamental para cumplir con las normativas fiscales.
Facturación Electrónica y Certificado de Sello Digital (CSD)
El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es la base de datos del SAT al que deben inscribirse las empresas, a través de una cédula de identificación fiscal. Periódicamente debe actualizarse el RFC, a fin de mantener actualizada tu situación fiscal. En orden, toda empresa debe expedir el Certificado de Sello Digital, para tener acceso a la generación de facturas electrónicas. Desde el año 2018, todas las empresas deben emitir facturación electrónica; esto incluye facturas, boletas, notas de crédito, guías de despacho, entre otros documentos. Por otro lado, contar con un certificado digital es una excelente forma de gestionar tus documentos tributarios. Los Certificados de Sello Digital (CSD) son el motor operativo de cualquier negocio formal en México. Sin este archivo electrónico, una empresa pierde inmediatamente la capacidad de emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), paralizando su facturación, interrumpiendo su flujo de efectivo y comprometiendo su viabilidad comercial.
Reparto de Utilidades (PTU)
El cumplimiento de las obligaciones patronales es fundamental para mantener la estabilidad financiera y laboral de cualquier organización. Cada año, los departamentos de RR.HH y Contabilidad se preparan para uno de los procesos más importantes estipulados por la Ley: el Reparto de Utilidades (PTU 2026). La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) tiene su fundamento legal en el Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y en el Artículo 120 de la Ley Federal del Trabajo (LFT). Para el ejercicio 2026, las empresas deben cumplir con las normativas vigentes, incluyendo las últimas reformas laborales que modificaron los topes máximos de pago.
Tienen derecho a recibir el pago de utilidades todos los colaboradores que hayan prestado sus servicios a un patrón durante el año fiscal correspondiente. Existen situaciones particulares en las que el trabajador mantiene su derecho al reparto. Las madres y padres que se encuentren en periodos de incapacidad temporal por maternidad o paternidad deben ser considerados. De igual forma, los ex-empleados que hayan laborado el mínimo de 60 días durante el ejercicio fiscal anterior pueden reclamar su pago correspondiente. La LFT señala explícitamente qué figuras están excluidas de la PTU 2026. La ley exime a ciertas organizaciones del pago de la PTU. Las empresas de nueva creación están exentas durante su primer año de funcionamiento. El procedimiento para calcular la PTU requiere datos fiscales y laborales precisos. El cumplimiento en el pago de utilidades, o realizarlo fuera de los plazos establecidos, es motivo de sanciones severas por parte de las autoridades laborales. Los trabajadores tienen un plazo de un año, a partir del día siguiente a la fecha límite de pago, para reclamar sus utilidades. El monto de utilidades está exento del pago del Impuesto Sobre la Renta (ISR) hasta por el equivalente a 15 días de salario mínimo general.
Las empresas deben archivar meticulosamente las hojas de cálculo, recibos de pago firmados y constancias de entrega de la declaración anual. Es fundamental la comunicación transparente con los empleados: Constituye la Comisión Mixta para la formulación del proyecto de PTU a tiempo y explica a tu equipo de trabajo los lineamientos del cálculo. El Reparto de Utilidades es una de las obligaciones laborales más observadas por las autoridades y más valoradas por los colaboradores.
Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE)
El Acuerdo publicado el 9 de junio de 2026 en el Diario Oficial de la Federación simplifica los trámites del REPSE ante la STPS. El cumplimiento laboral en México suele percibirse como un proceso lento y cargado de papeleo. El REPSE no ha sido la excepción. Este cambio busca aligerar la carga administrativa de las empresas que prestan servicios u obras especializadas. El REPSE es el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas. El acuerdo introduce tres mejoras concretas que facilitan la gestión del registro. Antes, la inscripción, la renovación y la cancelación se gestionaban por separado. Todos los trámites se realizan en la plataforma electrónica del REPSE (repse.stps.gob.mx). Uno de los aspectos más prácticos del acuerdo es que la documentación requerida varía según el número de trabajadores registrados. Su renovación es obligatoria para que las empresas puedan continuar prestando servicios u obras especializadas. La simplificación reduce la carga administrativa, pero conviene recordar que las obligaciones legales relacionadas con el REPSE siguen vigentes. Si la autoridad no resuelve dentro de los 20 días hábiles, el solicitante puede presentar un requerimiento para que se emita el aviso de registro en 3 días hábiles adicionales. El registro tiene una vigencia de tres años.
Cumplimiento y Consecuencias del Incumplimiento
Es importante para las empresas cumplir con todos sus compromisos tributarios para evitar sanciones. Por eso, se debe de poseer información y conocimiento sobre las normas tributarias que les afecten. El incumplimiento de las obligaciones tributarias puede derivar en sanciones legales, multas económicas o problemas con el SII. Cumplir con tus obligaciones fiscales evitará que tu empresa incurra en multas o sanciones. Las empresas deben comprender las causas que detonan estas restricciones, los riesgos operativos que conllevan y las estrategias legales disponibles para defenderse.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha restringido los sellos digitales a más de 7,300 contribuyentes en 2026 por presuntos vínculos con Empresas que Facturan Operaciones Simuladas (EFOS). Esta rigurosidad responde al grave daño que la evasión causa al erario público y a la competencia económica legítima. El artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación regula el procedimiento para detectar y sancionar a los contribuyentes que emiten comprobantes sin contar con los activos, personal, infraestructura o capacidad material para prestar los servicios o producir los bienes amparados. El cumplimiento tributario es un pilar fundamental de la estrategia empresarial. Documentar la materialidad de las operaciones, auditar a los proveedores y reaccionar dentro de los márgenes legales son pasos innegociables para garantizar la supervivencia operativa.
La Importancia de la Asesoría Fiscal y la Tecnología
Existen empresas que delegan funciones de servicios de asesoría fiscal y gestoría. Sin embargo, existen otras organizaciones que dentro de ellas tienen su departamento de contabilidad, que se encarga de todo el cumplimiento legal y su correcto funcionamiento de la sociedad. Por este motivo, deben de contar con los servicios de un especialista en la materia que cuente con formaciones como el Máster en Asesoría Fiscal online de UNIR. Esta titulación permite dominar los diferentes impuestos y procedimientos tributarios aplicables en España, así como su integración en el contexto internacional. Por otra parte, la buena gestión de la contabilidad garantiza el éxito de la compañía.
En Consolidé contamos con un equipo especializado en cumplimiento laboral y REPSE, listo para asesorarte en cada etapa del proceso. Las obligaciones tributarias de las pymes o pequeñas y medianas empresas, exigen la familiarización con los términos tributarios y con algunas leyes vigentes y normativas del país donde esté radicada dicha empresa. Asimismo, requiere de actualización constante por parte de los contribuyentes y de organización contable día con día, para mantenerse en orden tributariamente y en cumplimiento con la ley. Esto es posible y más llevado, gracias al manejo de un software de administración para pymes y contabilidad electrónica como QuickBooks Online, por medio del cual las empresas ahorran tiempo y obtienen control financiero desde el primer día.
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