Para los líderes de Recursos Humanos y Operaciones en México, febrero no es solo el mes de la planeación anual, sino el periodo crítico para la Declaración Anual de la Prima del Seguro de Riesgos de Trabajo. ¿Ya determinaste tu prima en el seguro de riesgos de trabajo? Con la llegada del mes de febrero, llega el momento de revisar la siniestralidad de tu organización. ¿Quieres entender qué es la prima de riesgo, cómo calcularla y cuáles son los pasos para presentarla de manera adecuada?
Hay que empezar por entender lo más básico: la prima de riesgo de trabajo es un porcentaje que las empresas deben pagar al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) como parte de las cuotas patronales. Este cálculo permite ajustar las cuotas del Seguro de Riesgos de Trabajo (SRT) según la siniestralidad registrada en el año anterior. Este varía según el nivel de riesgo laboral en el que operan las actividades de tu empresa y el historial de siniestralidad o accidentes registrados en el lugar de trabajo.
La Determinación Anual de la Prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo representa un elemento clave en la correcta administración de las obligaciones de seguridad social. La prima de riesgo es el mecanismo mediante el cual el IMSS evalúa el nivel de siniestralidad de una empresa y ajusta las cuotas patronales correspondientes al Seguro de Riesgos de Trabajo. Presentar correctamente la prima de riesgo permite a las empresas cumplir con sus obligaciones legales, evitar sanciones y prevenir incrementos innecesarios en sus costos laborales. La prima de riesgo permite al IMSS determinar el nivel de riesgo de una empresa y ajustar sus cuotas patronales.
Cada año, en febrero, las empresas mexicanas deben revisar su peligrosidad o siniestralidad al actualizar la Prima de Riesgo de Trabajo (RT) de sus trabajadores. La determinación de la Prima del Seguro de RT significa detectar el nivel de riesgo que implican las actividades de un negocio u organización a fin de crear procesos de prevención. Para esto, existe el catálogo de clasificación de actividades consignado en el Reglamento del Seguro Social.
La Declaración de Riesgo de Trabajo es el reporte anual donde le informas al IMSS los accidentes o enfermedades que sufrieron tus empleados en el ejercicio anterior (2025). Con base en esto, el Instituto ajusta la Prima de Riesgo, que es el «seguro» que pagas por cada trabajador. Si tu empresa fue segura, el costo baja; si hubo muchos incidentes, el costo sube. Este trámite mide la «siniestralidad», es decir, cuántos riesgos laborales hubo. Si tu empresa tuvo pocos, pagas menos. Si hubo aumento de riesgos, pagas más. Es como un chequeo para que el IMSS sepa el nivel de peligro en tu negocio y cobre lo justo.
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Porque la prima de riesgo de trabajo es un porcentaje que tu empresa paga al IMSS (Seguro de Riesgos de Trabajo) sobre el Salario Base de Cotización. Esta declaración afecta directamente tus costos y rentabilidad. Si tu prima sube, tu costo de nómina sube. Así de directo.
Además, la Ley marca dos límites que conviene tener siempre en mente: La prima mínima es 0.5% y la máxima es 15 %. Cada año, tu prima puede subir o bajar, pero no más de 1 % respecto al año anterior (con reglas y topes). Una mala gestión de esta declaración puede significar pagar miles de pesos de más en cuotas que podrías invertir en equipo o expansión. Cumplir correctamente es, literalmente, una estrategia de ahorro fiscal para tu Pyme.
¿Quiénes están Obligados a Presentar la Declaración Anual de Prima de Riesgo de Trabajo?
Todas las empresas que tengan trabajadores registrados en el IMSS, tengan trabajadores asegurados, hayan operado durante el año anterior y cuenten con casos de riesgos de trabajo terminados o no están obligadas a presentar la prima de riesgo. Se trata de un trámite es obligatorio para todas las empresas que hayan tenido trabajadores registrados en el IMSS durante el año anterior. Si tu empresa está registrada ante el IMSS y tuvo trabajadores, normalmente deberás presentar la declaración de riesgo de trabajo.
Además, el IMSS señala consideraciones de obligación:
- Patronos de empresa cuya cuota calculada salga distinta a la que pagaron en el año anterior.
- Empresas con menos de 10 trabajadores que elijan enviar la declaración anual.
- Todos los patrones que hayan contratado a su primer trabajador en 2024 o antes, sin importar número de trabajadores en 2025 o que dichos trabajadores no hayan laborado/cotizado el año completo (2025).
Casos de Excepción: ¿Cuándo No es Necesario Presentar la Declaración?
No todos los patrones tienen la obligación de enviar la determinación en febrero. No están obligado si se cumple alguno de estos supuestos (según IMSS / Reglamento):
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- Empresas nuevas en el IMSS, o que cambiaron de actividad y no han completado un año entero del 1 de enero al 31 de diciembre.
- Estás en prima mínima (0.50000%) y tus trabajadores NO sufrieron riesgos de trabajo en el periodo revisado.
- Si tu empresa promedió menos de 10 trabajadores, puedes elegir, presentas tu determinación o cotizas con la prima media de tu clase.
¡Pero ojo aquí! No estar obligado no significa “me olvido del tema”. Lo importante es verificar tu situación antes de decidir no presentarla.
Los patrones que no están obligados a presentar su Declaración Anual de la Prima de Riesgo de Trabajo (DART) son:
- Los patrones que hayan suspendido sus actividades por mas de 6 meses y que hayan reportado su baja patronal.
- Los patrones que les resulte una prima igual a la del año anterior (después de hacer el calculo; aunque, yo les recomiendo de todos modos presentarla, porque el imss no sabe que a ustedes les salió ese cálculo idéntico).
- Los que apenas hayan iniciado actividades el ejercicio anterior y al 31 de diciembre no tengan el año calendario completo trabajado con al menos un trabajador.
NOTA IMPORTANTE: "Si tienes menos de 10 trabajadores, puedes optar por presentarla o continuar cotizando en la prima media de tu clase", es falsa. Cuidado. Lo que menciona la ley es lo siguiente: Art. 72. […] Las empresas de menos de 10 trabajadores, podrán optar por presentar la declaración anual correspondiente o cubrir la prima media que les corresponda […]. Se lee completamente distinto. Lo que les recomiendo a esos mini patrones es que hagan el cálculo y de todos modos presenten la declaración porque los abusivos del imss los llevarán a fuerzas a la prima media y no les conviene esa prima media si han logrado disminuirla.
Fechas y Plazos para la Presentación
Los patrones deben presentar su declaración de la prima de riesgo de trabajo cada año entre el 1 de febrero y el último día hábil de febrero. Cumplir este proceso en el tiempo adecuado será clave para ajustar la clasificación de riesgo de la empresa, asegurando que las aportaciones sean justas y acordes a la actividad desarrollada.
El plazo legal para enviar tu declaración de riesgo de trabajo es del 01 de febrero al 28 de febrero. El IMSS abre su sistema las 24 horas para que puedas hacerlo en línea. La fecha tope es el 28 de febrero de 2026. Pero no lo dejes para el final: los servidores del IMSS se saturan con miles de envíos, y podrías tener errores técnicos. Aunque el sistema recibe datos hasta el último minuto, los servidores del IDSE suelen saturarse en la última semana. Si el portal falla el día 28 y no logras enviar tu archivo, la multa llegará igual. Nuestra recomendación: ten todo listo para la segunda semana de febrero.
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De conformidad con lo que dispone el art. 3 del reglamento (Racerf), el ultimo dia para presentar esta declaracion del ejercicio es el último día hábil de febrero que este año, es viernes. Y cuando sea viernes o inhábil, se recorre para el siguiente hábil, que para este año, es el caso, por tanto, será el lunes 2 de marzo.
Medios de Presentación de la Determinación
La presentación de la prima de riesgo puede realizarse en línea a través del Sistema de Recepción de la Determinación Anual de la Prima DAP-SUA, disponible desde el 1° de febrero hasta el último día hábil de febrero. Una de las grandes ventajas es que hoy en día este trámite puede hacerse en línea a través del Sistema de Recepción de la Determinación Anual de la Prima DAP-SUA, disponible desde el primer minuto del 1° de febrero hasta el 28 de febrero, las 24 horas del día. Realizar este trámite por internet permite ahorrar tiempo y recursos, eliminando la necesidad de imprimir documentos y minimizando errores en la captura de datos.
Esta obligación patronal puede presentarse vía internet (portal chafa IDSE). En este caso, se envía a través de un archivo que es generado con el SUA, en la opción "Determinación prima de RT" y se ingresa al portal del chafa IDSE, en la opción "Dapsua". También puede hacerse en forma electrónica, en ventanilla llevando una USB con un archivo especial generado por una aplicación externa creada por el IMSS.
Modalidad Internet
- Genera tu determinación mediante el Sistema Único de Autodeterminación (SUA).
- Envíala por internet a través de IDSE (IMSS Desde Su Empresa).
- Utiliza tu e.Firma o tu firma digital NPIE (Número de Identificación Electrónica).
Modalidad Ventanilla
Antes de acudir a la Subdelegación que te corresponda, sigue estos 4 pasos para generar el archivo .SRT y los formatos CLEM-22 que deberás presentar en la ventanilla:
- Obtén el “Manual de usuario” para elaborar la Determinación Anual de la Prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo en línea.
- Si tuviste siniestralidad laboral, descarga la plantilla de Excel de Relación de Casos y captura los riesgos de trabajo que tuvieron tus trabajadores, respetando el formato predefinido y descrito en el manual de usuario.
- Cuando estés listo, ingresa al “Aplicativo para elaborar en línea la Determinación de la Prima”, captura los datos generales de la empresa, si tuviste riesgos de trabajo adjunta la hoja de EXCEL con la relación de casos y genera la Determinación de la Prima del Seguro de Riesgos de Trabajo.
- Imprime los formatos CLEM-22 Y CLEM-22 A (únicamente si tienes relación de casos) en original y copia, presenta en ventanilla tanto el archivo electrónico (.SRT) como los formatos impresos.
Cálculo de la Prima de Riesgo de Trabajo
El IMSS clasifica las primas de riesgo en un rango que va del 0.5% al 15%, dependiendo del nivel de riesgo de las actividades económicas de cada empresa. Estas primas se ajustan de manera anual, según los incidentes laborales registrados y el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene. Para obtener la prima de riesgo correcta, las empresas deben calcularla utilizando los datos de accidentes e incapacidades laborales. El IMSS proporciona una fórmula específica que debe aplicarse en el SUA para automatizar este proceso. La prima del seguro de riesgos de trabajo se calcula multiplicando el índice de siniestralidad de la empresa por un factor de prima y sumando posteriormente el valor de 0.005. Sólo se consideran los casos de riesgos de trabajo terminados del 1° de enero al 31 de diciembre del año correspondiente (artículo 32 RegAC). La correcta captura y validación previa de esta información resulta fundamental para evitar inconsistencias en el cálculo. Mantener un registro detallado de las incapacidades y accidentes laborales a lo largo del año es fundamental para calcular correctamente la Prima de Riesgo.
Variables Clave para el Cálculo
La Ley del Seguro Social nos muestra la fórmula oficial para calcular la prima de riesgo de trabajo. La siniestralidad laboral mide la frecuencia y gravedad de los incidentes ocurridos durante el año calendario anterior. Como perfil técnico en RH o Planta, es esencial dominar la fórmula establecida en el Artículo 72 de la Ley del Seguro Social (LSS).
Para la determinación de la prima, el sistema toma en cuenta la información registrada por el patrón relacionada con:
- Accidentes de trabajo y enfermedades laborales concluidos durante 2025.
- Días subsidiados: Días que el IMSS pagó por incapacidades temporales. Solo deben contabilizarse los derivados de Riesgo de Trabajo.
- Trabajadores promedio expuestos al riesgo.
- Clase y fracción de riesgo: Un número fijo (como 0.5) que ajusta el riesgo general. Depende de tu industria, como construcción (alto) o oficina (bajo). Varía según el nivel de riesgo laboral.
- Siniestralidad registrada en el periodo.
En la DART solo se declaran los casos terminados precisamente en el año anterior, es decir, aquellos con los que contamos con la forma ST-2 y cuya fecha de esa alta sea precisamente dentro del año mencionado, sin importar la fecha en que hubiesen iniciado. En la DART no se declaran los accidentes en trayecto (fundamento: Ley del Seguro Social, Art. 72). Es decir, solamente se declaran los accidentes o enfermedades propiamente de trabajo, ocurridos por el desempeño de las labores, en las las instalaciones del patrón, en el horario de labores o en tiempo extra, o derivados de una comisión de trabajo o por un encargo del patrón (fuera de las instalaciones del centro de trabajo o del horario de trabajo). No incluye riesgos en trayecto, como ir al trabajo. Es decir, que aunque sea accidente, si es trayecto, no debería subirte la prima por ese evento.
También deben incluirse las recaídas de los trabajadores relacionadas con accidentes anteriores, siempre que hayan sido cerradas con el formato ST-2. Asimismo, los incidentes más graves, aquellos que han resultado en incapacidades permanentes parciales o totales, o incluso en defunciones, deben documentarse con el dictamen ST-3. También se declaran (se incluyen), las recaídas que hubiera sufrido el trabajador y que hubieran terminado en el ejercicio de referencia (año anterior) y que se cuente con su respectiva alta médica en la forma ST-2 (Art. 127 del reglamento de servicios médicos). No olviden incluir los casos de riesgos de trabajo graves, es decir, aquéllos que los hayan dictaminado con el formato ST3, dictamen de incapacidad permanente (parcial o total) o por defunción por RT. Importante contar con el expediente que conforma cada caso de RT.
Pasos para Realizar la Declaración de Riesgo de Trabajo IMSS Vía IDSE y SUA
¡Presta atención! Antes de iniciar la declaración de riesgo de trabajo, asegúrate de tener lo siguiente:
- SUA instalado y vigente.
- Registro de todos los accidentes o enfermedades de trabajo terminados en 2025 (si vas a declarar en 2026).
- Tener acceso a IDSE y poder entrar con e.Firma o NPIE.
¿Cómo hacerlo? Reúne la documentación necesaria: recopila los datos de accidentes laborales, incapacidades y enfermedades de trabajo ocurridas durante el período del 1° de marzo de 2024 al último día de febrero de 2025. Ingresa al Sistema Único de Autodeterminación (SUA): actualiza los datos de los trabajadores y de los incidentes laborales. Calcula la prima de riesgo: utilizar la fórmula establecida por el IMSS para determinar el porcentaje correspondiente.
Para dudas o asistencia, el IMSS tiene el micrositio www.imss.gob.mx/patrones/determinacionprima (Nota del editor: En el texto original, esto era un enlace, se mantiene como texto plano), donde puedes encontrar tutoriales, guías y preguntas frecuentes.
Generación del archivo .DAP en el Sistema SUA
Aquí te dejamos el paso a paso:
- Entra a SUA.
- Asegúrate de tener capturados los riesgos de trabajo terminados del año a reportar (2025).
- Ve a la opción de Determinación Prima de RT y realiza el cálculo (días cotizados/trabajadores y luego cálculo de prima).
- Cuando ya tengas el resultado, selecciona “Generar archivo” y guarda el archivo con extensión .DAP.
#AlegraTip: guarda el .DAP en una carpeta fácil de ubicar (para no estarlo buscando cuando entres a IDSE).
Validación y Envío a través de la Plataforma IDSE
Después, el IMSS indica que ese archivo .DAP es el que debes enviar por internet a través de IDSE, es momento del envío:
- Entra a IDSE desde el portal del IMSS y accede al sistema.
- Inicia sesión con tu certificado digital o e.Firma.
- Entra al módulo DAP-SUA y elige “Registrar/validar archivo”.
- Selecciona y carga tu archivo .DAP.
- Revisa el “Resumen de la Determinación”. Si todo está bien, acepta y envía.
- Al final, el sistema muestra un Folio de Recepción y podrás Imprimir Acuse.
El acuse de recepción emitido por IDSE constituye el comprobante oficial de cumplimiento. En la Ley del Seguro Social, no se contempla la posibilidad de presentar DART extemporáneas al usar el IDSE, así que se recomienda recopilar la información y los documentos que sean necesarios, para la elaboración de esta declaración y así poder presentarla a tiempo y bien a la primera. No obstante lo anterior, el IMSS tampoco se puede negar a recibir una DART complementaria (derivado de una corrección por omisión o error en algún dato) o fuera de plazo, así que en estos casos, se sugiere la utilización de la oficina de oficialía de partes, para que quede constancia de la entrega extemporánea o complementaria de nuestra DART.
Consulta de Riesgos de Trabajo Terminados
Con el objetivo de facilitar a los patrones el control de su siniestralidad y la correcta integración de la información utilizada para la determinación de la prima, el IMSS pone a disposición una herramienta de consulta de riesgos de trabajo terminados. Esta herramienta permite identificar los accidentes y enfermedades laborales concluidos por alta médica, incapacidad permanente o defunción, apoyando el cumplimiento de las obligaciones de control documental y registro de siniestros.
Requisitos para Realizar la Consulta
Antes de ingresar, es importante contar con:
- Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE), en caso de acceder mediante IDSE.
- Firma Electrónica (e.firma/FIEL), si se realiza la consulta a través del Escritorio Virtual del IMSS.
Medios de Acceso Disponibles
Hay dos opciones principales para el acceso:
- A través de IDSE: Utilizando el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE).
- A través de IMSS Digital: Escritorio Virtual: Utilizando la Firma Electrónica (e.firma/FIEL).
Beneficios para el Patrón
- Facilita el control de la documentación de riesgos de trabajo.
- Permite validar la siniestralidad registrada.
- Reduce errores en la determinación de la prima.
- Apoya el cumplimiento de obligaciones administrativas.
Sanciones y Consecuencias por Incumplimiento
La omisión, presentación extemporánea o con datos falsos de la Determinación Anual de la Prima puede generar multas que oscilan entre: $2,346.20 y $24,635.10 MXN aproximadamente (20 a 210 veces la UMA vigente) Artículos 304-A, fracción XV y 304-B, fracción III de la Ley del Seguro Social. Errores en el registro de riesgos de trabajo pueden derivar en ajustes improcedentes de la prima o en actos de fiscalización posteriores. Omitir este trámite o realizarlo con errores no es un tema menor.
Riesgos adicionales por incumplimiento incluyen:
- Determinación de prima de oficio por el IMSS.
- Auditorías y actos de fiscalización.
- Ajustes retroactivos de cuotas.
Si estás obligado y no presentas la Determinación de la Prima de Riesgo, o lo haces fuera de los plazos legales (después de febrero), te haces acreedor a una multa que oscila entre 20 y 210 veces el valor de la UMA (Unidad de Medida y Actualización). (Arts. 304-A, fracc. XV y 304-B, fracc.). Si el IMSS detecta que no presentaste la declaración, el Instituto tiene la facultad de realizar la rectificación de la prima por su cuenta. Si presentaste una prima menor a la que te correspondía (por olvidar registrar algún accidente de trabajo), el IMSS te cobrará las diferencias retroactivas. El incumplimiento recurrente o el impago de las diferencias generadas por una mala prima de riesgo puede derivar en la emisión de un crédito fiscal. Una declaración no presentada es una "bandera roja" para el departamento de fiscalización.
La Ley del Seguro Social considera infracción: No presentar la revisión anual obligatoria de siniestralidad y determinación de prima, presentarla fuera de plazo o con datos falsos/incompletos. La multa puede ir de 20 a 210 veces el salario mínimo diario general vigente.
Consideraciones Adicionales y Prevención
La presentación es obligatoria, aun cuando la prima no presente modificaciones. Una revisión oportuna y preventiva de la información permite minimizar riesgos operativos, fiscales y laborales, así como asegurar el debido cumplimiento ante el IMSS.
El Teletrabajo y el Riesgo de Trabajo
¿Cómo afecta la modalidad de teletrabajo (Home Office) al riesgo de trabajo? En home office, accidentes durante el horario laboral pueden contar como riesgos de trabajo si se prueban. Sigue la NOM-037 para condiciones seguras en casa. En otras palabras, no importa tanto dónde pasó (oficina o casa), sino cómo lo califica el IMSS (si fue o no riesgo de trabajo) y si entra como caso considerado para el cálculo. Para una gestión adecuada, se recomienda:
- Define horarios y reglas claras de teletrabajo.
- Capacita en ergonomía y seguridad.
- Documenta incidentes y repórtalos como corresponde (para evitar confusiones después).
La Prevención de Accidentes como Estrategia de Ahorro Fiscal
¡Pon atención! Para que la empresa pague lo justo, y no afecte la planeación financiera, recuerda que la prevención es fundamental. Lo que puedes hacer:
- Controlar y documentar riesgos: lo que no documentas, luego es un caos al calcular.
- Revisar tu siniestralidad cada mes, no una vez al año (así febrero no te explota).
- Evitar riesgos no solo cuida a tu equipo, sino que baja tu prima y ahorra impuestos.
- Usa herramientas simples para rastrear todo.