Qué son las Operaciones Contables: Fundamentos y Procesos Esenciales para la Gestión Empresarial

La palabra contabilidad es indisoluble del de empresa y ya no hay organización ajena a este concepto. Ya sea en compras, ventas, amortizaciones o resultados, todo está asociado a un proceso contable. Las operaciones contables en las empresas buscan facilitar toda la información útil, de forma clasificada y analizada para agilizar la toma de decisiones gerenciales. Son una herramienta de control en la administración de empresas cuya razón de creación es dar apoyo a la dirección de las empresas, promoviendo tanto la eficacia como la eficiencia en las organizaciones.

Así pues, las operaciones contables son la representación en unidades monetarias de los componentes que forman el patrimonio de la empresa. Esto incluye bienes, derechos y obligaciones, así como el resultado de la gestión empresarial, tales como los ingresos o los gastos. Permiten a las empresas establecer un seguimiento cronológico de la evolución de los componentes en el tiempo, existiendo tantas operaciones contables como componentes patrimoniales en las empresas. De esta manera, el conjunto de operaciones contables supone una representación completa, tanto del patrimonio como del resultado de la gestión.

El Registro Contable de una Empresa

Los registros contables de una empresa hacen referencia al conjunto de anotaciones de cada una de las operaciones y actividades que se llevan a cabo a lo largo de un ciclo contable. En concreto, estas anotaciones quedan reflejadas, como mínimo, en los asientos contables del libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales. Los registros contables son la base sobre la cual las empresas organizan su información financiera, mantienen el control de sus operaciones y toman decisiones estratégicas. Su función principal es reflejar cada movimiento económico para proporcionar información clara, confiable y útil en la toma de decisiones. El registro contable permite a las empresas tener una imagen completa de su actividad económica y financiera a través de su contabilidad.

Información Incluida en los Registros Contables

La información que se incluye en estos registros contables abarca aquellos datos que hacen referencia a la contabilidad diaria de la compañía (nóminas, gastos de producción del bien o servicio, alquileres mobiliarios o inmobiliarios), al pago de impuestos o los balances de previsión y cierre de año, entre otros. Los asientos contables deben regirse por los principios de exactitud y exhaustividad. Cuanto más detallados y mayor información proporcionen de la actividad sujeta a control, mejor información ofrecerán al libro de contabilidad del que formen parte. Por ello, es necesario que estén dotados de una serie de datos básicos como son la fecha y descripción de la operación o hecho.

Objetivos y Beneficios del Registro Contable

Llevar un adecuado control de la actividad contable de una empresa permite al equipo directivo de la misma:

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• Conocer la salud económica y financiera de la compañía.
• Identificar y controlar las obligaciones fiscales y contables en las que se ha incurrido, así como garantizar el cumplimiento adecuado de cada una de ellas.
• Analizar los costes asociados a la producción o prestación del servicio objeto de su actividad.
• Tomar decisiones sobre el crecimiento y expansión de la organización; la capacidad de endeudamiento; la ampliación o disminución de la plantilla; así como la continuidad o el cierre de las diferentes líneas de producto o servicio según su rendimiento.
• Mantener su información económica y contable al día ante auditorías financieras, internas o externas. Un análisis en profundidad que la directiva de la compañía puede ordenar de forma voluntaria, como control periódico o para localizar el motivo de pérdida de rentabilidad. También puede partir de una exigencia de un tercero privado -habitual en caso de fusiones o adquisiciones- o público -cuando las autoridades estatales reclaman el análisis de los estados contables de una compañía como parte de una investigación-.

Los anteriores son solo algunos ejemplos, de entre otros muchos, que demuestran los beneficios de apostar por un departamento financiero fuerte, con recursos suficientes para controlar las cuentas de la compañía a través de un adecuado sistema de registro contable.

Qué son los Asientos Contables

Los asientos contables son el reflejo de cada una de las operaciones económicas que se realizan por la empresa. El conjunto de los asientos contables de un determinado periodo conforma las cuentas anuales de la compañía. La información que se recoge en estos asientos contables abarca desde las nóminas abonadas hasta los gastos asociados a la producción o la prestación de un determinado servicio, pasando por el pago de impuestos o amortizaciones de activos y pasivos, entre otros. En definitiva, cualquier acción que tenga un impacto en la contabilidad de la empresa debe encontrarse perfectamente recogida a través de estos asientos contables de los registros de la empresa.

Tipos de Asientos Contables

El tipo de asiento dependerá de la operación con la que se corresponda, aunque es posible clasificarlos en cinco grandes tipologías:

• Operativos: relacionados con la actividad diaria de la compañía, recogen de forma ordenada y cronológica todas las operaciones realizadas durante ese ejercicio.
• De apertura: aquellos con los que las compañías abren las cuentas de un ejercicio.
• De cierre: aquellos con los que las organizaciones cierran las cuentas de un ejercicio.
• De ajuste: que no son otra cosa más que correcciones de los balances al finalizar el ejercicio para garantizar que los registros contables recogen correctamente todas las actividades económicas realizadas, en ese tiempo, por la empresa.
• De regularización: una tipología vinculada a las cuentas de resultados de la compañía, ya que muestra el resultado final de los ingresos y gastos de la misma durante un ejercicio concreto.

El Proceso para el Registro de las Operaciones Contables

Ahora que ya se sabe qué es un sistema de registro contable, es importante entender cómo funciona el proceso para realizar el registro de las operaciones contables de una organización. Para entender cómo funciona el proceso contable debemos tener en cuenta que los procesos contables son los fundamentos de la propia contabilidad. Los procesos contables se articulan en torno a lo que podríamos definir como un ciclo que, sobre todo, gira en torno a tres elementos: apertura contable, movimiento y cierre contable.

Los procesos contables en una empresa pueden parecer complejos por los aspectos a tener en cuenta y los pasos a seguir. Sin embargo, la operativa del día a día no lo es tanto, solo es cuestión de establecer la dinámica. Los pasos para llevar a cabo el registro de las operaciones contables incluyen:

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1. Es conveniente la correcta identificación de cada operación para registrarla de forma adecuada y que no se produzcan errores contables. Esto implica identificar cada una de las transacciones económicas u operaciones financieras de la empresa.
2. Recopilar los documentos relacionados con las mismas, lo cual es fundamental para el soporte del registro.
3. Clasificar la operación.
4. Llevar a cabo el análisis contable.
5. También es importante identificar las cuentas a nivel contable y no solo quedarse con el tipo de operación del anterior paso. Una vez conocida la naturaleza de la operación, el siguiente paso sería identificar las cuentas a nivel contable para la realización del proceso.
6. Lo más conveniente es actualizar diariamente el registro de entradas y salidas para generar un orden cronológico del proceso contable.
7. En esta parte de los procesos contables, hay que consolidar el total del crédito y del débito. Se trata de la consolidación del total de débito y crédito.
8. Llegados a este punto se obtiene el resultado.
9. Los procesos contables finalizan con la realización de un informe con todos los resultados obtenidos.

Registros Contables Obligatorios y Legalidad

Los registros contables obligatorios vienen regulados en el Código de Comercio (C.Com). En concreto, en su artículo 25.1 establece que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”.

Por consiguiente, de la propia normativa se desprende que existen dos libros contables que le son exigibles a todas las empresas:

• El libro diario: en el que se “registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa” (art. 28.2 C.Com).
• El libro de inventarios y cuentas anuales: que “se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales” (art. 28.1 C.Com).

Tal y como exige el Código de Comercio, un registro contable adecuado es aquel que refleje de forma fiel el conjunto de actividades desarrolladas por la empresa, de manera cronológica y ordenada. Además, la misma normativa exige que los libros contables, así como la documentación asociada a ellos (facturas, justificantes, etc.), se guarden durante seis años a contar desde el último asiento contable registrado en los mismos. Todo aquel que sea considerado comerciante está obligado a llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a la normativa actual. En Colombia, todas las personas naturales o jurídicas que sean comerciantes están obligadas a llevar contabilidad, según lo establece el artículo 19 del Código de Comercio. Si estás obligado y no llevas registros contables, puedes enfrentar sanciones por parte de la DIAN. En resumen, no llevar registros contables no solo expone a la empresa a sanciones económicas, sino que también puede afectar la estabilidad financiera y el control del negocio.

Componentes y Cuentas Contables Básicas

A través de las operaciones contables, las empresas tienen el poder de subdividir los activos, pasivos, así como el capital, agrupándolos de acuerdo a diversas características de afinidad. Algo que les permite graficar la totalidad de los aumentos y disminuciones ocurridos. Las formas y contenidos de las cuentas varían en función de una empresa a otra, dependiendo principalmente del sistema contable utilizado para la realización de las transacciones.

Es posible dividir las cuentas en cuatro grupos principales para su estructura básica:

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• Titular: el nombre de la cuenta y lo que nos indica lo que estamos registrando.
• Debe: situada en la parte izquierda de la cuenta para anotar todo lo que el titular de la cuenta recibe.
• Haber: situada en la parte derecha de la cuenta para anotar todo lo que el titular de la cuenta entrega.
• Saldo: siendo esta la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor, existiendo saldo deudor y saldo acreedor.

También debemos mencionar las 6 cuentas básicas de la contabilidad a través de las cuales las empresas registran diversas transacciones:

• Activos: representando la totalidad de los bienes y derechos de la empresa, tanto tangibles como intangibles.
• Pasivos: representando las obligaciones de la empresa con distintas entidades.
• Capital: representando las aportaciones de los dueños de la empresa o la de inversores externos, así como del capital ganado.
• Ingresos: representando el dinero ganado gracias a las actividades económicas de la empresa.
• Costes: representando el desembolso económico realizado para adquirir los activos que en un futuro darán beneficios.
• Gastos: representando la salida de dinero destinada a una actividad específica en beneficio de la empresa, diferenciándose del coste al consumirse al instante.

Finalmente, mencionaremos que las cuentas contables se pueden clasificar de dos maneras. Por un lado, en las cuentas reales, incluyendo los activos, pasivos y capital de la empresa. Estas son utilizadas en el estado de situación financiera y permanecen abiertas por más de un periodo contable, conservando así los balances de la empresa.

Automatización de los Procesos Contables

Las soluciones de tecnología tienen aún otra ventaja: la automatización de los procesos contables. Es habitual que haya operaciones que se repitan y que, por lo tanto, el sistema es capaz de incorporar sin necesidad de incluir todos los datos uno a uno. Con estas soluciones, además de estar al día en todos los trámites contables, se eliminan los procesos intensivos en papel, generando así ahorro en esfuerzos y dinero. Mientras los registros físicos dependen del soporte documental en papel, los electrónicos se gestionan mediante software contable o sistemas digitales. Los procesos contables son esenciales para conocer la situación económica y financiera de una empresa y la automatización mediante soluciones tecnológicas mejora la eficiencia y reduce errores. Con nuestro sistema, puedes realizar el proceso de forma simple y centralizar tu información en tiempo real.

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