Uno de estos son los pagos por cuentas de terceros, una actividad cada vez más común en el mundo empresarial, ya que se delega a otra persona para que haga compras. También conocidas como pagos a cuenta de terceros, se refiere a los casos en que una tercera persona realiza pagos a nombre de otra persona, física o moral. Por ejemplo, trabajadores, notarios, agentes aduanales, prestadores de servicios externos, que efectúan estas operaciones a nombre de sus patrones o clientes.
Los pagos por cuenta de terceros son erogaciones realizadas a nombre de un contribuyente, pero ejecutadas por una persona física o moral distinta (el “tercero”), con fondos propios o con recursos previamente proporcionados por el contribuyente. Estas operaciones están reguladas por diversas disposiciones fiscales y no se consideran ingresos propios del tercero, siempre que se cumplan requisitos específicos establecidos por la ley.
Diferenciando Conceptos: Pagos vs. Complementos
El concepto de Pagos a cuenta de terceros, suele confundirse con el uso del Complemento de pago por cuenta de terceros, que debe llevar algunos comprobantes fiscales, en casos muy específicos. Sin embargo, aunque pudieran parecer conceptos similares, se refieren a dos hechos distintos que aplican en diferentes circunstancias. Debido a las confusiones que suelen existir en estos términos fiscales, en este artículo te explicamos en qué consiste cada uno de ellos.
Erogaciones a Través de Terceros y sus Procedimientos
Para que este procedimiento se encuentre dentro de los parámetros establecidos en las normas fiscales, no solo se debe hacer una transferencia a terceros, deben seguirse ciertos procedimientos.
Cuando el Tercero Realiza el Gasto Primero y Luego se le Reintegra
- Los CFDI deben cumplir con el artículo 29-A del CFF y contener el RFC del tercero.
- Solo el tercero puede deducir y acreditar el IVA del comprobante.
- El contribuyente no puede acreditar el IVA trasladado en dichos comprobantes.
Cuando el Contribuyente Entrega Dinero Antes de que se Realicen los Gastos
- El dinero debe entregarse mediante cheque nominativo o transferencia bancaria a nombre del tercero.
- El tercero debe llevar el control del dinero en una cuenta separada y dedicada exclusivamente a estos fines.
- Los CFDI deben solicitarse con el RFC del contribuyente (mandante), y entregarse a este.
- (No es válido que el tercero argumente que los puede descargar directamente del SAT).
- Si hay remanente, debe reintegrarse en la misma forma en que se entregó el dinero.
Una persona física o moral proporciona dinero a terceros: un trabajador o prestador de servicios, que realizará pagos a su nombre. El tercero tiene como plazo, hasta el último día del mes, correspondiente al ejercicio en el que se hizo el depósito para poder gastarlo. Esta persona adquiere bienes, productos o contrata servicios a nombre de un tercero, paga con una tarjeta o cuenta asociada a su nombre, y solicita un CFDI a nombre de la persona física o moral a quien representa.
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Finalmente, en caso de tratarse de un prestador de servicios, este debe emitir un CFDI de ingreso, para el cobro de sus servicios y le agrega el Complemento "Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros", donde se especifica:
- La cantidad de dinero que recibió.
- Las erogaciones realizadas a cuenta del contribuyente.
- Los comprobantes que respaldan dichas erogaciones.
- Los remanentes reintegrados al contribuyente.
Si el tercero recibe un pago por prestar el servicio de hacer pagos a cuenta de terceros, debe emitir un CFDI de ingresos. A este CFDI debe incorporar el complemento “Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros”.
Deducción de Pagos Realizados por Terceros
Los pagos realizados por terceros a nombre de un contribuyente sí pueden deducirse, pero es necesario que se realicen los procedimientos que revisamos previamente:
- Deben existir los comprobantes fiscales correspondientes, a nombre del contribuyente que busca hacer las deducciones.
- Emitir los cheques nominativos, o traspasos a cuenta del tercero, a través de instituciones de crédito o casas de bolsa.
De acuerdo con la normativa, estas deducciones no son aplicables cuando se trata de contribuciones, viáticos o gastos de viaje.
Evolución del Complemento "Por Cuenta de Terceros"
Durante años, el Complemento “Por Cuenta de Terceros” fue una herramienta útil para documentar operaciones cuando un contribuyente actuaba como comisionista o realizaba cobros en representación de otra persona. En ese esquema, la Resolución Miscelánea Fiscal permitía que los terceros, bajo contratos de comisión o cobranza, emitieran CFDI en representación de sus comitentes.
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Con la entrada en vigor del CFDI versión 4.0, el SAT eliminó el uso del complemento “Por Cuenta de Terceros” y su estructura anterior. Esta nueva forma de facturar permite identificar con precisión cuándo una operación pertenece al emisor y cuándo se realiza en representación de un tercero, sin requerir un complemento adicional. La eliminación del complemento anterior responde al objetivo del SAT de mejorar el control fiscal, evitar simulaciones y garantizar que cada operación quede claramente identificada dentro del comprobante.
El Nuevo Complemento Concepto por Cuenta de Terceros en CFDI 4.0
Con la nueva versión del CFDI 4.0, también se utiliza un "Complemento concepto por cuenta de Terceros", que debe utilizar los contribuyentes, cuando: "Actúen como comisionistas o que presten servicios de cobranza, podrán expedir CFDI a nombre y por cuenta de los comitentes o prestatarios con los que tengan celebrado el contrato de comisión o prestación de servicios de cobranza, respecto de las operaciones que realicen en su calidad de comisionistas o prestadores de servicios de cobranza".
Es decir, esto se da cuando una empresa de cobranza recibe pagos a nombre de su cliente situaciones en las que:
- Debe emitir el CFDI con complemento de Terceros.
- Una vez que recibe el cobro a nombre de quien lo contrató, emite un CFDI de pagos a nombre de su cliente. Este comprobante debe relacionarse a la factura que se liquida.
- Posteriormente, el comisionista emite a su cliente un CFDI por el servicio de cobranza.
Regulaciones en Otros Países: Argentina
En Argentina, la facturación por cuenta y orden de terceros es un proceso permitido y regulado por la ley. En este caso, la empresa que contrata los servicios o adquiere los bienes es considerada la "empresa principal" y la empresa que presta los servicios o vende los bienes es considerada el "agente" o "tercero".
La empresa principal es la responsable de proporcionar al agente los detalles necesarios para llevar a cabo la transacción, como la cantidad y la descripción de los bienes o servicios, el precio y los datos del cliente. El agente actúa como intermediario y ejecuta la transacción en nombre de la empresa principal.
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Una vez que se ha completado la transacción, el agente emite una factura a nombre de la empresa principal, que incluye todos los detalles de la transacción, aunque el agente ha realizado la transacción física o prestado el servicio. Es importante tener en cuenta que en Argentina existen ciertos requisitos legales para la facturación por cuenta y orden de terceros, como la necesidad de contar con una autorización de AFIP, la autoridad fiscal del país, y la obligación de emitir facturas con ciertos requisitos legales, como el número de CUIT de ambas empresas.
Recomendaciones para Realizar sus Procesos de Forma Correcta
Finalmente, queremos hacerte una serie de recomendaciones para que puedas gestionar de forma correcta todos tus pagos, para esto, te sugerimos:
- Acercarte a asesores contables, para conocer más a detalle sobre el tema.
- Conocer los pormenores de las reglas que aplican en cada caso.
- Llenar los elementos del CFDI y sus complementos de acuerdo con los datos solicitados.
Es común que existan dudas en temas como este, nuestros asesores pueden ayudarte y mostrarte las soluciones para cumplir con los requisitos fiscales. Aunque ha cambiado la forma de documentar este tipo de operaciones, los requisitos generales siguen siendo estrictos.