Organización o Persona Solicita Auditoría: Requisitos y Proceso

Como organización que se dedica a maquilar, fabricar, sembrar, distribuir o cualquiera que sea su actividad, está susceptible a que el cliente(s), entidad certificadora, u entidad gubernamental realice una auditoría a la organización. Principalmente, para la credibilidad, la calidad y el profesionalismo de las actividades y procesos que se llevan a cabo.

Auditorías: Un Requisito Necesario

Las empresas a las cuales se les anuncia su primera auditoría, principalmente responden negativamente, esto es, consideran que es un requisito más documental, que genera más papeleo, documentos, procedimientos, registros, para el responsable de llevar a cabo los documentos, le puede representar una carga excesiva de trabajo, además de conflictos internos por exigencias y mala comunicación.

Tipos de Auditoría

Existen dos tipos de auditoría: las Internas, también conocidas como Auditoría de Primera parte, éstas son realizadas por la propia empresa, se recomienda que los auditores sean ajenos al área. Las auditorías externas son de Segunda parte cuando como proveedor, es visitado por el cliente o éste le solicita realizar una auditoría con la entidad que él señale, existen entidades que ejecutan auditorías de acuerdo a los requisitos del cliente.

Planeación de la Auditoría

Ya que se tiene identificada el tipo de auditoría, y la norma y/o estándar a desarrollar, proceder a la Planeación, ésta debe ser a corto y a largo plazo. A corto plazo por la proximidad a la fecha de auditoría, y a largo plazo, por las auditorías de seguimiento y mantenimiento, que pueden ser tanto internas como externas.

El Proceso de Auditoría

Antes de recibir una auditoría, ésta deberá ser anunciada, pudiendo ser a través de un contrato la aceptación de recibir las auditorías (frecuencia y tipo de auditoría).

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1. Definición del Alcance y Objetivos de Auditoría: el auditor / cliente-certificadora y el auditado definen hasta dónde cubre la auditoría, es decir, si sólo es un área del establecimiento, una unidad o si abarca todas las subunidades o multisitios que tiene la empresa, es decir, la extensión y límites de una auditoría. Así como el o los productos que se inspeccionarán.
2. Plan de Auditoría: Documento que se comunica al establecimiento indicando el objetivo, alcance de auditoría, fecha y horarios definidos por área. Como respuesta, el establecimiento debe aclarar quién recibirá al auditor y le servirá de intermediario para comunicarse con directivos, así como guiar al auditor durante el desarrollo de la auditoría.
3. Reunión de apertura: Una vez reunidos los participantes para la auditoría, se dará revisión a plan de auditoría, presentación de auditor (o equipo auditor).
4. Revisión documental: Primer paso del desarrollo de la auditoría en la planta. Se deberán proporcionar los documentos que solicite el auditor (señalados previamente en plan de auditoría), ya sean procedimientos, diagramas de flujo, registros, resultados de análisis, informes de auditorías previas, reportes de seguimiento, etc. Si los documentos no reúnen lo necesario, la auditoría puede ser suspendida.
5. Auditoría In situ: Es el recorrido a través de las instalaciones para observar las actividades, realizar pruebas, entrevistas tanto a responsables de áreas, como operarios, y constatación de los resultados registrados en la documentación.
6. Reunión de cierre: Una vez terminada la auditoría in situ, se dará tiempo al auditor (o equipo auditor) de consensar los hallazgos de la auditoría.
7. Informe de Auditoría: Después de haber visitado a la organización y tras realizar la auditoría, el equipo auditor deberá realizar un informe donde exponga los hallazgos encontrados de acuerdo a la severidad de éstos, pudiendo obtener una Observación, Desviación o No Conformidad, y con ésta o éstas, determinar una puntuación como resultado.

Documentación en la Auditoría

Entre la documentación a revisar, se encuentra, según aplique, un programa de Procedimientos, por ejemplo de Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria, para el caso de una organización dedicada a la manufactura de alimentos. Para entender un poco más sobre los documentos y la diferencia los podemos categorizar como: Manuales de Calidad (o Sistema de gestión, según sea el caso) como la Descripción del Sistema donde se establece una Política y se definen los Objetivos para tener clara la dirección en la que va la empresa.

Durante el desarrollo de la auditoría el auditor verificará que la organización logre: establecer, documentar, implementar y mantener la norma o estándar.

Implementación y Formación

El segundo paso es la Implementación de las actividades mencionadas en el punto anterior, requieren ser identificadas por las áreas y personal a cargo, así como trabajar con el empleado para el conocimiento de las actividades y responsabilidades que debe desarrollar y hacerle saber que es parte importante en el desenvolvimiento de las actividades. Formación / Capacitación del personal sobre temas acorde, por ejemplo, Buenas Prácticas de Producción Primaria, Programas de Higiene y Sanitización, Identificación de Peligros, etc.

Comunicación y Desarrollo

La comunicación es parte fundamental en las organizaciones, es común que al realizar el recorrido en la auditoría in situ, durante las entrevistas los operarios refieran desconocimiento de ciertas actividades o incluso de la política y objetivos de la empresa. Se requiere que todo el personal comprenda la Política de Inocuidad / Calidad y los Objetivos que mantenga la empresa.

Los responsables de desarrollar la preparación puedan identificar los requisitos de acuerdo a la norma o estándar y requisitos de los clientes; así como realizar la caracterización de los procesos y procedimientos, que éstos sean identificados por los operarios y responsables que desarrollan las actividades, así como conocer la documentación, la relación entre procedimientos y contenidos de los mismos; la capacidad de demostrar el involucramiento y compromiso a través de la designación de responsabilidades, autoridades / jerarquías, interrelaciones entre departamentos o áreas, comunicación en todos los niveles, desde dirección hasta operarios y comunicación externa.

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El Auditor Interno: Un Profesional Clave

Un auditor interno es un profesional encargado de analizar una empresa con el fin de verificar que los sistemas, procesos, políticas y reglamentos son respetados y aplicados correctamente. Garantizar el correcto funcionamiento de una organización, así como el cumplimiento de la legislación vigente, es fundamental para asegurar su permanencia en el tiempo. Por este motivo, el auditor interno se ha vuelto una figura clave dentro del ámbito empresarial, así como una opción profesional atractiva.

Funciones de un Auditor Interno

Las responsabilidades de un auditor interno son variadas. Las principales son:

• Analizar si la información financiera, administrativa y operativa es correcta y su grado de exactitud.
• Evaluar el grado de cumplimiento de los procedimientos aplicables en una compañía.
• Revisar el sistema de gestión de calidad de la empresa y asegurarse de que se cumplen con los puntos establecidos.
• Verificar que los riesgos laborales están correctamente identificados y son gestionados de manera apropiada.
• Examinar el cumplimiento de las normativas vigentes en materia de gestión medioambiental.
• Asegurar que los recursos son empleados de manera adecuada.
• Comprobar el rendimiento de la plantilla laboral y si los empleados efectúan las políticas, normas y procedimientos requeridos.
• Inspeccionar si los planes y objetivos son alcanzados y, en caso de que la respuesta sea no, determinar los motivos.
• Cotejar que se aplican correctamente las cláusulas establecidas en normas internacionales en materia de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo y/o responsabilidad social corporativa.
• Identificar las áreas susceptibles de mejora.
• Detectar factores que puedan afectar la fiabilidad de los problemas detectados.

Una vez evaluados los resultados, proporciona a los directivos posibles soluciones de mejora y corrección de errores para que la empresa alcance sus objetivos estratégicos.

Requisitos para ser Auditor Interno en México

Para convertirse en auditor interno es recomendable contar con una formación específica. Estudiar una Maestría en Sistemas Integrados de Gestión, como la que ofrece UNIR México, constituye una excelente plataforma para desempeñar esta labor.

Hay que tomar en consideración que este centro educativo ofrece a sus alumnos la posibilidad de realizar los exámenes de certificación de TÜV Rheinland. De esta forma, pueden acreditarse como auditores internos en Sistemas de Gestión de la Calidad (norma ISO 9001:2015), en Sistemas de Gestión Ambiental (norma ISO 14001:2015), en Sistemas de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo (norma ISO 45001:2018) y en Sistemas de Gestión de la Responsabilidad Social Corporativa (norma SGE21).

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Otros requisitos deseables en un auditor interno

Los departamentos de recursos humanos de las empresas mexicanas pueden buscar diferentes características en este profesional. En general, el perfil de un auditor interno debe incluir las siguientes habilidades y conocimientos:

• Atención al detalle para detectar las incidencias más pequeñas.
• Objetividad e imparcialidad. Sin ellas es imposible ejecutar una auditoría válida. Por ejemplo, si una persona está encargada del sistema de gestión de calidad, no puede ser responsable de evaluarlo.
• Entender los procesos de la empresa, sus principales riesgos y los requisitos legales vinculados al sector en el que se desempeña.
• Comprender las jerarquías y el organigrama de la organización a analizar.
• Conocimiento profundo sobre las normativas de referencia nacionales e internacionales que se van a auditar.
• Capacidad para actuar durante todo el proceso con discreción y no divulgar datos confidenciales.
• Razonamiento analítico, para determinar cuáles son los errores que se están llevando a cabo y la mejor manera de repararlos.
• Organización. Necesaria si se quiere clasificar, documentar y mantener ordenado todo el proceso de evaluación.
• Comunicación efectiva: se precisa al dar a conocer los resultados obtenidos de manera precisa, transparente y directa.
• Interés por investigar. Ya que esta será una de sus funciones más importantes.
• Versatilidad.

Roles en la Auditoría

La auditoría se determina por la Norma o Estándar a desarrollar, donde participan: Auditor, Auditado y Cliente o certificada, según sea el caso.

• El auditor: es la persona que realiza la auditoría, es aquella con atributos personales demostrados y con la competencia para llevar a cabo una auditoría, el auditor es independiente, es decir, realizado por personas que no tengan responsabilidad directa en los sectores que se desea auditar.
• El auditado: es la empresa quien recibirá la auditoría.
• Cliente de la auditoría: es la organización o persona que solicita una auditoría.

Es así que, entre el auditor y/o certificadora en conjunto con el auditado, determinarán el objetivo de la auditoría. La finalidad de una auditoría es verificar la correcta implementación o funcionamiento de un Sistema de Gestión, Norma Estándar, así como las exigencias de los clientes.

Recordemos que las normas puntualizan los requisitos mínimos necesarios a cumplir, así como los sistemas de gestión y estándares se basan en la prevención por ello, las auditorías proporcionan a la empresa, evidencias objetivas basadas en hechos.

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