Los gastos de instalación se definen como las erogaciones que una empresa realiza para poner en funcionamiento un negocio o una nueva sucursal. Estos costes, que pueden incluir remodelaciones, acondicionamiento de oficinas, compra de mobiliario o adecuaciones técnicas, son fundamentales para la operatividad de la compañía. Todo coste dirigido al acondicionamiento de las instalaciones deberá ser comprendido como gasto de instalación y, en ese sentido, estos costes son incluidos en contabilidad como cuentas de activo, ya que representan una inversión que aportará beneficios en el futuro.
Tratamiento contable de los gastos de instalación
Las compañías incurren a menudo en gastos que se asocian a la construcción de un activo fijo o su utilización, pues el equipo no se puede utilizar hasta que esté correctamente instalado y en pleno funcionamiento. Por tanto, el gasto de la instalación se debe agregar al costo de los activos en sí. El costo original incluye todas las facetas cuantificables de un activo comprado, incluyendo el precio de compra y los gastos asociados a su puesta en marcha, como la mano de obra, desmontaje, reensamblaje, embalaje y envío.
Ejemplo de cálculo de costo original
Para ilustrar el costo histórico o costo original, podemos observar el siguiente desglose en una inversión de equipo:
- Precio del equipo: $20.000
- Gastos de transporte: $1.000
- Gastos de montaje: $700
- Gastos de instalación técnica: $3.000
- Costo original total: $24.700
La correcta contabilización del pago mediante cheques
Es común que exista confusión sobre el momento exacto en que debe registrarse el pago de estas obligaciones. Al respecto, conviene recordar que, si cuando recibo la factura nace en el balance un pasivo (Proveedores), en el momento en que entrego un cheque para su pago ese pasivo no desaparece en modo alguno. La tesorería permanece exactamente igual sin que se reduzca un céntimo por el hecho de haber efectuado su entrega al cobrador.
Lo que hace que se reduzca la tesorería es el cargo bancario del cheque, que es el momento en que se entiende pagada la deuda. Según el artículo 1170 del Código Civil, la entrega de pagarés, letras de cambio u otros documentos mercantiles, sólo producirá los efectos del pago cuando hubiesen sido realizados. Entre tanto, lo que mantiene la empresa es un pasivo y así debe seguir luciendo en el balance para poder ofrecer una imagen fiel.
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Consideraciones sobre los cheques postfechados
En el software de gestión contable, la funcionalidad permite registrar cobros sobre documentos de tipo cliente. En caso de ser un cheque postfechado, es decir, que tiene una fecha de cobro futura, el movimiento contable se realizará una vez llegada la fecha del cheque, mientras que el documento se mostrará como cobrado desde la fecha del registro del cobro. Proponer que la entrega del cheque se traslade a la tesorería antes de que se cobre, en base a que debe existir provisión de fondos para atenderlo, es pretender que la contabilidad financiera cumpla funciones propias de una contabilidad presupuestaria ajenas a su finalidad.
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