La labor contable en una organización es fundamental para el orden y la obtención de información con miras a tomar las decisiones adecuadas. Atrás quedaron los años en los que era necesario llenar, manualmente, cientos de planillones con datos de ingresos y gastos generados en todas las áreas de la empresa. Hoy en día, existen muchas aplicaciones y programas que permiten realizar esta tarea de una forma más fácil y segura.
¿Qué es un Software Contable?
El software de contabilidad comprende los programas que ayudan a los empresarios a llevar las cuentas de su negocio al día y a presentar la documentación obligatoria a las autoridades competentes, cumpliendo con los requisitos formales y legales vigentes en cada país. En México, su uso se ha visto incrementado por las nuevas disposiciones de Contabilidad Electrónica del SAT publicadas en 2015 (y actualizadas en 2017 con la versión 3.3) que obligan a las empresas a digitalizar sus cuentas y a presentarlas también de forma electrónica. Las empresas que, a pesar de sus probadas ventajas en términos de practicidad, no los habían implementado aún, se vieron de pronto ante la necesidad de aprender a usarlos y enseñar también a sus empleados.
El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación especifica los requisitos que deberán reunir los sistemas y registros contables de las personas físicas y morales obligadas a llevar la contabilidad electrónica y señala (IV) su deber de ingresar mensualmente “su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.”
Diversos fabricantes de software en todo el mundo, también del área hispanohablante, se han especializado en los llamados sistemas ERP (Enterprise Resource Management), programas que aúnan diversas funciones de gestión de recursos -o permiten su integración en módulos- que, en algunos casos, además de la contabilidad, también permiten gestionar los inventarios o la facturación.
Tipos de Software Contable en el Mercado
Hoy en día, la oferta en programas de contabilidad es muy amplia y variada en todo el mundo debido a la diversidad de las necesidades de cada empresa y las divergentes normas fiscales o legales vigentes. Dada la gran variedad de soluciones, es fácil suponer que no todas se ajustan de modo universal a las necesidades de todas las empresas. Antes de decantarte por un tipo u otro de software será conveniente que analices tus necesidades.
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Consideraciones para Escoger el Paquete Contable Adecuado
Lo primero que debes asumir es que el verdadero valor de un programa contable no está en su precio, sino en el tiempo que tomará su implementación y su incorporación a los procesos. Dicho esto, se deben tomar en cuenta los siguientes criterios:
- Evaluar las necesidades: Gestionar inventarios, facturar, gestionar las cuentas por cobrar o por pagar, llevar un registro de los activos y seguir su depreciación contable, elaborar reportes de contabilidad en tiempo real o visualizar los informes financieros gráficamente son algunas de las tareas que podrían interesarte.
- Tamaño de la empresa: Hay programas que abarcan todos los aspectos de la administración empresarial y ofrecen la posibilidad de administrar varias empresas con una sola licencia, y los hay que solo ofrecen licencia para un solo usuario y se limitan a la gestión contable.
- Tareas que debería realizar: Informes financieros y fiscales, declaraciones de acreedores y deudores, estados de flujo de caja, estados mensuales, cuentas de ganancias, pérdidas y balances.
- Coordinación con el SAT: Un programa contable debería generar automáticamente los documentos contables que exige el SAT (Pólizas Contables, Balanza de comprobación y Catálogo de Cuentas) y convertirlos en formato .xml para poder ingresarlos en el Buzón Tributario de la página del SAT con la firma electrónica (FIEL). Estos registros indican el estado contable, fiscal y financiero del negocio y son necesarios para calcular los impuestos.
- Adecuado al giro de la empresa: Este determina el régimen tributario y, en consecuencia, cambian los procedimientos de cálculo y las deducciones.
- Facturación timbrada: Solo los PAC certificados (Proveedores autorizados de certificación) han sido autorizados por el SAT para asignar folios y sellar digitalmente las facturas.
- Capaz de analizar y actualizar la información en poco tiempo o en tiempo real: De este modo, tus libros y reportes serán más confiables. Esto hace posible poder consultar los informes de pérdidas y ganancias en todo momento sabiendo que la información es actual, lo que sería diferente si se elaboraran en papel.
- Fácil de entender sin invertir en capacitación, flexible y escalable.
- Mejor relación costo-beneficio (ROI).
- Tiempo promedio de implementación en las estructuras y los procesos de negocio.
- Qué módulos incluye: Para administrar inventarios, emitir facturas CFDI automáticamente, gestionar cobros y obtener reportes.
- Soporte de consultores, necesidad de instalación o mantenimiento especializados para funcionar.
Asimismo, no debes olvidar factores más técnicos como la plataforma o los requisitos de sistema que el programa requiere si quieres evitar problemas de rendimiento, si necesita una licencia, si tiene acceso a Internet, si se trata de una instalación de escritorio o una aplicación en la nube y el número de usuarios que pueden utilizarlo. Estima asimismo si el software podrá serte útil durante los próximos cuatro años.
Los 5 Programas de Contabilidad Más Usados en México
Una vez tengas tu check list particular y hayas demarcado qué prestaciones te interesan, es el momento de pasar a estudiar las diversas ofertas del mercado mexicano y de ponderar sus pros y contras. A continuación tienes una selección de los programas más utilizados:
- SAP Business One
- COI Aspel
- CONTPAQi
- Alegra
- miskuentas
1. SAP Business One
Referente de software corporativo a nivel mundial, con este producto SAP ha desarrollado un programa muy completo para pymes que se adapta fácilmente a su crecimiento, pudiendo ampliarse con diversos módulos a medida que se va necesitando. Para las empresas más grandes esto puede suponer una desventaja puesto que, al tener que ampliar una funcionalidad algo limitada para ellas, el precio final podría superar al de otras soluciones más adaptadas a sus necesidades.
Implementado localmente o en la nube, SAP Business One integra la gestión de diferentes departamentos, cubriendo desde almacén e inventarios o compras a los servicios postventa, pasando naturalmente por la contabilidad. Su arquitectura modular lo convierte en un paquete versátil para empresas de las industrias del comercio, la distribución, servicios o manufactura.
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La gestión de la contabilidad y las finanzas, de venta, de CRM, de compras o de creación de informes son algunos de los módulos que pueden implementarse. El precio del ERP para pymes depende de varios factores, como son si se elige la modalidad on premises o en la nube, cuántos usuarios tendrán licencia para utilizarlo o cuántos módulos se contratan. Es necesario contactar con la empresa o con un partner autorizado para obtener información sobre los planes de precios.
Ventajas y Desventajas de SAP Business One
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Solución robusta de un fabricante reputado a nivel mundial | Curva de aprendizaje pronunciada |
| Versátil y escalable según la necesidad | La suma de módulos puede disparar el precio |
| Permite gestionar todos los departamentos de una pyme | El precio es muy variable |
| Multiusuario | |
| Compatible con MySQL, DBMS, SAP HANA |
2. COI Aspel
Esta es una solución integral para contadores 100 % mexicana. La empresa productora y distribuidora de soluciones administrativas de cómputo Aspel se estableció en 1981 y desde 1995 se expandió a América central y Suramérica. Además, el registro contable está automatizado de modo que la información se mantiene siempre en el estado más actual y permite consultar el estado financiero actual de la empresa con diversos tipos de reportes, gráficas y documentos.
Enlaza por interfaz con otros sistemas Aspel (NOI, CAJA, BANCO), así como a hojas de cálculo. El programa también permite gestionar gastos, ingresos y presupuestos en monedas diferentes. Todo esto hace de COI Aspel la solución más popular hoy en día en México entre las pymes si bien, pese a todo, deja de responder a medida que la empresa va creciendo.
Al no cubrir la gestión de las relaciones con los clientes, el programa no se ajusta a las empresas grandes o a aquellas que han de registrar pólizas en otras partes del mundo, algo que SAP hace mucho mejor. Y si bien es una solución de contabilidad integrada de gran competencia informativa y resolutiva, no es la más intuitiva. Configurar el envío electrónico de la información requiere tiempo y esfuerzos y tampoco el formato puede editarse fácilmente. COI puede probarse durante 30 días. Pasado este periodo, el paquete puede comprarse en un distribuidor especializado asociado por 5,507 MXN / usuario o contratar una suscripción mensual cuyo monto depende del número de usuarios y oscila entre 317 MXN por un usuario a 962 MXN por diez. A partir de once usuarios el precio es de 95 MXN por cada uno adicional.
Ventajas y Desventajas de COI Aspel
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Solución integral de contabilidad desarrollada en México | No apto para todo tipo de empresas |
| Emite los documentos del SAT en XML | Formatos de documentos poco amigables |
| Crea declaraciones DIOT, IVA, IRS | Configuración compleja (poco intuitivo) |
| Enlaza a otros sistemas Aspel y hojas de cálculo Excel | |
| Versión de prueba de 30 días y licencias ampliables por usuario |
3. CONTPAQi®
CONTPAQi® Contabilidad es un paquete contable desarrollado y lanzado por la empresa mexicana Computación en Acción, S.A. de C.V (Contpaqi) sita en Ciudad de Guadalajara y apto para contadores y administradores de empresas. Muy popular en México, este producto se ajusta a la normativa de la Contabilidad Electrónica publicada en 2017 y con las NIF (Normas de Información Financiera). Al permitir llevar hasta 999 empresas con una sola licencia, es el programa con mayor presencia en los despachos de contadores, si bien por su eficacia y funcionalidad se ajusta también muy bien a las exigencias de los autónomos y microempresas.
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Estas son algunas de sus funciones:
- Elabora Balanza de Comprobación, Catálogo de Cuentas y Pólizas y genera archivos XML
- Genera la DIOT
- Reportes de impuestos, catálogos de cuentas (multinivel) y estados financieros.
- Asocia los nuevos CFDI Factura y CFDI Pagos a las pólizas para su contabilización
- Lleva el control de activos fijos, depreciaciones y depreciación acumulada.
Estos y otros módulos le convierten en una solución viable que se ajusta a las exigencias fiscales y normativas que todo contribuyente ha de cumplir. Su curva de aprendizaje es también pronunciada, aunque una vez superada es una herramienta muy eficiente. Configurarla para enviar las DIOT si tienes muchos proveedores puede resultar engorroso, así como configurarla para la preparación para la Contabilidad Electrónica. Instalar el sistema requiere instalar otros programas antes, lo que puede ralentizar el equipo. El precio para un licenciamiento anual parte de los 3690 MXN y se renueva por el mismo precio. Añadir usuarios implica un desembolso de 990 MXN extra por usuario.
Ventajas y Desventajas de CONTPAQi®
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Solución integral para contadores y todo tipo de empresas | Curva de aprendizaje pronunciada |
| Paquete mexicano que cumple con la Contabilidad Electronica y las NIF | Configuración difícil |
| Se ajusta a los requisitos del SAT | Errores de formato |
| Hasta 999 empresas con una licencia | Los servidores de Contpaqi se saturan fácilmente en picos de demanda |
4. Alegra
Alegra es un software administrativo en la nube para autónomos, microempresas y pymes muy intuitivo y fácil de usar. Se trata de un programa de contabilidad y facturación que sirve para generar facturas, reportes (estados de resultados) y reportes automáticos del 606 y 607, administrar las cuentas bancarias, gestionar el inventario, controlar ingresos y pagos e incluso notificar a los deudores de la factura por pagar.
Alojado en los servidores de Amazon con la máxima seguridad, el programa permite trabajar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Si bien no es un programa para contadores tan completo como los anteriores, es un buen programa para gerentes, que podrán así enviar la data generada a su contador para cumplir con sus obligaciones de contribuyente. Con Alegra API el software se integra con PayU, Zapier, Shopify, Zoho CRM o Data CRM.
El software cuenta con planes optimizados para México, Colombia, Perú, República Dominicana, Panamá, Costa Rica, Chile, España, Estados Unidos y una versión internacional y unos precios de suscripción por uso muy competitivos (con un mes de prueba) que oscilan entre el plan PYME por 350 MXN al mes (100 ventas, 2 usuarios y 2 almacenes de inventario) y el PLUS por 1200 MXN al mes para un volumen de 2500 ventas mensuales, 4 permisos de usuario e integración de otras aplicaciones.
Ventajas y Desventajas de Alegra
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Software en la nube fácil e intuitivo | No soporta funciones de contabilidad como archivos .xml para el SAT |
| API que integra aplicaciones de CRM y eCommerce | Programa para autónomos, microempresas y pymes, pero no para contadores profesionales |
| Optimizado para muchos países de Latinoamérica, España y EEUU | |
| Planes de pago basados en volumen de ventas | |
| Prueba durante 30 días |
5. miskuentas
Este paquete contable 100 % en la nube es miskuentas de la empresa mexicana Isco Digital, que se presenta como un software muy completo y eficiente compuesto por diez módulos que abarcan todas las áreas administrativas de cualquier negocio.
CONTPAQi y Zoho Books: Las Mejores Opciones para tu Negocio
Para empresas en México que buscan un sistema contable robusto y adaptado a la normativa local, CONTPAQi es una elección sobresaliente, con un enfoque integral en el cumplimiento fiscal y una amplia gama de características. Zoho Books Edición México es ideal para pymes que valoran la flexibilidad y la integración en la nube. CONTPAQi Contabiliza ofrece características avanzadas para una gestión contable eficiente.
1. CONTPAQi Contabilidad
CONTPAQi es un software contable destacado en el mercado mexicano por su robustez y cumplimiento con las normativas fiscales locales. Con más de 40 años de experiencia, este sistema es altamente confiable y eficiente.
Características Clave
- Cumplimiento Fiscal: Totalmente adaptado a las normativas del SAT, garantizando que tu contabilidad esté siempre en conformidad.
- Automatización de Procesos: Facilita la captura automática de pólizas a partir de la información de tus XML, declaración de impuestos y presentación de contabilidad electrónica.
- Soporte Especializado: Obtendrás soporte por parte de expertos, no solo en CONTPAQi Contabilidad si no en toda la gama de productos CONTPAQi.
- Integraciones: Se conecta con otros módulos de CONTPAQi, como Nóminas, Bancos y Sistemas administrativos (CONTPAQi Comercial Premium, CONTPAQi Comercial Start/Pro, CONTPAQi Factura electrónica).
Precios
Suscripción Anual: Desde $3,790 MXN la licencia para 1 usuario
Ventajas
- Excelente adaptación a la legislación mexicana.
- Reducción de errores contables.
- Implementación sencilla y uso intuitivo.
- Cuentas con 30 días de uso ilimitado para probar el sistema sin costo.
2. Zoho Books Edición México
Zoho Books es una opción moderna y flexible, de una marca proveniente de la india. Ideal para pymes que buscan un sistema contable sencillo pero potente, con una buena integración en la nube. Cuentan con millones de usuarios a nivel mundial.
Características Clave
- Cumplimiento Fiscal Local: Adaptado a las normativas fiscales mexicanas, incluyendo facturación electrónica en CFDI 4.0.
- Automatización: Gestiona facturación recurrente, pagos, y más, de manera automatizada.
- Interfaz Amigable: Fácil de usar con una interfaz intuitiva.
- Acceso en la Nube: Permite acceder a tu contabilidad desde cualquier lugar.
Precios
- Suscripción Mensual: Desde $299 MXN con 3 Usuarios y 30 Timbres al mes.
- Suscripción Anual: Desde $2,988 MXN con 3 usuarios y 360 timbres al año.
Ventajas
- Buena relación calidad-precio.
- Integración con otras aplicaciones de Zoho y terceros.
- Flexibilidad y acceso remoto.
- Versión 100% Gratuita
3. CONTPAQi Contabiliza
CONTPAQi Contabiliza es una opción avanzada para la gestión contable, que ofrece características específicas para facilitar la administración financiera de empresas, con todo el respaldo de la marca número 1 en México, CONTPAQi, pero con las ventajas de tener un sistema 100% nube.
Características Clave
- Automatización de Pólizas: Maneja pólizas contables de manera automática y precisa.
- Descarga de XML: Descarga automática de CFDI emitidos y recibidos para su posterior contabilización.
- Reportes y Análisis: Genera reportes financieros detallados para una mejor toma de decisiones.
- Cumplimiento Fiscal: Adaptado a las normativas fiscales mexicanas.
Precios
Suscripción Anual: Desde $4,390 MXN anuales con 1 Usuario.
Ventajas
- Especializado en la administración contable.
- Amplia funcionalidad para empresas de diferentes tamaños.
- Soporte y capacitación disponibles.
4. Otras Opciones del Mercado
Microsip
Microsip es un software contable que ha sido una opción en el mercado mexicano, pero tiene algunas limitaciones comparado con otras soluciones.
Características Clave
- Cumplimiento Fiscal: Adaptado a las normativas fiscales mexicanas.
- Interfaz: Menos intuitiva y moderna en comparación con otras opciones.
Precios
Suscripción Anual: Desde $4,740 MXN por usuario.
Desventajas
- No cuenta con un gestor avanzado de CFDI en comparación con CONTPAQi.
- Interfaz menos amigable y con una curva de aprendizaje más pronunciada.
- No cuenta con una interfaz nube nativa.
Aspel COI
Aspel COI es una solución contable que ha sido utilizada por muchas empresas en México, pero presenta ciertas limitaciones frente a las opciones más modernas.
Características Clave
- Cumplimiento Fiscal: Adaptado a las normativas del SAT.
- Interfaz: Poco intuitiva.
Precios
Suscripción Anual: Desde $5,749 MXN por usuario.
Desventajas
- No cuenta con descarga automática de XML.
- No cuenta con gestor y reporteador de CFDI.
- No cuenta con una interfaz nube nativa.
El Futuro de la Contabilidad: Automatización e Inteligencia Artificial
La conversación sobre el futuro de la contabilidad ha dejado de ser una especulación para convertirse en una realidad tangible, impulsada por la integración de la Inteligencia Artificial (IA) en las plataformas en la nube. La primera ola de innovación en software contable se centró en la automatización de tareas repetitivas. La IA representa la siguiente fase evolutiva, moviendo el enfoque de lo retrospectivo a lo prospectivo.
La verdadera revolución no reside solo en acelerar la entrada de datos, sino en la capacidad de los sistemas para realizar análisis predictivos. Alegra ha integrado la IA de múltiples maneras innovadoras. Su plataforma puede generar resúmenes automáticos de reportes financieros, destacando los puntos clave para una toma de decisiones más rápida.
A un nivel más profundo, los algoritmos de IA pueden analizar miles de transacciones en tiempo real para identificar patrones anómalos o desviaciones que podrían ser invisibles para el ojo humano. La implicación más profunda de la IA en la contabilidad es la redefinición del rol del profesional contable. En este nuevo paradigma, el contador del futuro (y del presente) es un asesor de negocios que utiliza la tecnología como su principal herramienta de análisis.
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