Anteriormente, llevar la contabilidad de un negocio implicaba muchos procesos que eran engorrosos y demorados, además de ineficientes. Este hecho obligó a adoptar nuevas tecnologías y familiarizarse con otros sistemas, con el fin de agilizar y optimizar los procesos cotidianos.
Hoy en día, un software ofrece una manera más efectiva para que los empresarios y emprendedores administren sus negocios de una forma integral, con soluciones prácticas y ajustadas a sus presupuestos.
Sin duda, un software contable significa una gran ventaja para administrar la contabilidad de las empresas, el cual se implementa con el fin de:
- Simplificar
- Organizar
- Agilizar
- Facilitar la toma de decisiones
¿Qué es un Software Contable y Para Qué Sirve?
Un sistema contable se define como un sistema digital con los elementos y herramientas suficientes para ayudar, simplificar y sistematizar tareas de contabilidad de una persona o de una empresa.
En otras palabras: es una herramienta que automatiza las tareas diarias que realiza el área contable de una empresa. Se encarga de centralizar toda la información, así como del cálculo y el procesamiento de la misma.
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Tipos de Software Contables
Existen varios tipos de software contables, las diferencias dependen de las necesidades y funciones que necesites. Te contamos cuáles:
Hojas de Cálculo
Algunos emprendedores, negocios o empresas pequeñas optan por llevar su contabilidad en software del tipo hoja de cálculo. Esto porque sus necesidades no implican llevar de manera extensa la contabilidad de su negocio. Las hojas de cálculo pueden ser configuradas para llevar control de listas de egresos, ingresos, nóminas y cualquier otro dato financiero que crea pertinente. Las más conocidas son Excel de Microsoft Office y Sheets de Google.
Software Contable Personal
Este tipo de software se caracteriza por ser “creado en casa” para las necesidades de la misma empresa. Por lo regular, nacen cuando una empresa comienza a expandirse y los emprendedores se motivan a crear herramientas informáticas que resuelvan sus principales necesidades. Estos software son extremadamente personalizados y no suelen ser comercializados al público; nacen para satisfacer las necesidades de la misma empresa.
Software Contable Comercial
Estos software son originados específicamente para ser comercializados y vendidos. Sirven para sustentar las necesidades de cualquier empresa a nivel contable, son capaces de adaptarse a las necesidades de casi cualquier empresa y ofrecerte varias ventajas laborales.
Software Contable Empresarial
Puede decirse que es la evolución del tipo de software contable comercial, ya que sus funciones están más enfocadas a satisfacer las necesidades de empresas. No solo en el ámbito contable, sino también en la gestión administrativa de la misma empresa; por lo que ofrece herramientas mucho más robustas, una cantidad de módulos más grande y diversas funciones que se asocian a:
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- Planeación de proyectos.
- Gestión del flujo laboral.
- Apoyo administrativo general.
- Guía para la toma de decisiones.
¿Cuáles son las Características de un Software Contable?
Un software contable debe contar con diversas funcionalidades que faciliten la gestión financiera y contable de una empresa.Creamos una lista con los 8 usos principales a tener en cuenta si vas a elegir un buen software contable para tu empresa:
1. Facilidad de Uso
El software debe ser fácil de manejar, de manera tal que cualquier persona que no posea conocimientos o estudios adecuados, puedan utilizarlos y entenderlos; estamos buscando facilitar procesos con esta herramienta, no complicarlos más.
Por ello, una de las características principales que tenemos que buscar en un programa contable, es que sea fácil de emplear y claro de entender.
2. Flexibilidad y Adaptabilidad
Debe poder incorporarse a cualquier tipo de compañía, independientemente de cuál es la actividad de la misma. Asimismo debe ser flexible y adaptable a las normas contables, fiscales y societarias de cualquier país o región. Para ello, el software que usemos debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las operaciones de nuestra empresa, y gestionar todos los movimientos y transacciones de forma eficaz.
3. Reportes en Tiempo Real
La toma de decisiones de un empresario requiere información precisa y exacta en el momento oportuno. Un software de contabilidad debe brindarnos reportes e informes detallados y legítimos sobre la actividad de nuestra empresa y su día a día, de esta manera nos facilita la toma de decisiones.
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4. Portabilidad
Hoy en día, una de las ventajas principales de los programas contables, es la portabilidad. Anteriormente, la gestión del negocio se llevaba en interminables papeles, libros y documentos contables. Esto hacía que la información no se pudiera obtener desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que su acceso era limitado. Contar con un software que nos brinde acceso a la información de nuestro negocio desde cualquier parte y en cualquier momento, es algo sumamente valioso.
5. Seguridad
Todo sistema informático, especialmente el que está conectado a Internet, está expuesto a riesgos por factores externos. Delincuentes informáticos como hackers, pérdida de datos y riesgos de conectividad. Es por eso que el software debe brindar la máxima seguridad, y un buen soporte especializado que permita que la aplicación esté en constante funcionamiento y la información siempre actualizada y segura.
Cada software ofrece distintas medidas de seguridad, y también tienen riesgos que varían entre uno u otro. Por esto, debemos elegir un sistema confiable.
6. Facturación Electrónica
La facturación electrónica es una de las novedades más recientes que el software contable incluye, y que ha sido de gran importancia para las empresas. Por la sensibilidad de la información dejar esta labor en manos de un tercero es un riesgo que muchos no querrán correr, teniendo en cuenta las multas y las sanciones en que pueden incurrir si no cumplen con esa obligación. Es importante saber que, al elegir el proveedor tecnológico del software, este cuente con la autorización de la entidad que regule en su país.
Compañías presentes en el mercado, como Alegra.com, poseen este aval en varios países de Latinoamérica y garantizan que el proceso se cumpla con eficiencia y exactitud, asegurando la administración de la emisión y la recepción de los documentos electrónicos.
7. Manejo de Inventarios
No hay nada más importante que saber con exactitud cuál es el inventario real que tiene disponible la empresa, esto le garantiza mayor precisión en los envíos y los pedidos y por ende se disminuyen costos y errores.
Con un software contable sabrá cómo es el comportamiento que tienen los productos en el mercado y determinar con efectividad cuál es su rentabilidad indicada.
8. Soporte Técnico y Actualización
En caso de que se presente alguna novedad con el funcionamiento del sistema, el proveedor tecnológico dispone de personas especializadas para brindar un soporte técnico para garantizar que su empresa seguirá funcionando sin tener que suspender las operaciones y labores.
¿Qué Funciones Debe Tener un Buen Programa para Contabilidad?
- Registro y Gestión de Transacciones: Registro automático de pólizas como ingresos, egresos, compras y ventas.
- Facturación y Cuentas por Cobrar/Pagar: Emisión y control de facturas electrónicas.
- Conciliación Bancaria: Importación de movimientos bancarios y conciliación automática.
- Generar Balance General: Este informe permite conocer la situación financiera de una empresa en un período determinado.
- Generar Estado de Resultados: Este informe permite analizar las ganancias de una organización en un período específico.
- Generar Balanza de Comprobación: es un informe contable que permite verificar que los registros de una empresa estén correctamente balanceados.
- Generar Libro Mayor: Este informe permite visualizar las cuentas del balance, así como los ingresos y gastos utilizados en una empresa.
- Generar Auxiliares: Los auxiliares contables son registros detallados que desglosan la información contenida en las cuentas principales del Libro Mayor.
Como ves, un software de contabilidad inteligente es una excelente herramienta para la gestión diaria y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Tipos de Software Contables según su Implementación
Los programas o softwares se pueden usar de dos formas.
- Si lo instalamos en nuestra computadora
- Si lo usamos por Internet / en la Nube.
Software de Contabilidad en la Nube
- No se necesita instalar.
Software de Contabilidad Local
Este tipo de software de contabilidad se debe instalar directamente en los ordenadores y sus datos se almacenan localmente; por lo tanto, requieren de espacio en el disco duro.
Suelen ser programas desarrollados especialmente para las necesidades concretas de una empresa. Requiere de una mayor inversión, dado que la creación del sistema informático debe hacerse desde cero.
Beneficios de un Software Contable
Son múltiples las ventajas que un software contable le aporta a tu empresa.
- Automatización de procesos contables: Permite el registro manual y automático de transacciones financieras para evitar tareas repetitivas.
- Visualización de reportes financieros: Muestra informes de las finanzas de la empresa para mejorar la analítica y toma de decisiones.
- Flexible: Pueda adaptarse a diferentes necesidades, usuarios y entornos sin perder funcionalidad.
- Informes en tiempo real: Para que un empresario tome decisiones acertadas, necesita contar con información precisa y actualizada en el momento adecuado.
- Gestión de facturación electrónica: La factura electrónica actualmente es la evidencia para respaldar las operaciones comerciales y financieras en el mercado.
- Lo primero que te resuelve un programa de contabilidad es estar al corriente con la autoridad fiscal.
- Además, podrás obtener reportes financieros que te apoyen en la generación de nuevos modelos de negocio.
- Si el software es multimoneda, podrás acceder a procesar pólizas de cargos y abonos, controlar saldos y generar automáticamente las pólizas de utilidad y pérdida cambiaria.
Riesgos de No Utilizar un Software Contable
- Procesos manuales como la elaboración de reportes y balances consumen mucho tiempo.
- Errores en declaraciones de impuestos pueden generar multas y sanciones.
- Sin un software, no se pueden generar reportes actualizados rápidamente.
- Archivos en papel o en hojas de cálculo pueden perderse o dañarse.
- A medida que la empresa crece, la contabilidad manual se vuelve más compleja.
No contar con un software contable puede llevar a errores financieros, pérdida de tiempo y problemas con el cumplimiento fiscal.
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