La mayor parte de la carga de trabajo contable corresponde al registro en la contabilidad de las operaciones bancarias. En cualquier empresa, cada operación financiera deja un rastro en forma de movimientos bancarios, los cuales representan todas las operaciones registradas en una cuenta como resultado de la actividad diaria. Tradicionalmente, los movimientos bancarios se registraban uno a uno manualmente en los programas informáticos de contabilidad, asociando cada cobro o pago a la operación de ingreso o gasto que le correspondía. A pesar de su importancia, muchas organizaciones siguen gestionándolos de forma manual o poco estructurada, lo que complica el control financiero y aumenta el riesgo de errores.
Evolución en la gestión de movimientos bancarios
Este proceso manual tradicional se mejoró cuando las herramientas comenzaron a permitir guardar la información sobre el pago o cobro de una factura en el momento de registrarla. La siguiente evolución para aligerar el trabajo de mecanización manual fue traer la información bancaria en lotes de datos en formato electrónico mediante la importación manual de ficheros. El mejor formato para la importación de apuntes bancarios es el conocido como Cuaderno o Norma 43 de la AEB. Sin embargo, la información que se puede extraer de los extractos bancarios según los estándares normalizados es muy pobre en la mayoría de los casos.
Hoy en día, la automatización permite transformar un proceso tradicionalmente manual en un flujo continuo, estructurado y fiable. Configurar contabilidad electrónica permite relacionar los movimientos bancarios, las compras, ventas y pólizas contables entre los sistemas de forma automática.
Proceso de configuración y registro automático
Para implementar una contabilización eficiente, es necesario seguir ciertos pasos técnicos:
- Revisa las consideraciones previas: Para documentos generados en el sistema, es posible registrar pagos de compras y cobros de facturas, relacionando los documentos fiscales de acuerdo con las disposiciones vigentes.
- Configura los parámetros del sistema: Habilita la interfaz con tu software contable y configura las opciones de conexión. Define si la contabilización será automática para todos los movimientos o únicamente para los de tipo cheque.
- Asigna las cuentas contables: Define la cuenta contable en el catálogo de clientes o proveedores según corresponda. En el catálogo de conceptos, define las cuentas por cobrar y por pagar relacionadas.
- Registra los movimientos: Al registrar el movimiento y guardarlo, se actualizarán automáticamente los saldos de clientes o proveedores y se generará la póliza contable correspondiente.
Conciliación bancaria: una tarea clave
La conciliación bancaria es un proceso contable fundamental para cualquier empresa que busca mantener sus finanzas bien organizadas. Consiste en comparar los movimientos en sus registros contables con aquellos reflejados en sus estados de cuenta bancarios, asegurando que ambas fuentes de información coincidan. La práctica totalidad de la actividad económica realizada por la empresa tiene una traslación en sus cuentas bancarias, bien porque se ha producido un abono (cobro) o un cargo (pago).
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Tabla: Causas comunes de discrepancias en la conciliación
- Errores humanos: Inconsistencias al registrar datos manualmente o en hojas de cálculo.
- Omisiones: Transacciones no registradas por olvidos o falta de documentación.
- Diferencias temporales: Pagos realizados al final del mes que no se reflejan hasta el siguiente estado de cuenta.
- Comisiones bancarias: Cargos realizados por el banco que no han sido registrados en la contabilidad interna.
Beneficios de la automatización
La automatización de la contabilización y conciliación ofrece múltiples ventajas para la salud financiera de la organización:
- Precisión financiera: Identificar y corregir errores u omisiones en los registros contables.
- Protección de activos: Detectar fraudes o transacciones no autorizadas rápidamente.
- Toma de decisiones informadas: Ofrecer una visión clara y actualizada del estado del efectivo.
- Eficiencia operativa: Reducir significativamente el tiempo dedicado a tareas manuales y conciliaciones.
Para obtener la sugerencia de conciliación por parte del sistema, la plataforma realiza una comparación entre las transacciones pendientes de conciliar y las pólizas contables de un período seleccionado. El sistema concilia las transacciones con los asientos contables que tengan la misma fecha y que sean por el monto exacto. Si se desea conciliar algún movimiento adicional que no se haya sugerido, se puede realizar la relación manualmente para que se agregue al listado.
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