Muchas veces los empresarios están tan ocupados viendo la operación, que posiblemente no tengan el tiempo de dedicarse exhaustivamente a la contabilidad de su negocio; sin embargo, es esencial que conozcan los conceptos básicos de contabilidad de algo tan importante como el manejo de su empresa.
La toma de importantes decisiones, el cumplimiento de obligaciones fiscales y la cultura empresarial en general, son situaciones en las que todo emprendedor o dueño debe meter las manos tarde o temprano y su reacción ante cada una de ellas es su carta de presentación ante terceros.
¿Cuál es el concepto de contabilidad?
Empecemos por el concepto de contabilidad. La contabilidad es un sistema de información financiera que se encarga de registrar, clasificar, medir, interpretar y comunicar la información económica y financiera de una entidad o negocio.
Su objetivo principal es brindar un panorama claro y preciso de la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo de una organización. La contabilidad utiliza principios y normas contables para asegurar la uniformidad y la transparencia en la presentación de los registros financieros.
A través de la contabilidad, se generan informes financieros que son utilizados por los propietarios, inversores, gerentes y otros interesados para la toma de decisiones, la evaluación del rendimiento y el cumplimiento de obligaciones legales y fiscales.
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15 conceptos de contabilidad esenciales para empresarios
Ahora te traemos 15 conceptos de contabilidad que, si no conoces, vale la pena que te tomes unos minutos para estudiarlos. Estos términos de contabilidad son esenciales para cualquier empresario que desee tener conocimientos básicos de contabilidad y entender la salud financiera de su negocio.
- Activo: Son bienes y derechos que posee una empresa, tangibles o intangibles; los escritorios, la maquinaria y el equipo en general son activos, al igual que las patentes que ha hecho o los recursos humanos, por ejemplo. Los activos significan la riqueza de la empresa.
- Pasivo: Todo en lo que se ha invertido ha generado un costo, esto incluye todas las deudas que tiene una empresa o las riquezas que ya no posee. Son lo opuesto a los activos en términos contables.
- Fondos propios: Es la parte de la empresa financiada con dinero de los mismos propietarios: lo que se usó para constituir la empresa, lo que se ha aportado con el tiempo y los beneficios que quedan dentro de la organización y no se reparten entre los dueños.
- Patrimonio neto: Aunque muchas veces se usa como sinónimo de Fondos Propios, el Patrimonio Neto es un concepto más amplio que también abarca las subvenciones, donaciones, legados y determinados ajustes contables.
- Financiación ajena: Es aquella hecha por bancos e inversionistas u obtenida por medio de pagarés. Significa una deuda. También se considera financiación ajena al dinero que se debe a los trabajadores.
- Ingreso: Es el incremento en el patrimonio neto de la empresa realizado a través de su operación y no por aportación de los propietarios.
- Gasto: Es la disminución en el patrimonio neto de la empresa, cuando no implica la devolución de aportaciones.
- Balance de situación: El balance es un check point, o un momento para tomar una foto y conocer la situación del patrimonio de la empresa en un momento específico y saber cómo se ha financiado. Por lo general, se realiza junto con el cierre contable.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: A diferencia del balance, no mide un momento en específico, sino a lo largo de un periodo entre dos momentos. Éste recoge todos los ingresos y los gastos. Estas cuentas se suman al final de un período de tiempo (al menos una vez al año, pero probablemente también cada mes) para medir las ganancias o pérdidas totales de ese período. Al igual que con los elementos de activos y pasivos, los elementos de ingresos y gastos se registran en cuentas contables nominales de acuerdo con reglas establecidas.
- Estado de flujos de efectivo: Este estado analiza la procedencia de los cobros y en dónde se están haciendo los pagos. Los movimientos se analizan según los tipos de actividades económicas.
- Memoria: Es un documento que explica aclaraciones y detalles para comprender la situación de la empresa. Se divide en distintos puntos donde se anotan lo que se sabe de otros estados contables, como el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias. Como su nombre lo dice, ayudar a ampliar la información en las cuentas anuales donde se puede saber más de la la situación económica y financiera de la empresa.
- Cuentas anuales: Son un conjunto de documentos que sirven para reflejar la situación y evolución de la empresa. Para las personas ajenas a la organización, es una forma disponible de conocer la realidad de la empresa. Las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil.
- Consolidación contable: Es una operación con la cual se busca mostrar información contable referida a un grupo.
- Reservas: Son cifras que pertenecen a los fondos propios, proceden de beneficios no distribuidos o modificaciones contables y sus funciones pueden ser varias.
- Libro diario: Aquí se anotan las operaciones en orden cronológico. Es un libro contable obligatorio en el que normalmente se deben apuntar las operaciones por día, aunque se permite agruparla en periodos más amplios. Este libro pasa por un proceso de legalización en el Registro Mercantil para garantizar su autenticidad. Este libro registra de manera cronológica todos los ingresos y gastos de la empresa efectuados en un ejercicio contable. En él podrás ver los movimientos financieros, ayudando a detectar posibles desequilibrios y ajustar los presupuestos.
Importancia de los conceptos contables para los empresarios
Conocer estos conceptos básicos de contabilidad es fundamental para cualquier empresario. Permiten entender mejor la actividad económica de la empresa, los cambios en el patrimonio y la salud financiera general del negocio. También son cruciales para cumplir con el plan general de contabilidad y las obligaciones fiscales.
El conocimiento de términos de contabilidad como pasivos corrientes, ejercicios contables, y registros contables, ayuda a los empresarios a tomar decisiones informadas, gestionar mejor los gastos e ingresos, y mantener una visión clara de las operaciones económicas de la empresa.
Además, un buen entendimiento de los sistemas de registro contable y los documentos contables, como las cuentas anuales y la memoria, es esencial para la transparencia y la credibilidad ante terceros.
La Contabilidad Financiera y su relevancia en el mundo empresarial
Este estudio es un pilar fundamental en la gestión de las empresas y organizaciones, siendo la disciplina encargada de registrar, clasificar y resumir las transacciones económicas que realiza una entidad. A través de la contabilidad financiera, se generan informes que permiten conocer la situación económica y financiera de una empresa, brindando una visión clara sobre su rendimiento y salud financiera.
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Es una rama de la contabilidad cuyo propósito es recopilar, registrar y presentar la información económica de una empresa de manera sistemática y comprensible. Se rige por una serie de principios fundamentales, que garantizan la uniformidad, transparencia y objetividad de la información presentada. Se lleva a cabo a través de un proceso estructurado de registro y análisis de transacciones económicas.
El objetivo principal es proporcionar información útil y confiable sobre la situación económica y financiera de una empresa. Los reportes financieros son documentos clave que permiten a las empresas, inversionistas y entidades reguladoras conocer el desempeño económico de una organización.
La contabilidad financiera ofrece una amplia gama de oportunidades laborales. En resumen, la contabilidad financiera es una disciplina clave que no solo garantiza la transparencia y la claridad en la información económica de una empresa, sino que también facilita su crecimiento y estabilidad en el mercado.
Objetivos de la contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales.
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
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Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción.
Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada.
Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
Conceptos básicos de contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Quién puede llevar la contabilidad
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
Apóyate en la tecnología para llevar la contabilidad de tu empresa
El uso de herramientas tecnológicas en la contabilidad financiera es cada vez más esencial. Software como QuickBooks o Excel no solo simplifican el procesamiento de datos, sino que también mejoran la precisión, reducen el margen de error y permiten la automatización de tareas rutinarias.
Te invitamos a conocer al módulo de Contabilidad Electrónica del ERP Microsip, un software contable que realmente combina lo funcional con lo sencillo. Con el podrás cumplir al 100% con SAT, capturar pólizas con facilidad, estructurar el catálogo con absoluta libertad, realizar análisis de rentabilidad, manejar presupuestos, consolidar información contable por grupos de empresas, entre otras funciones.
Definición de contabilidad y sus ramas
La Contabilidad es una disciplina que se ocupa de estudiar y realizar mediciones sobre las finanzas y patrimonios de los individuos o las empresas para conocer el estado de las cuentas y así disponer mejor del dinero, planear inversiones, comprar, entre otras operaciones. Asimismo, se encarga de que las personas y los propietarios de las empresas cumplan en tiempo y forma con el pago de sus respectivos impuestos.
La Contabilidad es una disciplina antigua que en las culturas egipcia y romana se utilizaba para registrar el intercambio comercial llevado a cabo en aquella época. Desde entonces, ha acompañado a las personas dedicadas al comercio, quienes se vieron obligadas a llevar registros y controles de las operaciones de compra-venta que realizaban.
Por medio de la Contabilidad, los contadores -tal como se denomina a los profesionales que se dedican exclusivamente al desempeño de esta actividad1 se encargan de registrar, en documentos destinados para tal efecto, todas las actividades económicas que lleva a cabo una empresa, negocio o persona.
La Contabilidad se remonta desde tiempos antiguos, cuando el hombre se vio obligado a llevar registros y controles de sus propiedadesporque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado, por medio de diversos historiadores, que en épocas de las culturas egipcia o romana se empleaban técnicas contables derivadas del intercambio comercial.
La literatura contable data de 1494, año en el cual fue publicada la obra La Summa de Artitmetica, Geometría Proportioniet Proportio-nalita, del franciscano Fray Luca Paccioli, en la que se considera el concepto partida doble por primera vez.
Ramas de la contabilidad
Por ello se requiere llevar una Contabilidad que tiene diferentes ramas; la principal es la Contabilidad financiera, la cual se centra en la preparación de la información necesaria para la toma de decisiones mediante los reportes financieros conocidos como Balance General (o Estado de Situación Financiera) y Estado de Resultado Integral. Asimismo, la elaboración de los estados financieros debe realizarse conforme a las Normas de Información Financiera (NIF), cuyo propósito es tener una manera de interpretar y que contenga las mismas características para analizar.Existe también la llamada Contabilidad fiscal, requerida por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público mediante normas y leyes fiscales para la presentación de declaraciones y realizar el pago de impuestos.