Los sistemas integrados de gestión (SIG) están cobrando gran relevancia en las organizaciones que quieren alcanzar niveles de competencia mundial, para esto se debe promover el equilibrio emocional y cognitivo de la organización desde el liderazgo gerencial; una de las principales estrategias organizacionales para afrontar el tema de la excelencia en gestión administrativa, se puede tomar de las auditorias en sistemas integrados de gestión.
Las auditorias de primera parte, también llamadas auditorías internas, son un componente importante en la generación de estrategias de mejoramiento continuo en las organizaciones.
Esta investigación tiene como objeto principal disminuir los riesgos entre los auditores para la valoración (descripción cuantitativa de los hallazgos de auditorías) de las evidencias de auditorías y realizar una mejor validación de hallazgos de auditorías en los sistemas de gestión; unificando criterios objetivos para los resultados de las auditorias.
En la investigación desarrollada por Torres, se establece que un Sistema Integrado de Gestión (SIG), es un sistema que integra todos sus componentes organizacionales en un todo coherente para alcanzar los objetivos estratégicos, su misión, visión y sus metas propuestas. (Torres, Piedrahita, & Palacio, 2016)
Dentro de los sistemas de gestión existen requisitos en común, entre los cuales se menciona el de las auditorías de primera parte o auditorías internas.
Lea también: La ecuación contable explicada
Sin importar el tipo de sistema de gestión, en su mayoría la implementación de este tipo de sistemas está ligada a una norma cuya certificación está sujeta a una revisión por parte de un ente externo, comúnmente conocido como ente certificador.
Es importante resaltar que existen normas ISO que establecen metodológicamente la forma de realizar las auditorias de primera parte como es la ISO 19011:2018.
Definición de Hallazgo de Auditoría
Los hallazgos de auditoría son un producto generado durante la ejecución del proceso auditor que adelantan las entidades de fiscalización sobre la gestión de los sujetos auditados, que evidencian el alcance de la función fiscalizadora sobre la hacienda pública realizada a través de las auditorías.
Es [r]esultado de la comparación que se realiza entre una norma o meta a alcanzar y la situación actual revelada durante el examen a un área, actividad u operación.
Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. (Universidad de Buenos Aires, 2015, p.
Lea también: Entendiendo la contabilidad: sus componentes
Los hallazgos en la auditoría, (sic) se definen como asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión, (sic) deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa, (sic) su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información confiable y consistente, en relación con las aseveraciones efectuadas por la administración (Contraloría General del Estado del Ecuador, 2013, p.
El Manual de Auditoría Gubernamental -MACÜ-, (sic) considera que el hallazgo es el resultado de la comparación realizada entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un área, actividad u operación y, por lo tanto, el hallazgo comprende toda información que a juicio del auditor permita identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la entidad, programa o proyecto bajo examen y que merecen ser comunicados a los funcionarios y servidores facultados de la entidades (Fonseca-Luna, 2007, p.
Los hallazgos representan una situación o hecho juzgado a la luz de la comparación con los criterios técnicos o legales que regulan las situaciones, operaciones, procesos o actividad del órgano o ente objeto de estudio, y que los auditores han encontrado durante su evaluación y otras informaciones pertinentes, que a juicio de los auditores, identifiquen, suficientemente, la desviación que incide en forma negativa en la gestión del objeto evaluado (Contraloría General de la República de Venezuela, 2011, p.
Cualquier situación deficiente y relevante que se determine por medio de la aplicación de procedimientos de auditoría en el examen de las áreas críticas, que esté estructurado de acuerdo con sus atributos básicos (condición, criterio, efecto y causa) y que, de acuerdo con el criterio profesional del auditor, amerite ser comunicado a la Administración de la entidad objeto de auditoría (Contraloría General de la República de Costa Rica, 2006, p.
Información significativa acumulada sobre actividades u operaciones sujetas a examen que presentan deficiencias y posibilidades de mejoras importantes para la entidad u organismo auditado.
Lea también: Definición de Cuenta Contable
El hallazgo de auditoría acumula datos y evidencias sobre la condición, criterio, causa, efecto, opinión de la administración, opinión del auditor si se considera necesario, y recomendaciones (Contraloría General de la República Nicaragua, 2008, p.
El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición (situación detectada) con el criterio (deber ser), Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos (Contraloría General de la República de Colombia, 2012, p.
[A]quellas situaciones que revisten importancia relativa, para la actividad u operación objeto de examen del auditor, que requiere ser documentada y debidamente comprobada, que va a ser de utilidad para exponer o emitir criterio, en el respectivo documento o informe de auditoría (Araya-Navarro, 2015, p.
Elementos Clave de un Hallazgo de Auditoría
La mayoría de las normas técnicas que regulan los procesos de auditoría establece que los hallazgos de auditoría se integran por cuatro elementos: el criterio, la condición, la causa y el efecto.
La causa es la razón básica (o las razones) por la(s) que ocurrió la condición o también el motivo del incumplimiento del criterio.
Para identificar las causas, el auditor debe preguntarse el porqué de cada condición, hasta descubrir las razones que originaron la desviación.
Las causas más recurrentes de problemas detectados en la administración pública son: deficiencias en la comunicación entre dependencias y funcionarios [...], falta de conocimiento de requisitos, procedimientos o norma inadecuadas, inexistentes, obsoletas o poco prácticas, uso ineficiente de los recursos, debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema, falta de delegación de autoridad, falta de capacitación, falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo (Contraloría General de la República de Colombia, 2012, p.
El efecto es el resultado adverso, real o potencial de la condición encontrada, que provee la evidencia sobre la importancia del hallazgo y ayuda a demostrar la necesidad de adelantar acciones correctivas.
En lo posible, este debe definirse en términos cuantitativos, como moneda, tiempo, unidades de producción o números de transacciones.
Uso ineficiente de recursos, pérdida de ingresos potenciales, incremento de costos, incumplimiento de disposiciones generales, inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados), gastos indebidos, informes o registros pocos útiles, poco significativos o inexactos, control inadecuado de recursos o actividades, ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas (Contraloría General de la República de Colombia, 2012, p.
En esa medida, la verificación del cumplimiento de las etapas de validación de un hallazgo de auditoría permite dictaminar acerca de su calidad.
- Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio: consiste en establecer y reunir los hechos relativos al ente o asunto que se audita para responder el qué, el cómo, el dónde y el cuándo de su ocurrencia, así como compararlos con el criterio definido en la planeación y establecer la existencia de una deficiencia (error, omisión, irregularidad), documentando este paso en los papeles de trabajo.
- Verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia: consiste en establecer los motivos por los cuales se presenta la condición y no se cumple con el criterio; determinar los resultados adversos, reales o potenciales, que se derivan de la condición encontrada, y examinar la frecuencia con que la condición se presenta.
- Comunicar y trasladar al auditado la observación: una vez que se ha completado la estructuración de la observación, agotando las fases precedentes, es necesario comunicarla al auditado, con el fin de darle la oportunidad de ejercer la contradicción, mediante argumentación o aporte de soportes.
- Evaluar y validar la respuesta: cuando la respuesta del auditado satisface y desvirtúa la observación, esta se retira y debe dejarse constancia en los papeles de trabajo y en la ayuda de memoria de la mesa de trabajo de las razones técnicas y los soportes que justifican esa decisión.
- Cuando la respuesta del auditado no desvirtúa la observación, se establece como hallazgo y se determinan sus posibles incidencias.
- Trasladar o hacer entrega del hallazgo al competente: remitir el hallazgo con todos los soportes.
Redacción de Hallazgos de Auditorías ISO 9001: Elementos Clave
Las auditorias a los Sistemas de Gestion de Calidad (SGC) como son ISO 9001:2015 o IATF 16949:2016, tienen entre sus fines identificar areas de oportunidad y comunicarlas a los duenos de los procesos y demas involucrados para que estas se corrijan o mejoren.
Ya sea que se trate de una auditoria ISO 9001 interna o una auditoria IATF 16949 de certificacion, ambas deben hacer un diagnostico de la organizacion y documentar hallazgos correcta y claramente.
Al evaluar los procesos contra los criterios de auditoria ISO 9001:2015, el auditor del sistema de gestion de calidad identifica si estos se cumplen o no y determina los hallazgos de auditoria.
En este contexto, un hallazgo es una constatacion de hechos o evidencias recopiladas durante la auditoria que indica si un proceso, procedimiento o actividad cumple con los requisitos establecidos por la norma o si existen oportunidades de mejora.
Tipos de Hallazgos de Auditorías
Los hallazgos de auditorias se clasifican en tres categorias principales: observaciones, no conformidades y oportunidades de mejora.
- Observación: Durante la auditoria, se da cuenta que el personal no siempre utiliza guantes de proteccion al manipular ciertos productos quimicos. Esto no ha resultado en accidentes o incidentes hasta el momento. El auditor toma nota, y luego al constatar contra los requerimientos oficiales, no existe alguno que exija el uso de los guantes para el manejo de dicha sustancia. Este hallazgo queda en una observacion, para que se analice posteriormente si se necesitan o no. Es importante recalcar que al tener evidencia objetiva no se debe atenuar el hallazgo clasificando como observacion, se deberia declarar como no conformidad si es un requisito.
- No conformidad: En otra instancia, se encuentra que el proceso de calibracion de los equipos de medicion no se realiza segun la frecuencia establecida en los procedimientos de la empresa. Este hallazgo de falta de cumplimiento con el procedimiento es una no conformidad que debe ser corregida y el proceso de calibracion debe ajustarse para cumplir con los requisitos.
- Oportunidad de mejora: El auditor observa que el proceso de gestion de proveedores podria beneficiarse de una mayor comunicacion y seguimiento para asegurar la entrega oportuna de materiales. Si bien no hay un incumplimiento especifico, se identifica en este hallazgo una oportunidad de mejora para fortalecer el proceso de gestion de proveedores. De nuevo, al igual que una observacion, es importante recalcar que al tener evidencia objetiva no se debe atenuar el hallazgo clasificando como oportunidad de mejora, se deberia declarar como no conformidad si es un requisito.
¿Cómo se redacta un hallazgo en una auditoria?
Un hallazgo de auditoria ISO 9001:2015 debe estar bien fundamentado, esto es, sustentado contra la clausula o requerimiento correctos a la situacion evaluada. Deberan estar redactados de una manera clara y facil de entender. Lo mismo aplica para las auditorias de cualquier otro sistema de gestion como pueden ser los de auditoria IATF 16949, ISO 14001, ISO 45000, etc.
Para lograr lo anterior, es importante aplicar 3 elementos clave en la redaccion del hallazgo de auditoria:
- La declaracion del hallazgo
- La descripcion del requerimiento evaluado
- La descripcion de la evidencia
1. La Declaración del Hallazgo
Cuando se realiza una auditoria interna al sistema de gestion de calidad es de suma importancia que los hallazgos sean auto explicativos, claros y perfectamente sustentados de tal manera que cualquiera pueda comprenderlas sin ningun error en la interpretacion.
Una declaracion simple indicando cumplimiento o incumplimiento que simplemente mencione el tema o requisito en cuestion es de gran ayuda para este fin.
Algunos ejemplos de estas declaraciones de hallazgo en auditorias son:
- La organización no cumple con los requerimientos de “Revisión por la dirección”
- El proceso de compras no cumple con los requerimientos de selección de proveedores
- La organización cumple los requerimientos de la política de calidad
2. La Descripción del Requerimiento Evaluado
Otro elemento fundamental reaccion de los hallazgos en auditorias es el requerimiento aplicable.
Es muy importante que el requerimiento este bien fundamentando, que sea el requisito correcto y no en otro que por error se este aplicando.
Algunas veces se comete el error de levantar una no conformidad en base a requerimiento equivocado lo cual puede derivar en la anulacion de la no conformidad.
Esto para un auditor deja ver su falta de experiencia y buen juicio al sancionar las clausulas o cualquier otro requerimiento. Para el auditado crea confusion en cuanto a que se le esta sancionando.
Una recomendacion es describir literalmente el segmento del requerimiento que se esta evaluando y asegurarnos que el hallazgo esta claramente relacionado con la declaracion del hallazgo de auditoria.
Asi por ejemplo si una organizacion realiza cambios al producto o al proceso sin realizar un despliegue organizado, planificado y eficaz, cumpliendo los requerimientos de ISO 9001, el auditor podria levantar un hallazgo cuya declaracion y requerimiento pudiera ser el siguiente:
- Declaracion del hallazgo: La organizacion no cumple con los requerimientos de la planificacion de los cambios
- Descripcion del requerimiento: 6.3 Planeacion de los cambios. Cuando la organizacion determine la necesidad de cambios en el SGC, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada (vease 4.4).
Notese como existe una relacion directa y clara entre la declaracion del hallazgo y la descripcion del requerimiento. Esto permite un claro entendimiento y el hallazgo se vuelve auto-explicativo.
3. Descripción de la Evidencia
El tercer elemento clave en la redaccion de los hallazgos en las auditorias es la evidencia de cumplimiento o no cumplimiento en su caso.
La evidencia debe ser objetiva con datos que demuestran la existencia o verdad de lo que se esta declarando.
La evidencia puede estar fundamentada en datos obtenidos de la auditoria mediante la observacion del proceso, la revision de registros o declaraciones de hechos que puedan demostrar sin duda lo que se indica en la declaracion. Importante mencionar que las declaraciones de hechos por si solas no son suficiente evidencia por si solos a menos que se trate para verificar la comprension o la toma de conciencia de quien declara.
Si se declara por ejemplo que las personas en la organizacion conocen la politica de calidad, la evidencia pudiera ser lo que declaren las personas entrevistadas con respecto a lo que entienden de esta politica.
Completando la redaccion del hallazgo de auditoria
Cuando contamos con los 3 elementos clave para una redaccion de los hallazgos de las auditorias ISO 9001:2015. La redaccion es tan clara e indiscutible que permite un excelente entendimiento de que se esta declarando en el hallazgo.
Veamos algunos ejemplos:
Caso 1: Hallazgo de cumplimiento
- La declaracion del hallazgo: La organizacion cumple con los requisitos de documentacion de la competencia
- Descripcion del requerimiento: 7.2 La organizacion debe:…d) conservar la informacion documentada apropiada como evidencia de la competencia
- Descripcion de la evidencia: La revision de los requerimientos de competencia de 5 puestos de trabajo revisados: operador general, operador lider, supervisor de calidad, supervisor de almacen y montacarguista revisados contaban todos con las evaluaciones y los certificados de competencia para el puesto
Caso 2: Hallazgo de no cumplimiento
- La declaracion del hallazgo: La organizacion no cumple con los requisitos de control de las salidas no conformes
- Descripcion del requerimiento: 8.7 Control de las salidas no conformes. 8.7.1 La organizacion debe asegurarse de que las salidas que no sean conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada
- Descripcion de la evidencia: En el area de produccion de ensamble final se encontraron 2 cajas de producto terminado AXW defectuoso que fueron segregadas, pero no contaban con identificacion que indicara el estatus de material no conforme.
Como puede observar en ambos casos la declaracion del hallazgo es completamente clara sin dejar lugar a dudas. Esto es muy apreciado por las personas que son informadas para interpretar o darle seguimiento a un hallazgo de auditoria ISO 9001:2015
Hoja de Hallazgos de Auditorías
Es un documento que registra los resultados de la auditoria y resume los hallazgos identificados durante el proceso de auditoria.