En ocasiones, la auditoría interna es vista como una actividad incómoda que se tiene que realizar para mantener un certificado; pero la realidad es que esta puede ser una oportunidad para revisar con profundidad procesos y procedimientos que, generalmente, por cuestión de tiempo, no se alcanzan a ver en una auditoría externa o en la operación diaria.
Estructura del Departamento de Auditoría Interna
La estructura del departamento de auditoría interna depende de muchos factores, principalmente del tamaño de la organización. Su objetivo es monitorear todas las áreas y procesos internos para detectar aquellos factores que puedan poner en riesgo a la organización o impidan el desarrollo de sus metas. También sirve para vigilar el cumplimiento de los controles y reglamentos internos de una compañía.
La posición de este departamento debe ser relevante, es decir, encontrarse en los primeros niveles de la organización; esto es para tener una mayor relevancia y credibilidad. Se trata de un área independiente que jerárquicamente se ubica debajo de la dirección general, aunque su estructura y dimensiones dependen de muchos factores, por ejemplo: tamaño de la organización, relación costo-beneficio y errores recurrentes.
Puestos y Funciones
Estos son algunos de los puestos que pueden conformar el órgano de auditoría interna u oficina de auditoría interna:
- Director de auditoría: Su función es coordinar el equipo de trabajo del órgano de auditoría interna. Lleva a cabo tareas de planeación y se comunica con directivos de otras áreas.
- Gerente de auditoría: Se encarga de revisar los planes de auditoría y asiste al director en el desempeño de sus funciones. Está facultado para tomar decisiones en caso de no contar con la presencia del director.
- Supervisor de auditoría: Se dedica a vigilar el curso y cumplimiento de la auditoría y lo reporta al gerente o director general.
- Encargado de auditoría: Lleva a cabo la planeación y ejecución de la auditoría. Es el líder del grupo de auditores.
- Auditor auxiliar: Asiste al encargado de auditoría en la ejecución de esta. Se encarga de aspectos técnicos y administrativos del proceso de auditoría.
Programa de Trabajo
En este documento se planifican las actividades del departamento de auditoría interna, generalmente en el plazo de un año. Incluye los siguientes aspectos:
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- Prioridades e intervenciones: de acuerdo con los resultados de la última auditoría, se prioriza la atención de las áreas que presentaron deficiencias o problemas. También son prioritarias las áreas y puestos de reciente creación.
- Requerimientos de las distintas áreas: antes de llevar a cabo la auditoría se informa a las áreas los aspectos que se deben evaluar para que implementen los cambios pertinentes.
- Coordinación con auditores externos y de gobierno.
- Volumen de incidencias, soluciones y seguimientos.
El programa de trabajo debe estar abierto a las sugerencias de la dirección, la administración general, gerentes y supervisores de otras áreas de la empresa.
Programa de Auditoría
Este documento es necesario para conocer los pasos a seguir y procedimientos del auditor. Debe incluir un índice detallado que facilite la consulta de la metodología, resultados y cédulas. También se pueden colocar pestañas o separadores en cada sección de la carpeta que contiene el documento.
Otra parte importante del programa de auditoría es el catálogo de marcas, donde se hace una lista de los símbolos que se usan para señalar el tipo de revisión o prueba que se ha llevado a cabo. Son un recurso para agilizar el trabajo y facilitar la supervisión del auditor.
Cada símbolo expresa una de las siguientes categorías:
- Revisión finalizada
- Revisión pendiente
- Prueba satisfactoria
- Prueba no satisfactoria
- Cálculo incorrecto
- Cálculo correcto
- Inspección física
El contenido del programa de auditoría depende del tipo de institución o empresa que se va a auditar.
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Pasos Clave en una Auditoría Interna
- Planificación: Partes interesadas y aprobado por la alta dirección, el planteamiento de un calendario de auditorías. Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla.
- Planificación del Proceso: Una cosa es planificar el programa de la auditoría y otra la planificación del proceso.
- Verificación del Plan: Una vez que se conforma el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, se verifique la eficacia del plan de la auditoría propuesta.
- Informes: La auditoría no está completa hasta que no se generen los informes. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna.
- Seguimiento de las Mejoras: Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa.
Como vimos, la estructura del departamento de auditoría interna se caracteriza por tener un alto rango en el organigrama para tener mayor credibilidad y respeto por parte de las demás áreas de la organización. Tiene como finalidad mantener altos los estándares de la empresa o institución para cumplir los objetivos emitidos por la dirección general.
Las funciones del personal de auditoría interna incluyen la revisión de políticas y procedimientos, ordenamientos legales, información financiera, normatividad interna, uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de metas. Su estructura interna puede variar de acuerdo al tamaño de la organización o empresa.
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