En contabilidad, las cuentas de activo, pasivo y capital son consideradas los pilares más importantes de una empresa. Al entender los conceptos de activo, pasivo y capital, podrás mejorar en tus balances. A fin de obtener datos confiables de una empresa, es imprescindible realizar una clasificación adecuada de las cuentas. Además de la clasificación, también está la lista de cuentas de activo, pasivo y capital, que reflejan con mayor detalle la salud de tus finanzas.
Activos, Pasivos y Capital: Los Pilares de la Contabilidad
El cálculo básico sería la suma de tu capital más el pasivo, daría como resultado el activo. Tus activos deben tener el mismo valor que la suma del pasivo con el patrimonio neto. Para calcular el capital disponible, se debe descontar el activo con el pasivo.
Definición de Activo
En términos sencillos, un activo es un recurso capaz de generar ingresos. El término se refiere a todo tipo de bienes, tanto materiales como inmateriales. Los activos son parte esencial de toda empresa, ya que de ellos depende su estabilidad financiera.
Para clasificar los activos se utilizan diferentes atributos. Aquí también es necesario mencionar una de sus principales características: la presencia del valor inicial que se refleja en el balance de la empresa.
Tipos de Activos
- Corrientes: son los activos que sirven para obtener ganancias inmediatas y cuyo plazo se extienda por unos cuantos meses.
- No corrientes: estos activos están relacionados con los bienes que no se pueden vender y se espera que permanezcan en la empresa por varios años.
- Tangibles: son las pertenencias físicas que se pueden sentir o visualizar, según su naturaleza.
- Intangibles: son las posesiones que no tienen forma alguna y funcionan más como conceptos.
Definición de Pasivo
El pasivo se refiere a los gastos de la empresa destinados a la formación de activos, así como a las obligaciones de una entidad empresarial frente a las contrapartes que actúan como acreedores. La salida del dinero es un hecho inevitable que debes saber gestionar para cumplir con los plazos. Sin importar el plazo de cada cuenta de pasivo, es importante que puedas cumplir con los pagos.
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Tipos de Pasivos
Los pasivos se organizan de acuerdo a sus tiempos de vencimiento o por su tipo de obligación. La clasificación de los pasivos se basa en dos criterios básicos. La primera es la naturaleza de la formación. Según este parámetro, los pasivos se dividen en las siguientes categorías:
- Patrimonio y reservas: Se trata de capital fundacional, fondos de acumulación, ganancias retenidas y otras fuentes similares de formación de activos.
- Pasivo de una empresa: Se dividen en dos grupos más: pasivos a corto plazo que vencen en un año y pasivos a largo plazo con un periodo de cierre de más de 12 meses. Ejemplos de pasivos financieros de una organización son los atrasos de préstamos, los pagos de impuestos diferidos, las deudas con las contrapartes, etc.
- Imaginario: Similar al activo, registrado en el balance, pero ya cerrado o que no requiere reembolso.
- Escondido: Deudas que existen, pero que, por la razón que sea, no figuran en el balance. Normalmente se contabiliza en el siguiente periodo contable.
- Actual: Un tipo de pasivo común que existe realmente y se muestra en el balance.
Responsabilidad Civil: Una Obligación Empresarial
La responsabilidad civil para negocios (Liability como se conoce en inglés), es una obligación que tiene una empresa con sus proveedores o sus clientes y suelen ser de naturaleza monetaria. Sin embargo, también pueden consistir en un pago en especie.
¿Cómo surgen las responsabilidades civiles?
Las responsabilidades civiles siempre surgen cuando un deudor aún no ha proporcionado la compensación acordada por un servicio prestado por un acreedor que el deudor ya ha recibido. Por lo tanto, las responsabilidades civiles también se denominan «deudas», aunque no indican necesariamente que la empresa tenga alguna deuda, ya sea por sobre endeudamiento o de otro modo.
Hay tres condiciones necesarias para que surjan las responsabilidades civiles:
- Un proveedor, también conocido como acreedor, ya ha prestado un servicio acordado.
- Se ha acordado que la empresa compensará al acreedor por el servicio prestado. Esto suele adoptar la forma de un pago monetario.
- La compensación acordada sigue pendiente. Si la empresa aún no ha cumplido su obligación de compensar, se considera deudora.
En consecuencia, no surgen responsabilidades civiles si la empresa paga la compensación al mismo tiempo que el acreedor o inmediatamente después de que este haya prestado sus servicios o suministrado sus bienes.
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Para asegurarte de que las responsabilidades civiles pueden diferenciarse del riesgo empresarial cotidiano, debes comprobar si se dan las tres características siguientes cuando surgen:
- La compensación que respalda la responsabilidad civil debe ser exigible. En la práctica, esto significa que los acreedores pueden hacer valer su derecho a la compensación ante un tribunal.
- Su cumplimiento debe dar lugar a una reducción de activos, también conocida como «gravamen». Esto significa que cualquier gasto futuro en que se incurra para cumplir la obligación se considera deducible.
- La compensación debe ser cuantificable. Esto se aplica tanto al importe como a la fecha de vencimiento.
¿Dónde encontrar las responsabilidades civiles en el balance?
La situación financiera de una empresa puede esbozarse en un informe financiero en cualquier momento. Este informe también se denomina «balance». Un balance siempre tiene dos lados: el activo y el pasivo.
Los activos de la empresa figuran en el lado de los activos. Aquí se incluyen todos los activos utilizados por la empresa para llevar a cabo sus actividades. Los fondos propios de la empresa se sitúan en el pasivo del balance. Incluye todos los fondos propios, desde el capital social y los beneficios no distribuidos hasta las aportaciones de los accionistas. Además de los fondos propios, la deuda también pertenece al pasivo del balance.
Es importante que ambos lados del balance estén equilibrados. Además, el activo debe corresponderse con el capital.
Ejemplos Cotidianos de Responsabilidades Civiles
Una empresa pueden encontrarse con diferentes responsabilidades civiles en el transcurso de sus operaciones cotidianas. Por ejemplo, supongamos que diriges una agencia de marketing registrada legalmente como sociedad comanditaria simple:
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- Responsabilidades civiles que pueden derivarse de las entregas y los servicios prestados a la empresa: tu impresora multifuncional, escáner y fotocopiadora necesitan tóner nuevo. Haces un pedido del tóner a tu proveedor. Sin embargo, no pagas de inmediato la factura correspondiente. Esto da lugar a una responsabilidad civil.
- Responsabilidades civiles derivados de un préstamo: tu equipo multifuncional se estropea y no se puede reparar. Compras uno nuevo y financias su adquisición con un préstamo bancario. El préstamo, también llamado «crédito», tiene una duración de cinco años. Esto da lugar a responsabilidades civiles con tu entidad de crédito.
- Responsabilidades civiles derivados de pagos parciales: al principio, solo has realizado un pago inicial por el nuevo dispositivo. Según la factura, estás esperando hasta la fecha de vencimiento para pagar el importe total de la compra, posiblemente por razones de liquidez.
- Responsabilidades civiles derivadas del pago de impuestos pendientes: todavía no has pagado el impuesto sobre el valor añadido (IVA) de tu agencia de marketing, que debe abonarse periódicamente a la oficina fiscal que corresponda.
- Responsabilidades civiles derivadas de la participación en tu empresa: solo tienes socios limitados en tu agencia de marketing y aún les debes una parte de los beneficios del año pasado. Esto da lugar a responsabilidades civiles con estos socios. Las responsabilidades civiles también pueden surgir cuando emites bonos como empresa. Incurres en responsabilidades con quienes compran los bonos.
Responsabilidades Civiles a Corto y Largo Plazo
Existe una clara distinción entre las responsabilidades civiles a corto plazo y las responsabilidades civiles a largo plazo.
Algunos ejemplos de responsabilidades civiles a corto plazo son:
- Descubiertos: son préstamos con un límite de crédito acordado que el banco concede a la empresa para una cuenta corriente. La cuenta puede estar en descubierto hasta el límite acordado.
- Entregas y servicios: las responsabilidades civiles derivadas de entregas y servicios prestados a la empresa también se consideran a corto plazo.
- Pagos parciales: también son responsabilidades civiles a corto plazo.
- Impuestos y cotizaciones sociales: también se consideran deudas a corto plazo.
Ejemplos de deudas a largo plazo:
- Bonos (títulos de deuda con un tipo de interés fijo): son deudas a largo plazo.
- Préstamos (créditos con un plazo de al menos un año): los préstamos también entran en esta categoría.
Acreedores vs. Deudores
La parte que entrega algo se denomina «acreedor». Los acreedores ponen sus servicios a disposición de los deudores en forma de bienes, dinero o tiempo de trabajo. Los deudores deben a los acreedores la compensación acordada por sus servicios.
Estos términos se utilizan sobre todo cuando se habla de «compras a plazo». Este término se refiere a las compras con una fecha de pago o un periodo de pago. En el momento en que la fecha de la factura y la fecha de pago difieren, el concepto de acreedores y deudores cobra relevancia: si una empresa no paga inmediatamente una factura por una entrega, se crea la llamada «partida abierta». En ese momento, la empresa debe la factura pendiente a su proveedor. En consecuencia, la empresa se convierte en deudora. Desde un punto de vista contable, esta operación también puede describirse del siguiente modo: el proveedor concede a la empresa un crédito de proveedor. Por este motivo, a los proveedores también se les denomina «acreedores».
Flujo de Bienes y Facturas
El término «responsabilidad civil» y su contraparte, «cuentas por cobrar», pueden describir el flujo de bienes y facturas en el balance de una empresa.
Estos aparecen de la siguiente manera:
Proveedor → Bienes/Factura → Empresa → Bienes/Factura → Clientes
Acreedor → Responsabilidad civil → Empresa → Cuentas por cobrar → Deudor
En este organigrama, la responsabilidad civil representa:
- Lo que la empresa debe a otras partes: son las responsabilidades civiles derivadas de las deudas comerciales que la empresa debe a sus proveedores.
- Lo que otras partes deben a la empresa: son los créditos pendientes de cobro por entregas y servicios que los clientes deben a la empresa. Por lo tanto, las cuentas por cobrar son el equivalente de las responsabilidades civiles; las cuentas por cobrar se refieren a las reclamaciones legales de pagos, bienes o servicios que una empresa reclama a un deudor.
Responsabilidades Civiles vs. Provisiones
Las responsabilidades civiles difieren de las provisiones en que la fecha o el periodo de pago de una responsabilidad civil, así como su importe, son conocidos. Las provisiones, en cambio, se generan para pérdidas o gastos futuros que siguen siendo inciertos en el momento de redactar las cuentas. Las provisiones no son reservas.
Ejemplo de Provisiones
Supongamos que el responsable de una agencia contrata a todo un equipo y ofrece a cada uno de sus miembros un plan de pensiones. En consecuencia, el responsable de la agencia debe crear una provisión para pasivos inciertos. Esto incluye también las provisiones para las pensiones de sus empleados. Al preparar las cuentas, el responsable de la agencia no puede cuantificar el importe del pago ni determinar su fecha de vencimiento. Por lo tanto, las provisiones se valoran de acuerdo con principios actuariales.
Pasivos Laborales
Los pasivos laborales, de manera simplificada, son las deudas que se generan a partir de la contratación de un trabajador. Es decir, los beneficios laborales que este nuevo colaborador debe recibir por ley por parte de tu empresa.Algunos ejemplos son:
- Las prestaciones de jubilación que son complementarias a los del sistema de seguridad social (IMSS o ISSSTE).
- La Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU), que es que las empresas deben distribuir entre sus empleados el 10% de las utilidades netas obtenidas durante el año fiscal.
- Prima de antigüedad: Es un pago que se realiza a los trabajadores que se separan voluntariamente de su empleo después de haber cumplido, al menos, quince años de servicio.
- Vacaciones devengadas no pagadas: Se trata de cuando un trabajador ha devengado (se ha ganado paulatinamente) sus vacaciones, pero no alcanza a disfrutar de ellas por el cese de actividades antes de su primer año de contrato laboral.
Ejemplos Adicionales de Pasivos en Contabilidad
- Salarios a pagar: es el monto total de ingresos acumulados que los empleados han ganado pero que aún no han recibido.
- Intereses a pagar: Las empresas suelen utilizar el crédito para comprar bienes y servicios.
- Ingresos no devengados: se trata de la obligación de una empresa de entregar bienes o servicios en una fecha futura después de haber recibido el pago por adelantado.
- Pasivos de operaciones discontinuadas: este es un pasivo único. Las empresas deben contabilizar el impacto financiero de una operación, división o entidad que actualmente se encuentra en venta o que se vendió recientemente.
- Acreedores hipotecarios o cuentas por pagar: los contratos que tienen como garantía bienes inmuebles.
- El pasivo diferido, son todos las partidas cobradas por anticipado por la entidad, que tienen como contraprestación una obligación de la entrega de un servicio o mercancía.
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