La planeación de una auditoría consiste en establecer la estrategia general de auditoría para el trabajo y desarrollar un plan de auditoría.
La estrategia se entiende como el conjunto de acciones aplicadas en un contexto definido para lograr unos objetivos. El contexto a aplicar en la auditoría es desarrollado bajo Normas de Aseguramiento de la Información.
Robert N. Anthony (2018), afirma que "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cuál de ellas es la mejor".
Para la auditoría la planificación toma un papel relevante puesto que con esta herramienta se puede profundizar y tecnificar los procedimientos, identificar la disponibilidad y el alcance de cada uno, la creación de un plan estratégico que permitirá identificar los riesgos de la auditoría.
La planificación del proceso de auditoría es un aspecto que se profundiza y tecnifica para lograr que se llegue a un planeamiento estratégico, en donde se identifique los riesgos de auditoría, constituyéndose en uno de los mayores aportes en el nuevo enfoque de la auditoría.
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La planificación estratégica, como un primer paso en la auditoría, es fundamental para orientar coordinadamente todos los esfuerzos de auditoría, evitar dispersiones de trabajo, trasmitir a todo el equipo de trabajo las ideas del personal más experimentado, preveer situaciones que no menoscaben la eficiencia del examen, y anticipar dificultades que puedan afectar la conclusión e informe del auditor.
La planeación involucra establecer la estrategia general y desarrollar el plan de trabajo para la auditoria, lo que le permite al auditor organizar y administrar de manera apropiada el trabajo de auditoria garantizando un trabajo eficiente y efectivo. De la misma manera le permite seleccionar un equipo de trabajo competente y con las capacidades necesarias para el desarrollo del trabajo.
La naturaleza y el alcance de las actividades de planeación varían dependiendo del tamaño y la complejidad de la entidad, la experiencia previa de los miembros clave del equipo de trabajo con la entidad, y los cambios en las circunstancias que ocurran durante el trabajo de auditoría.
La planeación es un proceso continuo y repetitivo que normalmente comienza poco después de completarse la auditoría anterior (o en conexión con su conclusión) y continúa hasta completarse el trabajo de auditoría actual. Sin embargo, la planeación incluye la consideración de la oportunidad de ciertas actividades y procedimientos de auditoría que tienen que completarse antes de efectuarse los procedimientos de auditoría adicionales.
Para los trabajos de auditoría continuos, dichos procedimientos iniciales normalmente ocurren poco después de completarse la auditoría previa.
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El hecho de efectuar los procedimientos iniciales tanto de continuidad del cliente como de evaluación de los requisitos éticos relevantes (incluyendo la independencia) al comienzo del trabajo de auditoría actual significa que estos se completan antes de efectuar otras actividades significativas para el trabajo de auditoría actual.
En los trabajos de auditoría de estados financieros, es conveniente que el contador público se entreviste con los funcionarios del cliente las veces que el considere necesario en las diferentes etapas del proceso. Ello con la finalidad de obtener toda la información que el propio contador considere oportuna y necesaria, a fin de poder planear adecuadamente su trabajo a desarrollar en las diferentes etapas de la auditoría, y de esta forma, cumplir adecuadamente con un servicio profesional independiente, para el cual ha sido contratado.
Por lo que hace a toda la información que se necesita recopilar para planear una auditoría de estados financieros, se puede obtener de diferentes maneras. Por principio, la naturaleza de la empresa y sus condiciones particulares.
Dada la importancia que tiene la etapa preliminar de la auditoría de los estados financieros y su planeación, es en este periodo cuando es necesario que el auditor aplique toda su habilidad y experiencia a fin de obtener toda la información que él necesita.
La planificación comienza por una evaluación de los problemas y/o resistencias que se hayan podido encontrar en la toma de contacto con la Empresa a auditar. Es importante esta reflexión para identificar aquellas áreas problemáticas a las que probablemente haya que dedicar más tiempo y recursos.
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El primer resultado de esta fase es la enunciación de los objetivos y alcance de la auditoría, que será presentado en un documento formal denominado Plan de Auditoría.
El objetivo del planeamiento es el determinar la oportunidad de la realización del trabajo y la cantidad de profesionales para llevar a cabo los procedimientos de auditoría.
Toda planeación debe estar bien documentada e incluir el Programa de Auditoría. Este consiste en la descripción de los procedimientos de auditoría a seguir en el desarrollo de la misma para lograr los objetivos del examen. Aunque el programa de auditoría se desarrolle de manera tan experta como sea posible durante la etapa preliminar de la planeación, puede ser necesario modificar los procedimientos según se adquiere información adicional durante el transcurso del trabajo.
El sistema de información de la entidad auditada y los controles internos contables tienen una importante repercusión sobre el diseño del programa de auditoría. El auditor debe evitar la inclinación a seguir un procedimiento tan sólo porque aparece en un programa generalizado. Dichos programas se utilizan sólo como guías, el auditor debe asegurarse que no ha pasado por alto algún procedimiento importante de revisión. Bien sea mediante la adaptación del programa general o preparando un programa a la medida, el auditor debe estar seguro de que se cumplan las necesidades de cada trabajo.
La oportuna designación del auditor contribuye a la planeación adecuada. En efecto, la planeación exige que el auditor lleve a cabo ciertos procedimientos en su debida oportunidad, en especial contar con una exploración preliminar a tiempo y con una ilustración clara y precisa que permita coordinar las actividades a desarrollar para cumplir el programa de la auditoría en cuestión.
El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se debe seguir en la auditoría a acometer. Los programas de trabajo pueden variar en forma y con-tenido dependiendo de la naturaleza del trabajo.
El auditor interno al planear la Auditoría Interna debe obtener una comprensión de la importancia y complejidad de las actividades del sistema de información automatizado establecido y la disponibilidad de datos para su uso.
La planificación de cada auditoría se divide en dos fases o momentos distintos, denominados planificación preliminar y planificación específica. En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e información obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinación de los procedimientos específicos a aplicarse por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases. Las etapas mencionadas, suponen la realización de un trabajo de auditoría recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el análisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el último examen. En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado y por lo tanto, la etapa de planificación demandará un esfuerzo de auditoría adicional. Cuando se trate de exámenes a entidades o actividades relativamente pequeñas, donde no amerite presentar por separado la planificación preliminar y la específica, el Director de la Auditoría al emitir la orden de trabajo instruirá a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificación sea único.
Para la planeación de la auditoria, el auditor debe tener en cuenta la entidad y su entorno. La auditoría se debe realizar por personal que tenga un entrenamiento técnico adecuado y experiencia en auditoría. Es recomendable trabajar con un equipo multidisciplinario de acuerdo con las necesidades del cliente, el tipo de auditoría, y en lo posible, con experiencia en la industria. Ejemplos: Contadores, Abogados, Ingenieros de Sistemas, Ingenieros Industriales, Especialistas en Impuestos, Especialistas en temas de la Industria.
En la planeación de la auditoría es vital lograr un entendimiento integral del negocio, del ambiente de la industria y externo, que facilite la identificación de riesgos. El número de riesgos significativos identificados es directamente proporcional al grado de entendimiento del negocio, su ambiente externo y de la industria. A mayor entendimiento, mayor es la probabilidad de identificar riesgos significativos. Los riesgos significativos son aquellos con una alta probabilidad de ocurrencia y un impacto significativo en los estados financieros.
Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla.
Una cosa es planificar el programa de la auditoría y otra la planificación del proceso.
Una vez que se conforma el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, se verifique la eficacia del plan de la auditoría propuesta.
La auditoría no está completa hasta que no se generen los informes. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna.
Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa.
Tipos de Auditoría y Etapas del Proceso de Auditoría
La auditoría gubernamental es una actividad profesional multidisciplinaria ejercida por órganos fiscalizadores respecto al objeto auditado y está sujeta al cumplimiento de principios elementales comunes. Ésta se clasifica en tres tipos: financiera, de cumplimiento y de desempeño. Al respecto, el proceso de auditoría comprende las etapas de: planeación, ejecución, informe y seguimiento.
Etapa de Planeación
La etapa de planeación de una auditoría consiste en establecer una estrategia global a seguir durante la misma, que permita determinar los rubros sujetos a revisar, así como el objetivo, los procedimientos y su alcance.
En esta etapa de la auditoría se diseña una estrategia global que permite al equipo auditor maximizar los recursos humanos disponibles, estableciendo la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar, asimismo, se identifican las áreas de mayor riesgo que son susceptibles de revisar y se determina el objetivo de la auditoría.
Es importante destacar que, aunque durante la etapa de planeación se define el objetivo, el alcance, y el enfoque de la auditoría e implica establecer el programa de actividades, los procedimientos, la temporalidad en que se desarrollará la auditoría y los auditores designados para llevarla a cabo; esta etapa debe ser flexible a efecto de realizar ajustes en caso de ser necesario.
Asimismo, se resalta que la ejecución exitosa de una auditoría depende de una adecuada planeación, la cual permitirá coordinar al equipo auditor, evitar el desperdicio de tiempo y aplicar los procedimientos oportunamente.
El Memorándum de Auditoría
El Memorándum de Auditoría, también conocido como memo, es un documento que sirve para informar brevemente al personal de una empresa, institución pública, privada u oficina de gobierno, los asuntos de índole administrativo con respecto a la revisión que se realizará. Generalmente es un escrito que se elabora de forma impresa y en tamaño media carta, aunque puede hacerse también en carta completa, éste no tiene un formato prestablecido pero puede llevar membretada la leyenda memorándum, sin que esto sea obligatorio. Se utiliza para dar a conocer información importante al personal, como pueden ser indicaciones, avisos, recomendaciones, o cualquier otro que la empresa considere importante comunicar sobre el proceso de auditoría.
El contenido de un Memorándum de Auditoria puede variar según el tipo de empresa, el objetivo de la misma y el alcance que se desea obtener en ésta.
- Nombre(s) o departamentos de a quien se dirige.
- Fecha.
- Asunto redactado de forma breve que incluya: áreas a auditar, periodo que incluye la revisión (fecha de los Estados Financieros que serán revisados), identificar los compromisos de las partes involucradas en el trabajo (firma auditora y departamento auditado), lo cual significa establecer pactos y acuerdos de apoyo para realizar el trabajo, establecer un objetivo general y objetivos específicos, los cuales sirven como premisas para conocer qué se pretende alcanzar con dicho proceso.
- Se establecen las áreas, documentos y partes a las cuales la firma auditora tendrá acceso dentro de la entidad.
- Establecer una fecha de inicio y presentación de los resultados del trabajo que se realizará.
- Nombre(s) o departamentos remitente(s).
En ocasiones, la auditoría interna es visto como una actividad incómoda que se tiene que realizar para mantener un certificado; pero la realidad es que esta puede ser una oportunidad para revisar con profundidad procesos y procedimientos que, generalmente, por cuestión de tiempo, no se alcanzan a ver en una auditoría externa o en la operación diaria.
La consideración de los requisitos de continuidad del cliente y requisitos éticos relevantes, incluyendo la independencia, ocurre a través de todo el trabajo de auditoría a medida que ocurren situaciones y cambios en las circunstancias.
Se puede limitar el alcance del proceso de auditoría por razones tales como limitante de recursos, cercanía a otros procesos o imposibilidad de tomar contacto real en un momento crítico de una determinada área.
Los organismos auditores pueden llevar a cabo auditorías u otros trabajos sobre cualquier asunto relevante que se vincule con las responsabilidades de quienes administran los recursos públicos. Estos trabajos pueden incluir la elaboración de informes sobre los resultados cuantitativos, cualitativos y las consecuencias que se derivan de las actividades de prestación de servicios, informes de sostenibilidad, requerimientos de recursos futuros, apego a las normas de control interno, auditorías en tiempo real de proyectos u otros asuntos de los entes públicos. Los organismos auditores también pueden realizar auditorías combinadas, incorporando aspectos financieros, de desempeño y/o de cumplimiento.
Elaboración del borrador del informe técnico de auditoría para confrontarlo con los auditados, elaboración del informe técnico final, elaboración del informe ejecutivo, organización de papeles de trabajo para su entrega.
partes interesadas y aprobado por la alta dirección.