La contabilidad es un sistema de información que permite conocer la realidad económico-financiera y patrimonial de una empresa. A través del análisis de los estados contables de una compañía, podemos conocer, entre otros aspectos, su rentabilidad, su solvencia o la composición de su patrimonio. La contabilidad es el instrumento o sistema de control y registro de gastos e ingresos y el resto de operaciones económicas de una empresa y que permite disponer de toda la información relativa a las finanzas de una organización.
El patrimonio empresarial está compuesto por los bienes, derechos y obligaciones del empresario (persona natural o jurídica). El patrimonio se puede valorar en términos monetarios y no es algo estático, sino que cambia continuamente. El patrimonio neto es la parte del patrimonio que pertenece a la unidad económica.
Saber qué significa cargar y abonar es crucial a la hora de conocer el funcionamiento de la contabilidad de una empresa, ya que son dos conceptos muy utilizados en el día a día de las finanzas.
El Balance de Situación: Representación del Patrimonio
Contablemente, la representación gráfica del patrimonio se realiza mediante el balance (o balance de situación). En él se encuentra, en su lado izquierdo, el activo (por lo general, bienes y derechos de la empresa), y, en el lado derecho, el pasivo (obligaciones con terceros) y el patrimonio neto (parte residual de los activos de la empresa una vez liquidados todos sus pasivos).
El principio fundamental de la contabilidad es que, en todo caso, el activo sea igual al pasivo más el patrimonio neto. Por tanto, si el activo de una empresa tiene un valor de 100 y su pasivo es de 50, necesariamente, el patrimonio neto debe ser 50.
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El Activo: Estructura Económica e Inversiones
El activo representa la estructura económica de la empresa, o, si se quiere, sus inversiones. El activo se define legalmente como el conjunto de bienes, derechos u otros recursos controlados económicamente por la empresa, procedente de sucesos pasados, de los que la empresa espera obtener rendimientos económicos en el futuro (art. 36 a) CCom).
El sistema elegido por el legislador español para la ordenación del activo obedece a un criterio de liquidez. En la parte inferior del activo del balance se encuentran los activos con mayor liquidez, esto es, aquellos que la empresa espera vender, consumir o realizar en el transcurso de su ciclo normal de explotación, que, con carácter general, no excederá un año. Esta parte del activo, conocida como activo corriente o circulante, integra, entre otros bienes y derechos, la tesorería de la empresa, las existencias, las cuentas a cobrar de clientes u otros deudores, acciones en empresas que pretenden enajenarse en un plazo inferior a un año, así como activos no corrientes (esto es, a largo plazo) mantenidos para la venta.
Todos los activos que no encajen en la definición de activo corriente o circulante (normalmente, por tener una duración en la empresa superior a un año) tendrán la consideración de activo no corriente, activo fijo o inmovilizado. Estos activos, que tendrán menor liquidez, aparecerán en la parte superior del balance, e incluirán, entre otros bienes y derechos, los edificios o construcciones, los terrenos y bienes naturales, la maquinaria y elementos de transporte que pudiera tener la empresa, así como patentes, marcas y acciones que, por ejemplo, pudiera tener la empresa en otras compañías.
El Pasivo y el Patrimonio Neto: Estructura Financiera y Fuentes de Financiación
El pasivo y el patrimonio neto representan la estructura financiera de la empresa o, si se quiere, los recursos (propios, en el caso del patrimonio neto, o ajenos, en el caso del pasivo) que utiliza la empresa para financiar sus inversiones. Por este motivo, el activo o, si se quiere, las inversiones de una empresa deben ser igual, en todo caso, a la suma de sus fuentes de financiación (esto es, pasivo y patrimonio neto).
El pasivo se define legalmente como el conjunto de obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, cuya extinción es probable que suponga una disminución de recursos que puedan producir beneficios económicos a la empresa (art. 36 b) CCom). Por su parte, el patrimonio neto constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos.
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El sistema elegido para la ordenación de la estructura financiera del balance (esto es, el pasivo y el patrimonio neto) obedece a un criterio de exigibilidad. En la parte superior de la estructura financiera del balance se encuentra el patrimonio neto, compuesto por los fondos propios (esto es, capital, reservas, resultados positivos o negativos de la empresa, etc.), las subvenciones, donaciones y legados, y los ajustes por cambio de valor.
Por su parte, la parte inferior de la estructura financiera del balance está compuesta por el pasivo (que representa las obligaciones de la empresa con terceros, y, por tanto, la parte “exigible” de la estructura financiera), que, a su vez, se divide en pasivo no corriente (o pasivo a largo plazo) y, finalmente, el pasivo corriente (o pasivo a corto plazo).
El pasivo corriente comprende las obligaciones vinculadas al ciclo normal de explotación de la empresa, así como, con carácter general, cualquier obligación con vencimiento no superior a un año. Por su parte, el pasivo no corriente comprenderá el resto de obligaciones, que, con carácter general, serán cuentas representativas de deudas con vencimiento superior a un año.
La Partida Doble y los Asientos Contables
La mayor parte de las transacciones económicas que se realizan diariamente tienen una doble implicación patrimonial. En definitiva, la mayor parte de los hechos económicos que realizamos (y las empresas realizan) diariamente suelen tener, al menos, un doble componente patrimonial entre los que se establece una relación causa-efecto.
Este principio fundamental de la práctica registral contable es lo que se conoce como partida doble, y su origen se atribuye a Luca Pacioli, un monje franciscano que, en el año 1494, publicó una obra titulada Summa de arithmetica, geometria. La partida doble consiste en realizar en cada asiento un apunte doble en el que, por un lado, se reflejan las inversiones realizadas y, por otro, la financiación necesaria para esas inversiones. Es decir, en un lado se encontrará el destino de la operación y en el otro el origen de los fondos que se han utilizado para ello.
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El reflejo contable de los hechos económicos con trascendencia patrimonial se realiza mediante los denominados “asientos contables”. Un asiento contable es, por definición, una anotación en el libro diario. El asiento contable se divide en dos partes, el Debe y el Haber, que se separan en dos columnas. Así, en todos los asientos contables la suma de cada lado debe sumar lo mismo, es decir, los débitos y los créditos deben ser iguales.
El debe y haber forman parte de los conceptos básicos de contabilidad y comprenderlos resulta fundamental para lograr realizar correctamente los asientos contables de tu empresa y tener el control de tus finanzas. Estos conceptos tienen su origen en la Edad Media, cuando los banqueros anotaban en sus libros el término “debet dare” cuando un cliente dejaba dinero en su depósito, de modo que el banquero “debía” dinero y este monto se registraba como un ingreso.
Debe y Haber: El Corazón del Registro Contable
Como todo “libro abierto”, el libro diario se divide en dos partes: (i) una “parte izquierda”, que se denomina Debe; y (ii) una “parte derecha”, que se denomina Haber. No obstante, conviene advertir que las acepciones “debe” y “haber” no implican, en ningún caso, que se “tenga” o se “deba” nada. Nuevamente, la terminología no hace referencia a que se “tenga” o se “deba” nada. Tampoco debe confundirse con la terminología bancaria, donde, normalmente, un cargo implica un gasto, mientras que un abono implica un ingreso.
El Debe es el lado izquierdo del asiento y de la cuenta y se anotan los incrementos de las inversiones o las disminuciones de la financiación. Por otro lado, el Haber es el lado derecho del asiento y de la cuenta y se anotan las disminuciones de las inversiones y los aumentos de la financiación. Se puede decir que en el debe se registra el incremento de las inversiones y la disminución de las finanzas. En él se refleja el aumento de la financiación y la disminución de las inversiones, es decir, muestra el aumento de los pasivos y de los ingresos. En términos generales, el Debe registra las «entradas» y el Haber las «salidas».
El debe refleja el origen de los recursos y el haber su destino, lo que permite equilibrar las ecuaciones contables y asegurar la fiabilidad de los estados financieros. Como ya hemos comentado, en el debe se registrarán las transacciones que ingresan y en el haber aquellas que salen.
Cargar y Abonar: Acciones en el Libro Diario
Cargar y abonar está estrechamente relacionado con la estructura en dos columnas del Debe y el Haber. La acción de anotar en la parte izquierda (Debe) del libro diario se denomina cargar. Por su parte, la acción de anotar en la parte derecha (Haber) se denomina abonar.
Cargar hace referencia a los registros que se anotan en el Debe y tienen saldo deudor. En relación con esto, cargar está vinculado con las cuentas de activo y las cuentas de gastos o pérdidas. Por cargar se entiende hacer una anotación o registro en el Debe, es decir, un aumento del activo o una reducción de pasivo que se inscribe en la parte izquierda del asiento contable.
En el lado opuesto, abonar se refiere a los registros que se hacen en el Haber y tienen saldo acreedor. En este sentido, abonar está relacionado con las cuentas de pasivo y las cuentas de ingresos o beneficios. Por abonar entendemos hacer una anotación en el Haber, es decir, un aumento de pasivo o reducción del activo que se registra en la parte derecha del asiento contable. Un abono dentro de la contabilidad es una transacción cuya finalidad es registrar una entrada o salida de dinero o bienes relacionados con un negocio. Los abonos son utilizados para reflejar movimientos financieros relacionados con la reducción de deudas o pagos realizados.
Para cumplir con el método contable de partida doble, los importes que se cargan y los que se abonan deben ser exactamente iguales, teniendo siempre una cuenta de cargo y otra cuenta de abono.
Reglas de Carga y Abono según el Tipo de Cuenta
El Plan General de Contabilidad clasifica los diferentes tipos de cuenta contables según su naturaleza. Conocer esta clasificación te ayudará a identificar la transacción, ubicarla correctamente y así saber si se debe cargar o abonar. Las cuentas contables se pueden dividir en diferentes grupos: según el grupo al que pertenecen, según su naturaleza y según el estado financiero que representan.
Clasificación según el grupo al que pertenecen:
- Activo: versa sobre los bienes económicos que posee una organización. Por esto, está compuesto de bienes y derechos de cobro. Estas cuentas se debitan en el momento en que ingresan y se acreditan cuando egresan.
- Pasivo: son las deudas que contrae un negocio, es decir las obligaciones de pago que se documentan. Estas se acreditan en el momento en que ingresan y se debitan cuando egresan.
- Patrimonio neto: es el resultado de la diferencia entre el activo y el pasivo. Está compuesto por el capital y reservas estatutarias, entre otras. Se acreditan en el momento en que ingresan y se debitan cuando egresan.
- Ganancias o resultados positivos (Ingresos): son los registros de las ganancias de la empresa. Por ello, se acreditan cuando ingresan y se debitan cuando egresan.
- Pérdidas o resultados negativos (Gastos): se refiere a los registros de la pérdida de dinero. Así, se debitan cuando ingresan y se acreditan cuando egresan.
Reglas generales para cargar y abonar:
En el lado izquierdo del asiento contable se encuentran las cuentas de activo en posición de cargo, en el Debe, y en el lado derecho se registran las cuentas de pasivo en posición de abono, en el Haber. A continuación, se presenta una tabla que resume las reglas:
| Tipo de Cuenta | Para Aumentar | Para Disminuir |
|---|---|---|
| Activo | Cargar (Debe) | Abonar (Haber) |
| Pasivo | Abonar (Haber) | Cargar (Debe) |
| Patrimonio Neto (Capital) | Abonar (Haber) | Cargar (Debe) |
| Gastos (Pérdidas) | Cargar (Debe) | Abonar (Haber) |
| Ingresos (Beneficios) | Abonar (Haber) | Cargar (Debe) |
Por tanto, en el lado izquierdo del asiento contable se encuentran las cuentas de activo en posición de cargo, en el Debe, y en el lado derecho se registran las cuentas de pasivo en posición de abono, en el Haber.
Ejemplos Prácticos de Asientos Contables
La regla fundamental para el registro contable de las operaciones es uno de los pocos aspectos exclusivamente memorísticos en el estudio de la contabilidad.
Adquisición de Activos
Si, por ejemplo, pensamos en la adquisición de un televisor, tendremos que, por un lado, se incrementará nuestro activo (en este caso, el activo fijo) por el importe del televisor. De manera simultánea, si el televisor resultara adquirido mediante un pago aplazado de dos años, se incrementará nuestro pasivo (en este caso, pasivo a largo plazo) por el mismo importe.
Asimismo, si decidiéramos adquirirlo al contado, se producirá una disminución de nuestra tesorería (activo) por un importe equivalente al del televisor. Por ejemplo, si ingresamos 1000 € en un banco se anotarán en el debe, ya que está aumentando el importe que tenemos en la cuenta y, por lo tanto, nuestro activo. Si, por el contrario, retiramos dinero en un cajero o realizamos un pago de 200 €, este importe se colocará en el haber de la misma cuenta.
Ahora imaginemos que una empresa adquiere una maquinaria a través de un pago en efectivo por importe del 50% del precio de la maquinaria, aplazando el pago del 50% restante a dos años. Habría un incremento del activo equivalente a la maquinaria que, por tanto, debería anotarse en el debe. Por otro lado, habría una disminución del activo (equivalente a la tesorería) que debería anotarse en el haber por el 50% del importe de la maquinaria, así como un incremento de una cuenta de pasivo (equivalente a la deuda del 50% del importe de la maquinaria) que también debería anotarse en el haber.
Préstamos Bancarios
Ahora pensemos en la doble implicación patrimonial que puede suponer, a modo de ejemplo, una operación tan habitual como la obtención de un préstamo a largo plazo otorgado por un banco. Desde la óptica del prestatario (esto es, del cliente), se incrementaría su activo circulante como consecuencia de la entrada de tesorería. Al mismo tiempo, se incrementaría su pasivo (en este caso, a largo plazo) por el importe de la deuda.
Tratamiento del IVA
En los ejemplos expuestos hasta aquí, no se ha tenido en cuenta el efecto fiscal de las operaciones de compra y venta de activos. Si el IVA soportado fuera superior al IVA repercutido, el empresario tendrá derecho a que se le reembolse la diferencia. En consecuencia, al proceder a la regularización anual del IVA, deberá recoger un derecho de crédito frente a la Hacienda Pública en el activo del balance. Si, por el contrario, el IVA soportado fuera inferior al IVA repercutido, el empresario tendrá una obligación de pago por la diferencia.
Los aumentos de IVA repercutido o disminuciones de IVA soportado se recogen en el haber del libro diario, como si se tratase de cualquier otra obligación de pago y, por tanto, de un pasivo (ya que, en caso de no existir IVA soportado, dicho importe será la cuota que el empresario deba abonar a la Hacienda Pública en concepto de IVA).
Sensu contrario, las disminuciones de IVA repercutido y los aumentos de IVA soportado deben recogerse en el debe del libro diario, como si se tratase de cualquier otro derecho de crédito y, por tanto, de un activo (ya que, en caso de no existir IVA repercutido, dicho importe será la cuota que el empresario deba abonar a la Hacienda Pública en concepto de IVA).
Por ejemplo, imaginemos que una empresa adquiere al contado una mercancía por importe de 121€, de los que 21€ corresponde al impuesto sobre el valor añadido. Contablemente, la empresa debe registrar una salida de tesorería por importe de 121€ (precio total pagado). Como esta salida de tesorería supone una reducción de una cuenta de activo, deberá anotarse en el haber. Por su parte, la empresa experimenta un aumento de sus activos por el valor de la mercancía (100€). En consecuencia, este incremento de activo supone una contabilización en el debe por importe de 100€.
Si no hiciéramos ninguna anotación contable adicional, la contabilidad quedaría descuadrada. Y es que, efectivamente, falta por contabilizar el impuesto sobre el valor añadido. En este sentido, la propia necesidad de incrementar el debe por importe de 21€ para que nos cuadre la contabilidad podría llevarnos a intuir que, efectivamente, es el “lado izquierdo” del libro diario donde debería registrarse el IVA soportado. Y estaríamos en lo cierto.
Conforme a las reglas expuestas, tendríamos que, en la medida en que el IVA soportado es (o, a nuestro efectos, puede concebirse como) un “derecho” (en el sentido de que, en caso de no existir IVA repercutido, el empresario tendrá un “derecho” a que la Hacienda Pública le devuelva este IVA soportado), y, además, un derecho (o cuenta de activo) que incrementa, deberá anotarse en el debe. Si, por el contrario, se hubiera tratado de una venta, habría existido un IVA repercutido que, por tanto, se habría anotado en el haber, en la medida en que representaría (o, a nuestros efectos, podría concebirse como) una “obligación” de pago para la empresa.
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