En muchos despachos y áreas contables de empresas se necesitan manos extras. Una solución viable para muchos es contratar un auxiliar contable, alguien que pueda llevar parte de la carga de trabajo y crecer gradualmente a la vez. Aunque algunos puedan preguntarse ¿por qué contratar a un auxiliar y no propiamente a un contador?
En este artículo te contamos cuáles son los conocimientos y habilidades básicas que debes buscar en un auxiliar contable.
Generalmente las personas que se postulan como auxiliares contables son recién egresadas de la carrera o siguen siendo estudiantes, en algún caso particular podría ser alguien que dejó de ejercer un tiempo y está tratando de retomar su carrera profesional. El asunto es que el puesto de auxiliar contable suele ser ocupado por personas que de una u otra manera se están abriendo camino como contadores.
Sin embargo, esto no quiere decir que cualquier persona sea la ideal para convertirse en nuestra mano derecha. Cuando buscamos un auxiliar contable la primera cualidad que deseamos es la eficiencia. Es decir, si estamos requiriendo ayuda extra entonces necesitamos que el personal que se una a nuestro equipo tenga ciertas habilidades básicas para que realmente nos represente un apoyo.
Funciones Clave de un Auxiliar Contable
Las funciones de un auxiliar contable incluyen:
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- Registrar transacciones financieras.
- Preparar reportes.
- Reconciliar cuentas bancarias.
- Gestionar cuentas por cobrar y pagar.
- Apoyar en declaraciones fiscales.
- Mantener archivos contables.
Las tareas básicas de un auxiliar contable consisten en realizar facturas, asientos contables, calcular impuestos y supervisar estados de cuenta. A su vez, deberá de notificar al contable de cualquier error que detecte en las cuentas a su cargo. Todas estas actividades le serán legadas en distintos niveles de responsabilidad conforme se vaya desempeñando en el trabajo.
Habilidades Indispensables para un Auxiliar Contable
Un auxiliar contable requiere:
- Habilidades técnicas en software contable y herramientas ofimáticas.
- Competencias blandas como atención al detalle.
- Capacidad de organización.
- Trabajo en equipo.
Dado que el auxiliar contable es un puesto con el que muchas personas suelen iniciar su carrera como contadores la experiencia no es el fuerte de este perfil.
El perfil de un auxiliar contable generalmente incluye: Formación en contabilidad, Competencias técnicas en software contable y Excel, y Habilidades blandas como atención al detalle, organización y trabajo en equipo.
Mantener archivos ordenados y procesar documentos de manera eficiente es la clave para el buen desempeño en este rol.
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Habilidades Adicionales
- Buena comunicación: Dado que estará aprendiendo junto contigo necesitas a alguien que pueda comunicar cuándo está teniendo un problema, cuándo cree haber detectado un error o cuándo necesita apoyo de cualquier especie.
- Trabajo en equipo: Trabajar en equipo es mucho más que trabajar junto a alguien o dividir la carga de trabajo. Esta habilidad también trata de reconocer el esfuerzo del otro y estar dispuesto a ser su apoyo para sacar adelante un proyecto en común.
- Resolución de problemas: Aunque desees a alguien que comunique los problemas y se apoye en ti tanto como tú en él o ella, también es importante que no dependa 100% de ti para resolver un problema. Consideremos que tú también tienes tu propia carga de trabajo y lo que buscas es aligerarla, entonces alguien con criterio y creatividad para resolver problemas es ideal.
- Deseo de aprender: Tener la disposición de aprender es crucial en un auxiliar contable. No hay mejor manera de pasar de la teoría a la práctica que con el deseo de aprender y reforzar lo que se conoce sólo en el salón de clase.
- Aptitudes de negociación: Es indispensable que tengan una gran capacidad de negociación, principalmente porque es común que deban de negociar con proveedores y clientes.
Conocimientos Técnicos Necesarios
Para ser auxiliar contable es importante conocer los principios básicos de contabilidad, estar familiarizado con el software contable y tener habilidades sólidas en Excel.
- Conocer las reglas del cargo y el abono.
- Dominar la facturación más actualizada. Actualmente es la 4.0, pero en todos los casos debe de estar al día con la versión más nueva de facturación.
- Conocer la NIF asegura que además de los conocimientos básicos, el auxiliar contable tiene las nociones suficientes para llevar estados financieros y facturar evitando cometer simulaciones.
Ahora bien, no es necesario que el postulante maneje de lleno las normas, códigos y leyes, en muchos casos cuentan con nociones básicas de la carrera, en otros no es así. Sin embargo, te sugerimos que no rechaces a quienes están en este segundo caso, ya que todo tiene solución.
Desarrollo Profesional del Auxiliar Contable
Cuando buscamos un auxiliar contable es importante que busquemos a alguien con los conocimientos técnicos de contabilidad básica bien asentados, pero también con una excelente disposición para aprender.
Claramente si necesitamos un auxiliar contable estamos sobrepasados de trabajo y pensar en apoyar al crecimiento profesional de alguien puede sonar abrumador. La oferta resulta claramente llamativa para el auxiliar contable: empezar a trabajar, ganar experiencia y tener un mentor en materia legal fiscal a la vez es un panorama excelente.
El acto de enseñar puede tomar tiempo, pero no necesariamente requiere que nos impliquemos en cuerpo y alma. Ser mentor significa ser una guía no necesariamente quiere decir que debamos de dirigir cada paso y acción de nuestro pupilo. Por ejemplo, puedes indicarles fuentes confiables en las que puedan revisar los códigos y normativas.
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También puedes confiarles algunos casos prácticos y después repasarlos juntos para revisar a qué conclusiones llegan y de acuerdo con qué estatutos legales. En todos los aspectos puedes delegar tareas, monitorear los avances, retroalimentar y permitir que el auxiliar haga los cambios. Con este método estarás dándole responsabilidades al auxiliar que le ayudarán a crecer y que te liberarán un poco de la carga de trabajo.
Ayudar a un auxiliar contable a desarrollarse profesionalmente representa una ganancia para nosotros mismos. Delegar casos y revisarlos juntos nos ayuda a liberar nuestra carga de trabajo y a repasar aspectos legales que a veces podemos pasar por alto.
Desafíos y Satisfacciones del Rol
Platicamos con diversos auxiliares contables para que nos comentaran dos aspectos importantes, los desafíos comunes y las principales satisfacciones de este trabajo. Esto fue lo que nos comentaron:
Desafíos
- Fechas límite ajustadas.
- Presión constante.
- Gestión de grandes volúmenes de datos.
Satisfacciones
- Resolución de problemas contables complejos.
- Contribución al éxito financiero de la empresa.
- Reconocimiento por el trabajo bien hecho.
Testimonios de Auxiliares Contables
Los testimonios de auxiliares contables suelen resaltar la variedad de tareas y la oportunidad de aprender continuamente como aspectos positivos del trabajo. Muchos valoran la posibilidad de adquirir experiencia práctica en diferentes áreas de la contabilidad.
Te agregamos dos testimonios reales de 2 personas que trabajan actualmente en este tipo de puesto.
María López Contreras: “Trabajar como auxiliar contable te da la oportunidad de aprender muchísimo. Desde el primer día, me asignaron varias tareas, lo que me permitió aprender y crecer rápidamente. La variedad de responsabilidades, desde la conciliación bancaria hasta la preparación de estados financieros, me mantuvo siempre ocupada y motivada. Además, tuve la oportunidad de colaborar en la auditoría interna, lo que me dio una visión completa de los procesos contables y cómo se interrelacionan”
Luis Pérez González: “Mi día a día incluye una diversidad de tareas, desde el registro de transacciones hasta la elaboración de reportes financieros. Esta diversidad me ha permitido adquirir conocimientos prácticos en todas las áreas de la contabilidad para prepararme mejor y poder aumentar mis ingresos”
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