Descubre Por Qué el UUID es Clave en las Pólizas Contables Electrónicas y Aspel COI | Despacho Contable Administrativo y Fiscal

A partir de 2014 las personas morales están obligadas al envío de la Contabilidad de forma electrónica a la autoridad, por lo que se insta a los contribuyentes a cumplir para evitar alguna sanción. Los contribuyentes deberán llevarlas en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML. Cuando la información contable sobre las pólizas sea requerida por las autoridades fiscales, ya sea en el ejercicio de facultades de comprobación o bien como parte del trámite de devolución y compensación de saldos a favor, el contribuyente estará obligado a entregar a la autoridad fiscal el archivo electrónico que contenga la información de los registros contables en formato XML.

Las pólizas contables se entregarán conforme a las fechas establecidas para la balanza de comprobación, en caso de revisión fiscal o solicitud de compensación o devolución de impuestos. Seguramente se recordará que, en algunas de las disposiciones fiscales (ejemplo, artículo 33 RCFF, fracción III regla 2.8.1.6.), ya se mencionaba la necesidad de esta información. Es necesario que el sistema traslade de manera automatizada el folio fiscal a la póliza, cuando el folio del CFDI no pueda identificarse en cada póliza deberá asociarse en un reporte auxiliar.

¿Qué es el UUID o Folio Fiscal en Contabilidad Electrónica?

El “folio fiscal” consta de 36 caracteres que el SAT asigna al CFDI al momento de ser timbrado. De lo anterior se desprende que el nuevo requisito de la contabilidad es que cada asiento o registro identifique la operación relacionándola con el UUID, o bien, con la documentación comprobatoria que identifique la forma de pago y las contribuciones causadas.

Desde el particular punto de vista de la autoridad y las necesidades de auditoría, cada partida, ya sea de un gasto o una compra registrada, debe contener el folio fiscal correspondiente. Si el abono a Bancos no lo llevara ¿Cómo podría saber a quién le estoy pagando y sobre todo qué número de documento le estoy pagando?

En el caso de Aspel COI, el sistema permite que cada dato se coloque en cada partida/asiento de la póliza. En la partida, se debe poner el folio fiscal de la FACTURA No. 1, y de la FACTURA NO. 264, por ejemplo. En el 'Concepto de la póliza', se puede poner 'Reposición de gastos' o 'Reposición de compras'. Esto es necesario porque lo que tiene esa partida es precisamente lo que se muestra en los auxiliares de cada cuenta.

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Errores Comunes y Soluciones al Generar Archivos XML de Pólizas en Aspel COI

Al intentar generar los archivos XML de pólizas para contabilidad electrónica en Aspel COI, muchos contadores se encuentran con errores que impiden cumplir con esta obligación fiscal ante el SAT. El sistema puede mostrar mensajes de error relacionados con la validación del esquema XML, UUID de CFDI faltantes, catálogo de cuentas sin asociar o campos obligatorios incompletos. “Error en la validación del esquema XML” es un mensaje frecuente. Estos errores aparecen tanto al generar pólizas mensuales como al generar el catálogo de cuentas o la balanza de comprobación en formato XML.

Causas Comunes de Errores

Catálogo de cuentas SAT sin asociar: El SAT requiere que cada cuenta contable esté vinculada a un código agrupador de su catálogo oficial.
UUIDs de CFDI inválidos o faltantes: Cuando registras facturas en pólizas contables, COI debe incluir el UUID (folio fiscal) de cada CFDI asociado.
Versión del esquema XML desactualizada: El SAT ha actualizado el esquema de contabilidad electrónica a la versión 1.3.
Datos fiscales de la empresa incompletos: El XML requiere el RFC del contribuyente, número de certificado y otros datos de configuración.

Soluciones Paso a Paso

Confirma que tienes la versión 10.0 o superior de Aspel COI. Si no, descarga la última actualización desde el sitio oficial de Aspel. Mantén COI actualizado e instala cada actualización de Aspel tan pronto esté disponible.
Asocia el catálogo SAT desde el inicio. Al crear nuevas cuentas contables, asigna inmediatamente el código agrupador SAT.
Captura UUIDs al momento del registro. Cuando registres pólizas con facturas, captura el UUID del CFDI en ese momento.
Valida mensualmente. No esperes al cierre anual. Genera el XML de pólizas cada mes y valida con el validador del SAT.
Respalda antes de actualizar. Antes de instalar actualizaciones de COI, realiza un respaldo completo de la base de datos.
Revisa que todos los campos cumplan con el formato correcto y que no haya valores inconsistentes en las nuevas filas.
Si la planilla se importa pero no se reflejan movimientos en la balanza, revisa que la póliza esté contabilizada, que la fecha corresponda al periodo consultado y que las cuentas contables estén correctas.
Para problemas con campos de departamento, si no se manejan, es posible que el sistema requiera especificar un "0" (cero) en ese campo.
Válida que no existan celdas vacías o con datos erróneos en las columnas correspondientes a las fechas. Si después de realizar estas verificaciones el mensaje persiste, genera un archivo de prueba con solo un par de movimientos para validar si se repite.

Estructura de los Archivos XML de Pólizas (.Pol)

Los archivos .Pol son archivos XML. Llevan un encabezado, un detalle y un pie. El detalle de la póliza contiene la información de las partidas, incluyendo los UUID asociados. Aquí se muestra un ejemplo de la estructura XML de una partida con sus datos de UUID:

Se deben sustituir los datos con comillas por la información correspondiente de la base de datos. El encabezado de un archivo XML de póliza en Aspel COI puede ser extenso, definiendo la estructura de los campos para la póliza y sus partidas. Los CFDI están conformados por nodos, representados por los caracteres entre símbolos < >. Cada nodo contiene campos que hacen referencia a un valor. Se necesita el valor del UUID del CFDI en la póliza dinámica. Por ejemplo, el atributo UUIDTIMBRE dentro de CDSPartidasUUID es crucial para la contabilidad electrónica.

A continuación, se presenta un desglose de los campos clave para el registro de UUIDs en las partidas de una póliza:

Atributo XML	Tipo de Campo	Descripción
NUMREG	i4	Número de registro
UUIDTIMBRE	string (36)	Folio fiscal del CFDI
MONTO	r8	Monto de la operación
SERIE	string (100)	Serie del CFDI
FOLIO	string (100)	Folio del CFDI
RFCEMISOR	string (16)	RFC del emisor del CFDI
RFCRECEPTOR	string (16)	RFC del receptor del CFDI
FECHAUUID	string (10)	Fecha de emisión del CFDI

Integración de Pólizas en Aspel COI

Realizar el proceso de integración de pólizas permite concentrar y registrar en la contabilidad la información generada desde otros sistemas o módulos relacionados. Esta opción es útil cuando se necesita mantener actualizados los registros contables y asegurar que las operaciones de la empresa se reflejen de forma correcta y organizada en la información financiera.

Lea también: Acerca del Folio Fiscal UUID

Una póliza dinámica es una plantilla de Microsoft Excel® la cual se usa como póliza modelo a partir de uno o más CFDI. Estos archivos o Layout se pueden automatizar; sin embargo, antes de esto es importante conocer qué datos deben incorporarse, de modo que se genere la información requerida, y sobre todo saber qué tipo de registros queremos que realice, porque de nada sirve generar tantos registros o pólizas en un solo movimiento, si estos están mal o les falta información.

Proceso de Integración de Pólizas

Para realizar la integración de pólizas, dirígete a la ruta: Procesos y selecciona Integración de pólizas.
Al ingresar, el sistema mostrará una ventana donde debes completar los siguientes campos:
- Póliza a integrar:
- Conexión: selecciona la ruta del directorio donde se encuentran registradas las pólizas que deseas integrar.
- Empresa, mes, ejercicio: selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomarán las pólizas.
- Importar desde una hoja de Excel: selecciona esta opción si deseas integrar las pólizas mediante la importación de una hoja de Excel.
Importante: Para una correcta importación de los datos, a partir del último reinstalable, las plantillas como «Cat:cuentas», «Pólizas info-CFDI» y «Póliza Info-Bancaria» se encuentran actualizadas. Si cuentas con una plantilla personalizada, te sugerimos revisar su estructura.
- Tipo de pólizas: selecciona el tipo de póliza que deseas integrar. Puedes elegir la opción Todas las pólizas o una en específico.
- Número de pólizas: indica un rango considerando el número de póliza o, si lo prefieres, permite que se integren todas las pólizas.
- Fecha de la póliza (Inicial / Final): selecciona la fecha correspondiente a las pólizas que deseas integrar.
- Atributos: aquí puedes filtrar con mayor detalle las pólizas, ya sean contabilizadas, auditadas y/o pendientes. Por ejemplo, si seleccionas integrar únicamente las pólizas auditadas, el sistema considerará las pólizas auditadas, no contabilizadas y no pendientes.
Importante: La integración de las pólizas se realizará únicamente si cumplen con cada uno de los atributos seleccionados; en caso contrario, el proceso no podrá llevarse a cabo.
- Crear tipo de póliza: Si activas esta opción, al concluir el proceso el sistema verificará en los parámetros si el tipo de póliza existe y, si no existe, lo creará automáticamente. Solo en caso de no contar con espacio disponible no se creará y las pólizas no se integrarán. COI permite definir hasta 12 tipos de pólizas diferentes.
- Crear bitácora de proceso: Si activas esta opción, el sistema mostrará automáticamente un resumen o una lista de posibles errores por los cuales alguna póliza no pudo integrarse. Si deseas consultar el archivo BITACORA.TXT, lo encontrarás en el directorio donde se encuentra tu base de datos.

Al momento de realizar la integración de pólizas a través de Excel, si el sistema arroja que «Es necesario indicar una fecha válida para el UUID» y «Es necesario indicar una fecha válida para el movimiento», respectivamente, se debe validar que el formato de las fechas esté como lo indica el manual de ayuda, usualmente dd/mm/aaaa. Aunque las pólizas se integren correctamente, podría no integrarse la información del CFDI y la información de pago respectiva si hay inconsistencias en las fechas, aún si el sistema está actualizado con el último reinstalable.

Lea también: Integración eficiente de pólizas y CFDI en Aspel COI

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La Importancia del UUID en las Pólizas Contables Electrónicas y Aspel COI