La contabilización de la nómina, también conocida como registro contable de nómina, es clave para mantener el control financiero de la empresa. Este proceso ayuda a reflejar con precisión los sueldos, impuestos y aportaciones patronales en los estados financieros.
Muchas veces, contabilización de la nómina y registro contable de la nómina se usan como sinónimos, pero no son lo mismo. Dicho de otra forma, el registro contable es una etapa más dentro del proceso de contabilización.
El proceso de nómina implica evaluar y contabilizar todos los conceptos que se incluyen en la nómina: percepciones y deducciones, cuotas obrera patronal e impuestos. En México también se los suele denominar pólizas contables de nómina. Estos son documentos que las empresas crean para gestionar sus operaciones financieras y mantener un control detallado de su contabilidad durante un determinado periodo.
Generalidades de la Contabilización de la Nómina
La contabilización de la nómina variará de empresa a empresa y dependerá de su sistema contable, pero en términos generales, podemos hacer ciertos comentarios:
- Los registros de nómina deben ser considerados los auxiliares de la contabilidad.
- Debe existir un Sistema Contable (manual o computarizado) que trabaje sobre un catálogo de cuentas.
La contabilización debe reunir, entre otras, estas características:
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- Debe ser completa. Si el Sistema Contable es manual, se debe contabilizar nómina por nómina, si el sistema es computarizado, podrá ser nómina por nómina o todas las nóminas de un tipo por mes. En ambos casos, se debe incluir la contabilización de las provisiones que se calculen en la misma.
- Debe ser confiable. Deberá establecerse un procedimiento de cifras de control y una revisión periódica para verificar la coincidencia entre los registros de nómina y los registros contables. En caso de que existan ‘pagos por fuera’ deben incorporarse inmediatamente a la nómina.
- Debe ser significativa. El registro de la nómina hacia la contabilidad debe ser suficientemente resumida para hacerla ágil y lo suficientemente detallada para hacer útil la información contable.
- Debe ser oportuna. Si el número de empleados es significativo y los tipos de nómina son varios, la contabilización deberá ser algo muy definido y muy claro para poder tener las pólizas con la oportunidad debida, aunque lo ideal será tener un sistema de nómina computarizado.
- Debe ser clara. Se deben preestablecer claves contables que sean entendibles por todo el que deba intervenir ahora y en el futuro.
- Debe ser estable. La información que produce debe ser obtenida aplicando las mismas reglas para la captación de la misma, es decir, debe existir una guía contabilizadora.
La contabilización de las unidades que tenemos registradas en determinados conceptos, permitirá elaborar algunos reportes de desviación de costos, valuación de tiempos perdidos, presupuestos, etcétera.
Podremos hacer una póliza por cada sucursal o una por todas, pero no se pueden incluir en la misma póliza empresas o compañías distintas.
Es frecuente que exista una póliza mediante la cual se redistribuye el costo de la mano de obra en las áreas de producción. En ella se prorratea el costo de la mano de obra de los departamentos de servicio, entre los departamentos productivos. Esta póliza de prorrateos, no es una función de nómina sino de aplicación de costos.
Catálogo de Cuentas
Para efectos de nuestro estudio, asumimos un catálogo de cuentas que tiene las siguientes cuentas que afectan el proceso de nómina:
- Cuentas de Activo
- Disponible
- Caja
- Bancos
- Funcionarios y Empleados
- Deudores Diversos
- Contribuciones a Favor
- Otros Activos Circulantes
- Gastos por Comprobar
- Cuentas de Pasivo
- Circulante
- Acreedores Diversos
- Provisiones
- Provisión Aguinaldos
- Provisión Prima Vacacional
- Provisión Vacaciones
- Impuestos por Pagar
- Aportaciones INFONAVIT
- Cuotas IMSS
- Impuesto sobre Nóminas
- Impuesto ISR Sueldos
- Impuesto ISR Asimilables
- Impuesto local sobre nóminas
- Cuentas de Resultado Acreedoras
- Productos Financieros
- Otros Productos
- Otros Productos Diversos
- Cuentas de Resultados Deudoras
- Gastos de Producción
- Mano de Obra Directa
- Mano de Obra Indirecta
- Jubilaciones
- Prestaciones de Previsión Social
- Liquidaciones
- Aportaciones IMSS e INFONAVIT
- Honorarios
- Impuestos Locales
- Viáticos y Gastos de Viaje
- Gastos No Deducibles
- Otros Gastos Diversos
- Gastos de Venta
- Sueldos y Salarios
- Jubilaciones
- Prestaciones de Previsión Social
- Liquidaciones
- Aportaciones IMSS e INFONAVIT
- Honorarios
- Impuestos Locales
- Viáticos y Gastos de Viaje
- Gastos No Deducibles
- Otros Gastos Diversos
- Gastos de Administración
- Sueldos y Salarios
- Jubilaciones
- Prestaciones de Previsión Social
- Liquidaciones
- Aportaciones IMSS e INFONAVIT
- Honorarios
- Impuestos Locales
- Viáticos y Gastos de Viaje
- Gastos No Deducibles
- Otros Gastos Diversos
- Gastos Financieros
- Otros Gastos
- Otros Gastos Diversos
Las Llaves Contables y su Uso
Para poder elaborar una guía contabilizadora, podemos auxiliarnos de lo que llamaremos Llaves contables.
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Las llaves contables se formarán con la clave contable de concepto y la clave contable del empleado.
Cada concepto deberá tener una clave contable la cual indicará como se contabilizará. Para nuestro estudio, utilizaremos el mismo número de concepto.
Cuando dos o más conceptos se contabilicen en la misma forma, por ejemplo, Sueldos y Faltas, ambos tendrán la misma clave contable. Designaremos al primero, Sueldos, como concepto principal y los demás serán conceptos secundarios para estos efectos.
Naturalmente, los conceptos que son Percepciones se cargarán a resultados o a otras cuentas y los conceptos que son deducciones se acreditarán a resultados o a otras cuentas. Las bases no se contabilizan.
A los conceptos que no se contabilicen, les daremos la Clave Contable 999.
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También deberemos establecer Llave contable para las contra-cuentas. Estas son las cuentas en las que registramos el neto a pagar al empleado o el importe de la provisión que estamos contabilizando.
También cada empleado deberá tener una Clave Contable. Esta clave será para identificar en qué tipo de gasto se contabilizarán las percepciones del empleado. Servirá también para elaborar las cédulas del Dictamen para efectos del Seguro Social.
Los valores posibles serán:
- Mano de Obra Directa
- Mano de Obra Indirecta
- Gastos de Venta
- Gastos de Administración
- Otras Cuentas
También podrá haber subdivisiones de éstas.
Con base en estas claves podremos direccionar los conceptos a contabilizar correctamente. Por ejemplo, el personal de ventas y el de administración reciben sueldo, pero el de ventas irá cargado a Gastos de Venta y el de administración a Gastos de Administración.
Algunos conceptos los deberemos contabilizar por cada uno de los empleados, como por ejemplo Descuento de Préstamos, ya que será necesario registrar en la contabilidad el abono de cada uno de ellos.
Pongamos un ejemplo de las llaves contables. Señalaremos primero el o los conceptos y después la llave o llaves contables, como sigue:
Para:
| Núm. | Nombre del Concepto | Clave Contable | Clave Centro de Costos | Cuenta | Subcuenta |
|---|---|---|---|---|---|
| 001 | Sueldos | 001 | N00101 | C.C. del empleado 50500 | Gastos de Producción 001 M.O. Directa |
| N00102 | C.C. del empleado 50500 | Gastos de Producción 002 M.O. Indirecta | |||
| N00103 | C.C. del empleado 50510 | Gastos de Venta 003 Sueldos y Salarios | |||
| N00104 | C.C. del empleado 50520 | Gastos de Admón. 003 Sueldos y Salarios | |||
| N00105 | C.C. del empleado 12033 | Deudores Diversos 0006135 Proyecto “X” y “Z” |
La clave contable del concepto 001 Sueldos, es 001.
N00101 Significa que cuando la Clave Contable del Empleado sea 01, su Sueldo se cargará a la cuenta 50500 Gastos de Producción, Subcuenta 001 M.O.
Cómo Contabilizar el Pago de la Nómina
En principio, puedes hacerlo en una hoja de cálculo o planilla en Excel. Aunque luego veremos que una de las opciones que ha cobrado fuerza en los últimos tiempos es la automatización de la contabilización de la nómina. Es decir, el uso de software especializado en la gestión del pago a los trabajadores.
Conceptos Clave
- Percepciones: Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar su monto o cantidad, ya sea en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo.
- Deducciones: Estos son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Dichas sumas se quitan del salario bruto de los colaboradores para obtener el salario neto, es decir, lo que efectivamente reciben.
- Cuotas patronales: Debes reunir en una serie de cuentas los distintos conceptos que están presentes en ellas. Una de esas cuentas es la de gastos.
Cuentas y Conceptos a Incluir en la Póliza Contable
- Sueldo de los trabajadores.
- Impuestos y aportaciones: El empleador es un retenedor de impuestos y aportaciones sobre los salarios.
- Pasivos: Esta es una cuenta de naturaleza acreedora porque cuando la empresa registra la nómina tiene la obligación de pagar ese dinero a los empleados.
Estructura de la Póliza Contable
Por norma general, la columna cargo/debe y la columna abono/haber deberían dar el mismo resultado.
Elementos clave a incluir en la póliza:
- Tipo de póliza: En el caso de las pólizas contables de nómina son de egresos.
- Datos de los comprobantes correspondientes.
- Detalle de cada transacción.
Automatización de la Contabilización de la Nómina
Cada vez más empresas incorporan sistemas digitales en sus procesos de trabajo. Esto va mucho más allá del área IT de las compañías, si no que otros equipos, como Recursos Humanos, por ejemplo, también están sumándose a esta tendencia.
La automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad.
Beneficios de la Automatización
- Ganar agilidad: Con un sistema automatizado puedes reducir el tiempo dedicado a calcular la nómina y registrarla en los asientos contables.
- Aumentar la productividad: Si reduces tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas con la nómina, puedes aumentar la productividad del área de RR. HH.
- Sumar eficiencia.
- Mejor toma de decisiones: Automatizar la contabilización de la nómina facilita el acceso a la información. Estos datos, al ser más precisos, permiten tomar decisiones más adecuadas y de manera más rápida.
- Rápida implementación: La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo. Se realiza generando pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal.
Software de RR. HH. para la Gestión de Nómina
El software de RR. HH. te permite gestionar las incidencias que afectan la nómina de tus colaboradores, con un sistema ágil y completo que se integra fácilmente al sistema del equipo contable. Esta solución digital tiene el objetivo de reducir el tiempo destinado a las tareas operativas en los departamentos de RR. HH. para que puedan dedicarse a aportar valor en tareas más estratégicas para la empresa.
Póliza Contable de Nómina: Aspectos Adicionales
- Naturaleza Deudora: Se incluye a los Bancos, sueldos y salarios pagados a los trabajadores e indemnizaciones.
- Naturaleza Acreedora: Se incluye a las de Seguridad Social e Infonavit.
- Aportaciones a los sistemas complementarios de pensiones.
- Otros gastos sociales como becas de estudio, uniformes y gastos de comedor.
- Anticipos de las remuneraciones.
- Remuneraciones pendientes de pago.
Tipos de Pólizas Contables
- Póliza de ingresos: Se utiliza para registrar los ingresos generados por la venta de bienes o servicios.
- Póliza de egresos: Sirve para registrar los egresos o gastos en los que incurre una empresa.
- Póliza de ajuste: Se utiliza para realizar ajustes contables al finalizar un periodo contable.
Elementos Clave de una Póliza Contable
Una póliza contable debe incluir:
- La fecha en que se realiza la transacción.
- Una descripción clara y concisa de la transacción realizada.
- Información adicional relevante.