El balance de situación es un documento muy importante para una empresa, ya que te permite entender el estado financiero del negocio en un determinado momento. El Estado de situación financiera, también conocido como “Balance general”, es un documento contable que muestra la situación económica de una empresa en un momento específico. Es el punto de partida para realizar un análisis de la estructura financiera de una entidad. Un estado de situación financiera ofrece una visión de las circunstancias financieras de una empresa durante un periodo de tiempo determinado. Los estados financieros son documentos estructurados cuyo objetivo es mostrar la información sobre la situación financiera y el resultado de una persona o empresa. Este análisis recoge el activo, el pasivo y el patrimonio neto de una empresa en un momento exacto; por lo tanto, es una imagen estática del negocio que cambiará en cuanto se hagan nuevas operaciones. El estado de situación enumera los activos, pasivos y patrimonio de una empresa.
Componentes Clave del Estado de Situación Financiera
Para comprender por qué un estado de situación financiera "cuadra" o, en ciertos contextos, muestra un saldo de cero, es fundamental conocer sus elementos constitutivos:
Activos
Por lo general, el activo son todos los bienes y derechos que posee una empresa. Son todos los bienes y derechos que posee la empresa. Bajo la columna de activos de un estado de cuentas está todo lo que posee la empresa, ya sea efectivo en el banco, inventario, propiedades o equipo propio. Se clasifican principalmente en dos categorías:
- Activos no corrientes: Son recursos de una duración permanente y no están pensados para la venta. Los activos cuya conversión en efectivo tarda más tiempo en materializarse se consideran no corrientes.
- Activos corrientes: Tienen una duración corta, inferior a un año, y están destinados a la venta. Hablamos de: materias primas, mercaderías, las deudas de los clientes o el dinero en efectivo o cuentas bancarias.
Pasivos
Los pasivos representan todas las obligaciones y deudas que asume la empresa, ya sea a corto o a largo plazo. Los pasivos registran lo que debe la empresa, como salarios, impuestos y cualquier deuda.
Patrimonio Neto
Por último, en el patrimonio neto, una empresa debe registrar la cantidad de dinero que aportan los propietarios y accionistas de la empresa en su creación y puesta en marcha. En términos más simples, el patrimonio neto es igual a activos menos pasivos. Es la proporción del negocio que es de propiedad absoluta.
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El Principio Fundamental del Equilibrio Contable
La razón principal por la que el estado de situación financiera también se denomina balance general es simple: todos los cálculos tienen que cuadrar. Para calcular el valor de los activos de una empresa, hay que asegurarse de que sean iguales a los pasivos y al patrimonio neto una vez emitidos. Para que las cuentas tengan el equilibrio deseado, los saldos deudores deben ser iguales a los saldos acreedores.
Interpretando el "Cero" en la Salud Financiera: El Fondo de Maniobra
Al analizar el estado de situación financiera, específicamente el capital de trabajo neto o fondo de maniobra, podemos obtener diferentes resultados que revelan estados financieros distintos. El capital de neto trabajo es el resultado del activo corriente menos el pasivo corriente. Este indicador representa el dinero que la empresa conservaría después de liquidar sus deudas de corto plazo. Podemos obtener tres resultados diferentes que revelan estados financieros diferentes para el fondo de maniobra:
- Que el fondo de maniobra sea igual a cero: Esto quiere decir que el activo no corriente o inmovilizado está financiado a largo plazo y no existe sobrante para financiar el activo corriente, que se financia con deudas a corto plazo.
- Que el fondo de maniobra sea positivo: Significa que hay un exceso de fondos a largo plazo que se pueden utilizar para financiar los activos corrientes que necesita la empresa para desarrollar su actividad. Si con estos puedes financiar todos los activos, te encuentras en un estado de máxima autonomía.
- Que el resultado sea negativo: Aquí las circunstancias empeoran, ya que esto pone de manifiesto que para financiar todo un inmovilizado necesitas endeudarte a corto plazo.
El Cierre Contable: Llevando las Cuentas a Cero para un Nuevo Período
El cierre contable es el proceso mediante el cual tu empresa puede conocer cuál ha sido el resultado del ejercicio, es decir, saber si has obtenido ganancias o pérdidas. El cierre, que habitualmente se realiza en los últimos meses del año, conlleva la regularización de las cuentas de gastos e ingresos para obtener el resultado del ejercicio, de las cuentas de patrimonio neto y del cierre de todas las cuentas con saldo para que el mismo quede a cero. Es el asiento de regularización de ingresos y gastos y de cierre de ejercicio, lo que lleva a la conclusión del saldo acreedor o saldo deudor.
Considerando los procedimientos que deben realizarse durante el cierre, cabe resaltar que el proceso de cierre contable debe ejecutarse una vez finalizado el ejercicio. Lo más importante es tener en cuenta que el cierre anual es la suma de doce cierres mensuales. Lo ideal es que el cierre de cada mes se lleve a cabo más o menos el mismo día. De esta forma, la empresa puede comparar mejor los datos obtenidos.
Los estados financieros son el resultado de todo un proceso contable, por lo cual es necesario que la entidad verifique que se hayan observado los criterios de reconocimiento y medición adecuados en la elaboración de su información financiera.
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El Balance de Comprobación como Herramienta para Asegurar el Equilibrio
El balance de comprobación es una herramienta esencial que nos permite examinar que no existen asientos descuadrados en el cierre contable. Se trata de una herramienta contable que permite conciliar el libro mayor con la estructura económica y financiera de la empresa. Su efecto sobre el cierre contable de cualquier empresa es determinante, ya que su finalidad es comprobar que la contabilidad se ha cuadrado correctamente. Además, aporta información sobre las operaciones realizadas durante el ejercicio y nos muestra una imagen muy útil respecto a la situación de la compañía en un momento concreto.
¿Cómo se realiza el balance de comprobación?
Para elaborarlo, por una parte, necesitarás los movimientos del “debe” (deudores) y el “haber” (acreedores) de cada cuenta. De la diferencia entre ambos saldrá el saldo. Si se trata de cuentas de activo o de saldo, hay que restar el haber del debe (debe-haber= saldo). En cambio, para las cuentas de ingresos o de pasivos, hay que calcular la diferencia entre el haber y el debe.
Resultados del Balance de Comprobación
Dependiendo de tus cuentas, pueden salirte tres posibles resultados:
- El importe del debe es mayor que el del haber: eso quiere decir que tu empresa tiene saldo deudor o, lo que es lo mismo, saldo positivo a tu favor (te deben dinero).
- El importe del haber es mayor que el del debe: significa que tu empresa tiene saldo acreedor, es decir, que debes dinero a alguien.
- Si las sumas totales del debe y el haber dan el mismo importe que las del saldo deudor y acreedor, la contabilidad está cuadrada correctamente.
Una vez que has realizado el balance de sumas y saldos, debes trasladar esa información al balance de situación final.
Finalidad y Características del Balance de Comprobación
Como adelantábamos antes, su finalidad es verificar que los asientos cuadran correctamente. Cuando el cierre se hace bien, la empresa puede echar mano de este documento para obtener datos reales sobre cómo están las cuentas. Por tanto, se podría decir que el balance de comprobación tiene una finalidad técnica y otra informativa. El objetivo técnico se cumple en el momento en que podemos comprobar si se han producido errores en el libro Mayor o si, por el contrario, las cantidades coinciden con las anotadas en el Diario. Por otra parte, gracias al balance de comprobación, las empresas pueden ver de forma clara y sintetizada toda la información del Mayor. Cuando estos datos se junten con los del balance de situación, será posible conocer en qué estado se encuentra la situación patrimonial de la compañía.
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Es un documento obligatorio en la contabilidad de cualquier empresa al establecer el Código de Comercio que debe realizarse trimestralmente (también puede hacerse mensualmente). Tiene que hacerse antes del cierre del ejercicio para que los saldos de las cuentas reflejen la realidad. De lo contrario, el resultado sería cero.
La Importancia de la Precisión y la Automatización
Sin embargo, que las cuentas cuadren no significa que todo se haya hecho correctamente. Un error habitual en la contabilidad de las empresas que tienen muchos movimientos y asientos es, por ejemplo, apuntar un pago a un proveedor distinto al que se ha realizado. En ese caso, el balance de sumas y saldos estará cuadrado, pero la contabilidad no será correcta. Es por ello que la revisión de los mayores de cada proveedor junto con los balances es lo único que te permitirá saber a ciencia cierta si estás haciendo bien las cosas.
Las revisiones manuales de cuentas y los informes de gastos requieren mucho tiempo y son propensos a errores. Casi el 20 % de estos informes contienen errores o les falta información, y cada corrección cuesta 45 € adicionales, según la Asociación Global de Viajes de Negocios. Las revisiones manuales también aumentan el riesgo de fraude en los gastos, ya que sus equipos financieros sólo tienen tiempo y recursos limitados para revisar minuciosamente cada informe y verificar cada elemento.
Lo mejor es confiar en un software de contabilidad que genere automáticamente el balance de situación. Gracias a su carga y gestión de datos automático, podemos tener al día todas las cuentas y archivos. También con estos sistemas, se minimiza el riesgo de incurrir en errores en sus resultados, garantizando que siempre se pueda recurrir a este informe de manera mensual, trimestral y anual. Finalmente, el uso de un software ahorra tiempo. No es lo mismo tener que armar un reporte mes a mes que hacer unos pocos clics y tener un informe detallado y organizado, adaptado a las operaciones particulares de la empresa.