¿Estás tratando de emitir una factura a tus clientes y no puedes hacerlo? Ya revisaste tu conexión a internet, te aseguraste de que la plataforma que usas para facturar funcione bien, revisaste los datos, pero aún no puedes facturar. Solo falta cerciorarte de que estés al día con el SAT y no sea esta la razón por la que no puedes emitir comprobantes a tus clientes. Hoy te contaremos las razones por las que podrías estar teniendo problemas para facturar en el SAT.
Problemas que impiden la emisión de facturas ante el SAT
Hay diversas razones por las que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) bloquea el Certificado de Sello Digital (CSD) como medida de fiscalización para presionar a los contribuyentes a arreglar su situación fiscal. Las más frecuentes son:
1. Incumplimiento de obligaciones fiscales
Si has incumplido con la presentación de las declaraciones informativas en los periodos estipulados con base en tu régimen fiscal y actividad comercial, o no presentas la declaración anual, el SAT no solo tiene la facultad de sancionarte con una multa y obligarte a pagar recargos, también tendrás una consecuencia más grave: la suspensión de tu Certificado de Sello Digital (CSD).
Esta situación se puede dar si el SAT se percata de que no has presentado más de tres declaraciones informativas consecutivas o seis no consecutivas. No cumples con tus obligaciones. Si es que no llegas a cumplir con tus obligaciones fiscales, por ejemplo, con tus declaraciones correspondientes al régimen fiscal, le estarás dando razones al SAT para que te multen pero además, hay consecuencias aún más graves como la suspensión de tu Certificado de Sello Digital (CSD). El incumplimiento es una de las primeras razones por las que el SAT puede bloquear o revocar archivos de e.Firma y/o sellos digitales. Dependerá del tipo de incumplimiento: pago de impuestos, presentar declaraciones informativas, declaraciones anuales, entre otros.
2. Emisión de facturas por actividades ilícitas
Una de las características del SAT es que se mantiene a la vanguardia con las herramientas tecnológicas de punta, con sistemas de inteligencia artificial para detectar de forma automática las irregularidades en la emisión y timbrado de facturas ilícitas. En caso de que la autoridad fiscal detecte que estás facturando actividades de esta índole, podría inhabilitar tu uso de CFDI. Además, probablemente entrarás a un proceso de auditoría e investigaciones que podrían culminar con consecuencias de orden penal. Facturación ilegal. El SAT tiene como mejor aliado los avances en las herramientas tecnológicas que le facilita identificar la existencia de irregularidades en el timbrado de CFDIs.
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3. Expedición de facturas de donativos deducibles sin autorización
Actualmente, solo entes federativos, estatales, municipales y donatarias (ya sea asociaciones, sociedades civiles o instituciones de asistencia) cuentan con la autorización para recibir donativos y emitir una factura deducible. Sin embargo, antes de esto deben realizar un trámite para que el SAT otorgue dicha facultad. Esto significa que si tienes una fundación o sociedad civil sin fines de lucro, debes tramitar la autorización en el SAT. Si tu empresa no es una donataria autorizada, no puedes emitir facturas de donativos.
4. Domicilio fiscal falso o no actualizado
Muchos contribuyentes olvidan que el SAT tiene la facultad de hacer visitas domiciliarias a los contribuyentes. En caso de que esto suceda y no logren localizar al contribuyente, o se les indique que el domicilio no es válido ni correcto, la autoridad fiscal podría cancelar tu certificado y no podrás emitir facturas. Si cambias tu domicilio fiscal debes avisar al fisco y actualizar la información. Es un proceso simple que puedes realizar en el portal del SAT con tu e.firma portable, o bien, acudir a las oficinas del SAT con los documentos que te soliciten para actualizar tu dirección. Indicar un domicilio fiscal falso o no actualizado.
5. Fallas técnicas en el sistema del SAT o de facturación
Como mencionamos al inicio, si no puedes emitir una factura, debes asegurarte de que tu conexión a internet es adecuada, estable, pero también debes revisar que el sistema de facturación que utilizas esté disponible y no lo esté afectando una falla técnica. En muchas ocasiones, los problemas para emitir facturas no son de preocupación y se deben a fallas técnicas o errores al capturar la información. En este caso debes contactar con tu proveedor de software o reportar la falla en el portal del SAT. Fallas técnicas en el sistema del SAT. Antes que nada, recuerda que el SAT es uno de los portales más visitados en México, por lo que el exceso de visitantes puede ralentizar el funcionamiento de la página web.
¿Qué hacer si el SAT te impide facturar?
Si el SAT te impide facturar, es crucial tomar las siguientes acciones:
- Ingresa a tu Buzón Tributario y busca si hay algún aviso o mensaje que no hayas leído. En caso de incumplimiento de obligaciones fiscales, es probable que tengas varias notificaciones del SAT para que te pongas al corriente.
- Ponte al corriente con el fisco: presenta tus declaraciones, paga tus impuestos y las multas o sanciones para que puedas volver a emitir facturas y mantener una buena relación con tus clientes. No pierdas contratos por no poder facturar.
- Lo primero y más importante es ponerte al día con tus obligaciones fiscales. Si no sabes qué es lo que te falta, puedes investigarlo al descargar tu Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales en el portal del SAT.
- Espera la respuesta del SAT a tu correo. Si tienes acceso denegado y no puedes facturar, comunícate a la línea telefónica o acude a las oficinas del SAT para recibir asistencia personalizada.
Novedades clave en la Facturación 4.0
¿Estás teniendo dificultades con la emisión de tus facturas 4.0 desde que se volvieron obligatorias? Déjanos decirte que no eres el único caso, pues para muchísimos usuarios ha sido difícil seguir el nuevo ritmo. Y es que no es tan fácil perder la costumbre de lo que ya teníamos bien conocido con la versión anterior 3.3 de CFDI. Esto ocurría mientras transcurría el periodo de transición del 3.3 al 4.0, ideado precisamente para la adaptación de los contribuyentes a las distintas reglas ahora puestas en marcha. Aquí te presentamos las principales novedades:
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| Aspecto | Cambio o Requisito |
|---|---|
| Código Postal | Se trata de un campo de llenado obligatorio tanto para el emisor como para el receptor de las facturas. Si bien el domicilio completo no es requisito obligatorio, el Código Postal sí lo es y se valida al momento de emitir la factura. |
| Uso del CFDI | Con la desaparición del Uso P01-Por Definir, en la factura 4.0 es obligatorio indicar claramente el Uso del CFDI según el Régimen Fiscal del receptor. |
| Factura Global | Por la naturaleza de la Factura Global en el sentido de no facturarse para un cliente específico con RFC propio, siempre se debe emplear el RFC Genérico que corresponda según las claves del SAT: XAXX010101000 para clientes nacionales y XEXX010101000 para clientes extranjeros. |
| Complemento de Pago | Uno de los principales cambios en el Complemento de Pago es el desglose de los impuestos que se reciben en cada pago, los cuales están asociados directamente en el CFDI Relacionado. La naturaleza del Complemento de Pago es proporcionar información adicional y específica sobre los pagos de las facturas emitidas en PPD (Pago en Parcialidades o Diferidos). |
La nueva facturación 4.0 es menos complicada de lo que parece. Sólo es cuestión de tomar nota sobre los cambios mencionados.
Errores comunes al emitir facturas y cómo evitarlos
Todo autónomo se enfrenta tarde o temprano a la realización de facturas. También, sentimos decir que hay otra cosa a la que todo autónomo se enfrenta tarde o temprano: los problemas de facturación. Todo el mundo se ha equivocado alguna vez al hacer una factura. Hay errores muy habituales en este frente, desde la mala numeración hasta calcular mal los descuentos aplicados, no poner los plazos adecuados… o hasta enviar una factura al destinatario erróneo. Pero a ti no tiene por qué pasarte, no tienes por qué sufrir los típicos errores de facturación. De hecho, vamos a ayudarte para que sepas dónde se suele fallar más y aprendas a evitarlo. Vamos a repasar los problemas de facturación más frecuentes. Y no te preocupes, porque la mayoría se pueden evitar con mucha facilidad.
1. Numeración errónea de la factura
Algo muy frecuente, sobre todo en autónomos “primerizos”, es enumerar las facturas sin ningún tipo de correlación. Así, en la regulación del Impuesto sobre el Valor Añadido se señala que la numeración debe ser correlativa dentro de cada serie y el Reglamento de Facturación estipula que no pueden existir saltos en las facturas. Por lo que no hacer esto puede llevar a tener problemas con Hacienda, o incluso con clientes, además de ser un caos para llevar toda la contabilidad. Se puede establecer un orden lineal, o vinculado a la fecha de la factura. Por suerte, los programas de facturación automatizan este proceso.
2. No incluir fecha de vencimiento
La fecha de vencimiento indica la fecha límite para hacer el pago. No es algo importante a ojos de Hacienda, ya que solo tiene en cuenta la fecha de facturación para temas como la declaración trimestral del IVA o la declaración de la Renta. Pero sí es importante para ti, porque sirve para controlar si tus clientes están dentro de plazo para pagar. Así, puedes reclamar en caso de que la fecha haya vencido y no se haya hecho el pago. Relacionado con esto es importante tener en cuenta que la normativa establece un plazo de pago de 30 días naturales, ampliable hasta un máximo de 60 días naturales, siempre y cuando haya acuerdo entre las partes.
3. Indicar una fecha de factura equivocada
Ya hemos mencionado antes que la fecha de emisión de la factura es clave para Hacienda. Indicarla mal puede llevar a un descuadre entre empresa-cliente, y a problemas con el organismo público, sobre todo si nos percatamos del error posteriormente a haber presentado la declaración de ese periodo. Cuando se tienen muchas facturas es habitual caer en este error, sobre todo si se cruzan plazos y pagos. Lo mejor en estos casos es apoyarse en los programas de facturación, que pueden automatizar el establecimiento de las fechas de facturación.
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4. No especificar el método de pago
Existen muchos proveedores y métodos de pago, y es imposible que el cliente sepa cómo debe pagar la factura si no se indica en esta: al contado, por transferencia, ingreso, por medios digitales… Debes marcar claramente en la factura cómo ha de pagarse. Te interesa a ti para no tener problemas de impagos, y al cliente para que no tenga que perder el tiempo.
5. No guardar la factura
Todas las facturas deben guardarse, o al menos una copia, para los libros de contabilidad y para evitar descuadres a la hora de presentar los modelos mensuales, trimestrales o anuales. Según la Ley General Tributaria se estipula, además, que todos los empresarios y profesionales deberán conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años. No es rara la ocasión en la que un cliente no declara alguna factura y aparece un dato discordante en Hacienda. Si no has guardado la factura, te será imposible arreglar este problema y podrías acabar incluso pagando una multa. ¡Más vale prevenir que curar!
6. Enviar la factura a la persona errónea
La protección de datos es asignatura obligatoria para todo profesional. Imagina lo que supondría mandar una factura con datos fiscales de una empresa al destinatario equivocado… Sucede más de lo que parece, y se puede evitar si se usa un buen software de facturación, ya que automatiza el proceso. Ten muy claro a quién debe ir la factura en una empresa, porque es posible que mantengas conversaciones con el cliente, pero que la factura deba ir a su departamento de contabilidad. ¡No son lo mismo!
7. No concretar el concepto
En una factura no pueden figurar conceptos como “venta de productos” o “prestación de servicios”, se deben especificar detalladamente en todo momento. Es necesario para que el cliente sepa cuánto paga y por qué, como también para que Hacienda pueda comprobar que los datos son correctos. Tanto es así que en la regulación del IVA se estipula que en la descripción de las operaciones deben consignarse todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe. Si no se hace, la Administración puede llegar a marcar la factura como un fraude y penalizar por ello, sobre todo si los precios son extraños.
8. Introducir mal los datos del cliente
Antes hemos hablado de destinatarios erróneos, pero otro error, y muy grave, es poner mal los datos del cliente. Su dirección, su nombre, su NIF… Todo eso debe quedar perfectamente escrito en la factura para que se considere válida. Equivocarse ahí es tener problemas con la administración pública, o incluso con la contabilidad propia. Los programas de facturación modernos almacenan toda esta información para que, al indicar el cliente, aparezcan sus datos automáticamente.
9. Hacer la factura a destiempo
Tu negocio depende de las facturas. Si antes hemos hablado de lo importante que es poner bien las fechas, imagina lo que supone hacer la factura fuera de plazo o tarde. Es un descontrol para el cliente y para la empresa, y también es un fallo de facturación de lo más habitual. Hay que ser riguroso con los plazos para evitar impagos.
10. Añadir cargos no indicados previamente
Algunas empresas lo hacen, y es una de las peores prácticas que se pueden llevar a cabo. Sé transparente con tus clientes y deja muy claro desde el comienzo los cargos que se van a indicar en la factura para que no haya conflicto. Ocultar cargos deriva en reclamaciones, enfrentamientos y hasta paseos por tribunales. Déjalo todo muy claro desde el principio.
11. Tener una presentación descuidada
Una factura dice mucho de una empresa. No hay nada que dé peor imagen que un documento con faltas de ortografía, elementos desordenados y tachones. Y, desafortunadamente, pasa mucho. Los programas de facturación garantizan la mejor presentación, incluso pueden personalizarla para darle un toque único y acorde a la imagen de tu negocio. Es algo bastante conveniente.
12. Aplicar descuentos erróneos
Empiezas una promoción con descuentos especiales, aplicas rebajas a determinados servicios o productos… Son estrategias habituales y buenas para atraer a clientes, pero mal facturadas son un caos. Un caos para tu contabilidad, para tus clientes y para Hacienda. Este error se da mucho cuando no se usan los medios adecuados para automatizar la aplicación de descuentos o para calcularlos. Y sí, es algo que los programas de facturación evitan.
13. Incluir mal el IVA
Diferentes productos o servicios pueden tener diferentes tipos de IVA. Como indicábamos anteriormente en la propia regulación del IVA se indica que deben indicarse con claridad todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuestos de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario. Igualmente, se debe indicar el tipo impositivo a aplicar, o tipos impositivos en caso de que los conceptos incluidos en la factura estuvieran sujetos a distintos porcentajes de tributación, así como la cuota tributaria que, en su caso, se repercuta. Todos estos importes deberán consignarse por separado con claridad. Aplicar los impuestos erróneos en una factura pasa muy a menudo, y eso no suele agradar para nada a los clientes. Hay que repasar siempre antes de cerrar la factura, o usar un programa de facturación que ya cuente con un registro del IVA correspondiente a cada concepto para que puedas despreocuparte. Como ya habrás visto, muchos de estos problemas con las facturas se podrían evitar haciendo algo tan simple como utilizar un buen software de facturación. La tecnología nos lo está poniendo muy fácil, y rechazar su propuesta sería rechazar una muy buena ayuda.
Prácticas indebidas que el SAT no permite o no exige
El SAT ha establecido una serie de requisitos y prohibiciones para la emisión de facturas. Evitar estas prácticas es fundamental para mantener el cumplimiento fiscal:
- Exigir cualquier dato distinto al RFC. El contribuyente que solicita la factura sólo debe proporcionar verbalmente su RFC, cualquier dato adicional no es requisito para la emisión. Se ha detectado que existen sistemas de emisión de facturas que exigen dichos datos como requisito para obtener una factura.
- Obligar a proporcionar un correo electrónico, es opcional.
- Obligar al receptor a generar la factura en un portal.
- Negar la factura argumentando que no se solicitó en el momento de la transacción.
- Registrar una forma de pago distinta a la recibida o registrarla sin que esté pagada.
- Solicitar obligatoriamente se indique el uso que se le dará a la factura.
- Negar la emisión de la factura cuando se pague en efectivo.
- No emitir la factura cuando se reciben pagos por anticipos.
- No emitir factura. El SAT obliga a los contribuyentes a que paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están, de no ser así, se le exigirá que realice el pago por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo.