La correcta gestión de las pólizas contables es fundamental para cualquier empresa, y el sistema Aspel COI es una herramienta clave en este proceso. Sin embargo, los usuarios a menudo se enfrentan a diversos problemas al intentar crear, importar o emitir pólizas. Esta guía aborda las dificultades más comunes y ofrece soluciones prácticas para asegurar el correcto registro contable y el cumplimiento con las normativas.
Generación y Consulta de Reportes de Emisión de Pólizas
Generar el reporte de emisión de pólizas te permite consultar y organizar las pólizas registradas en tu sistema de forma clara y detallada. Este reporte es útil cuando necesitas revisar la información contable capturada, validar movimientos realizados o dar seguimiento a las operaciones registradas en un período determinado. Puedes generarlo durante revisiones contables, auditorías o antes de realizar cierres financieros.
Para generar el reporte de emisión de pólizas, puedes ingresar desde cualquiera de las siguientes rutas:
- Desde Cuentas y pólizas, pulsa Pólizas y haz clic en Emisión de pólizas.
- Desde Reportes y selecciona Emisión de pólizas.
El sistema te mostrará una ventana para configurar los filtros de la información que deseas visualizar. Aquí se detallan las opciones disponibles para afinar tu búsqueda:
| Categoría de Filtro | Opciones Disponibles | Descripción |
|---|---|---|
| Tipos de Póliza | Todos los tipos, Tipo de póliza específico (Ingresos, Egresos, Diario) | Incluye todos los tipos de pólizas registrados en el sistema o permite seleccionar un tipo específico. |
| Pólizas | Todas, Rango Desde / Hasta | Muestra todas las pólizas registradas en el catálogo o permite indicar un rango de números de póliza. |
| Período de Póliza | Fecha inicial / final | Especifica el rango de fechas que deseas consultar. Si lo requieres, puedes seleccionar las fechas desde el calendario. |
| Atributos | Contabilizadas, No contabilizadas, Pendientes, No pendientes, Auditadas, No auditadas | Permite filtrar la información de acuerdo con el estado de las pólizas. |
| Plantilla | Selecciona la plantilla | Elige la plantilla que se utilizará para generar el reporte. |
Dificultades con la Emisión Masiva de Pólizas Modelo
Actualmente, en COI 10 no es posible realizar una emisión masiva de pólizas modelo de forma automática. Esta limitación puede representar un desafío significativo para la gestión eficiente de la contabilidad.
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Un usuario compartió su experiencia para solucionar este inconveniente, aunque requiriendo un proceso manual:
- Entre al mes de enero y abri cada una de las polizas ya contabilizadas, y las grabe como polizas modelo.
- Dentro de control de archivos me fui a Polizas y le di "crear" borrando asi todo lo que en el hubiera.
- Abri polizas y fui capturando una por una cargando las polizas modelo (grabadas anteriormente).
Este proceso, aunque laborioso, permite superar la falta de una opción de emisión masiva y generar las pólizas requeridas.
Errores al Crear e Importar Pólizas Contables en Aspel COI
Aspel COI frecuentemente muestra errores al intentar crear o importar pólizas contables. Desde el clásico “Error al guardar la póliza” por descuadre hasta rechazos de importación por formato incorrecto o cuentas inexistentes en el catálogo, estos problemas detienen el registro contable y complican el cumplimiento con el SAT.
Causas Frecuentes de Errores
- La causa más común es que la suma de los cargos no es igual a la suma de los abonos.
- COI valida cada código de cuenta contra el catálogo configurado. Si una cuenta tiene un código ligeramente diferente (un nivel extra, un guion faltante o un espacio al final), COI la rechaza.
- Al cerrar un período mensual o el ejercicio anual, COI bloquea la captura y modificación de pólizas con fecha dentro de ese período.
- COI espera un archivo con columnas en un orden específico. Si hay errores de cuenta, COI mostrará los códigos rechazados.
- COI no permite dos pólizas del mismo tipo con el mismo número en el mismo período. Si importa pólizas que ya existen, el sistema las rechazará.
- Las pólizas aplicadas en COI son de solo lectura.
- Si el XML de pólizas es rechazado por el portal del SAT (no por COI), el problema suele ser: UUID de CFDIs incorrectos en las pólizas, fechas fuera del período declarado, o estructura del XML que no cumple con la versión del esquema XSD vigente.
Estrategias para Solucionar Errores
- Si la importación masiva falla repetidamente, capture las pólizas manualmente en pequeños lotes de 10-20 pólizas para identificar exactamente cuál causa el error.
- Respetar los períodos: Evite registrar pólizas en períodos que ya estén en proceso de cierre.
- Dos decimales consistentes: Use siempre dos decimales en todos los montos.
- Verifique que consultó la balanza en el período correcto. En COI, la balanza se filtra por período - si la póliza tiene fecha en marzo pero consulta febrero, no aparecerá.
- Para modificarlas debe “desaplicarlas” primero desde el menú de la póliza, realizar los cambios y volver a aplicarlas.
Creación Manual de Archivos .Pol para Importación
La generación de archivos .Pol, que son archivos XML, puede ser una solución robusta para problemas de importación masiva, permitiendo un control preciso sobre la estructura de los datos que se ingresan a COI. Estos archivos llevan un encabezado, un detalle y un pie.
El proceso implica generar archivos de texto para cada parte del archivo .Pol, donde se sustituyen datos con información proveniente de una base de datos o seleccionada por el usuario.
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El detalle de la póliza se estructura con elementos `ROWPartidas` que incluyen atributos como `Cuenta`, `Depto`, `ConceptoPol`, `Monto`, `TipoCambio`, `DebeHaber`, e `IDUUID`. Dentro de `IDUUID`, se anidan elementos `CDSPartidasUUID` con datos específicos para cada UUID como `NUMREG`, `UUIDTIMBRE`, `MONTO`, `SERIE`, `FOLIO`, `RFCEMISOR`, `RFCRECEPTOR`, y `FECHAUUID`. Debiendo sustituir los datos con comillas con los datos de tu base de datos o los datos seleccionados. Esto lo debes hacer para cada factura que quieras subir a la póliza.
El encabezado del archivo XML define la estructura de metadatos, especificando los campos para la póliza (`VersionCOI`, `TipoPoliz`, `DiaPoliz`, `ConcepPoliz`, `UUID`) y para las partidas anidadas (`Partidas`). Los campos de las partidas incluyen detalles como `Cuenta`, `Depto`, `ConceptoPol`, `Monto`, `TipoCambio`, `DebeHaber`, `ccostos`, `proyectos`, `Porcentaje`, `FRMPAGO`, `NUMCHEQUE`, `MONTOBN`, `BANCO`, `CTAORIG`, `BENEF`, `RFC`, `BANCODEST`, `CTADEST`, `FECHACHEQUE`, e `IDUUID`, junto con los datos de `CDSPartidasUUID` ya mencionados. Se sustituye el dato de concepto (xconcepto) y dia (xdia) en la sección `ROWDATA`, los demás son informativos para COI.
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