Dar una correcta gestión a cualquier organización es vital para cumplir con los objetivos establecidos y convertirla en un negocio rentable. Los profesionales en Administración de Empresas deben abarcar diferentes áreas, como la contabilidad, el marketing, las finanzas, los recursos humanos y la gestión de operaciones, y su objetivo es asegurar la eficacia y la eficiencia de la empresa.
La Administración de Empresas es el proceso de planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales) de una empresa para alcanzar los objetivos establecidos. Ahora que ya sabes por qué es relevante tener un Administrador en una empresa, es momento de que te decidas a invertir en una profesión que seguramente será bien gratificada.
Funciones Clave de un Administrador
Un administrador desempeña roles cruciales dentro de una empresa:
- Planificación: Un administrador es responsable de planificar el futuro de la empresa. Esto incluye establecer objetivos claros, determinar las estrategias para alcanzarlos, identificar y anticipar los riesgos y las oportunidades, y desarrollar planes de acción para lograr los objetivos de la empresa.
- Organización: El administrador se encarga de organizar los recursos de la empresa, incluyendo el personal, los materiales y los recursos financieros, de manera eficiente y efectiva para alcanzar los objetivos de la empresa. Al organizar los recursos adecuadamente ayuda a evitar el desperdicio de recursos, lo que reduce los costos y aumenta la rentabilidad.
- Dirección: El administrador dirige y coordina a los empleados de la empresa. Su tarea implica motivar al personal, establecer las políticas y procedimientos de la empresa, tomar decisiones importantes y delegar tareas a los empleados de manera efectiva.
- Control: El administrador monitorea y evalúa el rendimiento de la empresa, identifica las áreas problemáticas y toma medidas correctivas para asegurarse de que la empresa cumpla con sus objetivos.
Razones para Tener una Contabilidad Clara
Tener tu facturación clara y al día te ayudará a identificar el estado real de tu empresa y a tomar decisiones estratégicas. Conocer a profundidad los números de tu empresa es básico para cualquier decisión que debas tomar, desde planear el crecimiento futuro de tu operación hasta para buscar financiamiento. Sin embargo, este orden mensual y anual será clave para tu crecimiento.
Estas son las razones por las que debes de tener una contabilidad clara:
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- Usas mejor los recursos de tu empresa. Podrás detectar áreas de la operación que son demasiado caras o que pueden reestructurarse para rendir mejor, entender qué herramientas funcionan para mejorar el trabajo de tu equipo e incluso, a disminuir o abrir nuevas áreas de negocio.
- Puedes prever los picos de operación. Una lectura de los números anuales te dirá en qué momento tienes mejores ventas, lo que te ayudará a preparar tu operación para soportar las bajas y a planear los recursos necesarios para cumplir con todos tus compromisos sin lastimar a la operación.
- Evitas fugas de capital. Después de un par de meses, los números empezarán a tomar sentido sin necesidad de una descripción, sabrás qué pagas y a quién, por lo que cualquier movimiento fuera de la norma será fácilmente detectable.
- Cumples con tus obligaciones fiscales. Nada como estar al día ante el SAT y la única forma de hacerlo es mantener el registro de ingresos y egresos al día, listos para tus presentaciones mensuales y anuales. Esto incluso te ayudará a evitar recargos y multas.
- Conoces el flujo de tu empresa. Entenderás tus gastos, ventas y utilidades de una forma mucho más sencilla, lo que te puede ayudar a aplicar para un financiamiento que te ayude a crecer y hasta a conocer exactamente cuánto dinero necesitas para esa expansión y si es sustentable para tu operación.
Análisis Financiero: Herramientas e Importancia
El objetivo fundamental de la contabilidad de una empresa es suministrar información sobre la misma a un amplio conjunto de posibles usuarios o destinatarios de dicha información para ayudarles a tomar decisiones. Por lo que el análisis financiero busca proporcionar los datos más sobresalientes de forma concreta del estado financiera tanto actual como de años anteriores para obtener de ser necesaria una comparación, así poder tomar de decisiones que resulten benéficas para la empresa.
El propósito del análisis de los estados financieros es la transformación de la información de los estados financieros a una forma que permita utilizarla para conocer la situación financiera y económica de una empresa para facilitar la toma de decisiones.
Instrumentos para el Análisis Financiero
Existen diferentes métodos para analizar los estados financieros:
- Método de análisis horizontal: Es un procedimiento que consiste en comparar estados financieros homogéneos en dos o más periodos consecutivos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro. Permite informar los cambios tanto en las actividades y los resultados que se han dado ya sea de forma positiva o negativa, definiendo con ello los que merecen mayor atención por sus cambios significativos.
- Análisis de razones: El análisis de razones evalúa el rendimiento de la empresa mediante métodos de cálculo e interpretación de razones financieras. La información básica para el análisis de razones se obtiene del estado de resultados y del balance general de la empresa, es importante para sus accionistas, sus acreedores y para la propia gerencia.
- Análisis de tendencias: El análisis de tendencias nos permite conocer el desarrollo financiero de una empresa. Este método permite conocer la dirección y la velocidad de los cambios en la situación financiera de la empresa a través del tiempo, para efectuar un análisis mediante este método, es necesario determinar los cambios sufridos en los saldos de los rubros de los estados financieros que nos interesa analizar.
Razones Financieras Básicas
Toda la información que se encuentra en los estados financieros básicos es muy importante para todos las partes interesadas en la toma de decisiones, ya que permite tener medidas relativas de la eficiencia operativa de la empresa, las razones financieras consiste en el cálculo e interpretación para analizar y observar el rendimiento, liquidez, solvencia, apalancamiento y uso de activos de la empresa.
Con este tipo de análisis, se pueden contestar algunas preguntas como: ¿De dónde sale el dinero que tengo trabajando en la empresa? Es decir, ¿qué porcentaje sale del capital contable, del pasivo a corto plazo y del pasivo a largo plazo?; ¿Cómo se encuentra distribuido el dinero que tengo trabajando en mi negocio? ¿Está en activo circulante, fijo o diferido?
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Tipos de Razones Financieras
Existen cuatro grupos principales de razones financieras:
- Razones financieras de liquidez o solvencia: Miden la capacidad de la empresa para cumplir con sus deudas a corto plazo.
- Razones financieras de estabilidad o endeudamiento: Determinan el nivel de endeudamiento de la empresa.
- Razones financieras de actividad o productividad: Evalúan la eficiencia en el uso de los activos y el ciclo económico del negocio.
- Razones financieras de resultado o rentabilidad: Miden la rentabilidad de la empresa en relación con las ventas, activos y capital.
Para que una empresa consiga tener un buen financiamiento en sus cuentas y trayectoria financiera en general, debe tener controlados multitud de actividades y registros que garanticen su estabilidad y continuidad. Cuando hablamos de contabilidad en una empresa nos referimos a las técnicas que se emplean para poder recoger todos los movimientos contables que esta lleva a cabo. Gracias a ella, podemos conocer en cualquier momento cuántas son las cantidades exactas que debemos y cuáles son las que nos deben.
Es de vital importancia hacer seguimiento de todos los registros de las empresas: permitirá administrar correctamente el efectivo, inventario, cobros y pagos, costos y gastos e ingresos. La contabilidad es un proceso consistente y no se termina después de un cierto periodo de tiempo. No se debe hacer durante un mes y después omitirse en el mes siguiente. Siempre tenga en cuenta que la contabilidad se debe hacer de manera continua para el éxito de la empresa.
Más que llevar libros y registros de ingresos y egresos, un contador utiliza esta información para elaborar y analizar reportes y estados financieros, y así monitorear al estado financiero de la empresa y proveerla de la información necesaria para la toma de decisiones. La información que se presenta en la contabilidad es tan útil para llevar el control de los ingresos y los egresos, como para hacer planes en el futuro y tomar decisiones inteligentes y acertadas con datos del pasado.
La contabilidad es una herramienta importante para el negocio, un buen sistema contable ayuda a reducir los costos operacionales y un mercado más eficaz. Muchos empresarios no reconocen estas ventajas y no le dan importancia que merece a su sistema contable. Un buen sistema de registro es una obligación legal y puede reducir contribuciones. La falta de un buen sistema contable puede llevar al negocio al fracaso.
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El análisis de la información proveniente de los estados financieros, nos ayudan a ir trazando metas que poco a poco nos dan un panorama claro de nuestro lugar en el mercado. No importa que seas una empresa pequeña o una marca ya consolidada; conocer qué son las razones financieras nos ayudará a obtener información valiosa de manera sencilla, hacer comparaciones respecto al mercado de competidores y también nos indicará la manera de mejorar nuestra gestión financiera.
Tabla 1. Razones Financieras Básicas
Este tipo de análisis, se pueden contestar algunas preguntas como: ¿De dónde sale el dinero que tengo trabajando en la empresa? Es decir, ¿qué porcentaje sale del capital contable, del pasivo a corto plazo y del pasivo a largo plazo?; ¿Cómo se encuentra distribuido el dinero que tengo trabajando en mi negocio? ¿Está en activo circulante, fijo o diferido?
En la tabla 2 se presenta el entorno de la evaluación para el administrador, aunque no deba manejar la contabilidad con la profundidad de un contador, debe saber qué representa cada cuenta en los estados financieros.
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