¿Eres un profesional en auditoría y buscas maximizar la eficiencia, reducir riesgos y garantizar el cumplimiento en cada proceso de compra? Auditar el Proceso de Requisiciones de Compras es una práctica fundamental para garantizar el uso eficiente, transparente y controlado de los recursos en una organización.
El cumplimiento es un desafío diario en numerosas funciones y roles, desde la reserva de viajes de negocios y el envío de informes de gastos hasta la verificación de facturas y la identificación de conceptos sujetos a impuestos. Comprender las mejores prácticas de auditoría y analizar los desafíos a través de la lente de la oportunidad son piezas importantes del rompecabezas.
Los consejos y las listas de verificación ayudan a formular y refinar su enfoque para la auditoría de gastos. Las reglas de la auditoría deben estar alineadas con los procesos y objetivos de su compañía.
Las compañías tienen múltiples razones para mejorar la forma en que auditan los gastos. Después de todo, las compañías más pequeñas tienen las mismas necesidades de control, eficiencia y escalabilidad que las grandes organizaciones. Ya que los propietarios y ejecutivos a menudo manejan las funciones de RR. HH., Marketing, TI y más junto con la estrategia global, las mejores prácticas y las herramientas de auditoría de cumplimiento pueden aportar mejoras sin mermar los recursos limitados.
Diseño Estructurado de la Auditoría
Una Requisición de Compra es un documento interno utilizado en las empresas para solicitar formalmente la adquisición de bienes o servicios. Diseño estructurado abarcando los siguientes temas:
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- Documentación y Autorización
- Necesidad y Planeación
- Cumplimiento de Políticas
- Controles Internos
- Análisis de Proveedores
- Tiempos de Proceso
- Soporte de Evidencias
- Conformidad Legal y Normativa
- Aspectos Estratégicos
Para comenzar, audite cada reclamación de gastos, porque crea una base para su estrategia de auditoría. La respuesta fácil: Antes de la aprobación de un informe de gastos. Aunque muchas compañías esperan hasta que se apruebe un informe, esta opción provoca ineficiencias, como obligar a los gerentes agobiados a poner sellos de aprobación o hacer que Cuentas por Pagar tengan que recuperar el dinero que ya se erogó.
Las reglas de auditoría que elija dependen de su sector, cultura y requisitos normativos. La reducción de riesgos, la regulación y digitalización fiscal, la sostenibilidad, la ciberseguridad y la IA se encuentran entre los muchos desafíos relacionados con el cumplimiento.
Herramientas Tecnológicas y Control de Gastos
En función de la pregunta anterior, es bueno hacerse otra interrogante esencial: ¿mi organización cuenta con las herramientas tecnológicas que permiten ejercer un verdadero control en cuanto a los gastos de los empleados? Debe entender que controlar el efectivo mediante una gestión de gasto digital permitirá a los responsables de finanzas tomar mejores decisiones con base en los datos sistematizados.
Exija el uso de tarjetas corporativas para que los gastos se capturen, clasifiquen, procesen y estén listos para la auditoría automáticamente. Pero, al igual que con otras tareas financieras, las soluciones automatizadas permiten tener los procesos optimizados y el control mejorado que las compañías buscan para la auditoría de gastos.
“Una vez que establecimos que utilizaríamos Verify y nos dirigíamos a una herramienta de auditoría de inteligencia artificial, vi que el cumplimiento mejoraba inmediatamente. Al implicar múltiples pasos y dominar muchos detalles, el cumplimiento y la auditoría de gastos son procesos obviamente complejos.
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“Los usuarios pueden crear sus partidas de hotel y entretenimiento siete veces más rápido y también el tiempo de envío disminuyó”, dice Zeta Lazar, jefe de equipo de KUKA, un fabricante mundial de robótica.
Los responsables de finanzas de su compañía deben entender que lo que esté reflejado en los gastos no debe estar fuera de lo que realmente haya sido establecido.
Menos errores costosos y repetición del trabajo. Un menor riesgo de fraudes desde dentro y desde fuera. Una menor probabilidad de ser objeto de escrutinio y sanciones de los reguladores fiscales y de otra naturaleza.
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