Toda organización formal que cuenta con personal tiene que efectuar pagos de salarios a sus trabajadores por la prestación de su trabajo. Por esa razón, es muy importante que cada organización instrumente un sistema de pago competitivo, congruente con las estrategias de la organización.
Para ello, es necesario que tú como trabajador, emprendedor o empresario conozcas cuál es el marco legal de la nómina y cuáles son las garantías mínimas que ofrecen las leyes laborales. Para reflejar el pago de salarios y prestaciones a los trabajadores, así como las deducciones correspondientes, la empresa requiere elaborar un documento llamado nómina.
La palabra nómina está relacionada con nombres escritos, con haberes que se detallan a favor de individuos que bien podemos llamar prestaciones y que son recibidas por una oficina pública o particular. Este precedente permite comprender que cualquier percepción debe quedar asentada en una relación con carácter probatorio de la relación laboral y, propiamente, a este documento lo llamaremos nómina.
Otro elemento importante, y que da equidad en cuanto al cálculo del ingreso y al descuento derivado de salarios y prestaciones, es el establecimiento de políticas de pago, las cuales otorgan claridad y certeza al ingreso final de los empleados. El procedimiento para elaborar la nómina dependerá de cada organización.
¿Qué es la Nómina en una Empresa?
La nómina es un documento crucial que detalla la compensación económica que un trabajador recibe por su labor. En México, una nómina está compuesta por varias partes esenciales que detallan la compensación económica de un trabajador. Es importante destacar que los conceptos remunerativos en las nóminas no cambian según el tipo de contrato laboral.
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Conceptos Clave de la Nómina
- Datos del Empleado: Información personal y laboral del empleado.
- Percepciones: Engloba todos los conceptos que contribuyen al sueldo bruto del empleado.
- Deducciones: Comprende las retenciones y descuentos aplicados al sueldo bruto.
- Cuotas Patronales: Contribuciones del empleador a la seguridad social.
- Otros Pagos: Pagos adicionales no considerados en los puntos anteriores.
- Totales y Sueldo Neto: Proporciona el resumen final de las percepciones, deducciones, cuotas patronales y otros pagos, culminando en el sueldo neto del empleado.
Marco Legal de la Nómina en México
El proceso de nómina en el ámbito laboral mexicano implica un profundo conocimiento de la legislación asociada a la gestión, destacando normativas como la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Seguro Social (LSS), el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR). Las leyes laborales tienen su base legal en el artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, promulgada en 1917.
Por otro lado, la Ley del Seguro Social, en su Artículo 15, impone obligaciones específicas a los empleadores respecto a la nómina. Además, deben llevar registros como nóminas, detallando días trabajados y salarios percibidos, conservándolos obligatoriamente durante 5 años desde su creación. Se presentó la declaración del ejercicio, cuando se tenga obligación de hacerlo. Tratándose de contribuciones con cálculo mensual definitivo, el plazo se computará a partir de la fecha en que debió haberse presentado la información que sobre estos impuestos se solicite en la declaración del ejercicio del impuesto sobre la renta.
Tipos de Nóminas
En el ámbito laboral, existen varios tipos de nóminas diseñadas para adaptarse a diversas situaciones y estructuras organizativas:
- Nómina Ordinaria: Es un registro detallado de los salarios y deducciones que los empleados reciben regularmente.
- Nómina Extraordinaria: Se refiere al pago adicional que un empleado recibe fuera de su salario regular.
- Nómina Reducida o Prorrateada: Se utiliza para calcular y distribuir de manera proporcional los salarios de los empleados en función de periodos de tiempo específicos.
- Nómina de Aguinaldo: Es un beneficio que tiene como objetivo brindar un respaldo financiero adicional durante la temporada festiva.
- Nómina por Horas: Es un método de pago en el que los empleados reciben compensación basada en el tiempo exacto que han trabajado.
- Nómina por Comisiones: Es un método de compensación empleado por algunas empresas para remunerar a sus empleados en función de las ventas o transacciones que realizan.
- Nómina de Jubilación o Pensión: Se refiere al listado detallado de los pagos que una persona recibe regularmente después de retirarse.
- Nómina de Expatriados: Se refiere a percepciones salariales y beneficios que una empresa proporciona a sus empleados que trabajan en el extranjero.
- Nómina por Proyecto: Es un sistema de pago que se utiliza en algunos sectores laborales, especialmente en aquellos donde los empleados trabajan en proyectos específicos con duración limitada.
- Nómina Salarial y Administrativa: La nómina salarial se refiere al conjunto de pagos que una empresa realiza a sus empleados por sus servicios, mientras que la nómina administrativa abarca las tareas relacionadas con el manejo y registro de la información asociada a los salarios.
¿Cómo Hacer una Nómina Paso a Paso?
La elaboración de nóminas de un trabajador, suele ser una tarea compleja que genera inquietud entre los empresarios. Elaborar una nómina puede resultar compleja debido a la cantidad de cálculos y normativas que deben considerarse. Para realizarla de manera correcta y eficiente, es recomendable seguir los siguientes pasos:
- Encabezado y Recopilación de Datos: Recopilar información del empleado (nombre, NSS, CURP, antigüedad, puesto, número de cuenta) y de la empresa (razón social, RFC, dirección fiscal, prorrateo). Considerar percepciones y deducciones del periodo anterior y cambios en la relación laboral.
- Cálculo de Devengos: Determinar el total devengado considerando conceptos salariales como salario base, percepciones variables (horas extras, comisiones, bonos) y prestaciones en especie.
- Cálculo de Deducciones: Incluir las cotizaciones de la seguridad social (IMSS, INFONAVIT, etc.), el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y otras deducciones (préstamos, cuotas sindicales).
- Creación de Bases de Cotización: Suma de los conceptos que sirven para calcular las cuotas al IMSS e INFONAVIT. Útiles para determinar las cuotas obrero-patronales.
- Cálculo del Impuesto Sobre la Renta (ISR): Utilizar las tablas de ISR proporcionadas por el SAT, considerando la normativa del IRPF en casos de colaboradores extranjeros o colaboraciones internacionales.
- Detalle de Percepciones Extrasalariales: Especificar cada concepto extrasalarial, su monto y el total de días trabajados durante el período. Indicar si están gravados o exentos de ISR.
- Elaboración del Encabezado: Incluir los datos generales de la empresa y del colaborador, especificando el periodo de pago.
- Elaboración del Cuerpo de la Nómina: Detallar de forma clara y concisa cada concepto de devengos y deducciones. Presentar los cálculos de manera ordenada.
- Cálculo del Salario Neto: Restar el total de deducciones al total de devengos y verificar que el cálculo sea correcto.
- Elaboración del Pie de Nómina: Incluir la firma del colaborador y del representante legal de la empresa, indicando la fecha de pago.
- Entrega de la Nómina: Entregar una copia física o digital al colaborador y conservar un ejemplar en los archivos de la empresa.
Cualquier error en los cálculos puede generar problemas legales y financieros para la empresa. Por esta razón, es recomendable contar con el apoyo de un contador o asesor laboral.
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Partes de una Nómina
Una nómina es un documento contable que detalla las percepciones y deducciones que conforman el salario de un colaborador durante un período determinado. Es un reflejo de la relación laboral y un instrumento esencial para la gestión de nóminas y los impuestos.
- Encabezado: Contiene la información básica y legal que identifica tanto a la empresa como al colaborador, incluyendo razón social, RFC, dirección fiscal, NSS de la empresa, nombre del colaborador, NSS del colaborador, CURP, fecha de antigüedad, puesto, régimen de contratación y período de liquidación.
- Devengos: Representan el total de lo que el colaborador ha ganado durante el periodo, incluyendo percepciones salariales (salario base, compensaciones, horas extraordinarias, remuneraciones voluntarias) y percepciones no salariales (vales de despensa, ayuda para gastos de transporte, viáticos).
- Deducciones: Son las cantidades que se restan al total de los devengos para obtener el salario neto, incluyendo cotizaciones a la seguridad social (IMSS, INFONAVIT, FOGASA), Impuesto sobre la Renta (ISR), anticipos de nómina y otras deducciones (embargos, cuotas sindicales).
- Líquido a Percibir o Salario Neto: Es el monto final que el colaborador recibirá después de aplicar todas las deducciones.
- Sellos y Firmas: Incluye los sellos de la empresa y la firma del trabajador como constancia de que ha recibido la información y el pago correspondiente.
Entrega de Nóminas
El pago de la nómina puede realizarse de diferentes maneras, según la política de cada empresa: semanal, quincenal o mensual. Independientemente de la frecuencia de pago, es esencial que el departamento de recursos humanos entregue a cada empleado una copia de su recibo de sueldo.
Al recibir su recibo de sueldo, el colaborador debe firmar y colocar la fecha. Este acto formaliza su conformidad con el salario que se le ha asignado, así como con los complementos y deducciones aplicados.
Datos Necesarios para el Cálculo de la Nómina
El cálculo de la nómina varía según la situación personal y el tipo de contrato. Los datos necesarios para llevar a cabo este cálculo son:
- Convenio colectivo que se aplica.
- Grupo de cotización y categoría profesional.
- Situación familiar del empleado.
- Tipo y duración del contrato.
- Pago de horas extras.
Contabilización de la Nómina: Registro Contable
La contabilización de la nómina, también conocida como registro contable de nómina, es clave para mantener el control financiero de la empresa. Este proceso ayuda a reflejar con precisión los sueldos, impuestos y aportaciones patronales en los estados financieros. El proceso de nómina implica evaluar y contabilizar todos los conceptos que se incluyen en la nómina: percepciones y deducciones, cuotas obrera patronal e impuestos.
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En principio, puedes hacerlo en una hoja de cálculo o planilla en Excel. Aunque luego veremos que una de las opciones que ha cobrado fuerza en los últimos tiempos es la automatización de la contabilización de la nómina.
Conceptos a Considerar
- Percepciones: Cualquier tipo de ingreso que la fuerza laboral recibe de su empleador.
- Deducciones: Montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores.
- Cuotas Patronales: Obligaciones de los empleadores como retenedores de impuestos.
Cuentas Contables
- Gastos: Sueldo de los trabajadores y otras erogaciones.
- Pasivos: Impuestos y aportaciones retenidas a los empleados.
Por norma general, la columna cargo/debe y la columna abono/haber deberían dar el mismo resultado.
Tipos de Pólizas
Es clave hacer una clasificación correcta de estos documentos. En el caso de las pólizas contables de nómina son de egresos.
Automatización de la Contabilización de la Nómina
La automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad. Esto puede ayudarte a:
- Ganar agilidad.
- Aumentar la productividad.
- Sumar eficiencia.
- Mejor toma de decisiones.
- Rápida implementación.
La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo. Se realiza generando pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal. Contabilizar es registrar y reflejar el costo en la contabilidad; pagar implica transferir los recursos a los colaboradores.
El software de RR. HH. como Factorial te permite gestionar las incidencias que afectan la nómina de tus colaboradores, con un sistema ágil y completo que se integra fácilmente al sistema del equipo contable.
Preparación de la Nómina: Aspectos Clave
La preparación de nómina es un proceso clave en los negocios y una obligación legal para todas las organizaciones en México. Los errores que se pudieran llegar a cometer en este proceso pueden resultar en multas impuestas por el SAT.
- La LFT es la base legal que regula los derechos y obligaciones entre empleadores y trabajadores.
- Las deducciones son todos los conceptos por los cuales se retendrá parte del pago del trabajador. Estas deducciones están protegidas por la ley, por lo que debe tenerse la evidencia necesaria para aplicarlas.
- Las incidencias en nómina son aquellas circunstancias que se presentan, durante el periodo de preparación de nómina, y que generan descuentos a los trabajadores.
- Por concepto de la cobertura de seguridad social, los trabajadores deben pagar su parte proporcional al IMSS. Esta debe ser retenida por el patrón.
- El SAT tiene determinados los impuestos que cada trabajador debe pagar por concepto de Impuesto sobre la Renta (ISR).
- Para hacer una adecuada preparación de nómina, se debe establecer desde un principio la periodicidad de la misma.
- Existe un formato estándar para el recibo de nómina, y está regulado por la legislación vigente. El SAT exige que la nómina se emita en Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
Una de las tareas que requieren mayores recursos en la preparación de nómina es la recabación de información. Una de las herramientas que más ayuda aporta a la preparación de nómina se llama Sesame HR. Este software te permitirá contar con la información necesaria para justificar cada incidencia y guardar los datos de manera segura. Esto te permite conocer los datos en tiempo real, por lo que puedes previsualizar los cálculos de la nómina.