En ocasiones, la auditoría interna es vista como una actividad incómoda que se tiene que realizar para mantener un certificado; pero la realidad es que esta puede ser una oportunidad para revisar con profundidad procesos y procedimientos que, generalmente, por cuestión de tiempo, no se alcanzan a ver en una auditoría externa o en la operación diaria. Principalmente, para la credibilidad, la calidad y el profesionalismo de las actividades y procesos que se llevan a cabo.
Ahora, se debe tener clara la definición de auditoría, la Norma ISO 9001 “Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión” la define como un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
Pasos Fundamentales en la Preparación de un Plan de Auditoría
Para asegurar una auditoría exitosa y beneficiosa, es crucial seguir una serie de pasos bien definidos:
- Definición del Alcance y Objetivos de Auditoría: El auditor / cliente-certificadora y el auditado definen hasta dónde cubre la auditoría, es decir, si sólo es un área del establecimiento, una unidad o si abarca todas las subunidades o multisitios que tiene la empresa, es decir, la extensión y límites de una auditoría. Así como el o los productos que se inspeccionarán. Es así que, entre el auditor y/o certificadora en conjunto con el auditado, determinarán el objetivo de la auditoría. La finalidad de una auditoría es verificar la correcta implementación o funcionamiento de un Sistema de Gestión,Norma Estándar, así como las exigencias de los clientes.
- Plan de Auditoría: Documento que se comunica al establecimiento indicando el objetivo, alcance de auditoría, fecha y horarios definidos por área. Como respuesta, el establecimiento debe aclarar quién recibirá al auditor y le servirá de intermediario para comunicarse con directivos, así como guiar al auditor durante el desarrollo de la auditoría. Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla. Una cosa es planificar el programa de la auditoría y otra la planificación del proceso.
- Conformación del Equipo Auditor: Una vez que se conforma el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, se verifique la eficacia del plan de la auditoría propuesta. El auditor es la persona que realiza la auditoría, es aquella con atributos personales demostrados y con la competencia para llevar a cabo una auditoría, el auditor es independiente, es decir, realizado por personas que no tengan responsabilidad directa en los sectores que se desea auditar. El auditado, es la empresa quien recibirá la auditoría. Cliente de la auditoría es la organización o persona que solicita una auditoría.
- Reunión de apertura: Una vez reunidos los participantes para la auditoría, se dará revisión a plan de auditoría, presentación de auditor (o equipo auditor).
- Revisión documental: Primer paso del desarrollo de la auditoría en la planta. Se deberán proporcionar los documentos que solicite el auditor (señalados previamente en plan de auditoría), ya sean procedimientos, diagramas de flujo, registros, resultados de análisis, informes de auditorías previas, reportes de seguimiento, etc. Si los documentos no reúnen lo necesario, la auditoría puede ser suspendida. Entre la documentación a revisar, se encuentra, según aplique, un programa de Procedimientos, por ejemplo de Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria, para el caso de una organización dedicada a la manufactura de alimentos.
- Auditoría In situ: Es el recorrido a través de las instalaciones para observar las actividades, realizar pruebas, entrevistas tanto a responsables de áreas, como operarios, y constatación de los resultados registrados en la documentación. Durante el desarrollo de la auditoría el auditor verificará que la organización logre: establecer, documentar, implementar y mantener la norma o estándar.
- Reunión de cierre: Una vez terminada la auditoría in situ, se dará tiempo al auditor (o equipo auditor) de consensar los hallazgos de la auditoría.
- Informe de Auditoría: Después de haber visitado a la organización y tras realizar la auditoría, el equipo auditor deberá realizar un informe donde exponga los hallazgos encontrados de acuerdo a la severidad de éstos, pudiendo obtener una Observación, Desviación o No Conformidad, y con ésta o éstas, determinar una puntuación como resultado. La auditoría no está completa hasta que no se generen los informes. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna.
- Seguimiento de Mejoras: Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa.
Elementos Clave para el Éxito de la Auditoría
Durante el desarrollo de la auditoría, es esencial que la organización demuestre:
- Establecimiento, documentación, implementación y mantenimiento de la norma o estándar.
- Identificación de actividades por áreas y personal a cargo.
- Formación y capacitación del personal en temas relevantes.
- Comunicación efectiva a todos los niveles de la organización. La comunicación es parte fundamental en las organizaciones, es común que al realizar el recorrido en la auditoría in situ, durante las entrevistas los operarios refieran desconocimiento de ciertas actividades o incluso de la política y objetivos de la empresa. Se requiere que todo el personal comprenda la Política de Inocuidad / Calidad y los Objetivos que mantenga la empresa.
- Involucramiento y compromiso a través de la designación de responsabilidades, autoridades, y la interrelación entre departamentos.
Tipos de Auditoría
Existen dos tipos principales de auditoría:
Lea también: Pasos esenciales: Informe de Auditoría
- Auditorías Internas (de Primera Parte): Realizadas por la propia empresa. Se recomienda que los auditores sean ajenos al área auditada.
- Auditorías Externas:
- De Segunda Parte: Realizadas por el cliente o una entidad designada por el cliente.
Lea también: Ejemplos de Nómina
Lea también: Plan de Auditoría Informática: Guía Completa
tags: #preparacion #plan #de #auditoria #pasos