La gestión de las horas extras es un tema crucial tanto para empleadores como para trabajadores. De acuerdo con datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), en México se laboran 2,137 horas al año. Si las semanas se consideran de 5 días, esto nos da un promedio de 8.2 horas diarias sin días festivos. Por ello es muy importante contar con una adecuada gestión de equipos y manejo de las horas extra gravadas y exentas. Pero ¿cómo se regulan y pagan estas horas adicionales según la Ley Federal de Trabajo (LFT) en México? A continuación, te presentamos una guía para entender cómo calcularlas, cuántas se pueden hacer y si pagan impuestos.
¿Qué son las horas extras?
Según la Ley Federal del Trabajo mexicana, las horas extras son aquellas que exceden las horas de la jornada laboral máxima establecida para cada día de trabajo. Esto quiere decir que estas horas van más allá del horario regular pactado entre empleador y empleado. Las horas extras trabajadas son voluntarias y bajo ninguna circunstancia un empleador puede obligar a sus colaboradores a extender su jornada de trabajo más allá de lo acordado inicialmente.
Las horas extras también involucran días festivos y jornadas nocturnas. En el caso de los festivos, el pago por el tiempo excedente puede tener un incremento del 300%. Mientras que las horas de trabajo extraordinario en el período nocturno se pagan duplicando el precio de cada hora extraordinaria sobre el valor de una hora ordinaria.
Según la Ley Federal del Trabajo, la jornada laboral es el tiempo durante el cual una persona trabajadora está a disposición del empleador para prestar sus servicios. En caso de que se superen los límites establecidos en la jornada, es cuando entra en juego el tema de las horas extra cómo se calculan.
Tipos de horas extras
En función de las circunstancias y la cantidad de tiempo, podemos encontrar horas extra simples, horas extras dobles y triples:
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- Horas extras simples: según la LFT, estas horas de trabajo son aquellas que surgen en circunstancias extraordinarias, como situaciones de riesgo para los trabajadores o la empresa.
- Horas extras dobles: son aquellas que exceden la duración máxima de horas de una jornada común. Las 9 horas son el máximo de horas dobles a la semana.
- Horas extras triples: este tipo de tiempo extra surge cuando los trabajadores exceden el tiempo máximo de su jornada, superando las 9 horas extra semanales.
Vale la pena aclarar que en el caso de que un empleado sea menor de edad, no podrá trabajar después de las 22 horas, ni realizar horas extras. Esto asegura así su protección en el ámbito laboral.
¿Cómo calcular las horas extras según la Ley Federal del Trabajo?
Realizar el cálculo para el pago de las horas extras es sencillo, solo debes considerar:
- Tipo de jornada: ten en cuenta el horario de trabajo del empleado, ya sea diurna, nocturna, o jornada mixta.
- El salario costo de la hora del empleado: ten presente también el costo de la hora regular de trabajo del empleado.
- La cantidad de horas extras que realizó el empleado: esto refiere al número de horas trabajadas de manera adicional por colaborador.
Para entenderlo mejor, veamos el siguiente ejemplo: Si un trabajador cobra un sueldo de $6.000 MXN por mes y ha trabajado 3 horas extras en una jornada diurna, se debe dividir el total del sueldo ($6.000 MXN) entre 30, para conocer su sueldo diario: $6.000 MXN / 30 = $200 MXN diarios.
Si el horario de dicho colaborador es 100 % diurno, entonces se deben dividir esos $200 MXN entre 8 horas. Es decir: $200 / 8 = $25 MXN por hora trabajada.
¿Cómo se paga la hora extra simple?
Las horas extras simples se aplican en situaciones de emergencia o riesgos y se pagan igual que una hora regular de trabajo. Por ejemplo, cuando un colaborador con una jornada diurna tiene un salario de $100 MXN por hora y trabaja 2 horas extras, en una situación de emergencia, el cálculo sería el siguiente: $100 MXN x 2 = $200 MXN.
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¿Cómo se paga la hora extra doble?
Estas se pagan al doble de la tarifa regular de trabajo. Por ejemplo, supongamos que el mismo empleado, con un salario de $100 MXN por hora, trabaja 2 horas extras por una situación de emergencia:
Pago por cada hora extra doble: $100 MXN x 2 = $200 MXN.
Pago total por horas extras dobles: $200 MXN x 2 = $400 MXN.
¿Cómo se paga la hora extra triple?
Estas horas se pagan al triple de la tarifa regular: Si el mismo empleado trabaja 3 horas adicionales en un día festivo, este es el cálculo que se debe realizar:
Pago por cada hora extra triple: $100 MXN x 3 = $300 MXN.
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Pago total por horas extras triples: $300 MXN x 3 = $900 MXN.
De acuerdo con el Artículo 66, la jornada laboral sólo podrá extenderse por un límite de 3 horas diarias y hasta 3 veces por semana.
La duración de la jornada depende de su tipo. No obstante, un trabajador no puede laborar más de tres horas extra diarias ni más de tres veces en una semana. Cuando un trabajador labora horas extra requiere de una remuneración por las mismas. Al ser extraordinarias, el monto también es diferente. Por eso se habla de horas extra gravadas y exentas.
Límites de horas extras
Si bien las horas extras implican una remuneración extra, la cual puede hacer la diferencia a la hora de cobrar el salario mensual, según la LFT, existe un límite de horas extra, diseñado para proteger el bienestar de los trabajadores. Según esta ley, no pueden exceder las 3 horas diarias, ni pueden ocurrir más de 3 veces por semana.
Es crucial estar al tanto de estos máximos legales para garantizar un ambiente laboral seguro y asegurarse de cumplir todas las regulaciones laborales, incluyendo el registro del total de horas trabajadas por empleado. Una forma de registrar las horas trabajadas es la utilización de un sistema de control de asistencia, como un reloj checador. Esta herramienta facilita la gestión del horario laboral al hacer cálculos precisos. De esta manera asegura el cumplimiento de los límites establecidos por la ley.
Según datos de la Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (ENOE), más de 10.2 millones de personas trabajan más de 48 horas a la semana. De ese total, la mitad labora entre 49 y 56 horas semanales, lo cual rebasa el límite legal establecido en la Ley Federal del Trabajo. Este tipo de situaciones no solo impactan el bienestar de los trabajadores, también pueden acarrear sanciones legales para las empresas.
A largo plazo, el exceso de horas de trabajo perjudica la salud física y mental.
Impuestos sobre las horas extras
Sí, las horas extras son ingresos adicionales y, por ende, están sujetas al impuesto sobre la renta (ISR). La retención del ISR se realiza de forma mensual y se calcula sobre el total de los ingresos de un trabajador, incluyendo también el pago por horas extras. Según el artículo 93 de la LFT, están sujetas a impuestos bajo las siguientes condiciones:
- Exención parcial: las horas extras están exentas de impuestos cuando no superan las 9 horas semanales. Esto significa que si un trabajador realiza hasta 9 horas extras en una semana, no se le retendrá ISR por ese tiempo.
- Impuesto parcial: cuando los trabajadores perciben más de un salario mínimo general y realizan horas extras adicionales a las 9 horas semanales, estas estarán sujetas a un 50 % de impuesto sobre el ISR.
- Gravamen total: en el caso de las horas extras triples, es decir, aquellas que exceden las 9 horas semanales o se llevan a cabo en días festivos, siempre estarán sujetas al 100 % del ISR.
Consejos para la gestión de horas extras
Aquí van algunos consejos sobre la gestión de las horas extra gravadas y exentas:
- La mejor manera de gestionar las horas extra gravables y exentas es evitándolas. Para ello se requiere de una adecuada planeación, tanto de horarios como de turnos.
- Tener un procedimiento para la autorización de horas extra te permitirá mantener un control de las mismas. También deberás generar algún formato para la administración de las mismas.
- De entrada podrás contar con un reloj checador digital que ayudará a la gestión de las jornadas y horarios de trabajo. También podrás generar reportes de las horas extra laboradas y respaldar la información desde una base de datos centralizada.
- Para algunos trabajadores, las horas extra son una manera en que pueden aumentar sus ingresos.
- Planea el uso de horas extras estratégicamente: utiliza las horas extras exentas de manera temporal para cubrir demandas específicas, evitando que la práctica se vuelva común o habitual.
Consecuencias del no pago de horas extras
No pagar las horas extras puede acarrear serias consecuencias legales para los empleadores. La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece sanciones claras para aquellos que incumplen con el pago de horas extras. Además, los trabajadores que no reciben el pago correspondiente por sus horas extras tienen el derecho de presentar demandas laborales contra sus empleadores. Es crucial que los empleadores cumplan con la legislación laboral y paguen las horas extras de manera adecuada. No solo se trata de evitar problemas legales, sino también de mantener una relación laboral saludable y justa.