Realizar un presupuesto es una tarea esencial para cualquier organización porque ayuda a planificar su actividad, ya sea en un departamento concreto o globalmente para el conjunto de la compañía.
¿Qué es un Presupuesto?
El presupuesto de una empresa es el documento en el que se prevén todos los ingresos y gastos que tendrá una compañía en un ejercicio determinado. Para administrar correctamente una empresa es esencial la planificación y una de sus tareas básicas es la elaboración de un presupuesto.
En este documento se recogerán todas las operaciones que va a desarrollar la sociedad para lograr sus objetivos -así como los recursos (dinero) necesarios para ello- y, además, se incluirá una previsión de los ingresos (ventas) que se estiman obtener.
De esta manera, la empresa planifica su actividad y recursos en un determinado periodo y a posteriori, llevando un control del presupuesto, puede ir comprobando si los gastos e ingresos previstos se concretan o si se producen desviaciones sobre lo previsto, o si hay áreas de la empresa que están fallando y es necesario realizar algún reajuste.
Características Comunes de un Presupuesto
Las principales características comunes a cualquier presupuesto de una empresa son las siguientes:
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- Es una previsión a medio o largo plazo.
- Se incluyen gastos e ingresos, tanto fijos como variables.
- Se establece un punto de equilibrio y otro deseado.
- Se realiza un control del presupuesto durante su vigencia y una revisión al finalizar el periodo.
Tipos de Presupuestos de una Empresa
Dependiendo de en qué área de la empresa se centre podemos hablar de los siguientes tipos de presupuestos:
Presupuesto de Flujo de Caja
Este presupuesto tiene como objetivo planificar los flujos de dinero con los que contará la empresa en un determinado periodo, estimando cuándo y cómo entrará el dinero en la compañía y en qué cantidades. Este documento sirve de ayuda para saber si el negocio contará con los recursos necesarios en cada momento para garantizar su actividad.
Presupuesto de Tesorería
Vinculado al anterior, este presupuesto planifica las entradas y salidas de dinero (los cobros y los pagos) de la empresa en un periodo dado. Es útil para garantizar la liquidez de la compañía y suele realizarse tanto al inicio de la actividad empresarial (para anticipar su rentabilidad) como al inicio de cada ejercicio.
Presupuesto de Ventas o Presupuesto de Ingresos
Es un presupuesto financiero en él se detallan las previsiones de ventas que se esperan alcanzar en un periodo determinado y sirve para fijar mejor los objetivos de la compañía. Para elaborarlo correctamente, hay que tener en cuenta tanto el pasado del negocio, como las tendencias del sector y la evaluación de la demanda que existe en el mercado.
Presupuesto de Producción
Tras realizar el presupuesto de ventas hay que elaborar el de producción, en el que se detallarán los costes que intervienen en la producción de los bienes o servicios que ofrece la empresa. En este presupuesto se señalará el número de unidades que debe producir la empresa para conseguir las ventas presupuestadas.
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Presupuesto de Compras
El siguiente paso es elaborar el presupuesto de compras, que contendrá los costes de los insumos que va a necesitar la empresa para fabricar sus productos según sus previsiones de producción. Gracias a este documento la compañía evitará tener que paralizar la producción por falta de materias primas, por ejemplo.
Presupuesto de Capital
Este presupuesto es una previsión financiera que determina la diferencia entre las inversiones futuras y los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
Presupuesto de Operación u Operativo
Es un presupuesto que permite a la empresa planificar sus operaciones en un determinado periodo de tiempo. Recoge la previsión de ingresos por las ventas de los productos o servicios y contabiliza también los gastos que implicarán producirlos.
Presupuesto de Marketing
Este presupuesto fija las cantidades de dinero que se dedicarán a las distintas acciones y estrategias de marketing. Ayuda a fijar objetivos en esta área y permite evaluar el retorno de la inversión en cada partida.
Presupuesto Maestro
Es el presupuesto principal de una empresa y en él se engloban todas las áreas (compras, producción, ventas, marketing, etc.), uniendo todos los presupuestos anteriormente descritos. Su objetivo es facilitar una planificación global de la actividad de la compañía en un ejercicio dado.
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¿Cómo se Elabora un Presupuesto?
Para elaborar cualquiera de los anteriores tipos de presupuesto han de seguirse varios pasos. Por poner el ejemplo de la elaboración de un presupuesto maestro, estas serían las etapas del presupuesto que habrían de seguirse:
- Definir la situación financiera de la empresa para poder hacer un presupuesto realista y alcanzable.
- Tener claros los objetivos y metas de la organización, porque serán estos los que determinarán hacia dónde se dirigirán los recursos e inversiones.
- Analizar los datos históricos de la propia empresa: los ingresos y gastos de años anteriores serán el punto de partida para hacer una estimación de los del ejercicio que se está presupuestando.
- Presupuestar los gastos, tanto los fijos como los variables.
- Realizar proyecciones de flujo de efectivo.
- Repartir los recursos entre cada área de la organización.
- Hacer un control periódico del presupuesto para comprobar si se están cumpliendo las previsiones o se producen desviaciones.
- Realizar los ajustes necesarios en el presupuesto confrontando las previsiones con los datos reales.
Ejemplo Práctico
Usted sabe que el nuevo costo de los salarios presupuestados será en moneda local ($) 1 200 000. Desea permitir que el departamento de Salarios presupueste las tres líneas específicas (de tipo de cuenta Publicación) para empleados a tiempo completo, empleados a tiempo parcial y ayuda temporal. El departamento de Salarios distribuye el importe en las tres cuentas contables.
Presupuestos Contables en Business Central
Puede crear presupuestos para un periodo de tiempo determinado. Sin embargo, la mayoría de las veces las empresas establecen presupuestos para su ejercicio. Puede crear varios presupuestos para el mismo periodo, de modo que pueda trabajar con varias versiones de presupuesto o revisiones. También puede crear presupuestos para dimensiones, de modo que pueda analizar las desviaciones de presupuesto por dimensión. Puede trabajar con hasta cuatro dimensiones en un presupuesto. En contabilidad de costos, trabaja con los presupuestos de costos de forma similar.
Pasos para Crear un Presupuesto en Business Central
- Elija la acción Editar lista y, a continuación, rellene los campos según sea necesario.
- En la parte superior de la página Presupuesto rellene los campos según sea necesario.
- La página solo muestra las entradas que contienen el nombre del presupuesto introducido en el campo Nombre presupuesto.
- Para escribir una cantidad, seleccione la celda correspondiente de la matriz. Se abre la página Movs. pptos.
- Cree una nueva línea y rellene el campo Importe. Cierre la página Movs. pptos.
Importar un Presupuesto desde Excel
- Abrir el presupuesto: seleccione el presupuesto en el que desea trabajar de la lista de presupuestos contables.
- Seleccione las dimensiones y los filtros que desea incluir en la exportación.
- Después de exportar el presupuesto contable a Excel, puede rellenar los datos de su presupuesto. Agregue importes de presupuesto para cada combinación de dimensiones y periodos. Asegúrese de que los datos sean precisos y cumplan los requisitos de formato de Business Central.
- Abra el presupuesto: seleccione el presupuesto en el que desea trabajar de la lista de presupuestos contables.
- Elija el archivo de Excel de su unidad local. Puede elegir a qué presupuesto va a cargar y si desea agregar o sustituir las entradas. La acción Agregar agrega los movimientos de Excel a los movimientos ya existentes.
- Si todo parece correcto, elija Aceptar para completar el proceso de importación.
Consideraciones Adicionales
El catálogo de cuentas, en el que se basan los presupuestos de contabilidad general (C/G), tiene líneas del tipo de cuenta Encabezado. Estas líneas contienen el total de las líneas debajo de ellas. Cuando se exporta un presupuesto contable, se exportan los datos de todas las líneas independientemente del tipo de cuenta.
Sin embargo, sólo puede importar datos sobre líneas del tipo de cuenta Contabilización. De igual forma, al importar un presupuesto contable, todos los valores que existían en las líneas de cabecera se eliminan.
Actualizaciones periódicas: actualice periódicamente sus presupuestos de mayor para reflejar los cambios en sus planes financieros y en el entorno empresarial.
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