Procedimiento del IVA en España

La gestión precisa de los impuestos es una obligación importante para las empresas. En España, la mayoría de las empresas deben presentar una declaración trimestral de IVA utilizando el modelo 303 para pagar a la Agencia Tributaria de España (AEAT) el impuesto que cobraron a sus clientes. Además de calcular el impuesto cada trimestre, las empresas también deben declarar a la AEAT el IVA pagado durante todo el año.

¿Qué es el modelo 390 y para qué sirve?

El modelo 390 es un informe que los autónomos y las empresas deben completar para informar a la AEAT de sus operaciones de IVA del año anterior. En concreto, el modelo 390 proporciona un resumen exhaustivo de los datos presentados previamente a la AEAT a través de los modelos 303 trimestrales.

¿Quién tiene que presentar el modelo 390?

El modelo 390 debe ser presentado por quienes autoliquidan el IVA trimestralmente, incluidos la mayoría de los autónomos y las empresas en España. Los contribuyentes que presenten declaraciones conjuntas también deben incluirse en esta lista.

Exenciones

No todos los contribuyentes del IVA tienen que presentar el modelo 390.

¿Cuál es el plazo para presentar el modelo 390?

El modelo 390 debe presentarse entre el 1 y el 30 de enero siguiente al ejercicio fiscal correspondiente. Por ejemplo, si una empresa presentó cuatro formularios 303 para cada trimestre de 2024, debe presentar el formulario 390 entre el 1 y el 30 de enero de 2025 para resumir esta información.

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Supongamos que una empresa cesa sus operaciones durante el año y se le da de baja como recaudadora de impuestos a las ventas.

¿Qué sucede si el formulario 390 no se presenta a tiempo?

Si el modelo 390 no se presenta a tiempo, la AEAT impone una sanción fija de € 200 al profesional.

¿Cómo presento el modelo 390?

El modelo 390 se puede presentar de forma presencial en una oficina de la AEAT, pero la mayoría de los contribuyentes prefieren presentarlo por Internet. Para la versión en línea, introduce la información de identificación en la primera sección: «Contribuyente». Introduce tu número de identificación de contribuyente, tu apellido y el nombre de tu empresa. A continuación, marca la casilla para el registro de reembolso mensual solo si presentas declaraciones de IVA mensuales. Las siguientes casillas se utilizan para notificar a la Agencia Tributaria sobre cualquier régimen especial.

En «Año del ejercicio», introduce el año fiscal. Si utilizas el modelo 390 para corregir un error en una declaración anterior, marca la casilla «Sustituir declaración» e introduce el número de la última declaración a continuación. En «Datos estadísticos», introduce tu actividad principal. Si realizas varias actividades, la principal será la que tenga el mayor volumen de operaciones durante el año que informes, pero debes enumerarlas todas. Para cada actividad, especifica el epígrafe IAE y la clave correspondiente.

A01: Alquiler de inmueblesA02: Ganadería independienteA03: Cualquier actividad comercial que no pueda clasificarse en las dos claves anterioresA04: Deportes o arteA05: Cualquier otra actividad profesionalB01: Sector agropecuarioB02: Ganadería dependienteB03: SilviculturaB04: Balsas de mejillonesB05: Pesca (excepto balsas de mejillones)B06: Cualquier actividad económica no sujeta al IAE

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Si otra persona está completando la declaración por ti, debes proporcionar su información en la sección titulada «Datos del representante y firma de la declaración».

El apartado «Operaciones realizadas en régimen general» corresponde al IVA devengado. Estos campos se utilizan para informar a la AEAT del importe de impuestos que percibiste de tus clientes durante el año. En primer lugar, identifica el régimen aplicable a las operaciones realizadas. A continuación, busca la casilla correspondiente al tipo de IVA (el porcentaje utilizado) e introduce la base sujeta a impuestos (el importe del IVA calculado). En el cuadro de la derecha, introduce el impuesto adeudado (el importe del IVA cobrado).

En las casillas 33 y 34, consigna los importes totales sumando las bases del IVA y los tipos de IVA, independientemente de los regímenes en los que se encuentren.

En el apartado «IVA deducible», rellena las casillas para facilitar a la AEAT el detalle de los gastos realizados en el desarrollo de tus actividades profesionales. El procedimiento es el mismo que para el IVA devengado: introduce la base sujeta a impuestos y la base deducible de las operaciones pertinentes, asegurándote de que el porcentaje del tipo de IVA sea correcto.

En la casilla 64, introduce la cifra total que obtengas al sumar todas las deducciones (es decir, las casillas 49, 513, 51, 521, 53, 55, 57, 59, 598, 61, 62, 63 y 522). En la casilla 65, resta la casilla 64 de la casilla 47 para determinar el resultado para el régimen general.

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Para el esquema simplificado, debes utilizar la sexta sección del modelo. En este caso, encontrarás dos columnas para cada actividad. En la casilla 66 se consigna el epígrafe IAE, luego el número de unidades de módulo y el importe correspondiente. Las actividades relacionadas con la agricultura, la silvicultura y la ganadería se registran en la sección correspondiente, que se encuentra a continuación. En la parte inferior, suma los importes para determinar el IVA devengado y deducible. En la casilla 83, resta la casilla 82 de la casilla 79 para determinar el resultado del régimen simplificado.

En «Resultado del cálculo anual» hay tres casillas muy importantes:

• Casilla 84: suma de las casillas 65 y 83.
• Casilla 85: Si tenías un resultado a compensar antes de este período impositivo y esas cuotas se utilizan este año, especifica el importe total.
• Casilla 86: cálculo final de la autoliquidación anual del IVA. El resultado puede ser positivo, negativo o cero.

Si tributas en España pero no específicamente en el País Vasco o Navarra, omite la sección «Tributación según territorio». Si tributaste en estas regiones, introduce el porcentaje total en las casillas 87, 88, 89, 90 y 91 de Álava, Guipúzcoa, Vizcaya y Navarra, respectivamente.

La casilla 94 es importante a la hora de presentar el modelo 390, ya que determina el importe del IVA a pagar, devolver o acreditar. Para ello, resta la casilla 93 de la casilla 92.

En el apartado «Resultado del cálculo», cumplimenta las casillas del apartado 9.1 si no operaste bajo el régimen especial del grupo de entidades (REGE) y las del apartado 9.2 si lo hiciste. En este caso, introduce también el resultado del modelo 322 en la casilla 525 si es positivo y en la casilla 526 si es negativo.

En el epígrafe «Volumen de operaciones», rellena cada casilla con la base sujeta a impuestos de tus operaciones, incluidas las de los regímenes general y simplificado. En la casilla 108, agrega las cifras de las casillas anteriores (de la 99 a la 107).

En «Operaciones específicas», rellena cada casilla con los tipos de transacciones que se mencionan, incluso si ya proporcionaste esa información en otra parte del formulario. Algunos ejemplos comunes son las adquisiciones nacionales exentas y las importaciones exentas.

Solo completa la sección «Prorrata» si se te aplica la regla de prorrata, lo que significa que realizaste compras de bienes y servicios para transacciones deducibles y no deducibles. Si operas bajo esta regla, especifica qué actividad comercial se produjo. A continuación, en las casillas 114, 115, 116, 117 y 118, determina el código CNAE correspondiente, el importe total, la cifra de operaciones deducibles, la tasa impositiva y el porcentaje de prorrata.

En el epígrafe «Actividades con regímenes de deducción diferenciados», especifica el IVA que puede deducirse para cada sector relacionado con los regímenes diferenciados. Si bien estas actividades son poco frecuentes, se puede consultar la lista completa en el artículo 101 de la Ley 37/1992.

IVA Digital y la iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age)

El Consejo de la Unión Europea ha aprobado y dado su visto bueno definitivo a las leyes diseñadas para adaptar las normas del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) en la UE a la era digital ViDA (VAT in the Digital Age). La directiva, el reglamento y el reglamento de ejecución entrarán en vigor veinte días después de su publicación en el Diario Oficial de la UE. Mientras que los reglamentos son de aplicación directa, la directiva deberá ser transpuesta a la legislación nacional por cada estado miembro.

El paquete aprobado incluye una directiva, un reglamento y un reglamento de ejecución, introduciendo cambios en tres aspectos clave del sistema de IVA:

• Digitalización total de la presentación de informes de IVA: A partir de 2030, las empresas que vendan bienes y servicios a otras empresas en un estado miembro de la UE deberán cumplir con obligaciones de informes digitales obligatorias.
• Nuevas reglas para plataformas en línea: En la mayoría de los casos, las plataformas digitales estarán obligadas a recaudar y pagar el IVA sobre servicios de alojamiento de corta duración y transporte de pasajeros, cuando los proveedores individuales no lo apliquen.
• Expansión de las ventanillas únicas de IVA (One-Stop-Shop, OSS): Se mejorarán y ampliarán los regímenes de ventanilla única para que las empresas no necesiten registrarse para el IVA en cada estado miembro donde operen, reduciendo costes administrativos.

Pilares fundamentales de ViDA

El proyecto europeo ViDA (VAT in the Digital Age) se basa en tres pilares fundamentales que buscan adaptar el sistema del IVA a los desafíos de la economía digital y mejorar su eficiencia a nivel europeo. Estos pilares son:

• Requisitos de Información Digital (DRR): En este pilar se promueve la implementación de la facturación electrónica y la creación de sistemas de informes digitales para facilitar el intercambio de información fiscal entre los países de la UE. Se busca uniformizar los procesos de facturación electrónica en todos los Estados miembros, lo que permitirá una mayor transparencia, eficiencia y reducción de fraude fiscal.
• Economía de plataforma: Abordar los retos de la economía de plataforma para el alquiler a corto plazo de alojamiento y servicios de transporte de pasajeros mediante la mejora del papel de las plataformas digitales en la recaudación del IVA.
• Registro único del IVA (OSS): El tercer pilar propone la creación de un sistema de registro único del IVA, que permitirá a las empresas gestionar sus obligaciones fiscales en toda la UE a través de un solo registro. Esto simplificará la administración fiscal para las empresas que operan en múltiples países y reducirá la burocracia y los costos asociados con el cumplimiento de las normativas fiscales en diferentes jurisdicciones.

Factura electrónica y Digital Reporting Requirements (DDR)

Estas son las fechas destacadas en el calendario de implementación respecto a la facturación electrónica y los DRR.

En 2025

Los Estados miembros podrán implementar la facturación electrónica obligatoria para transacciones nacionales B2B y B2C. No será necesaria una autorización previa de la Comisión Europea, siempre que estas medidas se limiten a los contribuyentes establecidos en su territorio.

A partir del 1 de julio de 2030

• La facturación electrónica será obligatoria para transacciones B2B intra-UE y aquellas sujetas a inversión del sujeto pasivo.
• Se armonizarán los sistemas nacionales de facturación electrónica (excepto los establecidos antes de 2024) con los estándares de la UE.
• Las empresas registradas a efectos de IVA deberán emitir facturas electrónicas estructuradas en un formato estándar de la UE.
• Las facturas deberán emitirse dentro de los 10 días posteriores al suministro del bien o servicio (o al pago, si este ocurre antes). Este plazo reemplaza el período de dos días inicialmente propuesto en la iniciativa ViDA.

A partir del 1 de enero de 2035

Los sistemas nacionales de facturación electrónica existentes antes de 2024 deberán estar completamente armonizados con los estándares de la UE.

Economía de plataforma

Muchos servicios de alquiler de alojamiento en línea y transporte de pasajeros no pagan IVA, ya que suelen ser ofrecidos por individuos o pequeñas empresas que no están obligados a registrarse para este impuesto.

A partir del 1 de enero de 2030 (o desde el 1 de julio de 2028, opcional)

Se implementará la regla de "proveedor considerado". Las plataformas digitales, como las de transporte de pasajeros y alquiler a corto plazo, serán responsables de recaudar y remitir el IVA en nombre de los proveedores que no lo hagan por sí mismos. Estas plataformas recaudarán el IVA directamente del cliente y lo remitirán a las autoridades fiscales.

Registro único de IVA (One-stop-shop - OSS)

Actualmente, el sistema de "ventanillas únicas" permite a las empresas gestionar el IVA para ventas transfronterizas dentro de la UE a través de un único Estado miembro.

Sanciones relacionadas con el IVA

En España, tanto las empresas como los autónomos actúan como agentes de cobro. Esto significa que facturan a sus clientes productos o servicios sujetos al impuesto al valor agregado (IVA), recaudan el importe del impuesto correspondiente y lo abonan a la Agencia Tributaria (AEAT). Para ello, los profesionales de negocios deben completar formularios fiscales como el formulario 303, que se utiliza para procesar las declaraciones trimestrales de IVA.

Si bien el proceso de cobro del IVA es relativamente sencillo, puede haber situaciones en las que los pagos a la AEAT no se realicen a tiempo. En estos casos, la AEAT tiene la autoridad para imponer sanciones. Las sanciones en materia de IVA son medidas que adopta la AEAT cuando identifica irregularidades relacionadas con las obligaciones de IVA de una empresa. Estas sanciones pueden incluir multas, que pueden variar en función de factores como la gravedad y intencionalidad de las actuaciones del recaudador del IVA.

La AEAT impone sanciones relacionadas con el IVA principalmente para cobrar el importe adeudado y evitar posibles pérdidas gubernamentales.

¿Qué tipos de sanciones relacionadas con el IVA existen?

Las sanciones relacionadas con el IVA en España se dividen en tres categorías:

• Recargos: Una multa que es un porcentaje del monto adeudado. Este porcentaje puede aumentar en función del tiempo que el contribuyente se haya demorado en hacer frente a su IVA vencido.
• Sanciones económicas: Una multa fija o proporcional.
  • Fija: El importe que se debe pagar es constante; no fluctúa en función de la infracción.
  • Proporcional: El importe que se debe pagar varía en función del importe del IVA adeudado a la AEAT. Cuanto mayor sea el monto adeudado, mayor será la posible multa.
• Responsabilidad penal: Una sanción que conlleva consecuencias penales porque el acto está clasificado como delito.

¿Cuáles son las sanciones por cada infracción en las declaraciones del IVA?

Las sanciones impuestas por la AEAT varían significativamente en función de la infracción, su gravedad y si se trata de una reincidencia. Las sanciones también varían en función de si la devolución tardía del IVA es positiva o negativa (es decir, la empresa le debe a la AEAT o la AEAT le debe a la empresa).

Si el resultado de la devolución tardía del IVA es cero o negativo

Los profesionales de negocios a veces piensan que están exentos de presentar una declaración de IVA si no han realizado ninguna venta durante el trimestre. Sin embargo, la ley del IVA establece que, a efectos informativos, debe presentarse una declaración en la que se indique que no se ha producido ninguna actividad económica durante el período impositivo. Además, ten en cuenta que si una empresa adquirió bienes o servicios para una actividad profesional a pesar de no haber registrado ventas, puede pedir una compensación o una devolución del IVA. Si el resultado de la devolución es cero o negativo, es decir, que la empresa pagó más IVA del recaudado y la AEAT ahora debe compensarlo o devolverlo, la empresa seguirá estando sujeta a una sanción si su presentación se produjo fuera de plazo. El tipo de sanción dependerá de si la declaración se realiza antes o después de que la AEAT envíe un requerimiento de pago.

• Antes de recibir un requerimiento de pago: multa económica fija de €100
• Tras recibir un requerimiento de pago: multa económica fija de €200

Si el resultado de la declaración tardía del IVA es positivo

Independientemente del motivo por el que se produzca un retraso en la declaración del IVA (error u olvido de un plazo, problemas de salud, fondos insuficientes, etc.), se aplicará un recargo o penalización al importe adeudado.

Antes de recibir un requerimiento de pago

Si un recaudador de IVA presenta una declaración de IVA tardía con resultado positivo antes de recibir un requerimiento de pago, se aplicará un recargo porcentual sobre el importe adeudado. El porcentaje corresponde a cuánto tiempo después de un plazo se declara el IVA.

• Entre 1 día y 3 meses: 5 %
• Entre 3 meses + 1 día y 6 meses: 10 %
• Entre 6 meses + 1 día y 12 meses: 15 %
• Más de 12 meses + 1 día: 20 % + intereses de demora del 4.0625 %

Para liquidar estos recargos, los agentes recaudadores del IVA pueden acudir presencialmente a una oficina de la AEAT o completar el formulario específico para este trámite por Internet. Como alternativa, las empresas pueden completar el formulario 303 como de costumbre para la declaración trimestral del IVA. Tras introducir todos los datos, en "Importe de los ingresos", aparecerá el importe adeudado, que reflejará el total, incluyendo el recargo correspondiente aplicado.

Después de recibir un requerimiento de pago

Si la AEAT ha enviado una liquidación tributaria, impondrá una sanción económica en función de la gravedad de la situación. Las multas oscilan entre un mínimo del 50 % para las infracciones leves y un máximo del 150 % para aquellas que se consideran muy graves.

Cometer una infracción leve, grave o muy grave

Cuando se produce una infracción, se debe evaluar la gravedad de la situación para determinar la sanción aplicable. Si el propietario de un negocio recibe una notificación de la AEAT, la sanción variará en función del tipo de infracción.

Menor

Para ser considerada menor, el importe máximo del IVA adeudado por infracción es de €3,000, independientemente de si se ocultó a la AEAT de forma intencional o no intencional. Si el importe del IVA vencido de la infracción supera los €3,000.01, la infracción también se considerará menor, siempre y cuando no se haya ocultado la información. En ambos casos, la sanción es del 50 % del importe del IVA no pagado.

Grave

La infracción se considera grave si el importe del IVA vencido es de al menos €3,000.01 y se ocultó información a la AEAT. Si el monto es menor, aún se considera grave si el contribuyente ha cometido una o más de las acciones a continuación.

• Del importe total vencido, el 50% o menos corresponde al IVA repercutido, que es el IVA que se cobra a los clientes a través de las facturas emitidas.
• Del total del importe vencido, entre el 10.01 % y el 50 % no se ha abonado a la AEAT por errores en la confección de los libros de registro de IVA.
• El contribuyente utiliza facturas u otros documentos contables que son incorrectos pero no se consideran fraudulentos, y no representan más del 10 % del monto total adeudado. Es decir, los documentos no se usaron para engañar deliberadamente a la AEAT.

En el caso de una infracción grave, la sanción es una multa proporcional que oscila entre el 50 % y el 100 % del importe del IVA adeudado. El porcentaje varía según la frecuencia con la que el contribuyente ha cometido infracciones y la pérdida económica para el gobierno.

Muy grave

Si una empresa oculta el IVA cobrado a los clientes, y dicho importe es superior al 50 % del IVA repercutido declarado, o si se utilizan medios fraudulentos en los términos definidos por la Ley 58/2003, se calificará como infracción muy grave.

¿Cómo pueden las empresas evitar las sanciones relacionadas con el IVA?

Si bien estas sanciones pueden ser bastante altas, están diseñadas para ser disuasorias y no son difíciles de evitar. Estos son algunos consejos para garantizar que las empresas cumplan siempre con sus obligaciones en materia de IVA.

• Declara el IVA a tiempo: Presenta el formulario de impuestos necesario para declarar el IVA antes de la fecha de vencimiento, incluso si la empresa no ha realizado ninguna actividad comercial. Esto implica utilizar los formularios necesarios para la presentación cuando el agente recaudador del IVA obtiene el certificado de condición de persona sujeta al IVA, incluidos los siguientes: Formularios 036, 037, 035, 347, 349 y 390. Ten en cuenta que el formulario 390 no es necesario si la información se presenta a través del Suministro inmediato de información (SII).
• Infórmate sobre las tasas de IVA de España: Infórmate sobre las diferentes tasas de IVA en España y utiliza los porcentajes correctos en las facturas de la empresa.
• Acuérdate de utilizar el modelo 347: Ten en cuenta que, si bien las empresas no tienen que pagar impuestos por las transacciones que no están sujetas al IVA, tienen que declararlas mediante el formulario 347.
• Ingresa la información correcta: Asegúrate de que la información de todas las facturas se ingrese con precisión, o dichas facturas se considerarán no válidas.
• Cobra los importes correctos de IVA: Asegúrate de que se apliquen los importes correctos de IVA en todas las transacciones.
• Mantente al día sobre cualquier cambio normativo: La AEAT podrá introducir en cualquier momento cambios que puedan alterar por completo la forma de autoliquidar los impuestos, como las medidas que se implementaron el 1 de julio de 2021 en relación con el IVA para ecommerce. El desconocimiento de los últimos cambios no exime a los agentes recaudadores del IVA de cumplirlos.

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