Una auditoría interna es un análisis o evaluación general de todos los procesos y estructuras dentro de una empresa. Aunque su nombre podría hacer pensar que es un análisis que se lleva a cabo por miembros de la misma empresa, lo cierto es que más bien suele ser un proceso que lleva a cabo un auditor externo analizando los procesos internos de un negocio. En ocasiones, la auditoría interna es visto como una actividad incómoda que se tiene que realizar para mantener un certificado; pero la realidad es que esta puede ser una oportunidad para revisar con profundidad procesos y procedimientos que, generalmente, por cuestión de tiempo, no se alcanzan a ver en una auditoría externa o en la operación diaria.
Pasos Clave para una Auditoría Interna Exitosa
A continuación le proporcionamos los detalles que le facilitarán obtener el máximo provecho para su compañía.
1. Preparación y Habilidades del Auditor
Antes de cualquier otra cosa, la persona a cargo de la auditoría debe contar con las habilidades necesarias para efectuar este proceso del mejor modo. Esto significa que no antepondrá intereses o simpatías por encima de los estándares de calidad. Así no quedará pendiente una evaluación a los procesos, estructuras o políticas de la empresa.
2. Planificación Detallada
Establece un procedimiento para realizar auditorías internas. Una cosa es planificar el programa de la auditoría y otra la planificación del proceso. Elabora y comunica con anticipación el plan de auditoría interna. Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla. El planteamiento de un calendario de auditorías, partes interesadas y aprobado por la alta dirección.
3. Ejecución Metódica de la Auditoría
Documenta y ejecutar la auditoría interna conforme al plan de auditoria. Enseguida, cada auditor debe dirigirse con el auditado para evaluar a través de entrevista, observación y registros el cumplimiento de los requisitos de la norma en su proceso, respetando los tiempos planificados. Una recomendación importante es que el equipo auditor utilice una lista de verificación para documentar evidencias, evaluar la conformidad o no conformidad y documentar las oportunidades de mejora que haya identificado en el proceso auditado.
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4. Comunicación Transparente
Nuevamente, es importante que recuerde que para obtener los mejores resultados (y con ello las sugerencias y estrategias que llevarán a su empresa al siguiente nivel) es conveniente avisar sobre los procesos de auditoría.
5. Informe de Auditoría
Elabora y presenta un informe de auditoría interna a la Alta Dirección. La auditoría no está completa hasta que no se generen los informes. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna.
6. Reunión de Resultados
Una vez realizada la auditoría, deberá realizar una junta en la que informe sobre los resultados.
7. Documentación y Acciones Correctivas
Documentar las no conformidades con los auditados para implementar acciones correctivas.
8. Seguimiento de Mejoras
Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa.
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9. Verificación de la Eficacia del Plan
Una vez que se conforma el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, se verifique la eficacia del plan de la auditoría propuesta.
Si requieres de un auditor profesional o formar auditores internos en tu empresa para evaluar tu sistema de gestión de la calidad, contáctanos para proponerte un plan de auditoría y evaluar su conformidad e implementar las acciones correctivas necesarias y prepararlos para la auditoria de certificación o de vigilancia.
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