En todas las empresas de manufactura, la cadena de suministro es indispensable para asegurarse de disponer en todo momento de la materia prima necesaria para la fabricación de los productos que comercializan. Por ello, uno de los tipos de inventario más utilizados en ese sector es el inventario de materias primas, productos en proceso y productos terminados.
¿Qué son los inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados?
En la fabricación de productos se involucran diversos actores: proveedores, línea de producción, almacenes, canales de distribución, logística de transporte, entre otros. Las materias primas son los insumos que se utilizan por la empresa durante los procesos de manufactura o producción para transformarlos en un producto en proceso y, finalmente, en un producto terminado.
¿Qué es un inventario de materias primas?
El inventario de materias primas consiste en un registro periódico de la cantidad de insumos básicos de los que se puede disponer para la fabricación de productos, así como de la calidad, fechas de caducidad y la comparativa entre la cantidad de insumos y las necesidades de producción. Estos insumos pueden ser desde ingredientes o aditivos alimentarios, textiles, tornillos, plásticos hasta materiales para construcción. Estos productos también se conocen como inventario de preproducción, ya que son parte del stock y se encuentran en espera para utilizarse.
El encargado de esta área debe hacer las compras necesarias para asegurarse de que nunca haya faltantes, ya que la carencia de un solo insumo puede retrasar a toda la línea de producción.
¿Cómo se determina el inventario de materia prima?
Determinar el inventario de materia prima requiere varios pasos:
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- Identificar el tipo de materias primas:
En general, existen dos tipos de materias primas para producción:
- Materias primas directas. Son ingredientes que se incorporan a un producto fabricado. Por ejemplo, los aditivos para fabricar pan de caja: harina, leche en polvo, azúcar, levadura, entre otros.
- Materias primas indirectas. Son materiales indispensables para la fabricación de productos, aunque no necesariamente sean parte de este. Por ejemplo, el gas para el horno de pan.
Es indispensable contar con una lista de todas las materias primas e identificar las necesarias para cada producto, especialmente cuando se fabrican varios productos diferentes.
- Cálculo de productos:
El inventario de materia prima se calcula con base la siguiente fórmula:
Inventario inicial + materias primas compradas - materia prima utilizada = inventario de materias primas.
Por ejemplo, si al inicio de mes la fábrica de pan tiene 500 kg de harina, compra 300 kg más y utiliza 400 kg, el inventario será de 400 kg.
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- Determinar el periodo de inventario
El inventario de materias primas puede realizarse de forma semanal, quincenal, mensual, semestral o incluso anual, dependiendo del tipo de artículo que se fabrique.
Al determinar el inventario de materias primas se podrá calcular su valor y compararlo con el valor del producto final.
- Definir la ubicación de la materia prima
Es indispensable contar con áreas especiales para almacenar las materias primas y con un sistema de organización y documentación para registrar las entradas y salidas de los materiales. De este modo se puede tener un control detallado y preciso.
- Conteos manuales
Si bien es importante contar con un software de gestión de inventarios, realizar conteos periódicos permite comprobar la exactitud de los registros y evitar problemáticas como el robo, que pueden alterar el proceso de fabricación.
Para un adecuado control, todos los materiales que ingresen al almacén deben reportarse, así como las unidades que se empleen para dar un seguimiento constante e incluso contar con alertas automáticas para el momento de volver a comprar, sin tener que hacer una revisión manual constante. Para tener un mejor proceso de inventario, contar con un software de gestión es indispensable con el fin de documentar la información, generar alertas de faltantes y mejorar la trazabilidad de los insumos.
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Ejemplos de inventarios de productos de materia prima
- Ejemplo 1. En una empresa fabricante de muebles debe tener entre su inventario insumos como madera, barniz, pegamento, textiles, tornillos, telas, pegamentos y si le falta un material no podrá seguir fabricando.
- Ejemplo 2. En una fábrica de ropa, la tela, los hilos, cierres y botones son las materias primas directas, y si no se cuenta con las telas o con los colores necesarios, la producción podría quedar detenida o ser retrasada hasta conseguir los materiales.
- Ejemplo 3. En el sector farmacéutico, los principios activos, excipientes, conservantes y vehículos son materias primas básicas tanto para la producción como para la calidad del producto final.
¿Qué son los inventarios de productos en proceso?
Los productos en proceso son activos que se encuentran en una etapa intermedia de producción. A medida en en que la materia prima se transforma, aumenta su valor y las empresas pueden requerir un traslado de estos productos a otras plantas, o a procesos que son más costosos para finalizar el armado.
Por esta razón, el inventario de productos en proceso es de gran importancia para anticiparse a la demanda de los clientes, asegurar fechas de entrega a los clientes y mantener el control de los costos de producción.
¿Qué es un inventario de productos terminados?
Los productos terminados son aquellos que ya finalizaron la etapa de fabricación y que están listos para ponerse a la venta, o de ser enviados a los clientes. El inventario de productos terminados es aquel que se realiza para documentar la cantidad de mercancías, su número de lote y otros códigos para rastrearla aún después de haber salido del almacén.
Además, este tipo de inventario tiene el objetivo de mantener el control de producción y el flujo constante entre almacenes, proveedores y clientes.
Diferencia entre inventarios de productos terminados y otros inventarios
Como su nombre lo indica, el inventario de productos terminados se realiza para determinar la cantidad de bienes que ya completaron todo el proceso de producción y están listos para ser vendidos al cliente final.
Vemos las diferencias con otros tipos de inventario:
- Inventario físico: determina todas las existencias del almacén, anaqueles y áreas de fabricación. Se realiza un conteo de forma manual y se documentan los datos.
- Inventario de productos en proceso: son los productos que se encuentran en proceso de producción, pero todavía no están listos para ser vendidos.
- Inventario perpetuo: se realiza para dar seguimiento a las existencias de productos en tiempo real. Se basa en sistemas de gestión para consultar la información desde el software.
- Inventario cíclico: se realizan recuentos periódicos para detectar errores rápidamente antes de que se conviertan en un problema.
- Inventario de seguridad: consiste en mantener una cantidad determinada de existencias adicionales para actuar en caso de que haya un aumento imprevisto en la demanda.
- Inventario en tránsito: se realiza para determinar los productos que se encuentran en camino a un centro de distribución, almacén, tienda o al cliente.
- Inventario obsoleto: se realiza para conocer la cantidad de productos que han perdido su valor por daños o mala gestión de caducidades.
Ejemplos de inventarios de productos terminados
En una fábrica de calzado y productos de piel, la cantidad de zapatos, cinturones, bolsas y carteras listos para vender forman en inventario de productos terminados y que se encuentran en espera de ser vendidos para convertirse en ingresos.
¿Cómo se calcula el inventario de productos terminados?
El inventario de productos terminados determina el valor de los bienes producidos y listos para venderse. La fórmula para calcular este inventario es:
Inventario inicial + producción durante el periodo - costo de los bienes vendidos (COGS) = inventario final.
Los pasos para registrar y calcular el inventario de productos terminados son:
- Definir un periodo contable o de ventas
- Registro de las compras y ventas del periodo
- Documentar las devoluciones de clientes
- Cálculo del valor de las mercancías vendidas
¿Por qué es importante tener control del inventario de materias primas y productos terminados?
Contar con inventario de materias primas y productos terminados es indispensable para las empresas fabricantes ya que les permite mantener un control preciso, evitar el exceso o los faltantes de stock y asegurarse de que haya la cantidad adecuada de materias primas para que la producción se realice sin contratiempos.
Además, este control permite identificar patrones de consumo, anticipar las compras, adquirir materias primas a mejores precios, optimizar los recursos disponibles y obtener la mayor rentabilidad con los productos terminados.
¿Cómo llevar un control eficiente de los inventarios?
Para llevar un control eficiente de los inventarios:
- Programa periodos específicos para hacer los tres tipos de inventario, de modo que el encargado de cada área tenga conocimiento del volumen de materias primas, de los productos en etapa intermedia y final para saber cuándo es momento de adquirir más insumos.
- Adquirir un software de gestión es la mejor inversión para categorizar las mercancías y materias primas, clasificarla por número de lote o de serie y por ubicación en el almacén. Además, podrás tener un control más claro sobre el momento de adquirir materias primas, de los clientes a quienes va dirigida la mercancía.
- Por otro lado, con un software de gestión también se puede dar seguimiento a los productos terminados y que ya salieron del almacén, de modo que se atiendan mejor las posibles incidencias o devoluciones que lleguen a presentarse.
- El uso de un software de gestión te ayudará a utilizar el mejor sistema de almacenamiento, identificar mercancía mediante etiquetas codificadas que te den información completa sobre la materia prima o el producto terminado. Con esto, nunca más volverá a haber pérdida de mercancías en el almacén, y podrás consultar la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.
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Tipos de inventario
Existen diferentes tipos de inventario, entre ellos:
- Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas.
- Inventario intermitente: se efectúa varias veces al año.
- Inventario físico: es el inventario real. Consiste en contar, pesar o medir, y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la fecha de éste, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Métodos de Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios:
- Costo.
- Costo o mercado, al más bajo.
- Primeras Entradas, Primeras Salidas = PEPS.
Este método, identificado también como PEPS, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén, o a la producción, son los primeros en salir de él.
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