Es importante para las empresas mantener el control de sus procesos, velando por el cumplimiento de metas y objetivos trazados. Por lo mismo, se deben realizar auditorías con el fin de verificar, inspeccionar y evaluar los resultados de las actividades y procedimientos ejecutados, durante un periodo de tiempo. Para conocer en detalle en qué consiste un plan de auditoría y cómo elaborarlo, te invitamos a leer este artículo.
El equipo de MilFormatos ha diseñado 1 ejemplo y 3 formatos de plan de auditoría para descargar y editar gratis. Simplemente, selecciona la plantilla de PowerPoint, PowerPoint en Línea o Google Slides que más te guste. Lo primero que hay que tener en cuenta es que se requiere una cuenta de Google o de Microsoft dependiendo de la plantilla que quieras descargar y editar. Una vez que hayas accedido, en Google Drive haz clic donde dice “Hacer una Copia”.
¿Qué es un Programa de Auditoría?
Según la norma ISO 9000, un programa de auditorías es un conjunto de una o más auditorías planificadas para ejecutarse en un horizonte de tiempo delimitado y próximo, y enfocadas hacia un propósito en específico. Entonces el programa de auditorías es la representación documentada de la planificación de ese conjunto de auditorías con un propósito.
No debemos suponer que un Cronograma es un programa; el Cronograma es tan sólo un elemento de nuestro programa de auditorías internas.
Planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría internas es uno de los requisitos de la norma ISO 9001:2015. En mi opinión la Planificación del programa de auditorías es una de las acciones más críticas en la que debemos concentrarnos con el fin de asegurar el éxito de nuestro proceso de auditorías internas.
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«El proceso de auditorías internas puede presentar fallas, pero su causa raíz no debe ser una pobre planificación».
Ejecutar una auditoría supone el empleo de personas, recursos, tiempo, métodos, energía y esfuerzos que deben ser coordinados con un propósito… para lograrlo y no enfrentar riesgos imprevistos debemos planificar.
Los líderes de sistemas de gestión de calidad deben proporcionar evidencias (registros) de que un programa de auditorías y sus resultados de auditoría fue planificado e implementado… un programa es un registro requerido del proceso de auditorías (9.2.2, ISO 9001:2015).
¿Cómo Elaborar un Programa de Auditorías?
La premisa es que el programa de auditoría es un registro controlado que resulta de la acción de planificar, a partir de un objetivo, un conjunto de auditorías en plazo de tiempo próximo… entonces el programa debe estar registrado en un documento.
Anatomía de un Programa de Auditorías
- Primero que nada el documento debe cumplir con el estándar de información documentada que la organización ha determinado para la elaboración y control de sus documentos y registros.
- Generalidades del programa; debemos especificar:
- El núm. del programa por si tenemos más de uno.
- El horizonte de tiempo que cubre el programa.
- El núm. de auditorías totales del programa.
- Objetivos y alcance.
- Tipo de auditorías según su forma y alcance.
- Especificaciones del programa de auditorías; debemos especificar el procedimiento de auditorías, los criterios, los métodos a utilizar, así como las políticas a las que se sujetarán los auditores para el manejo de confidencialidad, la seguridad de la información, salud y seguridad.
- Equipos de auditores internos; determina los equipos de auditores internos, de ser necesario especifica a los expertos técnicos y los observadores; ante todo considera flexibilidad y competencias.
- El cronograma del programa; en un gráfico hay que coordinar:
- Los procesos por auditar.
- Los criterios de auditoría.
- Los equipos de auditores.
- Los períodos de tiempo en que se ejecutarán las auditorías.
- Riesgos; los riesgos suponen todos los posibles eventos que tienen un potencial efecto sobre el logro de los objetivos del programa; ya sea impidiendo el logro o facilitando su logro como oportunidades, los riesgos a tomar en cuenta son:
- Riesgos de planificación
- Riesgos de recursos
- Riesgos de selección del equipo auditor
- Riesgos de implementación
- Riesgos de los registros y su control
- Riesgos del monitoreo, revisión y mejora del programa de auditoría
- Los recursos; se trata de determinar qué elementos necesarios soportarán nuestro programa de auditorías, estos pueden ser, acciones formativas, normas, viáticos (transporte, alimentación y hospedaje en caso de auditorías internas), equipo de seguridad y protección para auditar procesos especiales, etc.
Por consiguiente, sirve como referencia al llevar a cabo el proceso de auditoría, ya que permite establecer los elementos relevantes que deben ser verificados.
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Puntos relevantes pendientes de la auditoría anterior: se incluye cualquier observación relevante y no conformidad generada en la auditoria anterior. Revisa nuestro artículo sobre el Informe de Auditoría.
Determinar procesos o actividades a evaluar: se detallan los procesos o actividades a evaluar, indicando los criterios exactos y secciones de la norma o documento técnico aplicable, según el cual se determinará el cumplimiento.
Como ejemplo de un programa de auditorías documentado, podrás descargar aquí un documento word 100% editarle.
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