La auditoría ha progresado en los últimos tiempos, dicho progreso se evidencia en el desarrollo y amplificación de su campo de acción, concentrando nuevas disciplinas que generan una actuación en la vida y desarrollo tanto de entidades públicas como privadas. Con estos antecedentes, el presente proyecto se justifica toda vez que se pretende establecer a través de la auditoría integral un examen al manejo de los inventarios, para de esta forma perfeccionar la compra, recepción y almacenamiento, con el fin de lograr los objetivos y metas propuestas por la empresa.
Objetivos de la Auditoría Integral
En este contexto, se determina que la auditoría integral persigue tres objetivos fundamentales: Eficiencia, economía y eficacia. La percepción de auditoría integral se cimienta porque las organizaciones y usuarios de la información, así como los auditores que representan la necesidad, se basan en simples revisiones financieras que se realizan en forma periódica por una macro visión que abarca la gestión; finanzas y economía; cumplimiento; y, por supuesto, la evaluación del control interno, que filtre los errores y desviaciones incluso antes de que ocurran o mediante un control preventivo, concurrente y posterior de procesos, así como procedimientos empresariales.
Importancia de los Inventarios y Costos de Venta
En las empresas, los componentes de costo de ventas e inventarios son uno de los más importantes, debido a la complejidad en la identificación y asignación de los costos de ventas con el cargo a las cuentas apropiadas y su valoración exacta, así como al control adecuado de existencias en la recepción, inspección, almacenamiento, valuación y conversión de inventarios en los almacenes o bodegas, generando mayor rotación de los mismos.
Con el desarrollo de esta investigación, se busca conseguir soluciones que proporcionen la gestión de aprovisionamiento de la empresa, lo cual puede traducirse en una reducción importante en los costos de adquisición, compra, almacenaje, transporte y comercialización del cacao, certificando el abastecimiento en el tiempo y lugar requerido por los clientes.
Evolución y Conceptualización de la Auditoría
Con el propósito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a través del tiempo la auditoría, es conveniente resolver las contribuciones de los autores que han incidido de manera más significativa a lo largo de la historia de la auditoría empresarial en lo administrativo. La auditoría es la revisión y verificación de las cuentas de balance y de pérdidas y ganancias, con el objeto de verificar que las mismas reflejen tanto patrimonio como el resultado de las operaciones de la entidad auditada, de conformidad con los aspectos legales que son aplicables a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
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Por su parte, Aguirre (2005) aclara que el objetivo principal, es la elaboración de un informe dirigido a colocar expresamente “una opinión técnica sobre si dichos estados financieros expresan, en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio y la situación financiera de la sociedad, así como del resultado de las operaciones en el período examinado” (p.15) conforme a los principios y normas de contabilidad habitualmente aceptados.
Asimismo, Barragán y Vergara (2010) sostienen que la auditoria es una revisión sistemática mediante la cual determinará la razonabilidad de los estados financieros dentro de una entidad, con la finalidad de sustentar hechos, así como evidencias encontradas durante la ejecución de actividades. Es decir, examinar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general.
De igual manera, Taylor y Glezen (2001) manifiesta que: La “auditoría es un examen sistemático de las actividades de una organización en relación con los objetivos específicos, a fin de evaluar el comportamiento, señalar las oportunidades de mejorar y generar recomendaciones para el mejoramiento o para favorecer la acción” (p.145). Sotomayor (2008), al respecto, sostiene que la auditoría administrativa “representa la conjunción de una técnica de control ya existente (la auditoría) y una disciplina que se inicia formalmente y que continúa desarrollándose con nuevos enfoques (la administración)” (p.33).
A fin de conseguir una mayor comprensión a cerca de la auditoría integral, resulta significativo hacer hincapié en las conceptualizaciones que la implican. Se puede concluir, que las investigaciones en la temática de la auditoria administrativa se encuentran en un bajo nivel de desarrollo, dado el nivel bajo de citas que alcanzan y, además, se evidencia que la mayor parte de los documentos no han sido publicados en revistas indexadas, encontrándose en repositorios institucionales, es decir, se tratan de Tesis de tercer nivel o de documentos internos.
Fases de la Auditoría Integral
Por lo expuesto anteriormente, se puede establecer que la auditoría integral involucra un conjunto de fases relacionadas estrechamente, que supone el proceso como un solo cuerpo indivisible, en el que sus compendios se separan únicamente para efectos de análisis de sus métodos.
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- Planeación: Los procedimientos analíticos cuando se usan en la planeación de la auditoría, son de gran beneficio para el auditor, con el fin de planear la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos, que se usaran en determinadas cuentas (colectivas), así se conocerá el negocio del cliente y sus transacciones, además se identificaran áreas que puedan plantear riesgos más altos.
- Ejecución: En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los programas de auditoría y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con las áreas y componentes considerados como críticos, determinando los atributos de condición, criterio, efecto y causa, que motivaron cada desviación o problema identificado. Además, se realiza la “evaluación de los resultados de la gestión y determinación de los hallazgos resultantes para sustentar los comentarios, las conclusiones y recomendaciones que serán incluidas en el informe” (Contraloría General de la República, 2011, p.21).
- Seguimiento: Esta fase permite verificar el cumplimiento de las recomendaciones que constan en los informes emitidos por auditorias anteriores por parte de las autoridades o funcionarios de la entidad auditada. Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la Contraloría General del Estado.
Componentes de la Auditoría Integral
Entre los componentes que conforman la auditoría integral se encuentran: Auditoría financiera, de control interno, de gestión y la auditoría de cumplimiento. De igual manera, manifiesta Blanco (2012) que, la auditoría de gestión, evalúa la eficiencia, eficacia y calidad de la gestión empresarial o institucional; en tanto que, la auditoría de cumplimiento, proporciona al auditor una certeza razonable de si las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos que las rigen. En este sentido, se coincide con los planteamientos de Subía-Guerra y Tamayo-Galarza (2018), quien destaca la visión innovadora que se alcanza al integrar los objetivos y propósitos de las auditorías, con el fin de obtener una evaluación global de los resultados, así como del desempeño de la organización.
Administración de Inventarios: Una Herramienta para la Optimización Financiera
Considerando la importancia que tienen los inventarios, así como su incidencia en la determinación de los costos de venta en la empresa, como procesos determinantes en los resultados de la auditoría integral, en este apartado se desarrolla de manera breve y sencilla, los aspectos relacionados con la administración del inventario como una herramienta para la optimización de los recursos financieros en una empresa, tomando en cuenta las opiniones al respecto.
Los inventarios tienen su origen en los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, donde acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Estos permiten asegurar la subsistencia del negocio y el desarrollo de sus actividades operativas. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir fue lo que motivó la existencia de los inventarios.
Los inventarios o stocks, según Díaz (1999), “son la cantidad de bienes que una empresa mantiene en existencia en un momento dado” (p.3), bien sea para la venta ordinaria del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. En ese sentido, se puede decir que el inventario es una relación detallada de los materiales, productos, mercancías que tiene la empresa, almacenados y clasificados según categorías. De acuerdo a los estándares de información financiera, los inventarios se definen como los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación, en proceso de producción con miras a la venta o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios; se consideran un activo corriente y en el balance general se relaciona inmediatamente después de las cuentas por cobrar (Duque, Osorio y Agudelo, 2010).
El Costo en los Inventarios
Por otra parte, el concepto de costo tiene diferentes significados por cuanto está en función de sus estructuras y aplicación. El costo está representado por la suma de los recursos expresados en términos monetarios que se invierten para poder producir un bien o prestar un servicio, que genera beneficios económicos futuros, y se recupera en el momento de la venta de los mismos. Una definición basada en la estructura de Materia Prima Directa, Mano de Obra Directa y Costos Indirectos de fabricación, es la de “Edward Menesby, quien sostiene que el costo se define como la medición en términos monetarios, de la cantidad de recursos usados para algún propósito u objetivo, tal como un producto comercial ofrecido para la venta general o un proyecto” (Chambergo, 2014, p.IV-1).
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Los recursos emplean materia prima, materiales de empaque, horas de mano de obra trabajada, prestaciones, personal salariado de apoyo, suministros y servicios comprados y capital atado en inventario, terrenos, edificios y equipo. Ferguson y Gould (1990), definen al costo como un elemento de la actividad económica, así, para el empresario particular esto implica sus obligaciones de hacer pagos en efectivo, en tanto que, para el conjunto de la sociedad, el costo representa los recursos que deben sacrificarse para obtener un determinado bien. Harry Howe, define al costo como el precio pagado o la retribución para adquirir un activo. Aplicando a los inventarios, el costo significa en principio la suma de los desembolsos aplicables y cargos incurridos directa o indirectamente al traer un artículo a su condición y localización existente.
Entre las circunstancias que dificultan el tratamiento de los costes indirectos, sobre todo los de gastos generales y de administración, se destacan las siguientes: La propia dimensión o tamaño de la empresa y la dispersión geográfica de sus centros de operaciones y centros administrativos (Aguado, López y Vera, 2013). La mayoría de las empresas manufactureras necesitan un mayor control presupuestal, una mejor planificación de su producción, un adecuado costeo de sus productos e incluso en muchos casos, buenas políticas de fijación de precios de venta; con el ánimo de en última instancia, generar valor para sus organizaciones.
Globalización y Auditoría Integral en Ecuador
La globalización y la apertura de los mercados a través de la internacionalización generan en Ecuador mayor perspectiva de crecimiento de las empresas privadas, cuyo desempeño tiene relación directa con los rubros de inventarios y costo de ventas, y están relacionados con los indicadores de eficiencia, eficacia y calidad. La práctica de auditoría y las operaciones de control en la República del Ecuador, no demuestran la ejecución de auditorías integrales.
Entonces, la percepción de auditoría integral se cimenta porque las organizaciones y usuarios de la información, así como los auditores que visualizan la necesidad de desarrollar sus orígenes, basados en simples revisiones financieras que se realizan en forma periódica, necesitan cambiar hacia una macro visión que abarca la gestión, finanzas y economía, cumplimiento, y por supuesto, la evaluación del control interno, que filtre los errores, así como desviaciones, incluso antes de que ocurra o mediante un control previo, concurrente y posterior de procesos y procedimientos.
Al respecto, la Maestría de Auditoría Integral, desarrollada por la Universidad Técnica Particular de Loja en los últimos cinco años, se presentó como una alternativa de control externo para organizaciones privadas y públicas, fundamentada en que la sinergia generada al reunir los propósitos de cada una de las auditorías: Financiera, de gestión, de cumplimiento legal y de control interno, permitirá obtener sugerencias más eficaces a los gestores y evitar un enfoque parcial sobre aspectos relevantes de la organización.
Lineamientos de Estudio en la Auditoría Integral
Los lineamientos de estudio dentro de la auditoría integral, se desarrollaron bajo los criterios de cada una de las auditorías que conforman la auditoría integral, es decir, para la auditoría financiera, se aplicaron las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) No. 1 (Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, 2006). El cuestionario de control interno se aplicó a la Gestora territorial, Coordinador Comercial, Coordinador agrícola, Contadora Provincial, debido a que son los responsables de los diferentes procesos que se desarrollan en la institución. En lo que respecta a la auditoría de gestión, se orienta a la evaluación de la eficiencia, eficacia y a través del plan operativo anual del año 2013.
Una vez finalizado el trabajo investigativo, se puede establecer en forma precisa algunos aspectos de mayor relevancia. El realizar la auditoría integral al proceso de recepción, inspección, almacenamiento, valuación y conversión al componente de inventarios y costo de venta de la Fundación Maquita Cushunchic MCCH de la ciudad de Esmeraldas, permitió conocer el estado actual de la Fundación, a través de una evaluación completa del sistema de control interno y las principales acciones correctivas que se deben aplicar en la institución. La realidad de la auditoría integral en inventarios y costos de ventas en empresas cacaoteras en Ecuador, se ha convertido en uno de los blancos más importantes en la actualidad para los negocios ...
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