Elegir la herramienta de contabilidad adecuada es crucial para el éxito financiero de tu negocio. Aquí te presento algunos pasos clave para tomar la decisión correcta:
- Define tus Necesidades: Comprende las necesidades específicas de tu negocio. Considera el tamaño, complejidad y tipo de transacciones que manejas.
- Escalabilidad: Asegúrate de que la herramienta sea escalable para adaptarse al crecimiento de tu empresa a lo largo del tiempo.
- Facilidad de Uso: Opta por una herramienta intuitiva y fácil de usar. Esto agilizará los procesos y reducirá la curva de aprendizaje.
- Compatibilidad: Verifica la compatibilidad del software con otras herramientas y sistemas que ya utilizas en tu negocio.
- Capacitación y Soporte: Asegúrate de que el proveedor ofrezca capacitación y soporte efectivos para resolver cualquier problema que pueda surgir.
- Opiniones y Reseñas: Investiga las opiniones y reseñas de otras empresas que hayan utilizado la herramienta para obtener una perspectiva práctica.
- Costos Transparentes: Comprende claramente la estructura de precios, evitando costos ocultos.
Importancia de un Software de Inventarios
La gestión de inventarios es una tarea esencial de la administración empresarial. Sin embargo, no siempre se le presta la atención necesaria y, en ocasiones, se relega a una actividad administrativa de segunda categoría. A menudo, se recurre a las tablas Excel o incluso a papel y bolígrafo para dejar constancia de los activos con los que cuenta la empresa, lo que termina suponiendo un costo elevado, pues exige tiempo que podría dedicarse a otras actividades, y dinero, ya sea por la necesidad de contratar a más personal o porque se incurran en errores que solo se puedan subsanar previo pago de una cantidad. Es por eso que recurrir al software de sistemas de control de inventario puede convertirse en una inversión a largo plazo que traiga importantes beneficios a las empresas.
¿Qué es un Software de Inventarios?
Los software de inventarios o software de control de inventarios son programas creados para facilitar la gestión del inventario de una empresa, entendido este como el conjunto de elementos que forman su patrimonio. Así, pueden utilizarlo negocios de cualquier sector, sin importar su tamaño, aunque es especialmente de interés para aquellos dedicados a la compra y venta de existencias. Permiten saber la cantidad de existencias disponible, su localización y las entradas y salidas de mercancía. Todo ello, contribuye a una mejor planificación, una mayor productividad y a la satisfacción del cliente.
Pongamos como ejemplo una librería: con este tipo de programas se podrá conocer en todo momento cuántos títulos y a su vez qué número de cada uno de ellos hay, tanto en almacén como en tienda. Asimismo, se puede obtener una visión de los libros que se han vendido, descubriendo los preferidos por los clientes. En definitiva, disponer de este tipo de programas garantiza mejorar la organización y ofrecer siempre un buen servicio, pues en todo momento se tiene constancia de las existencias reales, mostrándolas así al comprador. De igual modo, se puede calcular con mayor exactitud los periodos y la cantidad que solicitar al proveedor, evitando gastos innecesarios. Sin olvidar su importancia a la hora de llevar la contabilidad de la empresa. Si, además, es capaz de entregar reportes con información relativa a las entradas o las salidas, la empresa podrá prepararse para una futura toma de decisiones exitosa.
Tipos de Software de Inventarios
La oferta de programas de inventarios es amplia en el mercado mexicano, si bien hay que tener en cuenta los diferentes tipos existentes y escogerlos en función de las características de la empresa.
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- Especializados o partes de un software integral. Si bien se puede optar por un software de control de inventarios especializado, la mayoría se integran como parte de una solución mayor que incluye módulos de diferentes tareas de administración también esenciales en una empresa como pueden ser la contabilidad o la facturación.
- Gratuitos y de pago. Pensar en las características que debe reunir el software de inventarios es esencial a la hora de optar por una solución gratuita o de pago. Mientras las primeras suelen estar más limitadas en cuanto a funciones, los programas de pago suelen ofrecer diferentes cuotas según las exigencias de cada usuario.
- Almacenamiento en la nube o local. Optar por una opción en la nube reporta numerosas ventajas pues permite un acceso no restringido en espacio o tiempo, sin embargo, para su correcto funcionamiento se requiere Internet. Los programas alojados en un dispositivo se instalan directamente en el ordenador que vaya a ser utilizado para la actividad.
- Licencia o pago por uso. Hay programas que para usarlos requieren la adquisición de una licencia permanente con la que el usuario tendrá siempre acceso al programa. Sin embargo, la mayoría responde a un modelo de pago por uso que funciona por suscripción. De esta forma, los programas se pueden usar de acuerdo a las necesidades de la empresa, si bien suelen tener un costo económico mayor.
Detalles a Considerar al Elegir un Software de Inventarios
Como cada empresa va a tener sus propias necesidades, no existe un software de inventario ideal para todos los casos. Si bien hay una serie de aspectos a los que es importante prestar atención.
- Seguridad: Toda la información acerca del inventario de la empresa va a estar recogida en el programa seleccionado. Perderla, además de suponer la desaparición de información valiosa para la toma de decisiones, supone un verdadero problema cuya solución incurriría en una importante inversión monetaria. De ahí considerar si la herramienta seleccionada está bien protegida (especialmente si los datos se almacenan en la nube) y ofrece la opción de respaldos.
- Precio: Aunque sin duda resulta rentable a largo plazo, invertir en un programa de inventarios supone un gasto considerable antes de su implantación. De ahí la importancia de calcular bien cuáles serán las necesidades de la empresa y seleccionar en consecuencia el programa más adecuado. De nada servirá invertir demasiado poco y no disponer de las funciones suficientes, aunque igual de poco efectivo es pagar de más por funciones o características que la empresa no necesita.
- Funciones incluidas: Existen empresas que, bien por ser de un tamaño reducido o debido al sector al que pertenecen, no necesitan más que un registro del stock disponible con las entradas y salidas. Sin embargo, otras necesitan además una función para llevar un control de los proveedores o clientes o reportes continuos que faciliten la toma de decisiones.
- Manejo: Es necesario calibrar también el nivel de conocimientos informáticos de los usuarios del programa. Si bien la mayoría ofrecen un manejo sencillo, puede ser interesante calcular el periodo de adaptación al nuevo programa y asegurarse de que se va a utilizar de forma óptima. Asimismo, la existencia de guías de uso o tutoriales son un punto que valorar.
- Dispositivos: Si quieres un acceso sin restricciones a la herramienta de gestión de almacenes, valora también que puedas entrar desde cualquier dispositivo. Muchos programas ofrecen una aplicación para sistemas Android y iOS.
Software de Inventarios en México: Tipos y Características
A continuación, se muestran un total de cinco sistemas de control de inventarios como software independiente o como módulos dentro de un programa integral. Te mostramos las características, precios, ventajas e inconvenientes:
Crol
La empresa de tecnología mexicana Crol se encarga desde hace 20 años de desarrollar tecnología para cubrir las necesidades de los negocios en el país, abarcando tanto al sector de medianas y grandes empresas como al de pequeñas y micro empresas. Para estas últimas presenta Crol, un programa en la nube que integra, en función del plan seleccionado, diferentes módulos: contabilidad y estados financieros, compras, gastos, bancos, control de inventarios y ventas y facturación electrónica 3.3. En definitiva, se trata de una solución completa y multidispositivo que reúne en un único programa todas las soluciones de administración y contabilidad necesarias para gestionar la empresa. La información se almacena en la nube de Microsoft, siendo accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Aunque hay una versión libre gratuita, esta no incluye la opción de gestión de inventarios. Para ello hay que recurrir a la versión Standard (350 MXN al mes), a la versión Pro (1050 MXN al mes) o a la Enterprise (2050 MXN al mes), cuyas suscripciones pueden ser anuales o mensuales. No obstante, antes de tener que pagar por una u otra, el usuario dispondrá de 15 días de prueba para decidirse por el programa. Si bien disponer de todos los módulos en un solo programa es una ventaja, conviene mirar las características específicas del software en lo relativo a inventarios.
Crol permite conocer en tiempo real el estado del almacén o almacenes y, en caso de ser varios, realiza su integración automática. Asimismo, va a registrar las entradas, salidas y reubicaciones. También genera reportes con información actualizada. Además, con un costo de 500 MXN adicionales, el usuario de los planes Pro o Enterprise puede disponer de un módulo avanzado con funciones adicionales, conocido como Inventario Avanzado de Crol. Si la empresa lo estima necesario, podrá contar con un control de inventario por lotes y caducidad y por número de serie. Además, dispone de una función para determinar cuándo se necesitan productos de nuevo (punto de reorden), cuándo hay productos que bien no se han recibido o no han sido entregados a los clientes (backorder), así como determinar el costo por unidad de cada producto.
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| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Almacenamiento en la nube | Software completo con un coste adicional |
| Periodo de prueba | No se puede utilizar de forma individual como software de inventarios |
| Diferentes planes | |
| Funciones variadas | |
| Copia se seguridad y métodos de cifrado |
bind ERP
bind ERP es un software de gestión para pymes creado por una empresa mexicana con el mismo nombre. Se trata de un programa compuesto por diferentes módulos entre los que se incluye uno para el control de inventarios. El módulo dedicado al control de inventarios permite, entre otras cosas, conectar todas las sucursales con todos los almacenes, mostrando en tiempo real el lugar y la cantidad de existencias (incluso si están siendo movidos de almacén) y las entradas y salidas. Así mismo, pueden crearse reportes con la información requerida en un momento concreto, por lo que la empresa no solo conocerá en todo momento el emplazamiento de sus productos, sino que podrá interpretar los datos a partir de estos informes y mejorar la situación para el futuro.
Presenta, además, un manejo intuitivo, permitiendo, por ejemplo, importar automáticamente datos de Excel en el sistema. Aunque el usuario dispone de un periodo de 15 días gratuitos para probar el software, todos los planes son de pago. Puede elegir entre tres opciones: el paquete Básico ($ 599 al mes), el Estandar ($ 999) y el Premium ($ 1499). La selección de uno u otro va a depender del número de productos que se quiera tener en el catálogo, el de ventas mensuales que se prevea se va a llevar a cabo o el número de usuarios que se quieran incluir. Sea como fuere todos incluyen las actualizaciones de forma automática y atención al cliente online.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Almacenamiento en la nube | |
| Periodo de prueba | |
| Actualizaciones automáticas y gratuitas | Solución integral en todos los paquetes |
Cloudadmin
La empresa Cloudadmin ha creado un programa con el mismo nombre con el objetivo de facilitar la tarea de administración de las pymes en lo que respecta a gestión de inventarios y ventas. Se trata de una solución en la nube multiplataforma con diferentes funciones integradas, que van desde la gestión en sí del inventario hasta la creación de reportes, incluyendo también la sincronización de las cuentas bancarias, el registro de proveedores y compradores o la formulación de facturas electrónicas, entre otras. En lo referente a los inventarios, con este programa se pueden crear catálogos de productos definidos según sus características, productos además que podrán activarse o desactivarse según su disponibilidad en un determinado periodo y de los que se puede conocer su historial.
Este software de inventario permite además tener constancia en tiempo real del stock del que se dispone ya sea por sucursal o de manera conjunta, registrando tanto las ventas como las adquisiciones de existencias. Todo ello sin importar el número de almacenes o puntos de venta, tanto físicos como online. Así mismo, al registrar las compras y las ventas realizadas, la empresa en cuestión puede acceder también a un balance que permita determinar si se han obtenido o no beneficios. Pero, además, se puede obtener información pormenorizada, que sin duda contribuirá en la toma de decisiones futuras. Así, la empresa podrá conocer las ventas en función del tipo de producto, la marca o el proveedor, obteniendo datos exactos sobre los productos más solicitados, por ejemplo, o las marcas con más éxito.
Si bien dispone de unas funciones muy concretas, su manejo es sencillo e intuitivo, empezando por la facilidad a la hora de migrar los datos desde un inventario en Excel. Cloudadmin cuenta con tres planes de negocios, todos de pago: el Empresarial, por 999 MXN al mes; el plan Popular, por 499 MXN al mes, o el Emprendedor, por 199 MXN. Estos, más que diferenciarse en las funciones ofrecidas, se distinguen por el límite establecido en el uso de dichas funciones (número de sucursales, usuarios productos y órdenes de ventas). Sea como fuere, todos ofrecen un periodo de prueba de 14 días.
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Alegra
El programa Alegra, desarrollada por la empresa homónima, es un programa integral para la gestión empresarial para microempresas y pymes en donde, además de la administración de inventarios, se puede llevar un control de los gastos, generar facturas o administrar todas las cuentas bancarias desde la misma plataforma. Las actualizaciones de la herramienta son automáticas, por lo que la empresa no tendrá que preocuparse de estos aspectos.
Sistemas de Facturación Electrónica
Elegir un sistema de facturación electrónica es vital para la operación de tu negocio. Elegir el sistema de facturación electrónica correcto te permitirá emitir los comprobantes fiscales de tus ventas o al momento en el que un cliente te solicite alguna de manera segura y sin contratiempos. Un sistema de facturación electrónica puede contar con diferentes funciones y herramientas disponibles para los usuarios. Estas son las generales que podrías encontrar entre los diferentes sistemas que existen en el mercado.
Cuando estás buscando un sistema de facturación, es sencillo considerar el precio o las recomendaciones de las personas. Concéntrate en identificar cuestiones básicas como el tipo de facturas que debes emitir, los complementos de CFDI que requieres. Una buena pregunta que puedes hacer es: ¿Quién realizará las facturas? Al principio puedes tener pocos clientes y de pronto ser la sensación del momento, por lo que necesitas un sistema que cuente con diferentes planes de facturación que puedan crecer junto a tu negocio. Un sistema de facturación en línea que cuente con paquetes de facturación de pocos CFDI pueda cubrir tus necesidades a un buen precio. Ahora bien, si eres una empresa mediana o grande, tus requerimientos y necesidades pueden ser más grandes.
Ahora que ya examinaste las necesidades de tu negocio, es momento de comenzar a buscar opciones. Hemos creado una guía práctica con la cuál podrás evaluar fácilmente diversos sistemas que estés considerando contratar. Todo gracias a que las plataformas en línea tienen herramientas disponibles en la nube para generar un CFDI de manera segura, y consultar tu información en cualquier momento. Cuando buscas el mejor sistema de facturación que se adapte a tu negocio, es lógico considerar dos puntos: los planes ofertados y el costo. Asimismo, considera la vigencia de los folios, basados en la periodicidad en que emitirás un CFDI.
Las actualizaciones del sistema ¿Son constantes? ¿Cómo se realiza la actualización? ¿Genera un costo extra recibir actualizaciones? Nadie olvida una primera impresión, y cuando se trata de servicios puede ser el parteaguas para saber si es confiable. En la práctica, es común que surjan dudas o necesites ayuda durante la curva de aprendizaje mientras conoces una nueva plataforma de facturación. Una forma que puedes consultar opiniones y reseñas es a través de Google. Elegir un sistema de facturación que es un PAC vigente, permite emitir y timbrar CFDI sin utilizar un servicio externo. Por lo que, si eliges un sistema de facturación con una autorización de ser un PAC, tendrás la tranquilidad de que tu CFDI será autenticado y validado ante el SAT, mientras ahorras.
Programas Contables Adicionales en México
- Aspel COI: Aspel COI es el mejor y más completo sistema contable en México, ya que es práctico, rápido y seguro. Contribuye a mejorar la productividad y a reducir el tiempo dedicado a la gestión contable.
- CONTPAQi Contabilidad: CONTPAQi Contabilidad es una potente herramienta para profesionales independientes, emprendedores y despachos contables que asesoran a múltiples empresas.
- Microsip: Con el ERP Microsip podrás llevar correctamente tu información contable, cumplir con la autoridad fiscal y gestionar por completo tu negocio.
- Contafiscal C2K: Contafiscal C2K es la solución de contabilidad fiscal y electrónica de Control 2000 Software Empresarial.
Consideraciones Finales para la Implementación
- Capacita a tus colaboradores: organiza sesiones grupales para que todos los usuarios en tu empresa aprendan a utilizar el nuevo software.
- Monitorea y ajusta: realiza pruebas para asegurarte de que todas las características del software contable funcionen como se espera.
- Realiza actualizaciones: mantén el software de contabilidad actualizado con las últimas versiones y módulos y funcionalidades proporcionados por el proveedor.
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