En el ámbito empresarial, uno de los aspectos más cruciales es el manejo adecuado de la nómina. Este proceso puede parecer trivial a primera vista, pero su importancia es fundamental para el éxito financiero de cualquier empresa. Descubre por qué el correcto manejo de la nómina es fundamental para el éxito financiero de tu empresa.
Normalmente, estos registros se realizaban con un talonario a mano o en un libro de contabilidad, pero con el paso de los años estos trámites legales se han ido actualizando. La nómina no se quedó atrás, lo que antes se hacía con papel y lápiz, hoy se realiza en computadora con la nómina digital. Resumiendo, gracias a ello los grandes tumultos de papel se han convertido en una simple base de datos.
La Nómina Digital y el CFDI de Nómina
El SAT habilitó la nómina digital y el timbrado de nómina ante la necesidad de simplificar la comprobación fiscal y la administración. Como parte de las obligaciones fiscales, las empresas no solo están obligadas a presentar su declaración anual, también desde 2014 están obligadas a emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina.
El CFDI de nómina puede sustituir al recibo impreso, pero el trabajador debe tener acceso a la información detallada de los conceptos y deducciones de pago. Desde mayo de 2019, la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que los recibos de nómina contenidos en Comprobantes Fiscales Digitales tienen plena validez.
Con el auge de los CFDI, la nómina y los trámites hechos en papel quedaron prácticamente en el olvido. Estas herramientas fueron transformadas para que los empresarios mexicanos puedan crecer de forma rápida y eficaz. A través de estos portales se pueden timbrar y registrar de forma fácil y sencilla múltiples comprobantes financieros como facturas y, por supuesto, la nómina. De ahora en adelante, tener los libros contables al día no será nada complicado; todo es cuestión de registrar y organizar una serie de datos a través de la página web del SAT o el sistema contable de su elección para estar totalmente actualizado.
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¿Qué es el Timbrado de Nómina y por qué es Vital?
La forma de dar validez a los comprobantes fiscales por internet es a través del timbrado por parte del SAT; es por esto que a este proceso se le conoce también como certificación fiscal digital. Es decir, que el recibo timbrado tiene validez oficial para fines fiscales del emisor y el receptor.
El gobierno de México se esfuerza grandemente para que todas las empresas, comercios y compañías respeten los estatutos legales. Velando por el bienestar de la mano obrera, el SAT creó en el año 2014 una herramienta digital que obliga a los dueños de grandes empresas y comercios a registrar de forma fiscal las nóminas de sus empleados.
En pocas palabras, la relación pasó de ser un simple recibo a un comprobante fiscal que los patrones tienen la obligación de registrar ante el SAT. Esto con la finalidad de dar a sus empleados un recibo que no solo sirve como comprobante, sino que también puede aprovecharse como constancia de trabajo.
Otra característica de la versatilidad de la nómina digital es que tanto el emisor como el receptor deben justificar sus ingresos. Por su parte, el empresario no debe esconderla de la mano obrera y, a su vez, la mano obrera no debe ocultar sus ingresos mensuales. A manera más general, lo que más persigue el SAT es que todos los ciudadanos de México lleven una contabilidad activa y sin maquillajes ante esta instancia gubernamental para evitar desvíos en el pago de impuestos.
Riesgos de las Nóminas no Timbradas
Los comprobantes fiscales que no estén verificados ante el SAT no tienen validez. En el caso de los recibos de nómina, no pueden ser deducibles de impuestos ni tener ningún efecto fiscal. De acuerdo con el SAT, si se llega a emitir una factura de nómina con Certificado de Sello Digital caduco y no tiene validez fiscal, es necesario cancelarlas y expedir nuevos archivos que cumplan con los requisitos y con un certificado de sello digital vigente.
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No certificar los servicios de los trabajadores es una falta grave, ya que va en detrimento de sus derechos. Cabe destacar que estas faltas a la norma son un delito y las organizaciones correspondientes pueden tomar cartas en el asunto, ya que estas incongruencias se consideran delito fiscal.
Requisitos para el Timbrado Correcto de Nómina según el SAT (CFDI 4.0)
Conoce los nuevos requisitos para el timbrado de nómina de forma correcta, según el SAT. Tras los cambios implementados en la reforma fiscal más reciente, con base en la nueva versión del CFDI 4.0, también existen nuevos requisitos en el sistema de nómina, ya que ahora deben incorporarse al complemento, en su versión 1.2, nuevos datos de los empleados, entre otras actualizaciones.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) recordó que el 30 de junio de 2023 concluyó el periodo de convivencia entre la versión 3.3 y 4.0 para comprobantes de nómina. Aunque la factura electrónica de nómina versión 4.0 y la e.firma de personas físicas del Régimen Simplificado de Confianza entraron en vigor el 1 de abril del 2023, es crucial saber qué datos son obligatorios para esta factura electrónica de nómina.
Así que si aún tienes dudas sobre cómo timbrar los recibos de nómina con base en el nuevo sistema, a continuación te explicamos la información y herramientas que necesitas para poder emitir este tipo de comprobantes de forma correcta y así evitar tener problemas con las autoridades fiscales, incluso con tus colaboradores.
Datos Obligatorios en la Emisión de CFDI de Nómina 4.0
Los datos que debe llevar la factura de nómina, además de la clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), son:
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- El nombre del receptor o del empleado.
- Código postal del domicilio fiscal registrado ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Uso del CFDI, que debe corresponder a la clave “CN01” (Nómina).
- El régimen fiscal en el que está dado de alta el empleado, que debe ser el de Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios, que corresponde a la clave 605 del catálogo actual.
En el Complemento de recibo de pago de nómina también deben incluirse el Código Postal del lugar donde se expide el comprobante y los datos del emisor.
Validación de Datos de Empleados
Recuerda que los datos utilizados para el llenado de las facturas de nómina deben coincidir con los que el SAT tiene registrados en su base de datos. Por eso, es importante validarlos al revisar la información que muestra la Constancia de Situación Fiscal. La validación de datos es necesaria para que los empleadores puedan emitir de manera correcta los CFDI de nómina en la versión 4.0.
Debido a esto, el SAT anunció una serie de facilidades para que los empleadores puedan validar la información que los trabajadores tienen registrada ante el RFC:
- Es necesario ingresar a sat.gob.mx.
- En el menú superior derecho identificar el botón: “Contacto”, luego de dar clic en él.
- Debes elegir “Asistencia por Internet” y dar clic en “Portal personal Mi portal”.
- Seleccionar el trámite: SOLICITUD DATOS TRABAJADORES.
- Ahí podrás adjuntar en un solo listado el TOTAL de los RFC a validar, en archivo de texto comprimido a .ZIP y enviarlo.
Contar con un Software de Facturación Electrónica y Servicio de Timbrado Masivo
Lo siguiente que necesitas para facilitar y emitir tus recibos es un proveedor de software de nómina en México, ya que es una herramienta de gran ayuda para simplificar el llenado de los recibos, de forma individual y masivamente, mediante un proceso automatizado con plantillas que ayudan a cumplir con todos los requisitos de información.
Además, contar con este tipo de apoyos tecnológicos tiene otros beneficios adicionales como la facilidad de administrar la información de los trabajadores en una misma plataforma, configurar las bases gravables a los sueldos y salarios de tus colaboradores, incluso programar los pagos y realizar la dispersión al conectar con los portales bancarios.
Las facturas deben contar con la validez del SAT, que se lleva a cabo mediante un proceso de certificación, a través de sellos digitales proporcionados por la autoridad. Esto se realiza de forma automática y de forma digital, a través de un proveedor autorizado (PAC) y se conoce como “timbrado”. Esa es otra de las ventajas de contar con sistema de facturación electrónica, ya que estos permiten timbrar los recibos de forma masiva, para optimizar el tiempo dedicado a la emisión de estos comprobantes. Por otro lado, también existen servicios de timbrado que se adaptan a las necesidades de facturación de cada empresa.
Evolución del Complemento de Nómina: Versiones 1.1 y 1.2
La nómina digital es el registro financiero que deben hacer los patrones a sus empleados, llevar al día esta contabilidad es la responsabilidad de todos los dirigentes. Además, es un derecho de los trabajadores. A través de la nómina digital es posible hacer un perfil laboral de los empleados y por supuesto también se puede llevar un sondeo de los ingresos y egresos que una compañía tiene en mano obrera.
Complemento de Nómina 1.1
La versión de CFDI, complemento de nómina 1.1 fue creado en el año 2014, en sus inicios los datos que se debían registrar tanto del emisor como del receptor eran tan solo 40. Esta versión no fue muy exitosa debido a que los datos que abarcaban el registro no eran suficientes y eran muchos los detalles que se dejaban en el aire.
Los datos que más hacían hueco en esta versión nómina 1.1 eran los montos de retiro o pensión que no se tomaban en cuenta a la hora de realizar el registro. Otra de las desventajas del sistema era que los RFC de los trabajadores no podían ser comprobadas de inmediato. Lo que dejaba que el SAT notara las diferentes irregularidades en los patrones como gastos en mano de obra fantasma (creación de RFC falsas). De la misma forma, el no incluir gastos en mano obrera.
Complemento de Nómina 1.2
En respuesta a todos los percances anteriores, el SAT tomó la decisión de lanzar una versión remasterizada y mejorada de su nómina digital, llamada versión de complemento de nómina 1.2. Ahora existen 77 campos que conforman el complemento de nómina 1.2, de los cuales 37 son nuevos.
A la hora de hacer los registros se deben tener a la mano todos los datos (a fondo) tanto del emisor como del receptor. Hay que recordar además que todos los campos nuevos fueron creados con la finalidad de conocer, a través de la nómina digital, perfectamente el perfil económico tanto de los empleados como de los empleadores.
Nuevos Campos del Complemento Nómina Digital Impuestos por el SAT (Versión 1.2)
- Datos de nómina:
- Tipo de nómina
- Total de percepciones
- Totalidad de deducciones
- Total en otros pagos
- Datos del emisor:
- CURP
- RFC patrón de origen
- Origen de recurso
- Monto de recurso propio
- Datos de receptor:
- Sindicalizado
- Clave de Entidad Federativa
- RFC laboral (solo en casos de tercerización de nóminas-sub contratación)
- Porcentaje tiempo
- Datos sobre percepciones:
- Total de sueldos
- General de la separación por indemnización
- Total en (jubilación/pensión/retiro)
- Sección acciones o títulos
- Valor mercado
- Precio al otorgarse
- Componente jubilación pensión de retiro
- Total una exhibición
- Total parcialidad
- Monto diario
- Ingreso acumulable
- Ingreso no acumulable
- Apartado separación de indemnización
- Total pagado
- Número de años de servicio
- Último sueldo menos Ord
- Ingreso acumulable
- Ingreso no acumulable
- Datos de deducciones:
- Total otras deducciones
- Total impuestos retenidos
- Datos de otros pagos:
- Tipo de otro pago
- Clave
- Concepto
- Importe
- Saldo a favor
- Año
- Remanente Saldo a Favor
- Subsidio causado
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Cómo Consultar tu Recibo de Nómina en el SAT
Hay dos formas de revisar tus comprobantes de ingresos por nómina: por mes o por número de folio, o por año. Para consultar tus recibos de nómina hay dos opciones: una es la de consultar por CFDI que te permitirá verificar el emitido cada comprobante, y la otra es consultar por año fiscal para ver un resumen anual.