En el entorno fiscal mexicano, la contabilidad desempeña un papel crucial para garantizar la transparencia, el cumplimiento normativo y la estabilidad financiera de las empresas y los contribuyentes. Por eso, llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino que constituye una obligación marcada por las leyes. Dentro de los múltiples problemas que pueden presentársele a los contribuyentes que de acuerdo con las normas fiscales federales estén obligados a llevar contabilidad, están los supuestos de inutilización, destrucción, pérdida o robo de los libros o registros contables.
El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Artículo 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo. Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío. Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.
Aviso por Inutilización, Destrucción, Pérdida o Robo de Registros Contables
La obligación de presentar un aviso se desprende implícitamente del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación y de la aplicación expresa del artículo 35 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación. El trámite es completamente gratuito y puede ser presentado por las personas físicas y morales que funjan como contribuyentes de contribuciones federales.
El trámite deberá de realizarse físicamente ante la Administración Central de Planeación y Programación de Fiscalización a Grandes Contribuyentes, a través de la Oficialía de Partes de la Administración General de Grandes Contribuyentes. O bien, ante la Administración Central de Planeación y Programación de Hidrocarburos, a través de la Oficialía de Partes de la Administración General de Hidrocarburos. Por otro lado, si como contribuyente las administraciones anteriores no tienen competencia sobre ti, entonces deberás acudir a la Oficialía de Partes de la oficina del Servicio de Administración Tributaria que te corresponda.
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El principal requisito de este trámite es elaborar un escrito libre dirigido a la autoridad que te corresponda en donde narres y detalles los hechos que dan origen a la presentación del aviso. Debes tener mucho cuidado en la redacción del escrito porque prácticamente le tienes que informar a la autoridad hacendaria qué es lo que vas a reponer. Por cuanto hace a un robo o destrucción de los sistemas o registros contables por un tercero, basta con la denuncia de hechos ante la autoridad ministerial para que des cumplimiento con este requisito.
Por otra parte, una vez pasados esos cuatro meses el Sistema de Administración Tributaria no estará obligado a emitir ninguna resolución al respecto. Finalmente, el Sistema de Administración Tributaria tampoco debe realizar una inspección para tener por presentado el aviso.
Plazos y Requisitos para la Conservación y Destrucción de la Contabilidad
El Artículo 30 del CFF es una herramienta clave para garantizar el cumplimiento fiscal en México, ya que establece los plazos, requisitos y condiciones bajo los cuales los contribuyentes deben conservar su contabilidad y documentación relacionada.
Según el artículo 28, fracción III del Código Fiscal de la Federación (CFF), las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad en forma electrónica cumpliendo con los requisitos legales y las reglas de carácter general aplicables, para que puedan destruirla, deben observar que la documentación que la conforma se hubiese conservado por un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que presentaron o debieron presentar las declaraciones con ellas relacionadas; por lo que transcurrido ese tiempo pueden destruirla, en términos de los artículos 30, párrafo tercero del CFF.
El artículo detalla situaciones particulares en las que se debe conservar documentación específica. Tratándose de documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, como inversiones, pérdidas fiscales, el lapso para conservarla será por el tiempo en que tengan sus efectos; es decir, por el tiempo de depreciación o el de amortización de la pérdida. Sin embargo, en el caso de activos fijos que representen la propiedad de un bien, debe conservarse el tiempo que el bien sea susceptible de venderse, pues no se podría enajenar sino se demuestra la propiedad de este; y en el caso de pérdidas fiscales conservar 10 años la información que la originó, pues es el tiempo en que se pueden amortizar contra utilidades.
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En el caso de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar el valor fiscal de las acciones, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate. Aquellos documentos firmados electrónicamente o con sello digital deberán conservarse conforme a las disposiciones del SAT. Las autoridades fiscales pueden requerir documentación de ejercicios anteriores cuando ejercen facultades de comprobación.
Ejemplos Prácticos de Conservación:
- Una empresa que realiza importaciones debe conservar no solo sus facturas de compra, sino también los pedimentos aduanales, estados de cuenta bancarios que reflejen el pago de dichas compras y los CFDI correspondientes a los gastos de transporte.
- Una empresa que aumenta su capital social mediante la aportación de maquinaria debe conservar el avalúo de la maquinaria, el acta de asamblea donde se aprobó el aumento y los registros contables que muestren la capitalización.
Asimismo, el artículo 34 del Reglamento del CFF, dispone que forma parte integrante de la contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico en donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, y que la contabilidad se podrá respaldar y conservar en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que por reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria, cuyos medios según la regla 2.8.1.3. de la RMISC 2024, pueden utilizarse en discos ópticos, compactos o cintas magnéticas.
Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos.
Una vez transcurridos los plazos de conservación de la documentación, no se tiene la obligación de presentar aviso alguno a las autoridades fiscales para la destrucción de dicha documentación, pero es recomendable llevar una memoria de lo que se destruye.
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Sanciones por Ocultamiento, Alteración o Destrucción de la Contabilidad (Artículo 111 CFF)
El mencionado artículo establece que se impondrá sanción de tres meses a tres años de prisión a quien oculte, altere o destruya total o parcialmente los sistemas y registros contables, así como la documentación relativa a los asientos respectivos que conforme a las leyes fiscales esté obligado a llevar. Conforme al derecho de exacta aplicación de la ley penal, previsto en el tercer párrafo del artículo 14 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, no existe pena ni delito sin ley que los establezca; lo anterior implica que al prever las penas, la autoridad legislativa no puede sustraerse del deber de describir las conductas señaladas como merecedoras de sanción penal, incluyendo todos sus elementos, características, condiciones, términos y plazos, pues ello es necesario para evitar confusiones en su aplicación o demeritar la defensa del procesado. En ese sentido, el artículo 111, fracción III, del Código Fiscal de la Federación, al señalar que se impondrá sanción de tres meses a tres años de prisión, a quien oculte, altere o destruya total o parcialmente los sistemas y registros contables, así como la documentación relativa a los asientos respectivos, que conforme a las leyes fiscales esté obligado a llevar, no viola el citado derecho constitucional, pues existe claridad en la descripción de todos los elementos que configuran al delito y, por tanto, el destinatario de la norma puede saber con precisión lo que está prohibido.
En cuanto al concepto “Ocultar”, las disposiciones fiscales son omisas en señalar los casos, o cuándo se estaría ocultando los registros contables, sistemas contables y la documentación relativa a los asientos contables, por lo que es necesario acudir al diccionario para conocer su significado. La Tesis: 1a./J. DELITOS FISCALES. EL ELEMENTO TÍPICO “OCULTAR” A QUE SE REFIERE EL ARTÍCULO 111, FRACCIÓN III, DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN, NO SE ACREDITA POR EL SOLO HECHO DE QUE EL ACTIVO OMITA DESAHOGAR ÍNTEGRAMENTE LOS REQUERIMIENTOS DE LA AUTORIDAD FISCAL RESPECTO DE SUS REGISTROS CONTABLES, SINO QUE ES NECESARIO QUE DEL CÚMULO PROBATORIO SE ADVIERTA SU MANIFIESTA VOLUNTAD DE IMPEDIR LA CONSULTA.
Ahora bien, para acreditar el elemento típico “ocultar”, no es suficiente atender al hecho aislado consistente en la omisión de desahogar íntegramente los requerimientos de la autoridad fiscal, sino que es necesario advertir, del cúmulo probatorio, que el activo tiene la clara y manifiesta voluntad de impedir la consulta o examen de los sistemas y registros contables solicitados. En efecto, el Código Fiscal de la Federación, en sus artículos 85 y 86, prevé las infracciones y sanciones relacionadas con el ejercicio de las facultades de comprobación de la autoridad hacendaria, entre las que se encuentran el hecho de no suministrar los datos e informes que legalmente exijan las autoridades fiscales; no proporcionar la contabilidad o parte de ella y, en general, los elementos requeridos para comprobar el cumplimiento de obligaciones propias o de terceros. De lo anterior se advierte una diferencia importante entre las conductas sancionadas administrativa y penalmente, pues en el primer caso, la ley castiga sólo la omisión de proporcionar la información a las autoridades fiscales y, en el segundo, la acción u omisión consistente en “ocultar” dicha documentación.
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