La Contabilidad es una disciplina antigua que en las culturas egipcia y romana se utilizaba para registrar el intercambio comercial llevado a cabo en aquella época. Desde entonces, ha acompañado a las personas dedicadas al comercio, quienes se vieron obligadas a llevar registros y controles de las operaciones de compra-venta que realizaban. En este artículo, ofrecemos un panorama del surgimiento de la Contabilidad, las ramas en que se subdivide, el objetivo de la información financiera, las Normas de Información Financiera y los postulados básicos de la Contabilidad.
Definición de Contabilidad y sus ramas
No es exageración decir que la Contabilidad es una de las operaciones básicas de nuestro complejo sistema económico; de hecho, es la operación que describe y registra las transacciones en los comercios, en las industrias y en las personas que prestan servicios.
La Contabilidad es una disciplina que se ocupa de estudiar y realizar mediciones sobre las finanzas y patrimonios de los individuos o las empresas para conocer el estado de las cuentas y así disponer mejor del dinero, planear inversiones, comprar, entre otras operaciones. Asimismo, se encarga de que las personas y los propietarios de las empresas cumplan en tiempo y forma con el pago de sus respectivos impuestos.
Por medio de la Contabilidad, los contadores se encargan de registrar, en documentos destinados para tal efecto, todas las actividades económicas que lleva a cabo una empresa, negocio o persona.
Por esta razón, dicha área del conocimiento existe entre aquellos que están relacionados con la comunidad comercial, aunque muchos de quienes estudian Contaduría egresan para administrar negocios propios y no para servir a terceros. Pero finalmente, aunque no tengan la profesión de contador, en el empresariado o en el administrador de un negocio, aunque sea pequeño, existe un interés por los métodos y técnicas de la Contabilidad, la cual sirve para emitir informes que se interpreten y coadyuven en soluciones adecuadas, por lo que se hace patente la importancia de contar con buenas bases de Contabilidad.
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La Contabilidad se remonta desde tiempos antiguos, cuando el hombre se vio obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado, por medio de diversos historiadores, que en épocas de las culturas egipcia o romana se empleaban técnicas contables derivadas del intercambio comercial.
El sistema de partida doble
La literatura contable data de 1494, año en el cual fue publicada la obra La Summa de Artitmetica, Geometría Proportioniet Proportio-nalita, del franciscano Fray Luca Paccioli, en la que se considera el concepto partida doble por primera vez.
El sistema de partida doble se sustenta en una interpretación del Principio Universal de la Causalidad o "Ley de la Causalidad" (que es la ley que se origina en la teoría de que a toda causa sigue un efecto).
De acuerdo con la teoría de la relación de la causa y efecto, la partida doble se debe considerar como la causa y el efecto que produce cada operación comercial por sencilla que esta sea, para llevar en forma controlada y ordenada las operaciones de compra-venta al contado, compra-venta a crédito, cobro de adeudos a nuestro favor, pago de adeudos a nuestro cargo, obtención de utilidades y gastos necesarios propios de la operación.
Por ello se requiere llevar una Contabilidad que tiene diferentes ramas; la principal es la Contabilidad financiera, la cual se centra en la preparación de la información necesaria para la toma de decisiones mediante los reportes financieros conocidos como Balance General (o Estado de Situación Financiera) y Estado de Resultado Integral.
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Asimismo, la elaboración de los estados financieros debe realizarse conforme a las Normas de Información Financiera (NIF), cuyo propósito es tener una manera de interpretar y que contenga las mismas características para analizar.
Existe también la llamada Contabilidad fiscal, requerida por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público mediante normas y leyes fiscales para la presentación de declaraciones y realizar el pago de impuestos.
¿Cuál es el concepto de contabilidad?
La contabilidad es un sistema de información financiera que se encarga de registrar, clasificar, medir, interpretar y comunicar la información económica y financiera de una entidad o negocio. Su objetivo principal es brindar un panorama claro y preciso de la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo de una organización. La contabilidad utiliza principios y normas contables para asegurar la uniformidad y la transparencia en la presentación de los registros financieros. A través de la contabilidad, se generan informes financieros que son utilizados por los propietarios, inversores, gerentes y otros interesados para la toma de decisiones, la evaluación del rendimiento y el cumplimiento de obligaciones legales y fiscales.
15 conceptos de contabilidad esenciales para empresarios
Estos términos son esenciales para cualquier empresario que desee tener conocimientos básicos de contabilidad y entender la salud financiera de su negocio:
- Activo: Son bienes y derechos que posee una empresa, tangibles o intangibles; los escritorios, la maquinaria y el equipo en general son activos, al igual que las patentes que ha hecho o los recursos humanos, por ejemplo. Los activos significan la riqueza de la empresa.
- Pasivo: Todo en lo que se ha invertido ha generado un costo, esto incluye todas las deudas que tiene una empresa o las riquezas que ya no posee.
- Fondos propios: Es la parte de la empresa financiada con dinero de los mismos propietarios: lo que se usó para constituir la empresa, lo que se ha aportado con el tiempo y los beneficios que quedan dentro de la organización y no se reparten entre los dueños.
- Patrimonio neto: Aunque muchas veces se usa como sinónimo de Fondos Propios, el Patrimonio Neto es un concepto más amplio que también abarca las subvenciones, donaciones, legados y determinados ajustes contables.
- Financiación ajena: Es aquella hecha por bancos e inversionistas u obtenida por medio de pagarés. Significa una deuda. También se considera financiación ajena al dinero que se debe a los trabajadores.
- Ingreso: Es el incremento en el patrimonio neto de la empresa realizado a través de su operación y no por aportación de los propietarios.
- Gasto: Es la disminución en el patrimonio neto de la empresa, cuando no implica la devolución de aportaciones.
- Balance de situación: El balance es un check point, o un momento para tomar una foto y conocer la situación del patrimonio de la empresa en un momento específico y saber cómo se ha financiado. Por lo general, se realiza junto con el cierre contable.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: A diferencia del balance, no mide un momento en específico, sino a lo largo de un periodo entre dos momentos. Éste recoge todos los ingresos y los gastos.
- Estado de flujos de efectivo: Este estado analiza la procedencia de los cobros y en dónde se están haciendo los pagos. Los movimientos se analizan según los tipos de actividades económicas.
- Memoria: Es un documento que explica aclaraciones y detalles para comprender la situación de la empresa. Se divide en distintos puntos donde se anotan lo que se sabe de otros estados contables, como el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Cuentas anuales: Son un conjunto de documentos que sirven para reflejar la situación y evolución de la empresa. Para las personas ajenas a la organización, es una forma disponible de conocer la realidad de la empresa. Las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil.
- Consolidación contable: Es una operación con la cual se busca mostrar información contable referida a un grupo.
- Reservas: Son cifras que pertenecen a los fondos propios, proceden de beneficios no distribuidos o modificaciones contables y sus funciones pueden ser varias.
- Libro diario: Aquí se anotan las operaciones en orden cronológico. Es un libro contable obligatorio en el que normalmente se deben apuntar las operaciones por día, aunque se permite agruparla en periodos más amplios. Este libro pasa por un proceso de legalización en el Registro Mercantil para garantizar su autenticidad.
Importancia de los conceptos contables para los empresarios
Conocer estos conceptos básicos de contabilidad es fundamental para cualquier empresario. Permiten entender mejor la actividad económica de la empresa, los cambios en el patrimonio y la salud financiera general del negocio. También son cruciales para cumplir con el plan general de contabilidad y las obligaciones fiscales.
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El conocimiento de términos de contabilidad como pasivos corrientes, ejercicios contables, y registros contables, ayuda a los empresarios a tomar decisiones informadas, gestionar mejor los gastos e ingresos, y mantener una visión clara de las operaciones económicas de la empresa. Además, un buen entendimiento de los sistemas de registro contable y los documentos contables, como las cuentas anuales y la memoria, es esencial para la transparencia y la credibilidad ante terceros.
Funciones principales de la contabilidad organizacional
Su función principal consiste en brindar la suficiente información real acerca del estado de la empresa para promover tanto la dirección, como así también el control financiero-económico. Ello se lleva a cabo a través del asentamiento de cada movimiento organizacional, expresado en datos económicos.
Conceptos básicos de contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
¿Quién puede llevar la contabilidad?
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
Objetivos de la contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Objetivos de la contabilidad con respecto a los usuarios
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
Características de la contabilidad
Entre las principales características de la contabilidad se encuentran:
- Objetividad: los registros contables deben ser precisos y verificables, y reflejar la situación real de las transacciones financieras.
- Continuidad: la contabilidad debe ser llevada de manera continua, para poder tener un registro actualizado de la situación financiera de la empresa.
- Registro: la contabilidad se basa en el registro sistemático de las transacciones financieras, ya sea mediante registros manuales o electrónicos.
- Clasificación: los registros contables deben estar clasificados de manera ordenada y coherente, para facilitar su comprensión y análisis.
- Información: la contabilidad debe proporcionar información relevante y útil para los usuarios internos y externos de la empresa.
- Principios contables: la contabilidad se basa en un conjunto de principios contables, como el principio de devengo, el principio de partida doble y el principio de conservadurismo, entre otros.
Objetivos de la contabilidad
Los objetivos principales de la contabilidad incluyen:
- Proporcionar información financiera útil para la toma de decisiones a los usuarios externos e internos, como accionistas, inversionistas, acreedores y gerentes.
- Medir y registrar de manera precisa y confiable los resultados económicos de una entidad.
- Comunicar información financiera de manera clara y transparente, permitiendo a los usuarios comparar la situación financiera y el rendimiento de una entidad con otras entidades similares.
- Proporcionar información para evaluar el rendimiento.
- Ayudar a los usuarios a entender cómo se genera el rendimiento de una entidad y cómo se utilizan sus recursos.
- Proporcionar información para cumplir con las obligaciones legales y reguladoras.
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