La adquisición es un proceso clave en la gestión empresarial porque define cómo una organización obtiene bienes y servicios necesarios para operar. Desde materias primas hasta servicios tecnológicos, la adquisición impacta directamente en los costos, la continuidad operativa y la calidad del producto final. Se refiere al modo en que las empresas adquieren los bienes y servicios que necesitan de fuentes externas para funcionar eficazmente.
¿Qué es la Adquisición?
Una adquisición es el proceso mediante el cual una persona o empresa obtiene la propiedad o el control de algo. Esto puede ser muy variado: desde un bien tangible, como un vehículo o una maquinaria, hasta un bien intangible, como una patente o una marca registrada. También puede referirse a la compra de un servicio, como la contratación de una agencia de marketing, o incluso a la adquisición de una empresa completa. Las adquisiciones efectivas son cruciales para que las organizaciones se cercioren de tener los recursos adecuados para operar de manera eficiente y cumplir con sus objetivos.
Aunque algunas personas usan indistintamente los términos adquisición y compra, no son lo mismo. La adquisición es una estrategia que comienza con el análisis de las necesidades de la empresa y forma parte de un proceso más extenso. Por otro lado, las adquisiciones son solo un aspecto (o subconjunto) de la gestión de la cadena de suministro. Muchas organizaciones confunden el concepto de adquisición con una simple compra. Sin embargo, la adquisición abarca una visión más amplia. Incluye análisis de necesidades, evaluación de proveedores, negociación, control contractual y seguimiento del desempeño.
Responder qué es adquisición implica entenderla como el conjunto de actividades que permiten obtener bienes o servicios bajo condiciones definidas de precio, calidad, plazo y cumplimiento. Cuando se analiza qué significa adquisición, se observa que no se trata solo de gastar menos. La adquisición busca generar valor, asegurar continuidad operativa y alinear las compras con la estrategia del negocio. La compra es una acción puntual. La adquisición es un proceso continuo. Entender qué es compra ayuda a diferenciar ambos conceptos. La compra responde a una necesidad inmediata. La adquisición responde a una planificación estructurada. A menudo utilizamos la compra y la adquisición como sinónimos, pero se refieren a fases y aspectos diferentes del proceso de adquisición. La compra es la parte operativa de un proceso de adquisición estratégico. La adquisición estratégica implica la planificación de adquisiciones a largo plazo y la optimización del proceso. Se trata de un proceso que afecta a toda la empresa y está alineado con los objetivos empresariales.
Importancia de la Adquisición
Debido a que la racionalización de estos procesos puede aumentar la rentabilidad, el objetivo de las adquisiciones es obtener los productos o servicios necesarios al mejor valor posible y, al mismo tiempo, equilibrar factores, como la calidad y el tiempo de entrega. Una mala gestión puede generar quiebres de stock, retrasos operativos o gastos innecesarios. Las adquisiciones de bienes y servicios influyen directamente en el flujo de caja. La empresa define plazos de pago, condiciones comerciales y volúmenes de compra que afectan la liquidez. Las adquisiciones exitosas respaldan la imagen y la reputación de la marca de una empresa, lo que le permite obtener de manera asequible lo que necesita para ofrecer de manera confiable a los clientes sus propios bienes y servicios de calidad. Cuando la empresa gestiona bien la adquisición, transforma un proceso operativo en una ventaja competitiva. La adquisición no funciona de manera aislada. Cada adquisición impacta en el stock disponible, en las cuentas por pagar y en el flujo de caja.
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La adquisición conecta áreas clave como finanzas, operaciones, logística y contabilidad. Por ejemplo, una asociación entre adquisiciones y finanzas permite al equipo de finanzas comprender mejor cómo la selección de los bienes y servicios adecuados puede maximizar las ganancias, lo que lleva a presupuestos y proyecciones más precisos. Las asociaciones empresariales internas para la modernización tecnológica suelen ser esenciales para garantizar la mejora continua e implementar tecnologías que beneficien a los operadores de adquisiciones, finanzas y contabilidad y de la cadena de suministro. En conjunto, pueden optimizar su flujo de trabajo de extremo a extremo con datos confiables, insights basados en inteligencia artificial y automatización.
Tipos de Adquisiciones
Existen diferentes tipos de adquisiciones, que pueden clasificarse según diversos criterios. Algunos de los más comunes son la adquisición de bienes, servicios, activos intangibles y empresas. Los tipos de productos y servicios que adquiere un equipo de compras son diversos, y dependen de la misión y las necesidades de la organización. Por ejemplo, una empresa de fabricación de muebles decide adquirir una nueva maquinaria para incrementar su capacidad de producción. Otro ejemplo es una empresa de consultoría que desea expandir su cartera de servicios y decide adquirir los derechos de uso de un software especializado en análisis de datos.
El Proceso de Adquisición (Ciclo de Vida)
La gestión de adquisiciones implica la planeación, ejecución y control de los procesos relacionados con la adquisición de bienes o servicios para una organización. Los objetivos primordiales de la gestión de adquisiciones incluyen la obtención de los recursos necesarios al mejor valor, la gestión de las relaciones con los proveedores y la mitigación de riesgos asociados a la adquisición de bienes y servicios. Las etapas del proceso de adquisición se conocen comúnmente como ciclo de vida de adquisición, lo que refuerza que es un proceso continuo, no lineal. En muchas empresas, el proceso de adquisición es complejo y cuenta con múltiples pasos, a menudo muy específicos. El proceso de adquisición, o proceso procure-to-pay, describe todos los procesos implicados en la planificación estratégica y la compra de bienes.
El proceso de adquisición sigue una secuencia lógica que permite control y trazabilidad. A continuación, hablamos más detalladamente acerca de las cinco fases más importantes del proceso de adquisición:
- Requisición: Todo proceso de adquisición empieza con una requisición. Al principio, surge la pregunta siguiente: ¿Cuál es la necesidad concreta? El área solicitante define qué requiere, en qué cantidad y para qué propósito. El control de inventario también es parte de la planificación de los requisitos. Una vez que has identificado la necesidad, envía una solicitud de adquisición al Departamento de Compras. Tu empresa debería tener los formularios adecuados para ello, en los que puedes proporcionar toda la información necesaria, incluido el tipo de elemento a adquirir, la cantidad y la justificación de la requisición. Si Compras no tiene objeciones a la orden de compra planificada, esta se aprueba.
- Selección y Evaluación de Proveedores: Un aspecto crucial de la adquisición es de quién acabas adquiriendo los bienes y servicios requeridos. Luego, se evalúan proveedores. La organización analiza precios, calidad, tiempos de entrega y condiciones contractuales. A partir de aquí, puedes obtener presupuestos sin compromiso de los proveedores seleccionados, ya sea a través de una petición general o para necesidades específicas.
- Negociación, Emisión de Orden de Compra y Seguimiento: Después, se negocian condiciones. La empresa define plazos, descuentos, garantías y formas de pago. Cuando se aprueba definitivamente, la orden de compra ya puede ser emitida y se realiza el pedido. Cuando hayas encontrado el presupuesto adecuado, emite la orden de compra externa. Tan pronto como hayas recibido la confirmación del pedido, asegúrate de revisarla bien y contrástala con los datos de la OC. También es importante realizar un seguimiento del pedido y documentar su historial.
- Recepción y Verificación: Cuando recibas los bienes solicitados, estos siempre se deberán documentar y comprobar de manera meticulosa.
- Contabilización y Pago: Finalmente, se ejecuta la compra y se realiza el seguimiento. En cualquier caso, el Departamento de Contabilidad deberá registrar y revisar la factura antes de contabilizarla y emitir la autorización de pago correspondiente.
Para llevar a cabo una gestión de proveedores transparente y optimizar el proceso de adquisición de manera continuada, debes evaluar el rendimiento de tus proveedores, idealmente, en cada ocasión. El desempeño del proveedor debe evaluarse en función de criterios, como la calidad, la puntualidad y el cumplimiento de los términos contractuales. Otro paso que no se debería dejar de lado es el del archivado. El control es fundamental en cualquier proceso de adquisición. Registrar cada adquisición permite auditar operaciones, cumplir normativas y analizar patrones de consumo. La adquisición debe alinearse con normativas internas y externas.
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Tratamiento Contable de la Adquisición
Como muchos sabréis, la contabilización de los movimientos de compra es un proceso fundamental si se quiere llevar un control de la gestión financiera de una empresa. Estos movimientos deben registrarse mediante asientos en los libros contables. Registrar correctamente las adquisiciones de bienes y servicios facilita el cumplimiento fiscal y contable.
Adquisición de Mercancías
En la gestión contable y fiscal de cualquier empresa, la correcta adquisición de mercancías no solo representa un proceso operativo esencial, también una oportunidad clave para optimizar cargas fiscales, mantener finanzas ordenadas y cumplir con las exigencias del SAT. Se conoce como adquisición de mercancías al proceso mediante el cual una empresa compra bienes para su reventa o para su transformación en productos terminados. El tratamiento contable de la adquisición de mercancías sigue un flujo técnico y normativo que comienza desde la recepción de la factura electrónica y culmina en el reconocimiento del costo de ventas. Este flujo contable no solo cumple una función técnica en los estados financieros, sino que también garantiza el correcto cumplimiento de obligaciones fiscales ante el SAT.
La factura electrónica (CFDI) en México es el instrumento que documenta legal y fiscalmente cada adquisición de mercancías. Dentro del catálogo de SAT, el campo «Uso del CFDI» debe reflejar el propósito del gasto. Para ilustrar el uso correcto del CFDI con clave G01 - Adquisición de mercancías, es necesario entender que la clave está reservada para operaciones en las que se compran bienes destinados a la venta o transformación. Un distribuidor electrónico compra 100 teléfonos y presenta un CFDI con clave G01. Una empresa comercializadora que adquiere un lote de productos de moda para reventa. El proveedor emite un CFDI con la clave G01 y detalla en el concepto los modelos, cantidades y precios de los artículos. Este comprobante se utiliza para registrar la entrada de mercancía al inventario, así como el pasivo correspondiente (cuentas por pagar). Otro caso común se presenta en una empresa manufacturera que compra materias primas para su proceso productivo. Aunque no se trata de productos terminados, el uso de la clave G01 sigue siendo válido, ya que se trata de insumos que formarán parte del producto final. A veces, se documenta una adquisición de mercancías con una clave equivocada, como G03.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) establece varios requisitos que deben cumplirse para que la adquisición de mercancías sea deducible para fines del Impuesto sobre la Renta (ISR). Además del CFDI, el artículo 27 de la Ley del ISR señala que el gasto debe ser estrictamente indispensable para la actividad del contribuyente, lo que en este contexto significa que las mercancías adquiridas deben estar directamente relacionadas con la operación comercial o industrial del negocio. Otro requisito importante es que el pago debe realizarse por medios bancarios si el monto supera los $2,000 pesos. Esta exigencia, regulada en el artículo 27 fracción III, busca asegurar la trazabilidad del gasto y forma parte del combate a operaciones simuladas. Asimismo, es obligación del contribuyente conservar durante un periodo de cinco años los XML originales y sus representaciones impresas (PDF), junto con los registros contables. Finalmente, para efectos de acreditamiento del IVA, el artículo 5 de la Ley del IVA establece que solo podrá acreditarse el impuesto trasladado si se cuenta con el CFDI correspondiente y el bien ha sido efectivamente pagado en el mes de la declaración.
Contabilización de Compras y Gastos (General)
En este sentido, una compra se define como la adquisición de bienes y servicios por parte de una empresa para poder desarrollar su actividad económica. Según el Real Decreto 1514/2007, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad, el grupo 6, denominado compras y gastos, aglutina los aprovisionamientos de bienes adquiridos por la empresa para revenderlos. Con ecoSoft podrás registrar las facturas de compra, aquellas que se hacen al proveedor para desarrollar la actividad, y las facturas de gasto y gastos.
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En ecoSoft tenemos varias formas de registrar los gastos de tu empresa. Te detallamos más a continuación:
- Facturas de gasto: denominamos facturas de gastos a aquellas que se utilizan para registrar los costes derivados de la actividad empresarial que no van a ser repercutidos al cliente: alquiler, facturas de luz o gas… Deberás tener previamente creados los conceptos de gasto para que puedas asociarlos a una factura de gasto y asignarles el IVA.
- Gastos: los gastos, en cambio, los utilizamos para registrar aquellos conceptos sin IVA, como pueden ser seguros, nóminas, cuotas de préstamos o seguros sociales, entre otros. Son aquellos gastos de los que no tenemos factura. Al igual que con las facturas de gastos, debemos tener creados los conceptos.
Dentro de los gastos podrás escoger tres formas de generar el asiento. Al guardar el documento de gastos, aparecerá una ventana emergente y podrás decidir que tipo de asiento quieres generar:
- Asiento automático: el sistema generará automáticamente un asiento en función de la cuenta configurada en la pestaña de contabilidad de cada una de las entidades.
- Asiento manual: de esta manera, podrás registrar manualmente el asiento e introducir las cuentas e importes correspondientes.
El Coste de Adquisición
El coste de adquisición, un concepto fundamental en la empresa y en las finanzas de la estrategia de marketing digital, engloba el coste total que registra una empresa para conseguir un activo después de considerar los descuentos, pero sin incluir los impuestos sobre las ventas, la organización y los gastos de entrega. Este coste, que incluye el precio de compra y otros gastos necesarios para la preparación del activo que se utilizará, es un componente esencial del análisis financiero de una inversión. Influye directamente en las ganancias o en las pérdidas de capital a efectos fiscales cuando el activo es vendido, y es también decisivo en la depreciación del cálculo para los activos que se devalúan con el paso del tiempo.
En el reino de las finanzas empresariales, el coste de adquisición se clasifica como un gasto de capital. El coste no se reconoce de inmediato como un gasto, sino que es capitalizado y sujeto a la amortización o devaluación a lo largo de la vida del activo. Este tratamiento contable permite que la empresa ajuste el coste del activo a su uso a lo largo del tiempo, lo que ofrece una representación más exacta del rendimiento financiero de la empresa. Entender el coste de adquisición es fundamental para los inversores y los empresarios por igual. Un coste de adquisición más bajo puede conllevar un mayor retorno de la inversión (ROI), mientras que un coste de adquisición elevado puede resultar en un menor ROI. Por consiguiente, el coste de adquisición desempeña un papel fundamental en las decisiones relacionadas con la inversión y en la elaboración del presupuesto en una empresa.
Costes de Adquisición para Activos Fijos y Clientes
Los costes de adquisición para los activos fijos comprenden el precio de compra y cualquier otro coste adicional necesario para adquirir el activo y prepararlo para su uso previsto. Estos costes adicionales engloban los gastos de entrega y manipulación, los costes de instalación y configuración y los honorarios legales relacionados con la compra. El coste total de adquisición es capitalizado y posteriormente devaluado a lo largo de la vida útil del activo. Este método distribuye el coste del activo a lo largo de su vida útil, y ajusta el gasto con los ingresos que ha generado el activo.
Por el contrario, el coste de adquisición de un cliente pertenece al coste asociado a la persuasión utilizada para que un cliente potencial compre un producto o servicio de la empresa. Este coste incluye los gastos relacionados con la búsqueda, el marketing y la accesibilidad, Es una medida esencial para la evaluación de la rentabilidad de los esfuerzos de marketing y desempeña un papel fundamental en el cálculo del valor de un cliente para la empresa. En el contexto de las finanzas empresariales, la comprensión de ambos tipos de costes de adquisición es clave para la gestión de la salud financiera de una empresa. Aunque los costes fijos de adquisición de un activo son necesarios para las empresas, los costes de adquisición de un cliente afectan directamente a la rentabilidad de las empresas. Por consiguiente, las empresas deberían esforzarse para minimizar estos costes y maximizar la rentabilidad.
Costes de Adquisición de la App Móvil
Los costes de adquisición de la app móvil pertenecen a los gastos incurridos para atraer y convencer a un usuario para que se descargue y utilice una aplicación móvil. Estos costes pueden variar muchísimo en función de las estrategias de marketing empleadas, de la competencia del mercado y de la propuesta de valor de la propia app. El coste de adquisición de la app móvil es una métrica clave para los desarrolladores y comercializadores de apps ya que afecta directamente a la rentabilidad de la app. El coste de adquisición de la app móvil incluye los gastos relacionados con la publicidad, la promoción y los incentivos ofrecidos a los usuarios para que se descarguen la app. También incluye el coste de la tecnología y del personal dedicado al seguimiento y la gestión de la captación del usuario. El coste de adquirir un nuevo cliente se compara a menudo con el valor del ciclo de vida del usuario para determinar el retorno de la inversión con relación a los esfuerzos de adquisición del usuario. La minimización del coste de adquisición de la app móvil y la maximización del valor del ciclo de vida del usuario son la clave para un modelo empresarial de aplicaciones de éxito. Esto requiere una profunda comprensión del público objetivo, unas estrategias de marketing efectivas y una continua optimización de la app para aumentar la interacción y la retención del usuario.
Tecnología y Automatización en Adquisiciones
Con las herramientas y estrategias adecuadas puedes obtener un control total de cada paso del proceso, acelerar la adquisición de bienes y reducir los costes. La tecnología desempeña un papel crucial en los procesos de adquisición modernos, ya que agiliza las operaciones, mejora la eficiencia y proporciona insights valiosos. El software de adquisiciones, también conocido como software de compras electrónicas, desempeña un papel fundamental en la racionalización del proceso. Más allá de la automatización, permite a las empresas analizar el ahorro de costos de manera más efectiva y monitorear el rendimiento de sus proveedores.
Un sistema ERP integra la adquisición con finanzas, inventarios y contabilidad. El ERP centraliza solicitudes, órdenes de compra, recepciones y pagos. Cada área trabaja con la misma información en tiempo real. Además, el ERP permite definir flujos de aprobación. La empresa controla quién solicita, quién aprueba y quién ejecuta cada adquisición. La automatización transforma la forma en que la empresa gestiona adquisiciones. La empresa reduce tiempos administrativos y evita quiebres de stock. La automatización también permite analizar históricos de compra.
Para poder mantener la perspectiva de todos ellos y conseguir unos procesos lo más eficientes posible, debes digitalizar y automatizar tus procesos de adquisición. Doxis obtiene automáticamente los datos de la confirmación de pedido y los utiliza para activar los workflows adecuados. Además, el software compara los datos en la confirmación de pedido con los datos de pedido de tu sistema ERP y te muestra cualquier discrepancia. Con un simple clic, apruebas la confirmación de pedido tras revisarla, la contabilizas, la rechazas o la marcas para consulta. Gracias a la IA, necesitas mucho menos tiempo para tramitar las confirmaciones de pedido. Las confirmaciones de pedido sin discrepancias se pueden automatizar por completo.
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