Una Auditoría es una actividad de verificación física, a veces llamada Verificación o Inspección a un Proceso o Sistema de Gestión, para asegurar que se cumplen los requisitos. En la Norma ISO 19011:2011, Lineamientos para la Auditoría de Sistemas de Administración, una Auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia objetiva (registros, confirmaciones de hechos u otra información que es relevante y verificable), y evaluar la objetividad a fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de Auditoria (políticas, procedimientos o requerimientos).
Una auditoría también puede clasificarse en interna o externa, dependiendo de las interrelaciones entre los participantes. Las Auditorías Internas son llevadas a cabo por el personal de la Organización. Las Auditorías Externas son llevadas a cabo por personal externo. Las Auditorías Internas a menudo son llamadas Auditorías de Primera Parte, mientras que las Auditorías Externas son llamadas Auditorías de Segunda o Tercera Parte.
Tipos de Auditorías y su Clasificación
Existen 3 tipos de auditorías: a producto (que incluye servicios), procesos y sistemas, desde la perspectiva del auditado. Algunas Auditorías son llamadas de acuerdo al propósito o alcance. El alcance de una Auditoria a un departamento o función, es una Auditoria a departamento o función.
Las auditorías se pueden clasificar de diversas maneras, dependiendo del enfoque y el objetivo de la evaluación. Por ejemplo:
- Auditoría de sistemas: evaluación sistemática y objetiva de un conjunto de procesos, procedimientos y recursos de una organización, para determinar si cumplen con los requisitos establecidos en una norma (como ISO 9001, ISO 14001, etc.)
- Auditoría de productos: Analiza la calidad, seguridad y conformidad de productos con los requisitos establecidos.
- Auditoría de procesos: Evalúa la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio.
Dentro de los tipos de auditoría interna, podemos encontrar:
Lea también: Guía completa sobre la auditoría de primera, segunda y tercera parte.
- Financiera
- Operativa
- De cumplimiento
- De sistemas
- De calidad
- De gestión de riesgos
- De recursos humanos
- Ambiental
- Social
En cuanto a la auditoría administrativa, destacan:
- Funcional
- Del entorno
- De sistemas funcionales básicos
- Analítica
Auditorías ISO: Un Sistema de Gestión
Lo que comúnmente se conoce como auditoría ISO no es exactamente eso. En realidad, se trata de una auditoría de un sistema de gestión que cumple con una norma ISO. Esta auditoría puede ser realizada por el personal de la empresa si es una auditoría interna, o por un organismo de certificación externo como DNV si es una auditoría externa.
Hoy en día, hay una amplia variedad de normas ISO sobre sistemas de gestión que cubren temas como la calidad, la seguridad de la información, el medio ambiente, la salud y la seguridad en el trabajo, entre otros. Una auditoría ISO es un proceso sistemático para obtener y evaluar pruebas de auditoría de manera objetiva, con el fin de determinar en qué medida se cumplen los criterios de auditoría.
Decidir implantar un sistema de gestión conforme a una norma ISO y obtener la certificación suele ser una acción voluntaria por parte de una empresa. Sin embargo, en algunos casos puede ser necesario para cumplir con una normativa local o nacional. Más a menudo, puede considerarse una "licencia para comerciar" porque los socios de la cadena de suministro, los clientes y otras partes interesadas exigen pruebas de que la organización emplea las mejores prácticas y se compromete a mejorar continuamente su rendimiento en áreas como productos y servicios, medio ambiente y seguridad de la información.
Las auditorías ISO son una parte esencial del proceso porque están diseñadas para supervisar y garantizar que los procesos de la organización se ajustan a las normas ISO definidas y verificar que el sistema es eficaz y eficiente.
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Auditorías de Primera Parte: El Motor de la Mejora Interna
Las auditorías internas, también conocidas como auditorías de primera parte, son realizadas por los propios auditores internos formados de la organización con fines de autoevaluación y mejora. Todas las normas ISO de sistemas de gestión exigen que las organizaciones realicen auditorías internas.
En resumen, el requisito es que una organización debe planificar, establecer, aplicar y mantener un programa de auditoría, incluyendo la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y presentación de informes. La norma ISO 19011 ofrece orientaciones útiles para el proceso de auditoría. La primera auditoría interna suele tener lugar en una fase temprana del establecimiento e implementación del sistema.
Puede ser aconsejable realizar una evaluación preliminar de la implementación del sistema de gestión de una organización por parte de un organismo de certificación o registrador.
Auditorías de Certificación: La Validación Externa
Las auditorías de certificación, también conocidas como auditorías externas, son realizadas por un organismo de certificación externo para verificar que el sistema de gestión cumple con los requisitos de una norma ISO específica.
Las auditorías pueden ser largas y costosas. Por eso, cuando una organización ha adoptado varios sistemas de gestión, es recomendable considerar una auditoría integrada del sistema de gestión. La mayoría de las normas ISO de sistemas de gestión utilizan una estructura armonizada, términos comunes y los mismos requisitos básicos.
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Implantar sistemas de gestión normalizados en una organización se considera la forma moderna de hacer negocios, pero para algunas empresas puede ser un gran paso. La mala calidad de las auditorías suele deberse a una combinación de falta de planificación y preparación, comunicación e implicación insuficientes del personal pertinente, y documentación y mantenimiento de registros inadecuados.
La Importancia de la Competencia del Auditor
La competencia de un auditor o de un equipo de auditores es crucial para garantizar una auditoría eficaz y fructífera. Al desarrollar el programa de auditoría, una organización debe asegurarse de asignar auditores con la capacitación y competencia pertinentes para el área auditada.
Lo ideal es que los miembros del equipo auditor hayan asistido a un curso de auditor interno impartido por el organismo certificador u otro proveedor. Un equipo capacitado ayudará a evitar la mayoría de los errores comunes que pueden ocurrir antes, durante y después de una auditoría. No debe pasarse por alto la importancia de la calidad y competencia de los auditores.
Una auditoría reunirá a personas de diferentes niveles de antigüedad y, en algunos casos, puede ser vista como una intrusión o un cuestionamiento de sus capacidades y métodos.
Tipos de Auditorías según la Relación con la Organización
Los tipos de auditorías se clasifican principalmente en función de la relación entre quien realiza la auditoría y quien la recibe:
- Auditorías de Primera Parte: Realizadas por la propia organización. Sirven para evaluar el cumplimiento de sus propios estándares y políticas internas.
- Auditorías de Segunda Parte: Realizadas por un cliente o proveedor. Su objetivo es verificar si el proveedor o cliente cumple con los requisitos establecidos en el contrato o acuerdo.
- Auditorías de Tercera Parte: Realizadas por un organismo externo e independiente. Su propósito es certificar que la organización cumple con normas o estándares específicos (por ejemplo, ISO 9001).
Auditoría de Calidad: Un Enfoque en la Mejora Continua
Una auditoría de calidad es una evaluación objetiva de la eficacia de un proceso de calidad y sus partes componentes. Es una herramienta para ayudar a la misión de la mejora continua de la organización. Es un proceso para verificar hechos, el proposito no es controlar, sino confirmar si tenemos control o no, con la finalidad de obtener “la reduccion de la variabilidad en los procesos y en la administracion”.
Con los datos obtenidos en una auditoría, la dirección y los empleados pueden analizar, controlar y desarrollar sistemas de medida precisos y de uso facil, y entonces medir, controlar y mejorar la administración de calidad con la finalidad de planificar para el futuro las tendencias de la Organización.
Objetivos Clave de las Auditorías
Hablar de Auditoría, es hablar de un tema que en muchos anos han recibido una mala reputacion. El proceso es considerado en algunos casos como una medida disciplinaria en lugar de una ayuda para reducir y eliminar los errores.
Las auditorías contribuyen al logro de objetivos, y son esenciales al proceso de verificar el cumplimiento del sistema de administración de calidad, además de verificar que el sistema implementado concuerde con los programas y requerimientos del Cliente. También orientan a la determinación de la eficacia y eficiencia del sistema y la búsqueda de oportunidades de mejora.
Hay una lista de otros beneficios, tales como:
- Asegurar cumplimiento con politicas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administracion de Calidad
- Optimizar la relacion entre el costo y la calidad a partir del analisis de tendencias
- Identificar areas de oportunidad - debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Evaluar a los proveedor actuales y potenciales
- Permite compartir y desarrollar tecnologia
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organizacion
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y areas de oportunidad en la misma
Note que en todos estos ejemplos, la comunicacion entre la direccion, empleados, departamentos, proveedores, clientes y otros, es el resultado integral y positivo del proceso de la auditoria. La comunicacion aumenta y se refuerza mediante la adquisicion y diseminacion de la informacion proporcionada por las auditorias, esto derivado del seguimiento sostenido al cierre de las no conformidades encontradas en estas y dirigidas por la alta direccion.
Tipos de Auditorías en la Administración de la Calidad
En el campo de la administración de la calidad, existen tres tipos de auditorías. Se diferencian por la naturaleza y relacion entre las organizaciones auditadas y las auditoras.
Las auditorias pueden ser:
- Auditoria de Primera Parte: en las que una organizacion evalua su propia actuacion con recursos internos (auditores internos) y/o contratando personal externo calificado o una firma de consultoria. Tambien suele utilizarse auditorias cruzadas entre plantas pertenecientes al mismo corporativo
- Auditoria de Segunda Parte: en las que una organizacion evalua las actividades de sus proveedores, agentes, etc. Este tipo de auditoria es mas formal. Es tambien aquella que es realizada por el cliente o por la organizacion a sus proveedores. Si el cliente contrata a una firma de consultoria para auditar a sus proveedores, esta es tambien considerada de segunda parte
- Auditoria de Tercera Parte: en las que un tercero, tal como una autoridad reguladora acreditada, audita una organizacion para evaluar sus actividades, documentacion y cumplimiento respecto a requisitos especificos normativos, con una validez del certificado por (3 anos) y se realizan auditorias de control ( como minimo una vez al ano)
Dentro de estos tipos, existen varias categorias de auditorías, que se extienden por el espectro de la funcion de la calidad. La forma y profundidad de su preparacion se determina por el tipo y categoria de la auditoria que se esta llevando a cabo:
- Auditoria de Procesos VDA 6.3: el alcance de esta auditoria es para valorar y determinar la capacidad de los procesos (capacidad de proceso se entiende como la reproducibilidad exacta de resultados dentro de las tolerancias determinadas o sea si el proceso es capaz de dar un resultado reproducible.
- Auditoria de Producto VDA 6.5: el alcance de esta auditoria observa la concordancia con la calidad de un producto con el conjunto de especificaciones del cliente, exigencias tecnicas, documentacion de control y fabricacion.
- Auditorias de Servicio VDA 6.6: el alcance de esta auditoria es para validar servicios de fabricacion, gestion de reclamaciones, avances/flexibilidad, personal, comunicacion, medios y recursos.
- Auditoria de Sistemas (auditoria de escritorio): esta es una auditoria del Manual de la Calidad y otra documentacion de calidad, para asegurar que cumplen los requisitos de calidad externos, tales como las series de normas de ISO 9000. Este tipo de auditoria se conoce tambien como: Auditoria del Sistema, Auditoria de Escritorio, Auditoria de Adecuacion, Auditoria de Documentacion y Auditoria del Manual de la Calidad (Referencia ISO 9001: 2008, 4.2.1).
- Auditoria de Conformidad: esta es para determinar si la implementacion sigue los procedimientos, instrucciones de trabajo, plan de calidad, manual de calidad, normas y otros criterios.
- Auditoria de Seguimiento: se efectua despues de que una organizacion ha obtenido la certificacion y tiene como objetivo el verificar si continua existiendo un sistema de la calidad confiable y eficaz; se lleva a cabo a intervalos de 6 meses o un ano, durante el periodo de registro.
- Una Auditoria Completa: esta comprende realizar las dos siguientes actividades:
- Auditar el Sistema de Administracion de Calidad: evaluando el cumplimiento del Manual de Administracion de Calidad versus la especificacion tecnica o Sistema de Administracion de Calidad equivalente
- Auditar la Conformidad: una auditoria para determinar si la implementacion sigue y cumple los procedimientos y las instrucciones de trabajo establecidos en la documentacion del Sistema de Administracion de Calidad
Evidencia y Criterios en una Auditoría
- Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra fuente de datos que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.
- Criterios de la auditoria: Conjunto de politicas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.