Una cuenta contable es el elemento básico y central de la contabilidad, utilizado para identificar, registrar y clasificar de manera sistemática los hechos económicos que afectan al patrimonio y al resultado contable de una entidad.
Las cuentas permiten seguir la evolución de cada elemento patrimonial a lo largo del tiempo, proporcionando información útil para la elaboración de los estados financieros. El conjunto de cuentas utilizadas por una empresa conforma el plan contable, que constituye una representación sistemática y completa de su patrimonio y de su resultado económico.
Las transacciones económicas se recogen en la contabilidad a través de las variaciones en el valor. De las distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad. Existen dos tipos de cuenta: de patrimonio y de gestión.
Las cuentas de patrimonio aparecerán en el Balance y pueden formar parte del activo o del pasivo (y dentro de este, del pasivo exigible o de los fondos propios o neto).
La Teoría del Cargo y el Abono y la Partida Doble
La Teoría del cargo y el abono habla de cuáles cuentas se les carga y a cuáles se les abona. Cuando se dice que se le carga a una cuenta es hacer el registro contable por el debe, cuando decimos que abonamos es hacer el registro contable por el haber, independientemente de que aumente o disminuya el saldo de la cuenta, es decir va a depender directamente de la naturaleza de la cuenta, este efecto sin alterar la ecuación patrimonial.
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Cada transacción afecta el balance, cambia los valores en el patrimonio, pero sin alterar la igualdad de la Ecuación Contable. Cuando se modifica el importe de la cuenta de activo, se produce otra modificación por la misma cantidad en el mismo activo; en el Pasivo o en el Capital Contable. Pese a los cambios producidos se conserva la igualdad del Estado de Situación Financiera; esto es, en todos los casos, el Activo sigue siendo igual a la suma del Pasivo más el Capital.
Dicho en otras palabras, toda transacción financiera implica una acción por una parte y una reacción por la otra. La partida doble se basa en que en cada operación intervienen al menos dos partes. La idea es que no hay origen sin destino, ni destino sin origen.
La partida doble consiste en realizar en cada asiento un apunte doble. Por un lado, se reflejan las inversiones realizadas, y por otro, la financiación de las operaciones de la empresa. Dicho de otra manera, de un lado se reflejará el destino de la operación efectuada, y de otro, el origen de los fondos empleados para esa operación.
Definición de Cargo (Debe) y Abono (Haber)
Todas las cuentas tienen dos partes, el lado del debe (izquierdo) y el lado del haber (derecho).
El Cargo en Contabilidad
Denominaremos Debe al lado izquierdo del asiento, o de la cuenta. Denominaremos Cargo a las anotaciones practicadas en el Debe.
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Lo que es un cargo en contabilidad supone un aumento o disminución de una cuenta o patrimonio. Es un movimiento de salida de dinero en las cuentas bancarias empresariales, que se establecen en la parte del Debe de un asiento contable. Es una entrada contable que aumenta una cuenta de activos o gastos, o disminuye una cuenta de pasivo o patrimonio. Está ubicado a la izquierda del asiento contable.
El Abono en Contabilidad
Denominaremos Haber, al lado derecho de la cuenta o asiento. Denominaremos Abono a las anotaciones practicadas en el Haber.
Un abono dentro de la contabilidad es una transacción cuya finalidad es registrar una entrada o salida de dinero o bienes relacionados con un negocio. Un abono es una anotación en el libro mayor que representa una disminución en los activos. Los abonos son utilizados para reflejar movimientos financieros relacionados con la reducción de deudas o pagos realizados.
Es una entrada contable que aumenta una cuenta de pasivo o patrimonio, o disminuye una cuenta de activos o gastos. Está ubicado a la derecha del asiento contable.
Naturaleza de las Cuentas y su Impacto
Independientemente de si las cuentas son de patrimonio o de gestión, también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras.
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- Las cuentas son acreedoras cuando siendo de patrimonio se refieren a un pasivo o siendo de gestión se refieren a un gasto.
- Las cuentas son deudoras cuando siendo de patrimonio se refieren a un activo o se refieren a un ingreso.
Por lo tanto, las cuentas de Capital Social, Utilidad del Ejercicio, así como las Cuentas de Ingresos, son de naturaleza acreedora, es decir, deben mostrar un saldo acreedor.
Una cuenta complementaria de activo o de pasivo puede invertir la lógica anterior, por ejemplo, la estimación para cuentas incobrables o de inventarios obsoletos o de lento movimiento que siendo cuentas de activo su naturaleza es acreedora.
A continuación, se presenta un resumen del impacto del cargo y el abono según la naturaleza de la cuenta:
| Tipo de Cuenta | Cargo (Debe) | Abono (Haber) |
|---|---|---|
| Activo | Aumenta el valor | Disminuye el valor |
| Pasivo | Disminuye el valor | Aumenta el valor |
| Capital / Patrimonio Neto | Disminuye el valor | Aumenta el valor |
| Gastos | Aumenta el valor | Disminuye el valor |
| Ingresos | Disminuye el valor | Aumenta el valor |
Asientos Contables
Un asiento contable es el aumento o disminución en las anotaciones o cuentas contables, es decir, en el Debe y Haber, y tienen un impacto monetario en los estados financieros de una organización.
No existe un límite superior para la cantidad de cuentas involucradas en una transacción, pero el mínimo son dos cuentas dentro de lo que es un cargo en contabilidad. Los totales de un Debe y un Haber siempre tienen que ser iguales entre sí, por lo que constantemente se dice que una transacción contable está "en equilibrio". En consecuencia, si creas una transacción con un Debe y un Haber, generalmente aumentará un activo y al mismo tiempo, aumentará una cuenta de pasivo o de capital (o viceversa).
Existen diferentes tipos de entradas o asientos contables:
- Entrada de transacción: Este es el principal evento comercial para que el contador pueda crear un asiento contable. Ejemplo: Registro de una factura a un cliente o a un proveedor, el recibo de efectivo y la compra de un activo fijo.
- Ajuste de entrada: Es un asiento diario que se usa para ajustar los saldos en varios registros contables alineando los resultados reportados y la posición financiera de una empresa para cumplir con los requisitos de un marco contable.
- Cierre de la entrada: Se usa al final de un período contable para transferir los saldos finales del documento de ingreso y gasto, ganancias y pérdidas (conocidas como cuentas temporales) a la cuenta de ganancias retenidas.
Saldo de Cuentas
El Saldo es la diferencia entre la suma de los importes registrados en el debe y los registrados en el haber de una determinada cuenta.
Los valores que registra la cuenta que representa un determinado elemento patrimonial tienen un carácter homogéneo, lo que supone que los cargos y los abonos que recoge atienden al mismo criterio de valoración (precio de adquisición, valor de reintegro, valor de reembolso, etc.).
El sistema especulativo consiste en la posibilidad de registrar valores en una determinada cuenta según criterios heterogéneos. Así coinciden en una misma cuenta valores calculados en función del precio de adquisición con los calculados en función del precio de venta. La cuenta queda desajustada porque su saldo no refleja el valor del elemento patrimonial representado en un momento dado. Es necesario periódicamente ajustarla, depurando las diferencias de neto patrimonial recogidas a través de los valores de ventas, calculando el resultado de la siguiente manera: Resultado = Ventas - (Existencias iniciales + Compras - existencias finales).
Clasificación General de Cuentas
Es importante mencionar que la cuenta de activo se encuentra clasificada en: Activo circulante, Activo fijo o Activo no circulante y Activo diferido o Cargo diferido. Son el efectivo y aquellos bienes o derechos que se espera convertir en efectivo o consumir dentro del ciclo normal de las operaciones de la empresa.
Las cuentas del pasivo representan las deudas y obligaciones que posea la empresa o entidad económica.
Ejemplos Prácticos
Consideremos un ejemplo de movimientos en la cuenta Caja:
- Tenemos inicialmente en caja 1.300 €.
- Enero: pagamos 1.000 €.
- Febrero: cobramos 500 €.
- Marzo: pagamos 1.000 €.
- Abril: cobramos 350 €.
Al final, la diferencia entre los importes registrados en el debe y los registrados en el haber es un saldo de 150 €, o lo que es lo mismo en caja disponemos de dicha cantidad para atender otros pagos.
Otro ejemplo relacionado con una compra y pago:
Nuestra empresa realiza una compra de mercaderías por valor de 2.000 € + IVA (21%), nuestras condiciones de pago al proveedor son 60 días fecha factura. El primer asiento que debemos anotar en el libro diario será el de la compra.
Transcurridos los 60 días, procedemos al pago de la deuda, por lo que nuestra deuda disminuirá. Así realizaremos un cargo (debe) en la cuenta de proveedores, al ser una cuenta de pasivo este apunte aminora la deuda, y un abono (haber) en la cuenta del banco pues nuestro saldo en bancos disminuye.