Las cuentas de orden son instrumentos contables esenciales para documentar operaciones que, aunque no impactan directamente en el balance general o el estado de resultados de una empresa, sí requieren de un control.
Su propósito es reflejar los compromisos, las contingencias, las garantías, los contratos y otras situaciones similares que no se registran en las cuentas de balance o de resultados.
Por lo tanto, las cuentas en orden corresponden al registro de todos los movimientos de valores que haga una organización. Y a pesar de que no influya en de manera directa dentro de una empresa, es necesario para consignar derechos y responsabilidades contingentes.
Es importante que puedas conocer las operaciones más habituales de las cuentas en orden, para que llegado el momento tengas una mejor visión de todo lo que debes realizar.
Un aspecto que se debe considerar si de cuentas en orden se trata, es que al igual que todas las otras cuentas, estas deben llevarse dentro de un sistema de partida doble.
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Concepto y Generalidades
En términos de la NIF A-7, "Presentación y revelación", la revelación es la acción de divulgar en los estados financieros y sus notas, toda aquella información que amplíe el origen y significación de los elementos que se presentan en dichos estados, proporcionando información acerca de las políticas contables, así como del entorno en el que se desenvuelve la entidad.
En este sentido, con la finalidad de cumplir el postulado de la revelación, las transacciones que no modifican la estructura financiera de la entidad económica, se deben controlar mediante cuentas de orden; ya que de esta manera se podrá revelar, en los estados financieros, la información que deriva de los derechos y obligaciones, tanto financieros como fiscales, de diferentes partidas que, aunque no afecten de manera inmediata la estructura financiera de la entidad, la podrán afectar en un futuro cercano (contingencias derivadas de juicios, bienes y valores ajenos que son administrados por la entidad, ventas en consignación, etcétera).
Por lo anterior, las cuentas de orden sirven para controlar las operaciones y eventos económicos que no modifican la estructura financiera ni los resultados de operación de la entidad, así como de recordatorio de dichas operaciones o eventos, como pueden ser los siguientes:
- Mercancías en consignación.
- Juicios y responsabilidades contingentes.
- Otras contingencias.
- Documentos descontados.
- Seguros y fianzas.
- Depreciación y amortización fiscal.
- La CUCA y la CUFIN.
Clasificación de las Cuentas de Orden
Si vas a llevar las cuentas en orden de una empresa debes conocer su clasificación y que esta se hace según el tipo de cuenta en orden.
De acuerdo con las operaciones o eventos económicos que se pueden controlar mediante las cuentas de orden o de memorando, las mismas se clasifican de conformidad con lo siguiente:
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Bienes y Valores Ajenos
En este grupo se registran los bienes y valores que no son propios de la entidad económica, pero que son controlados por la misma para llevar a cabo diversas operaciones o como depósito por créditos otorgados.
Manejo de las Cuentas de Orden
Aunque las cuentas de orden no forman parte directa del balance general ni del estado de resultados, es fundamental gestionarlas y registrarlas de manera adecuada. El registro de estas cuentas se lleva a cabo en libros auxiliares o en secciones dedicadas del libro mayor, de acuerdo con las políticas contables establecidas por cada empresa.
Las Normas de Información Financiera (NIF) precisan los lineamientos aplicables para el registro y presentación de cuentas de orden. Por ejemplo:
- NIF A-2: Define los elementos básicos de los estados financieros, incluyendo cómo deben reflejarse las contingencias y compromisos.
Presentación de las Cuentas de Orden en los Estados Financieros
El numeral 33, inciso B, fracción VI del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que los contribuyentes deben formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados.
Al respecto, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) indica que las cuentas de orden utilizadas y registradas por los contribuyentes para el cálculo del Impuesto sobre la Renta (ISR) pueden ser reportadas al cierre del ejercicio en las balanzas 12 o 13, en aquellos casos donde se encuentren obligados a enviar la contabilidad electrónica.
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Entre las cuentas de orden que se deben reportar se encuentran, la Cuenta de Utilidad Fiscal Neta (CUFIN), la Cuenta de Capital de Aportación (CUCA), el ajuste anual por inflación acumulable o deducible, la utilidad o pérdida fiscal en la venta de activos fijos.
Por su parte, el artículo 44 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta contempla que se entenderá que se cumple con el requisito de que las deducciones estén debidamente registradas en contabilidad inclusive cuando se lleven en cuentas de orden.
Como se mencionó en el Capítulo II de este libro, los artículos 27, fracción IV y 147, fracción V, de la Ley del ISR, así como los artículos 36 y 232 de su Reglamento, establecen que uno de los requisitos que se debe contemplar para efectuar las deducciones autorizadas de las personas físicas y morales, es que dichas deducciones deben estar debidamente registradas en la contabilidad, y se entiende que se cumple con este requisito, inclusive cuando se lleven en cuentas de orden.
Por este motivo, las cuentas de orden adquieren suma importancia para la contabilidad fiscal, debido a que si por la naturaleza de algunas deducciones autorizadas, las mismas no se pueden registrar en la contabilidad como cuentas de activo, pasivo, capital o resultados, entonces se deben registrar en las citadas cuentas de orden.
Cabe señalar que, en nuestra opinión, en las cuentas de orden o de memorando, como también se les conoce, no sólo se pueden registrar deducciones autorizadas, sino que también se pueden registrar algunos ingresos acumulables y otros conceptos fiscales como son la CUFIN o la CUCA para efectos de su control administrativo o fiscal.