A pocos días de comenzar el nuevo año, es fundamental preparar uno de los procesos más importantes en la gestión de nóminas: el ajuste anual de ISR por sueldos y salarios. El ajuste anual de Impuesto Sobre la Renta (ISR) es el procedimiento mediante el cual las empresas, como patrones, revisan y ajustan el impuesto retenido a sus empleados a lo largo del año fiscal. En este cálculo se consideran los ingresos por salarios que los trabajadores perciben y a los que se aplicaron las retenciones de impuestos mensualmente. Este ajuste, realizado generalmente en diciembre, es crucial para asegurar que la cantidad retenida durante el año esté alineada con la situación fiscal real de cada empleado.
A través de este ajuste, la empresa puede realizar un balance que permita cubrir posibles diferencias entre las retenciones mensuales y el ISR anual calculado. Este ajuste anual es importante debido a que uno de los requisitos de la deducción de salarios es realizar la retención y entero del ISR en forma oportuna. Es un proceso detallado y minucioso que requiere precisión para evitar el incumplimiento de las normas mexicanas.
¿Cómo se realiza el ajuste anual de ISR a salarios?
De acuerdo con los términos establecidos en los artículos 96 y 97 de la Ley del impuesto sobre la renta (LISR), es obligación de las personas físicas y morales, que funjan como empleadores, calcular el Impuesto Sobre la Renta (ISR) por periodo anual, y efectuar el ajuste de sueldos y salarios correspondiente a los trabajadores.
En este caso, nos referiremos al impuesto que se retiene a los trabajadores. El patrón realiza los cálculos, retenciones y enteros mensuales a cuenta del impuesto del ejercicio, utilizando una tabla mensual incluida en el artículo 96 de LISR. Pero al finalizar dicho ejercicio, se tiene que calcular el impuesto anual (definitivo) aplicando la tabla o tarifa anual incluida en el art. 152 de la LISR, a la totalidad de los ingresos gravados y acumulables del empleado durante el año. Al resultado de la retención anual, se acreditarán las retenciones realizadas de cada mes (pagos provisionales) por lo que el resultado puede ser a cargo o a favor del trabajador. En pocas palabras, este procedimiento implica retener y enterar la diferencias a cargo del trabajador o en su caso la devolución o compensación del saldo a favor. Todas las diferencias resultantes de este proceso deben estar documentadas en recibos CFDI.
Obligaciones del Patrón
El cálculo anual de sueldos y salarios, es una obligación que los patrones deberán efectuar a sus trabajadores con excepción de aquellos que se ubiquen en algunos de los siguientes supuestos conforme al artículo 97 LISR:
Lea también: Ajuste Anual: Efecto en la Nómina
- Hayan iniciado la relación laboral con posterioridad al 1o. de enero del año de que se trate o hayan dejado de laborar con el retenedor (o sea el patrón) antes del 1o.
Los empleadores que hagan pagos por los conceptos a que se refiere el Capítulo I ya mencionado, tendrán las siguientes obligaciones:
- El patrón debe efectuar las retenciones mensuales y el cálculo anual de sus trabajadores en los términos establecidos en la ley.
- El patrón debe expedir y entregar a sus trabajadores los CFDI por los sueldos pagados y recabar evidencia de su recepción.
- El patrón deberá cumplir con la determinación y pago del subsidio para el empleo a los trabajadores a los que les aplica.
- Proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, constancia y comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año calendario o del ejercicio a sus prestadores de servicios personales subordinados.
Excepciones al cálculo del ISR Anual
Existen algunos casos en los cuales el patrón no está obligado a determinar dicho cálculo. Estos son:
- Si el trabajador no ha prestado sus servicios el año completo.
- Los ingresos anuales del trabajador han superado la cantidad de $400 mil pesos mexicanos.
- Si el trabajador ha comunicado al patrón que realizará su declaración por cuenta propia.
- Si el trabajador tiene un segundo patrón de forma simultánea.
Estrategias para Maximizar el Cumplimiento en el Ajuste Anual de ISR
Para los profesionales involucrados en la gestión empresarial, es fundamental abordar este proceso con estrategias bien definidas.
Mantenerse actualizado con las regulaciones fiscales
La legislación fiscal en México cambia de forma constante, y cada modificación puede impactar el cálculo del ISR. Implementar prácticas de actualización constante permite adaptar los procesos de retención de ISR según las normativas actuales, lo cual es fundamental para mantener la empresa en cumplimiento.
Realizar revisiones y cálculos periódicos
Aunque el ajuste anual se realiza en diciembre, llevar un control mensual o trimestral del ISR retenido puede ayudar a identificar errores con antelación. Esta práctica permite realizar ajustes preventivos en lugar de acumulativos, lo cual evita sorpresas al cierre del ejercicio fiscal.
Lea también: Impacto de la Inflación en la Contabilidad
Contar con asesoría fiscal externa
El apoyo de un asesor fiscal y profesional garantiza un enfoque especializado y actualizado. Un asesor fiscal puede revisar las prácticas de retención y ajuste, además de proporcionar recomendaciones para mejorar la eficiencia fiscal. La asesoría externa es especialmente útil en empresas de mayor tamaño o aquellas que manejan estructuras complejas de compensación y beneficios.
Minimización de errores comunes en el ajuste anual de ISR
Errores de cálculo por ingresos irregulares o bonificaciones
Uno de los errores más comunes en este proceso es no calcular de forma correcta los ingresos irregulares, como bonificaciones, comisiones u otros pagos extraordinarios. Es fundamental incluirlos en el cálculo total anual, para evitar errores y posibles recargos o devoluciones en el ISR de los empleados.
No realizar el ajuste anual en tiempo y forma
Retrasarse en la ejecución del ajuste anual o cometer omisiones puede resultar en sanciones y afectar la relación laboral. Cumplir con los plazos establecidos por el SAT evita problemas legales y contribuye a una administración ordenada.
Recomendaciones Finales
Es importante estar seguro de haber presentado todos tus pagos provisionales de manera correcta, mediante una emisión y timbrado de CFDI. En caso necesario, se deberán hacer las correcciones correspondientes en tiempo y forma. Es conveniente revisar el visor de comprobantes de nómina para el patrón antes de realizar el ajuste anual de sueldos y salarios. Recordemos que dicho visor sirve para consultar los pagos realizados a los trabajadores de forma acumulada. Esto permite conciliar el impuesto retenido contra el enterado en pagos provisionales. La última versión que dio a conocer las autoridades fiscales está actualizada para verificar información de comprobantes de nómina emitidos, así como el entero de retenciones efectivamente realizadas.
Para un proceso de ajuste anual de ISR exitoso, considera lo siguiente:
Lea también: IVA: Cómo Ajustar por Inflación
- Realizar una revisión previa o conciliación de los ingresos acumulados en la nómina de los empleados.
- Atender lo señalado en el apéndice 8 “Procedimiento para el registro de la diferencia del ISR a cargo (retención) derivado del cálculo del impuesto anual por sueldos y salarios en el CFDI de nómina” incluido en la “Guía de llenado del CFDI de nómina” y su complemento, publicada por el SAT.
- Atender las Obligaciones que como patrón se tienen.