La expansión de las organizaciones trae consigo la complejidad en las labores que estas realizan, surgiendo la imperiosa necesidad por parte de la gerencia de ordenar todo el trabajo administrativo-contable que implica un crecimiento de tal magnitud. Uno de los retos más grandes que enfrentan las organizaciones es la competitividad y la satisfacción de las necesidades de sus clientes, que van desde la prestación de servicios y/o la oferta de bienes para el consumo de los mismos.
Es así, como las organizaciones buscan las herramientas necesarias para poder un control sobre las situaciones que se les presentan y actuar de manera reactiva y proactiva en la consecución de los objetivos planteados. Para lograr lo anteriormente planteado, las organizaciones se sirven de diferentes herramientas para alcanzar sus metas y lograr sus objetivos. Es necesario entender que cada entidad tiene características muy particulares, un entorno propio y los factores que influyen sobre las mismas actúan de manera diferente y en grados disímiles en el logro de sus objetivos.
Los gerentes de las organizaciones tienen como fin principal proceder a la toma de decisiones con la información que se genera de cada uno de los departamentos existentes. Sin embargo, al no existir o al existir una unidad de Sistemas y Procedimientos o Unidad de Organización y Métodos, que no funcione eficientemente, trae como consecuencia que la información que se genera de esos departamentos, quizás no sea la más adecuada o no se obtenga en el momento oportuno.
Por lo anteriormente expuesto, la persona encargada del Departamento expuesto anteriormente, Analista de Sistemas o Sistematizador, para cumplir con las funciones inherentes a su cargo, procede entonces, a diseñar un manual de sistemas y procedimientos donde se definirán tanto las características de la organización como son políticas de selección de personal, normas estatutarias y legales que la rigen, políticas de cancelación de dividendos y otras, así como la estructura organizativa y las funciones a desempeñar en cada uno de los departamentos que conforman esa estructura.
Además de lo anteriormente expuesto, los Manuales de Sistema de Contabilidad General se transforman en una guía de acción para las organizaciones de manera de conducirse, contable y administrativamente, ante las diferentes circunstancias y factores que pueden influenciar el desenvolvimiento de la organización, previendo y adaptando su funcionalidad ante los sucesos que la coaccionan. Como se definió anteriormente, la sistematización establece un orden lógico entre las actividades a desarrollar, el personal de la organización, los equipos con los que cuenta la misma y el ambiente adecuado de trabajo para lograr así establecer armonía entre sus elementos.
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Sin embargo, todas y cada una de ellas, antes de planificar sus estrategias de acción, deben entender claramente lo que significa la organización, para así planificar y establecer sus operaciones para la lidiar con la competitividad y la globalización en las organizaciones. La relación existente entre organización y sistematización es el plan previo adoptado por las entidades para la consecución de un fin, alcanzar metas o lograr objetivos. En síntesis, organización es un proceso a nivel de toda la organización, mientras que la sistematización va ordenando los elementos de manera progresiva cada actividad, unidad, área o departamento hasta lograr que el impacto de estos sobre el resultado que espera la entidad sea eficiente y eficaz sobre el uso de los recursos, de cualquier tipo, para la consecución de los objetivos para la cual fue creada.
Por lo anteriormente expuesto, la sistematización es el proceso a través del cual se busca organizar y conectar de manera óptima los elementos (recursos materiales, humanos y financieros) de cada sistema, para lograr cumplir de manera eficiente y efectiva los objetivos para los cuales fue creada la organización. Estas otras áreas permitirán conceptualizar la entidad como un todo, bajo la teoría de los sistemas, además permitirán el acceso necesario que necesita el sistema contable para estar alineado con la misión, visión y demás aspectos concernientes a la totalidad de la organización. Lo anteriormente expuesto lo ratifican Barroso (2005) y Berghe (2005), cuando establecen que la gerencia y su praxis son parte de un sistema dinámico, donde cada uno de sus elementos interactúan entre sí y donde desde y a la vez son influidos por los demás elementos del conjunto gerencial. El éxito de la organización descansa en gran parte en la manera de administrar el proceso gerencial y donde es fundamental una gerencia de cambio cuyo proceso se inicia desde su interior.
De esta misma manera Azuaje (2005), expone que los gerentes y directivos de una organización deben coordinar los recursos materiales, humanos y financieros, tomando como bases el diseño de estructuras que permitan determinar las jerarquías necesarias y agrupar las actividades, con el objeto de simplificar las mismas, así como sus funciones dentro de la unidad. Es así como la importancia de la sistematización radica en el apoyo que le brinda a la organización, cuyo objetivo general, según Certo (2001), es mejorar el alcance de las metas del sistema, estableciendo mecanismos organizacionales novedosos y por sobre todo acordes a las exigencias macro y micro exigidas por el medio en el cual la entidad se desenvuelve.
El Control en la Sistematización Contable
Es importante resaltar y estar claro que en cualquier organización existen relaciones intra y extra entorno que regulan su desenvolvimiento y para que estas relaciones funcionen de manera coordinada con los objetivos de la entidad deben estar encaminada por una serie de normas, pasos, procedimientos y formas de actuar ante las mismas para que sigan el horizonte al cual se quiere llegar. Para lograr un engranaje en la maquinaria y los diferentes elementos que componen las organizaciones debe existir un proceso que regule dichas actividades e inclusive el factor humano y a eso es lo que se denomina control. Factor importante que debe regir sobre todas las actividades, tareas, procedimientos o procesos que se realizan en la organización.
Según Lere y Portz (2005), las organizaciones contemporáneas se caracterizan por la flexibilidad, adaptación y aprendizaje continuo. Ahora el centro de atención del control se ha trasladado de los problemas de control de las personas/tareas, al control de la organización. El conjunto de aspectos que se deben incluir bajo el control organizacional, está evolucionando con estudios que tienen en cuenta el desempeño, los procesos de control y la cultura organizativa. Existen innumerables definiciones del proceso de control en las organizaciones, los cuales han adaptado a las características del momento y a las especificaciones propias de cada empresa estudiada.
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En la actualidad las organizaciones tienen características y situaciones mucho más complejas a las que existían en el pasado, el fenómeno dado de la Revolución Industrial, los avances tecnológicos y la globalización, entre otros, han traído como resultado un manejo de gran cantidad de operaciones, información, relaciones personales y relaciones externas a la organización que debe tomar en cuenta el resultado de las mismas para la toma de decisiones. Según Ruíz y Hernández (2007), el control es aquel proceso que, basándose en la capacidad de influencia sobre las personas, trata de asegurar que el desempeño de los individuos se oriente a los objetivos fijados por la organización, aplicando las medidas correctoras necesarias en cada caso.
Por lo anteriormente expuesto y en pro de una eficiente y eficaz administración de recursos, basada en información contable confiable y oportuna, es que aparece la definición de control como herramienta fundamental para medir los resultados de las diversas operaciones que se dan en las organizaciones. Siguiendo lo expuesto por los autores anteriormente plasmados, se puede definir control como una función administrativa, aportando un conjunto de mecanismos y acciones que actuarán de manera reguladora y controladora de los diversos procesos, procedimientos y actividades desarrolladas en las organizaciones, evitándose así los riesgos y cumpliéndose lo establecido con anterioridad en las entidades.
En otras palabras, el control tiene como finalidad que se cumplan las metas establecidas, con el mínimo riesgo y desviaciones, aplicándose correctivos cuando estos sean necesarios y como resultado cumplir con las metas propuestas a alcanzar por la empresa u organización. Establecidos los lineamientos sobre el significado de control, se desprende que Control es una función dentro del proceso de toda organización, la cual proporciona las herramientas y las formas de actuar para la consecución de los objetivos preestablecidos, definición y cumplimiento de políticas, tanto contables como administrativas, a esbozar para el diseño e implantación de estrategias, programas a realizar e implementación de sistemas de Control Interno que garanticen el adecuado, eficiente, eficaz y óptimo funcionamiento de la entidad.
Para Selpa y Espinosa (2009) la nueva dirección financiera de la empresa conlleva, necesariamente, la optimización y la mayor fluidez de las transacciones a corto plazo, es decir, las que tienen que ver con sus proveedores, clientes y entidades financieras. Amat (2011) propone integrar más aún y de una manera más eficaz las finanzas y la contabilidad en la propia gestión empresarial. Es así, que cuando se habla de control se está refiriendo a todas las medidas adoptadas por la dirección de las organizaciones, los métodos y procedimientos, para dirigir y controlar las operaciones en la entidad.
Contabilidad Digital o Sistematizada
El uso de sistemas computarizados es la norma hace aproximadamente tres décadas. Los programas permiten simplificar muchos procesos que también pueden hacerse de forma manual y tienen la ventaja del mínimo error posible. La contabilidad digital o sistematizada es la que se hace utilizando software específicos que van totalizando cada uno de los conceptos ingresados al sistema.
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Además de la ya mencionada rapidez en la generación de informes, el uso de la contabilidad digital o sistematizada aporta otros beneficios a la empresa. Solo teniendo una contabilidad en perfecto estado, actualizada y real, permite que la empresa pueda crecer. No importa cuán pequeño sea su negocio, necesita tener su contabilidad al día. Únicamente así podrá saber cómo pagar correctamente sus impuestos, cómo reducir sus gastos y mejorar su producción, además de evitar multas por no tener los libros al día o por no pagar impuestos a tiempo. Cuando se opta por la contabilidad digital o sistematizada se obtiene un beneficio adicional muy importante. Un personal capacitado en el manejo del software y en contabilidad al mismo tiempo será la garantía de un manejo contable perfecto.
El software de contabilidad gestiona y registra las transacciones financieras diarias de una organización, incluido el activo fijo, los gastos, los ingresos, las cuentas a cobrar, las cuentas por pagar, la contabilidad de libros auxiliares y la presentación de información y la realización de análisis. Un sistema de contabilidad completo debe realizar el seguimiento de los activos, los pasivos, los ingresos y los gastos de una organización. Estas transacciones se registran en el libro mayor de manera automática, proporcionando a los CFO, los tesoreros y los controllers acceso inmediato a datos financieros precisos en tiempo real.
Gracias al registro sistemático de las transacciones financieras, se pueden elaborar estados financieros trimestrales y anuales, incluidos balances, cuentas de resultados, estados de flujos de efectivo y estados de patrimonio neto. Los sistemas de ERP unifican funciones de negocio fundamentales, como la contabilidad, la planificación y los análisis financieros (FPA por sus siglas en inglés), la cadena de suministro, la gestión de inventario y las compras. El software de contabilidad resulta fundamental para que las organizaciones lleven a cabo sus procesos de negocio cotidianos. Una solución completa de software de contabilidad no se limita únicamente a la contabilidad básica. Ayuda a las organizaciones a reducir la redundancia de registros, ofrecer mejores presupuestos y previsiones, y llevar a cabo una gestión de gastos exhaustiva y adecuadamente categorizada.
Las funciones de gestión de efectivo del software de contabilidad proporcionan posiciones de tesorería precisas conciliando automáticamente las transacciones en efectivo con los extractos bancarios. Si dispones de una solución de contabilidad moderna, podrás gestionar todo el ciclo financiero de los activos, incluidas la adquisición, la capitalización, la amortización y la baja en cuentas. La mejor defensa que tiene una organización contra el fraude y el acceso de usuarios no autorizados es el software de contabilidad con seguridad integrada, gestión de riesgos y controles de auditoría. La gestión de los cobros de los clientes es una capacidad fundamental del software de contabilidad.
Un sistema de contabilidad completo no solo registra transacciones financieras, sino que también incluye capacidades presentación de información y realización de análisis. Estos paneles de control predefinidos ayudan a los directores financieros a comprender el estado financiero de su organización y a investigar en profundidad para obtener información más detallada. Desde la introducción del software de contabilidad hace casi 45 años, este ha experimentado una enorme evolución, pasando de un modelo de despliegue en entornos locales hasta a uno basado en la nube. En la actualidad, existe una creciente demanda de software de contabilidad basado en la nube. La nube ofrece una alternativa más económica para el software de contabilidad, ya que reduce los gastos de explotación y los desembolsos de capital y elimina la necesidad de adquirir software y hardware o contratar personal de TI adicional.
Existen cuatro conceptos operativos básicos que están impulsando la migración del software de contabilidad pase de un entorno local a la nube. Los sistemas de software antiguos requieren que los empleados y los consultores lleven a cabo un mantenimiento intensivo. Estos sistemas necesitan constantemente que se corrijan errores y se instalen parches y actualizaciones, además de incurrir en costos de mantenimiento. Con el software de contabilidad basado en la nube, la pesada carga que supone el seguimiento, diagnóstico, instalación y comprobación de correcciones se traslada del cliente al proveedor. Solo para mantenerlo en funcionamiento, el software local requiere mucho tiempo, esfuerzo y dinero.
Las soluciones de software de contabilidad del pasado a menudo se diseñaron para "transferir por lotes" las transacciones desde los libros auxiliares al libro mayor. La antigua práctica de adquirir licencias adicionales para usuarios futuros y proyectos potenciales se elimina con el software de contabilidad moderno. El software de contabilidad ha evolucionado para satisfacer las demandas de un mundo digital, y la nube ha sido fundamental en esa transformación. La nube ha logrado convertir el software de contabilidad de back-office en una solución integrada, exhaustiva y fundamental para el negocio diseñada para impulsar la innovación. Tener una solución de software de contabilidad moderna y basada en la nube ayuda a las organizaciones a competir en la actual economía digital.
Las aplicaciones de contabilidad modernas basadas en la nube suelen incorporar tecnología de última generación, como inteligencia artificial (IA), cadena de bloques, aprendizaje automático (AA) y asistentes digitales. La función integrada de conciliación de cuentas y correlación de transacciones permite a las organizaciones acelerar drásticamente el proceso de cierre contable. La nube elimina la necesidad de que las empresas inviertan en hardware, mantenimiento, actualizaciones de software y mejoras. A medida que las empresas crecen, su software de gestión financiera debe ofrecer una escalabilidad rápida y sencilla en los distintos mercados, áreas geográficas y productos.
Los centros de datos de los proveedores de software de contabilidad en la nube están diseñados de tal forma que proporciona unos niveles inigualables de velocidad, rendimiento, seguridad y escalabilidad. El software de Oracle incluye actualizaciones trimestrales automáticas. Los protocolos de seguridad integrados en el software de contabilidad en la nube son mucho más amplios y modernos que los sistemas locales. Las organizaciones actuales necesitan algo más que una versión digital de un sistema contable basado en hojas de cálculo. Puesto que el seguimiento y la gestión del dinero se realizan en todas las esferas de la empresa, los sistemas de contabilidad deben ayudar a proteger los datos cruciales frente a potenciales robos, fraudes y otros tipos de delitos.
La contabilidad en la nube ya no es solo el futuro, sino algo que las empresas deben adoptar ahora para evitar operar lastradas por una desventaja competitiva. Las ventajas del software de contabilidad en la nube son similares a otras aplicaciones en la nube, pero su importancia resulta aún mayor dado que las finanzas constituyen la base sobre la que se erige el funcionamiento de una empresa en su conjunto. Dirigir una empresa sin información financiera precisa y en tiempo real es como conducir un automóvil sin velocímetro ni indicador de combustible.
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