Las pólizas contables son documentos físicos o digitales en los que se registran las operaciones de la contabilidad que un negocio, empresa o profesionista realiza; estas pólizas deben registrarse a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la actividad comercial. Tener claro qué son las pólizas contables, sus tipos e importancia, es el primer paso para que dentro de tu negocio estas no atrasen o afecten la operación diaria de tu negocio.
Importancia de las Pólizas Contables
La principal razón por la que estos documentos son relevantes para tu negocio, es que te aportan información importante que te ayuda a tomar decisiones financieras más rentables. Sin duda, las pólizas contables te permiten controlar, medir y conocer el estatus financiero de tu negocio. Y sobre todo, a gestionar las actividades operativas que influyen en el desarrollo de tu empresa.
Una póliza contable es un documento fundamental en la contabilidad de una empresa, ya que registra de manera detallada y ordenada las transacciones financieras realizadas. Una póliza contable permite mantener un registro organizado de todas las transacciones financieras de la empresa. La información registrada en las pólizas contables proporciona datos precisos y actualizados sobre la situación financiera de la empresa.
Tipos de Pólizas Contables
Por eso, es importante que conozcas los tipos de pólizas contables que existen. En nuestro país, existen varios tipos de pólizas contables utilizadas en la contabilidad de las empresas.
- Póliza de diario: Estas pólizas también son conocidas como “de diario” y su principal objetivo es la de dejar evidencia de una operación dentro de tu negocio.
- Póliza de egresos: En esta clasificación entran todos los gastos o cualquier movimiento que signifique una salida de dinero generada por la operación de tu negocio. Es la principal evidencia cuando tu negocio líquida o adquiere algún producto o servicio. Sirve para registrar los egresos o gastos en los que incurre una empresa. Esta póliza es un documento interno de la empresa que nos servirá para registrar las operaciones que se realizan y se adjuntan los comprobantes de las operaciones que se asientan. Una póliza de egresos es un documento contable utilizado para registrar y respaldar las salidas de dinero de una organización.
- Póliza de ingresos: Por el contrario, las pólizas de ingresos reflejan aquellos movimientos que evidencian la entrada de dinero, ya sea en efectivo, transferencia o cheque. Se utiliza para registrar los ingresos generados por la venta de bienes o servicios.
- Póliza de ajuste: Se utiliza para realizar ajustes contables al finalizar un periodo contable, con el objetivo de reflejar adecuadamente los ingresos y gastos del periodo.
Esta póliza se utiliza cuando se adquiere un activo, es decir, cuando no se trata de productos que vendes o que compras con un cheque, ya que no refleja el movimiento de dinero en efectivo o con cheque, sino que nos ayuda a representar el intercambio, recepción o entrega de mercadería con una promesa de pago, como crédito para el cliente o la empresa. Esta póliza generalmente se utiliza para proteger los ingresos de los individuos o empresas que dependen de ellos para mantener su nivel de vida o funcionamiento.
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Elementos de una Póliza Contable
En primer lugar, debe incluir la fecha en que se realiza la transacción, permitiendo un seguimiento cronológico de las operaciones contables. Asimismo, es fundamental incluir una descripción clara y concisa de la transacción realizada, detallando los conceptos y montos involucrados. Además de los elementos mencionados anteriormente, una póliza contable completa también debe incluir información adicional relevante.
Corrección de Errores
En caso de haberla registrado con un error, pero nos dimos cuenta hasta que la subimos al sistema, lo correcto sería crear una segunda póliza con un asiento de contrapartida, al igual que una referencia a la póliza errónea. Registramos la segunda póliza y se corregirá el error.
Automatización de Pólizas Contables
Sin embargo, para que tu negocio aproveche al máximo esta información, es necesario que cuente con una herramienta que agilice estas tareas y evite los errores humanos que muchas veces se ocasionan por llevar un registro manual. Realizar este tipo de documentos puede llegar a ser tedioso y agotador, sin mencionar el tiempo que se les debe invertir para asegurar que estén realizados correctamente.
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