El verbo prorratear alude a la acción de dividir el coste de algo entre varios apartados o partidas. Se trata de un término muy común en el mundo empresarial, concretamente en el ámbito de la contabilidad.
Definición de Prorrateo
En relación con la contabilidad empresarial, el concepto de prorrateo puede entenderse en dos niveles: el primario o el secundario. El prorrateo es la cuota parte que cada artículo fabricado debe absorber por este elemento. En condominios y fraccionamientos, el prorrateo es un cálculo que se hace para repartir los gastos comunes de la comunidad entre las unidades y definir cuánto cada unidad pagará en su cuota de mantenimiento. Es un método utilizado para distribuir equitativamente la responsabilidad financiera de los condóminos.
El prorrateo, en el contexto de los condominios, significa el cálculo que se hace para determinar la cuota de mantenimiento. Es a través del prorrateo que se definirá cuánto pagará cada unidad cada mes a fin de cubrir los gastos comunes.
El prorrateo en la contabilidad es el método para distribuir de manera equitativa los gastos comunes entre los propietarios o inquilinos de las unidades (departamentos) del edificio. Estas cuotas de mantenimiento pueden considerar, servicios de limpieza, electricidad para áreas comunes, agua, seguridad, y cualquier otro gasto que beneficie a todo el edificio.
Prorrateo Primario y Secundario
Consiste en distribuir los gastos indirectos de producción entre los distintos departamentos de una empresa. Se asignan conforme a alguna proporción a los departamentos de producción y de servicios (prorrateo primario). Una vez que se ha terminado el prorrateo primario de cada uno de los gastos indirectos de producción, se redistribuyen los cargos indirectos acumulados entre los distintos centros de producción de una empresa. Es la distribución de los costos de cada departamento de servicios entre los departamentos productivos en proporción al beneficio recibido por los departamentos de servicio.
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De esta manera, los gastos como la renta del local, la energía eléctrica o el consumo de agua se pueden dividir teniendo en cuenta una serie de parámetros (la renta del local se prorratea en metros cuadrados, la energía en kilovatios y el agua en metros cúbicos consumidos). Estos parámetros de medición se distribuyen equitativamente entre los distintos departamentos y de esta manera cada parte de la empresa asume unos gastos de manera proporcional.
Esta distribución se realiza también a partir de unas bases de distribución (por ejemplo, el espacio ocupado por cada departamento o el número de horas de trabajo de cada servicio o departamento). Es la distribución de los costos de los departamentos productiva sobre una base adecuada, esta se elige de acuerdo a la característica de cada fábrica.
¿Cómo Prorratear?
Cada copropietario deberá contribuir a los gastos ordinarios y extraordinarios en proporción al derecho que le correspondan, salvo que el reglamento interno establezca otra forma de contribución.
La manera más frecuente de calcular el prorrateo es tomando en cuenta los metros cuadrados de cada unidad. Para esto se divide la soma total de superficies de unidades con la cantidad de metros cuadrados de cada unidad.
Ejemplos de Prorrateo en Condominios
Para saber cómo prorratear lo mejor es ver un ejemplo real. A continuación ofrecemos algunos ejemplos de cómo hacer un prorrateo aplicado a la realidad de los condominios y fraccionamientos. Supongamos que trabajamos con un edificio que mide 630 m2. Imaginemos además que dentro de este fraccionamiento tenemos 10 unidades o departamentos, y que cada unidad tiene su medida específica.
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Paso 1: Calcular el tamaño total del edificio y de cada unidad
Ejemplo:
| Departamento | Tamaño (m2) |
|---|---|
| 101 | 60 |
| 102 | 65 |
| 103 | 70 |
| 104 | 55 |
| 105 | 62 |
| 106 | 68 |
| 107 | 58 |
| 108 | 75 |
| 109 | 59 |
| 110 | 60 |
Paso 2: Calcular el porcentaje prorrateo en cada departamento
Para obtener el resultado prorrateado, calcularemos cuál será el prorrateo de gastos en la cuota de mantenimiento del edificio, dividiendo el tamaño del departamento por el total del edificio.
Si tomamos el ejemplo del departamento 108 de la tabla superior, se vería el cálculo del prorrateo así:
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75 m2 / 630 m2 = 0.119 (11.9%)
Ahora repetimos el mismo proceso con el resto de los departamentos, y nos queda una tabla así:
| Departamento | Tamaño (m2) | Porcentaje Prorrateo |
|---|---|---|
| 101 | 60 | 9.5% |
| 102 | 65 | 10.3% |
| 103 | 70 | 11.1% |
| 104 | 55 | 8.7% |
| 105 | 62 | 9.8% |
| 106 | 68 | 10.8% |
| 107 | 58 | 9.2% |
| 108 | 75 | 11.9% |
| 109 | 59 | 9.4% |
| 110 | 60 | 9.5% |
Paso 3: Calcular el valor de la cuota de mantenimiento según su porcentaje de prorrateo
Ahora si queremos saber cuánto paga cada departamento, tendremos que cruzar el porcentaje por la cuota.
Suponiendo que para un edificio de 10 departamentos, la cuota de mantenimiento al mes sale en 10.000 MXN, veamos cómo calcular en el ejemplo:
Siguiendo con el ejemplo del departamento 108:
10.000 MXN * 0.119 = 1,190 MXN
Y repitiéndolo en el resto de las unidades, podemos ver el prorrateo de costos para cada una.
| Departamento | Tamaño (m2) | Porcentaje Prorrateo | Cuota de Mantenimiento (MXN) |
|---|---|---|---|
| 101 | 60 | 9.5% | 950 |
| 102 | 65 | 10.3% | 1,030 |
| 103 | 70 | 11.1% | 1,110 |
| 104 | 55 | 8.7% | 870 |
| 105 | 62 | 9.8% | 980 |
| 106 | 68 | 10.8% | 1,080 |
| 107 | 58 | 9.2% | 920 |
| 108 | 75 | 11.9% | 1,190 |
| 109 | 59 | 9.4% | 940 |
| 110 | 60 | 9.5% | 950 |
Otras Aplicaciones del Prorrateo en Contabilidad
En contabilidad, el prorrateo tiene otras aplicaciones, además del cálculo para definir la cuota de mantenimiento en condominios y fraccionamientos:
- Avalúo inmobiliario
Otra forma de calcular el prorrateo es mediante un avalúo inmobiliario. El avalúo sería una estimación del valor comercial del edificio determinado a partir de un estudio de sus condiciones físicas.
El avalúo prorrateado de los bienes comunes se calcula multiplicando el porcentaje de prorrateo de gastos en la unidad por el avalúo de todos los bienes comunes de la copropiedad.
- Acuerdos en asambleas
El cálculo tradicional del prorrateo y el avalúo inmobiliario no son las únicas maneras. Se pueden agregar otros factores para llegar a la parte que debe aportar cada unidad.
Sin embargo, es usual que en condominios de casas, la asamblea de copropietarios acuerde distribuir el cobro del gasto común equitativamente entre cada unidad.
Errores Comunes al Calcular el Prorrateo
En la aplicación de estas fórmulas de cálculo, es posible encontrar a veces algunos errores, como los siguientes:
- Gastos de propietario: Los gastos no deben prorratearse cuando son responsabilidad del propietario y no del arrendatario.
- Hacer un prorrateo de costos “igualitario” entre las unidades: En este cálculo los gastos se dividen en partes iguales entre el número de unidades. Así, las unidades pagarán el mismo importe en la cuota, independientemente de su tamaño. El problema está en no considerar que algunas unidades son más grandes que otras.
- Cálculo Manual: Por más simple que sea el cálculo, se recomienda hacerlo a través de herramientas para asegurar un resultado preciso.
- Falta de transparencia: El cálculo no deberá realizarse de manera distinta a la determinada en el reglamento. Se puede modificar siempre y cuando la modificación sea aprobada con el quórum necesario.
Transparencia en la Cuota de Mantenimiento del Edificio
Es necesario transparentar a los copropietarios cómo se hace el cálculo del prorrateo, ya que estamos ante un tema que les es sensible: cuánto pagarán mensualmente por mantener la comunidad. Más que eso, también es importante transparentar los montos recaudados y los gastos de la administración durante el mes.
Modificar la Regla de Cálculo del Prorrateo
¿Se puede modificar el porcentaje de participación de cada departamento? Sí, siempre y cuando se convoque una asamblea extraordinaria, que requiere una mayoría de asistentes y debe celebrarse con una asistencia del 90%. Dado que esta es una decisión que debe tomar toda la comunidad en conjunto, ya que impacta en todos. Aquí desde ComunidadFeliz resaltamos la importancia de conversar estos temas en conjunto, pues cada comunidad puede llegar a sus propios acuerdos dentro del marco legal externo.
Autor: Javier Navarro. Trabajo publicado en: Nov., 2016.Datos para citar en modelo APA: Navarro, J. (noviembre, 2016). Definición de Prorrateo. Significado.com.
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