Los sistemas integrados de gestión (SIG) están cobrando gran relevancia en las organizaciones que quieren alcanzar niveles de competencia mundial, para esto se debe promover el equilibrio emocional y cognitivo de la organización desde el liderazgo gerencial. Una de las principales estrategias organizacionales para afrontar el tema de la excelencia en gestión administrativa, se puede tomar de las auditorias en sistemas integrados de gestión [1].
Dentro de los sistemas de gestión existen requisitos en común, entre los cuales se menciona el de las auditorías de primera parte o auditorías internas. Las auditorias de primera parte, también llamadas auditorías internas, son un componente importante en la generación de estrategias de mejoramiento continuo en las organizaciones.
Sin importar el tipo de sistema de gestión, en su mayoría la implementación de este tipo de sistemas está ligada a una norma cuya certificación está sujeta a una revisión por parte de un ente externo, comúnmente conocido como ente certificador. Es importante resaltar que existen normas ISO que establecen metodológicamente la forma de realizar las auditorias de primera parte como es la ISO 19011:2018.
Esta investigación tiene como objeto principal disminuir los riesgos entre los auditores para la valoración (descripción cuantitativa de los hallazgos de auditorías) de las evidencias de auditorías y realizar una mejor validación de hallazgos de auditorías en los sistemas de gestión; unificando criterios objetivos para los resultados de las auditorias.
Para la realización de una adecuada auditoría que aporte valor o confiabilidad, es necesario definir los criterios de auditoría para cada uno de los procesos auditados; a partir de esos criterios los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información pertinente a las tareas de auditoría asignada y preparar los documentos de trabajo, según sea necesario, para el registro de las evidencias de la auditoría.
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En la investigación desarrollada por Torres, se establece que un Sistema Integrado de Gestión (SIG), es un sistema que integra todos sus componentes organizacionales en un todo coherente para alcanzar los objetivos estratégicos, su misión, visión y sus metas propuestas. (Torres, Piedrahita, & Palacio, 2016) [4].
La investigación tiene una función muy importante dentro del proceso de auditoría de primera parte, el cual es la valoración de los hallazgos de auditoría y para disminuir los riesgos de que los auditores, con su criterio personal, emitan un juicio que no corresponda con las evidencias evaluadas y de esta manera generar confianza en las empresas auditadas.
¿Qué es un Hallazgo de Auditoría?
Los hallazgos de auditoría son un producto generado durante la ejecución del proceso auditor que adelantan las entidades de fiscalización sobre la gestión de los sujetos auditados, que evidencian el alcance de la función fiscalizadora sobre la hacienda pública realizada a través de las auditorías. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados en el informe.
El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición (situación detectada) con el criterio (deber ser). Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos (Contraloría General de la República de Colombia, 2012, p.
El Manual de Auditoría Gubernamental considera que el hallazgo es el resultado de la comparación realizada entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un área, actividad u operación y, por lo tanto, el hallazgo comprende toda información que a juicio del auditor permita identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la entidad, programa o proyecto bajo examen y que merecen ser comunicados a los funcionarios y servidores facultados de la entidades.
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Los hallazgos representan una situación o hecho juzgado a la luz de la comparación con los criterios técnicos o legales que regulan las situaciones, operaciones, procesos o actividad del órgano o ente objeto de estudio, y que los auditores han encontrado durante su evaluación y otras informaciones pertinentes, que a juicio de los auditores, identifiquen, suficientemente, la desviación que incide en forma negativa en la gestión del objeto evaluado.
El hallazgo de auditoría acumula datos y evidencias sobre la condición, criterio, causa, efecto, opinión de la administración, opinión del auditor si se considera necesario, y recomendaciones.
Atributos Básicos de un Hallazgo de Auditoría
La mayoría de las normas técnicas que regulan los procesos de auditoría establece que los hallazgos de auditoría se integran por cuatro elementos:
- El criterio
- La condición
- La causa
- El efecto
Es importante que estas tengan tres características: suficiencia, relevancia y validez.
Criterio
Para la realización de una auditoria objetiva es necesario definir los criterios de auditoría para cada uno de los procesos auditados.
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Condición
Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio: consiste en establecer y reunir los hechos relativos al ente o asunto que se audita para responder el qué, el cómo, el dónde y el cuándo de su ocurrencia, así como compararlos con el criterio definido en la planeación y establecer la existencia de una deficiencia (error, omisión, irregularidad), documentando este paso en los papeles de trabajo.
Causa
La causa es la razón básica (o las razones) por la(s) que ocurrió la condición o también el motivo del incumplimiento del criterio. Para identificar las causas, el auditor debe preguntarse el porqué de cada condición, hasta descubrir las razones que originaron la desviación. Las causas más recurrentes de problemas detectados en la administración pública son: deficiencias en la comunicación entre dependencias y funcionarios, falta de conocimiento de requisitos, procedimientos o norma inadecuadas, inexistentes, obsoletas o poco prácticas, uso ineficiente de los recursos, debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema, falta de delegación de autoridad, falta de capacitación, falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo.
Efecto
El efecto es el resultado adverso, real o potencial de la condición encontrada, que provee la evidencia sobre la importancia del hallazgo y ayuda a demostrar la necesidad de adelantar acciones correctivas. En lo posible, este debe definirse en términos cuantitativos, como moneda, tiempo, unidades de producción o números de transacciones. Uso ineficiente de recursos, pérdida de ingresos potenciales, incremento de costos, incumplimiento de disposiciones generales, inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados), gastos indebidos, informes o registros pocos útiles, poco significativos o inexactos, control inadecuado de recursos o actividades, ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.
Validación de Hallazgos
En esa medida, la verificación del cumplimiento de las etapas de validación de un hallazgo de auditoría permite dictaminar acerca de su calidad.
Verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia: consiste en establecer los motivos por los cuales se presenta la condición y no se cumple con el criterio; determinar los resultados adversos, reales o potenciales, que se derivan de la condición encontrada, y examinar la frecuencia con que la condición se presenta.
Comunicar y trasladar al auditado la observación: una vez que se ha completado la estructuración de la observación, agotando las fases precedentes, es necesario comunicarla al auditado, con el fin de darle la oportunidad de ejercer la contradicción, mediante argumentación o aporte de soportes.
Evaluar y validar la respuesta: cuando la respuesta del auditado satisface y desvirtúa la observación, esta se retira y debe dejarse constancia en los papeles de trabajo y en la ayuda de memoria de la mesa de trabajo de las razones técnicas y los soportes que justifican esa decisión. Cuando la respuesta del auditado no desvirtúa la observación, se establece como hallazgo y se determinan sus posibles incidencias.
Trasladar o hacer entrega del hallazgo al competente: remitir el hallazgo con todos los soportes.
Es importante que estas tengan tres características: suficiencia, relevancia y validez.
- Suficiencia (cantidad de evidencia)
- Relevancia (importancia o impacto de evidencia dentro del contexto de la auditoría)
- Validez (relación de la evidencia con el objetivo de la auditoría)