El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o informe, el cual pone en conocimiento de las personas interesadas, los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. Es en lo que va a reposar la confianza de los interesados acerca de la información y la situación en general en que se encuentra la empresa.
Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis.
Normas Relativas al Informe de Auditoría
Como ya se señaló en el módulo anterior, al tratar el punto de las normas de auditoría, se incluyen en su tercer apartado precisamente las normas relativas al informe de auditoría, las cuales, como también se puntualizó, están orientadas originalmente hacia la auditoría de los Estados financieros, por lo que es preciso destacar que por las características que presentan y la finalidad que persiguen, sirven como guías de acción para otro tipo de auditorías, como es en este caso la Auditoría administrativa. Sin embargo, algunos organismos como “La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Supervisoras”, se han preocupado en la integración de las normas que deben ser tomadas en consideración de manera particular para la elaboración de los informes tanto en auditorías de carácter financiero como las de otro tipo, por ejemplo: la auditoría de gestión u operacional, que en nuestro caso particular se relaciona también con la propia Auditoría Administrativa.
Estructura y Contenido del Informe de Auditoría
Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: sección inicial, estudio principal y conclusiones. La índole del proyecto de auditoría, el contenido de sus comprobaciones y el grado de interés de la administración superior afectarán la clase de informe de auditoría que se prepare. Los antecedentes de la organización también influirán en la clase y presentación de los informes.
Elementos Clave a Considerar:
- Planes y objetivos: Debe indicar si la estructura de la empresa corresponde con las situaciones reales de su funcionamiento, si es preciso realizar modificaciones, si va de acuerdo con los objetivos que se pretende.
- Estructura de la empresa: Si los deberes y responsabilidades están debidamente definidos y comunicados, si no existe duplicidad de funciones, si se requiere la contratación de otros recursos humanos, si precisa realizar ajustes o cambios en la organización y todo aquello que mejore la realización de las acciones y el ambiente propio de la misma.
- Políticas, sistemas y procedimientos: Debe manifestar si existen las políticas debidamente redactadas, escritas, comunicadas y aceptadas por todo el personal; si las políticas existentes son suficientes y abarcan todas las áreas, actividades y situaciones importantes o precisa la definición de algunas nuevas en algún aspecto que afecte la buena marcha de las actividades.
- Aprovechamiento de los recursos: En el informe también se puede dar a conocer si se emplea de manera eficiente a todo el personal, se aprovechan sus habilidades, conocimientos y experiencia, si se puede mejorar la capacitación, el ambiente interno en general y las relaciones humanas a todos los niveles.
- Equipo y su disposición: También puede incluir si se utilizan los espacios disponibles de la mejor manera, si existe equipo faltante o excedente, si el rendimiento del equipo es productivamente conveniente o es preciso actualizar algún equipo o maquinaria.
- Métodos y operaciones de control: Señalar si se llevan los sistemas de medición y control necesarios y adecuados a las operaciones de riesgo. Si existen controles suficientes para detectar fallas, errores, fraudes o pérdidas.
Enfoque y Finalidad del Informe
Por las características de este tipo de auditoría, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operativa, y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados. Congruentemente con lo anterior, debe precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se presente una opinión fundamentada tipo dictamen sobre estados financieros, sobre el grado de eficiencia existente en la empresa.
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A diferencia de la auditoría operacional, el resultado final de la auditoría administrativa, implica necesariamente proporcionar sugerencias específicas, el diseño de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos y posteriores visitas de supervisión; todo ello con el propósito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.
Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa, con los controles y procedimientos establecidos y con el desempeño de sus funcionarios, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá que debido a la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia y productividad de la empresa.
Para que la auditoría sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.
El enfoque que conviene dar al informe, como ya lo he mencionado, debe tender a resaltar objetivamente siempre que sea posible el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias. Conviene presentar muy claramente a los administradores de las empresas el efecto de la ineficiencia existente (cuánto les cuesta o dejan de ganar), con el fin de motivar la toma de medidas correctivas.
Generalmente, el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarla.
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Recomendaciones y Sugerencias
Es importante que las sugerencias se incluyan inmediatamente después de que se señalaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de operación. Dichas sugerencias podrán ser específicas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrán un carácter general.
Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operación del negocio. Escribir el informe en el lenguaje que él está acostumbrado a usar. Sólo plantear críticas que vayan acompañadas de sugestiones constructivas o que estén respaldadas por hechos. Si no se cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegurarse de que sí están de acuerdo respecto a las circunstancias y hechos que se informan.
El auditor, al elaborar su informe, siempre deberá tener en mente que es el resultado final de su trabajo. El auditor podrá haber hecho un excelente trabajo en campo, pero si no es capaz de plasmarlo es su informe, y que éste tenga el impacto deseado, no apreciarán ese buen trabajo.
Tabla Resumen de Elementos Clave en un Informe de Auditoría
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Planes y Objetivos | Análisis de la correspondencia entre la estructura y los objetivos de la empresa. |
| Políticas y Procedimientos | Evaluación de la suficiencia y comunicación de las políticas existentes. |
| Aprovechamiento de Recursos | Eficiencia en el uso del personal, habilidades y experiencia. |
| Equipo y Disposición | Optimización del uso del espacio y rendimiento del equipo. |
| Métodos de Control | Adecuación de los sistemas de medición y control de riesgos. |
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