La contabilidad de los ingresos de la empresa parece sencilla, a primera vista. Debes documentar cuánto dinero entra, qué vendes a cambio y cuándo se produce el intercambio de bienes por dinero. Pero para las empresas, conciliar los ingresos rara vez es tan sencillo. Uno de los motivos de la complejidad de la contabilidad es que muchas empresas no reciben los pagos de sus clientes en el mismo momento en el que entregan los bienes o prestan los servicios. Para las empresas B2B y B2C que trabajan con modelos de suscripción u ofrecen diversas opciones para pagar (sobre todo aquellas que han pasado a operar a mayor escala), el panorama de los ingresos resulta aún más complejo.
Los ingresos devengados son un concepto clave en la contabilidad de devengo, que representa ingresos producidos pero aún no facturados. Un conocimiento exhaustivo de su determinación, registro contable, impacto en los estados financieros y distinción de los ingresos diferidos es vital para una correcta presentación de informes financieros.
Definición y concepto de los ingresos devengados
Los ingresos devengados son beneficios que una empresa ha adquirido derecho a percibir, pero cuyo pago aún no ha recibido. Este tipo de ingresos se dan cuando una empresa presta un servicio o entrega un producto antes de facturárselo a su cliente. En términos contables, se los considera un activo hasta que la empresa le emite la factura a su cliente y recibe el pago. Los ingresos devengados son un concepto fundamental para el análisis contable y financiero, ya que miden los ingresos que una empresa prevé recibir en el futuro y, al mismo tiempo, ofrece una forma de supervisar el rendimiento de una empresa a lo largo del tiempo.
Por ejemplo, una empresa podría prestar servicios de consultoría a un cliente en diciembre, pero no emitirle la factura correspondiente hasta enero del año siguiente. En tal caso, la empresa registraría estos ingresos como «devengados» en diciembre y los reconocería como «cobrados» en enero cuando se pagara la factura.
¿En qué consiste el principio de contabilidad de ejercicio?
Las empresas deben gestionar los ingresos devengados conforme al principio de contabilidad de ejercicio, uno de los principios fundamentales de la contabilidad. El principio de la contabilidad del ejercicio establece que los ingresos y los gastos se deben reconocer en los estados contables correspondientes a la fecha en la que se adquirió el derecho a percibirlos o se contrajeron (según el caso), independientemente de cuándo se reciba el pago. En otras palabras, la contabilidad de ejercicio se centra en el momento del trabajo que hace una empresa para adquirir derecho a percibir los ingresos, no en el momento en el que recibe el pago.
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Según el principio de contabilidad de ejercicio, una empresa registra los ingresos en el momento en el que entrega los bienes o presta los servicios a sus clientes, aunque aún no haya recibido el pago. Del mismo modo, una empresa registra un gasto en cuanto lo contrae, aunque aún no lo haya pagado. De este modo, las empresas se hacen una imagen más fidedigna y completa de su rendimiento financiero y comprenden mejor su situación financiera general.
Entre los principios de la contabilidad de ejercicio se incluyen los siguientes:
- Revenue Recognition: Los ingresos se deben reconocer en el momento en el que se adquiere derecho a percibirlos, independientemente de la fecha de recepción del pago.
- Principio de congruencia: Los gastos se deben asociar a los ingresos correspondientes en el mismo período.
- Principio de prudencia: Los ingresos y las ganancias se deben registrar solo cuando se tenga una certidumbre razonable de que se recibirán, y los gastos y las pérdidas se deben registrar en cuanto sean probables.
- Principio de empresa en funcionamiento: Se puede presuponer que una empresa continuará en activo durante un futuro predecible, y que no se liquidará ni entrará en bancarrota.
Diferencia entre contabilidad de ejercicio y de caja
La contabilidad de ejercicio y la contabilidad basada en la caja son métodos contables diferentes. La contabilidad de ejercicio registra los pagos y gastos cuando se prestan servicios o bienes, mientras que la contabilidad de caja registra los pagos y gastos cuando se recibe o paga el efectivo. La contabilidad basada en la caja suele ser utilizada por las pequeñas empresas que no manejan inventarios ni transacciones financieras complejas. Por otro lado, el método de caja puede ser útil para pequeñas empresas, pero tiene ciertas limitaciones en tamaño y complejidad, lo que lo hace menos apropiado para empresas más grandes y complejas.
Ingresos devengados frente a ingresos diferidos
Los ingresos devengados y los diferidos son conceptos similares, pero presentan un significado ligeramente distinto. La principal diferencia es que los ingresos devengados se reconocen cuando se adquiere el derecho a percibirlos, independientemente de la fecha de recepción del pago, mientras que los diferidos se reconocen al recibir el pago, da igual cuándo se adquiriera el derecho a percibirlos.
Lo habitual es que se den ingresos diferidos cuando una empresa recibe por adelantado un pago por un servicio que se prestará en el futuro. En tal caso, la empresa tendrá un pasivo en el balance financiero y no registrará los ingresos hasta haber prestado el servicio. A diferencia de los ingresos devengados, se considera que los diferidos son un pasivo porque la empresa tiene la obligación legal de prestar el servicio o proporcionar el producto en el futuro. Se registran como «ingresos no obtenidos» en la cuenta de resultados.
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¿Cómo se contabilizan los ingresos devengados?
La forma adecuada de dejar constancia y llevar un seguimiento de los ingresos devengados depende de cómo se gestionen a medida que vaya pasando el tiempo y empiece a llegar el pago. En primer lugar, los ingresos devengados se reconocen al cierre del período contable mediante un asiento de ajuste. Los ingresos devengados se suelen registrar en el debe de una cuenta de «ingresos devengados» y en el haber de una cuenta de «ventas» o de «ingresos», y el importe de los ingresos devengados se ajusta periódicamente para reflejar la cantidad actual de ingresos pendientes de cobro. Una vez recibidos los ingresos, se reduce la cuenta de ingresos devengados y aumenta la cuenta de «efectivo», por lo que se incrementa el saldo disponible de la empresa.
Impacto de los ingresos devengados en los estados financieros
Los ingresos devengados se registran tanto en el balance general como en el estado de resultados de una empresa. En el balance general, los ingresos devengados se registran como un activo corriente en el balance general, ya que representan unos ingresos cuyo derecho de percepción se ha adquirido, pero que aún no se han recibido. Debido a su valor monetario futuro potencial, se registran como un activo en el balance general. Si se anticipa la cobranza dentro de los próximos 12 meses, se clasificará como un activo corriente; de lo contrario, podría clasificarse como un activo a largo plazo. En el estado de resultados, los ingresos devengados se reconocen como ingresos en el periodo en el que se obtienen, aunque todavía no se haya recibido el efectivo. Esto hace coincidir los ingresos con los gastos incurridos para generarlos, lo que proporciona una imagen más precisa de la rentabilidad.
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