Los libros de contabilidad, también conocidos como libros de cuentas, son los archivos donde se plasma toda la información económica, financiera y contable de una compañía. Son archivos que contienen registros de información financiera, permitiéndole al contribuyente tener una base de datos sintetizada sobre la situación económica de la empresa u organización, sobre operaciones mercantiles, para realizar el balance anual y para respaldar su actividad ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Dentro del marco jurídico está definido como una obligación contar con los libros contables, ello lo estipulan los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación y 34 del Código de Comercio. Además, son una necesidad, dado que permiten obtener datos de acuerdo a los principios contables o bases especiales de registro que se emplean para evaluar la situación económica y financiera de la empresa.
Como has visto, los libros de contabilidad son muy importantes para las empresas y para cumplir con los aspectos legales correspondientes. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones.
Tipos de Libros Contables
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios. Los más comunes en cualquier empresa son el libro diario, libro mayor, el de entradas y salidas de almacén, y el libro de cajas.
Libros Obligatorios
- El Libro Diario: En el libro diario se registran todas las operaciones económicas relacionadas con la actividad de la empresa, en orden cronológico; estos datos posteriormente se trasladan al libro mayor, con el fin de tomarse en cuenta para los estados financieros y estados contables al final del ejercicio. “El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.” …en el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas. Tiene la función principal de llevar en él un registro detallado (pormenorizado) y en forma cronológica de todas y cada una de las operaciones que realiza la empresa en cualquiera de sus áreas que le afecten económicamente, asignando cada operación a las cuentas contables que hayan sido creadas previamente para cada tipo de actividad o transacción. En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos.
- El Libro Mayor: El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente. Y de esa forma se sigue el mismo procedimiento con cada una de las cuentas que se emplean en la contabilidad para conocer los movimientos globales y el saldo que alcanza cada una a determinada fecha, datos que serán empleados para darles el orden y estructuración que le corresponda en los informes y estados financieros. Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Cuando una empresa inicia su actividad económica, debe elaborar un inventario y un balance general, ello le permitirá conocer de forma clara y completa la situación de la misma, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. “El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa; al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación; se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.” En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento físico del inventario al 31 de diciembre del año correspondiente, de materias primas, materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y total.
Libros Auxiliares (Voluntarios)
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Registran de forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales y sustenta los libros mayores, siendo su función, registrar todas las operaciones y centralizarlas en el libro Diario para tener un único documento contable. Las empresas pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión y cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.
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Los libros auxiliares son también datos concentrados, sólo que no de todas las cuentas como el anterior sino de una cuenta u operación concreta, como pueden ser: el libro auxiliar de ventas al contado, auxiliar de ventas a crédito, auxiliar de compras de materia prima, auxiliar de cuentas por cobrar, auxiliar de documentos por pagar, auxiliar de órdenes de fabricación, auxiliar de materia prima empleada, etc. Por ejemplo:
- Libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Conservación de los Libros Contables
- “Deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.” (Art.
Control de Inventarios
El control de inventarios y almacén se debe llevar en registros auxiliares, identificándolo, por unidades o grupos homogéneos. Los registros contables de los bienes muebles e inmuebles se realizarán en cuentas específicas del activo.
- Deberán llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes muebles e inmuebles. Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable.
- Publicarán el inventario de sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos, cada seis meses.
Importancia de los Libros Contables
¿Quieres descubrir la clave para tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de tu empresa? Los libros de contabilidad son mucho más que simples registros de ingresos y gastos. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio.
Y “Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.” (Art. Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil.
Para realizar el proceso, las organizaciones tienen que presentar los libros para su revisión.
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