La complejidad que caracteriza al mundo en nuestros días ha impactado a la empresa, al entorno en que se desenvuelve y, como consecuencia lógica, a la contabilidad. Hoy en estos tiempos, los sistemas contables nos hacen ver, con mayor facilidad y flexibilidad, información financiera más compleja y detallada. Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran, de alguna manera, alrededor de la información financiera que se desprende de los registros contables.
Importancia del control de inventarios
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de venderlos, en un periodo económico determinado. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa.
En la gestión contable y fiscal de cualquier empresa, la correcta adquisición de mercancías no solo representa un proceso operativo esencial, también una oportunidad clave para optimizar cargas fiscales y mantener finanzas ordenadas.
Sistemas de registro de mercancías
Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su posición financiera. Para ello, existen diversos sistemas de tratamiento contable:
1. Sistema Global (o de mercancías generales)
Reside en establecer una única cuenta para realizar el registro de estas operaciones. En este procedimiento se lleva una sola cuenta, denominada «mercancías generales», para realizar el registro contable del inventario inicial, así como de las compras, devoluciones, rebajas, ventas y el inventario final. Este método es utilizado sobre todo en empresas pequeñas con un fuerte volumen y diversidad de operaciones.
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2. Sistema Analítico (o pormenorizado)
El sistema analítico se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías. El procedimiento consiste en abrir una cuenta especial en el libro Mayor para cada uno de los conceptos que forman el movimiento de las cuentas de mercancías.
3. Sistema de Inventarios Perpetuos
Este método permite conocer el valor actualizado de la mercancía en existencia, sin necesidad de realizar un inventario físico. El sistema de inventarios perpetuos emplea tres cuentas: Almacén, Costo de Ventas y Ventas.
A continuación, se presenta un resumen comparativo de las características clave de los sistemas de registro:
- Sistema Global: Uso de cuenta única, ideal para negocios pequeños.
- Sistema Analítico: Detalle por cuenta, permite conocer el inventario inicial, compras y ventas por separado.
- Sistema Perpetuos: Control constante y actualizado, uso de cuenta de almacén.
Cumplimiento normativo y tecnológico
El tratamiento contable de la adquisición de mercancías sigue un flujo técnico y normativo que comienza desde la recepción de la factura electrónica y culmina en el reconocimiento del costo de ventas. En México, la factura electrónica (CFDI) es el instrumento que documenta legal y fiscalmente cada adquisición. Es necesario recordar que para que la adquisición de mercancías sea deducible, el gasto debe ser estrictamente indispensable para la actividad del contribuyente y contar con el CFDI correspondiente.
En el panorama actual, los sistemas informáticos o softwares pueden aplicarse a la disciplina de la contabilidad, trayendo diversos beneficios. Un software contable moderno debe ser fluido, confiable y eficaz, permitiendo la toma de decisiones gracias a que estandariza procesos y define estructuras de costos.
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